Chức năng dịch vụ của kiểm soát là gì? Nội dung chức năng?

1. Kiểm soát là gì?

Trong suốt quá trình quản lý, kiểm soát luôn luôn tồn tại trước, trong và sau mỗi hoạt động định hướng hoặc tổ chức để thực hiện hoặc điều chỉnh mỗi hoạt động đó. Một cách tổng hợp nhất, kiểm soát được hiểu là tổng hợp các phương sách để nắm lấy và điều hành đối tượng hoặc khách thể quản lý. Trên cơ sở xem xét các quan điểm khác nhau về kiểm soát và nhận diện vai trò của kiểm soát trong quản lý, tác giả đưa ra nhận định về kiểm soát như sau: “Kiểm soát là chức năng quan trọng của quản lý, được thực hiện một cách thường xuyên liên tục trong mọi mặt hoạt động và trong mọi cấp độ quản lý trong doanh nghiệp. Mục đích cuối cùng của kiểm soát là làm cho doanh nghiệp đạt được mục tiêu cao nhất đã đề ra với chi phí và mức độ rủi ro thấp nhất”. Để hoạt động quản lý được tiến hành một cách có hiệu quả thì việc lựa chọn loại hình kiểm soát phù hợp sao cho có thể phòng ngừa được rủi ro là một vấn đề mang tính chất sống còn đối với doanh nghiệp.

– Kiểm soát là chức năng không thể thiếu trong quá trình quản lý một tổ chức. Ba lý do căn bản để kiểm soát:

+ Hiện nay các tổ chức hoạt động trong môi trường có những thay đổi nhanh chóng, điều đó khiến cho các tổ chức có nhu cầu đáp ứng các thay đổi đó để đạt hiệu quả. Kiểm soát giúp cho các tổ chức sớm thích nghi với sự thay đổi của môi trường.

+ Tính phức tạp của tổ chức khiến cho nhà quản lý không thể hiểu thấu hết những việc làm bên trong của họ. Do đó, kiểm soát là cần thiết để giúp nhà quản lý giám sát các hoạt động nội bộ của đơn vị.

+ Kiểm soát là cách thức để tránh được các sai lầm hay các vấn đề nhỏ xảy ra có thể dẫn đến các sai lầm lớn tai hại hơn.

Kiểm soát là một quá trình giám sát, điều chỉnh được thực hiện liên tục trong mọi cấp độ và hoạt động của tổ chức, được thực hiện ngay từ khi xác định mục tiêu và lập kế hoạch, cho đến khi đạt được mục tiêu, và có mối quan hệ chặt chẽ với các chức năng khác.

Mục đích của kiểm soát trong một tổ chức là: Bảo đảm kết quả đạt được phù hợp với mục tiêu của tổ chức; Bảo đảm các nguồn lực của tổ chức được sử dụng hiệu quả; Phát hiện kịp thời các vấn đề và có sự điều chỉnh phù hợp.

2. Chức năng dịch vụ của kiểm soát là gì?

Chức năng dịch vụ của kiểm soát chính là đề cập đến việc cung cấp các điều kiện cần thiết để ban lãnh đạo cho đưa ra được quyết định đúng đắn.

Tiêu chuẩn không thể được quyết định trong một linh cảm. Ban lãnh đạo phải đảm bảo rằng các tiêu chuẩn được quyết định với những phân tích thích hợp về hiệu suất của các dự án trước đây, tình trạng thị trường, các nguồn lực sẵn có và năng lực của tổ chức.

Tất cả điều này đều có thể thực hiện được nếu kiểm soát công việc trong tổ chức, và với chuyên môn và kỹ năng của họ có thể đưa ra phán đoán đúng về các tiêu chuẩn.

Chức năng dịch vụ giúp sử dụng hợp lý các nguồn lực sẵn có trong tổ chức.

Trong môi trường được kiểm soát, nhân viên sử dụng hợp lý các nguồn lực và cẩn thận trong khi sử dụng chúng. Với sự kiểm soát, ban quản lý có thể đảm bảo rằng nhân viên có được sản lượng tối đa từ các nguồn lực sẵn có cho họ.

3. Nội dung chức năng dịch vụ của kiểm soát:

Nội dung đầu tiên của chức năng dịch vụ đó chính là lập kế hoạch chiến lược: Ban lãnh đạo đóng một vai trò quan trọng trong việc hoạch định chiến lược và quyết định mục tiêu cho tổ chức, đồng thời họ cũng hoạch định cách thức đạt được những mục tiêu này trong phạm vi các nguồn lực sẵn có.

Kiểm soát là một tính năng thiết yếu của quản lý thành công, phần lớn độ chính xác của một nền giáo dục quản lý là tập trung vào việc cải tiến các kỹ thuật kiểm soát. Kiểm soát là một quá trình hướng dẫn hoạt động hướng tới một số mục tiêu đã xác định trước.

Việc kiểm soát phải được định hướng theo mục tiêu và theo các mục tiêu. Khi các mục tiêu làm rõ các kết quả mong đợi theo các thuật ngữ có ý nghĩa và thực tế, chúng cung cấp các tiêu chuẩn kiểm soát để có thể đo lường hiệu suất thực tế. Hệ thống kiểm soát phải phù hợp với bản chất và nhu cầu của tổ chức.

Để trở nên hữu ích, hệ thống kiểm soát phải tập trung sự chú ý vào các yếu tố chính, chiến lược và quan trọng, có ý nghĩa quyết định đối với hoạt động. Những sai lệch không đáng kể không cần phải xem xét. Bằng cách tập trung sự chú ý vào các khía cạnh quan trọng, các nhà quản lý có thể tiết kiệm thời gian và giải quyết các vấn đề trực tiếp một cách hiệu quả.

Một nội dung nữa của chức năng dịch vụ đó chính là cung cấp thông tin. Kiểm soát đo lường tiến độ, phát hiện sai lệch, cung cấp những thông tin cần thiết, từ đó chỉ ra các bước sửa chữa và do đó giữ mọi thứ đi đúng hướng. Tất nhiên, khi các điều kiện thay đổi đột ngột, việc kiểm soát sẽ giúp xem xét, sửa đổi và cập nhật các kế hoạch. Nó cung cấp thông tin phản hồi có giá trị, tiết lộ những thiếu sót trong các kế hoạch và từ đó giúp chuẩn bị các kế hoạch khác để sử dụng trong tương lai.

Kiểm soát là một chức năng quan trọng của quản lý. Nếu không có chức năng kiểm soát thì quá trình quản lý không hoàn chỉnh. Đây là quá trình cho phép ban lãnh đạo thực hiện các chính sách của mình và thực hiện các hành động khắc phục nếu việc thực hiện không theo các tiêu chuẩn đã xác định trước. Đó là một đặc điểm thiết yếu của quản lý khoa học và thành công.

4. Một số hoạt động được thực hiện cho chức năng dịch vụ của kiểm soát:

– Xác minh – Các hoạt động kiểm soát trong danh mục này bao gồm nhiều loại kiểm soát bằng máy tính và thủ công được thiết kế để cung cấp sự đảm bảo hợp lý rằng tất cả thông tin kế toán đã được nắm bắt một cách chính xác.

– Đối chiếu – Hoạt động kiểm soát trong hạng mục này được thiết kế nhằm đảm bảo hợp lý tính chính xác của hồ sơ tài chính thông qua việc đối chiếu định kỳ giữa tài liệu nguồn với dữ liệu được ghi trong hệ thống thông tin kế toán.

– Tách biệt các nhiệm vụ – Các hoạt động kiểm soát trong danh mục này làm giảm nguy cơ sai sót và gian lận bằng cách yêu cầu nhiều người cùng tham gia vào việc hoàn thành một quy trình tài chính cụ thể.

– Giáo dục, đào tạo và huấn luyện – Các hoạt động kiểm soát trong hạng mục này làm giảm nguy cơ sai sót và kém hiệu quả trong hoạt động bằng cách đảm bảo rằng nhân viên được giáo dục và đào tạo thích hợp để thực hiện nhiệm vụ của họ một cách hiệu quả. Các chương trình giáo dục và đào tạo cần được định kỳ xem xét và cập nhật để phù hợp với bất kỳ thay đổi nào trong môi trường đại lý hoặc quy trình xử lý tài chính.

– Lập kế hoạch và đánh giá hoạt động – Các hoạt động kiểm soát trong hạng mục này thiết lập các chỉ số hoạt động chính cho cơ quan có thể được sử dụng để xác định các kết quả không mong muốn hoặc các xu hướng bất thường trong dữ liệu có thể chỉ ra các tình huống cần điều tra thêm và / hoặc các hành động khắc phục. Việc đánh giá có thể được thực hiện ở nhiều cấp trong cơ quan, nếu thích hợp: toàn bộ cơ quan; các sáng kiến ​​chính; các chức năng cụ thể; hoặc các hoạt động cụ thể.

– Xem xét và phê duyệt – Các hoạt động kiểm soát trong hạng mục này được thiết kế để cung cấp sự đảm bảo hợp lý rằng các giao dịch đã được nhân sự thích hợp xem xét về tính chính xác và đầy đủ.

Các hoạt động kiểm soát, bất kể được thiết kế và thực hiện tốt đến đâu, chỉ có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý về việc đạt được các mục tiêu. Khả năng thành tích bị ảnh hưởng bởi những hạn chế vốn có trong tất cả các hệ thống kiểm soát. Những hạn chế này bao gồm những điều sau:

Phán đoán – Tính hiệu quả của các biện pháp kiểm soát sẽ bị hạn chế bởi thực tế là các quyết định phải được đưa ra với sự đánh giá của con người trong thời gian có sẵn, dựa trên thông tin có sẵn và dưới áp lực hoạt động kinh doanh.

Sự cố – Ngay cả khi các hoạt động kiểm soát được thiết kế tốt, chúng vẫn có thể đổ vỡ. Nhân sự có thể hiểu sai hướng dẫn hoặc đơn giản là mắc lỗi. Lỗi cũng có thể xuất phát từ công nghệ mới và sự phức tạp của hệ thống thông tin được máy tính hóa.

Ghi đè quản lý – Ngay cả trong một cơ quan được kiểm soát hiệu quả, nhân viên cấp cao vẫn có thể thay thế các chính sách hoặc thủ tục quy định vì lợi ích hoặc lợi ích cá nhân. Điều này không nên nhầm lẫn với sự can thiệp của ban quản lý, thể hiện các hành động của ban quản lý nhằm đi ra khỏi các chính sách hoặc thủ tục quy định cho các mục đích hợp pháp.

Thông đồng – Thông đồng giữa hai hoặc nhiều cá nhân có thể dẫn đến lỗi kiểm soát. Các cá nhân hành động tập thể thường xuyên có thể thay đổi dữ liệu tài chính hoặc thông tin quản lý khác theo cách mà hệ thống kiểm soát không thể xác định được.