Cơ chế kiểm soát là gì? Đặc điểm và kĩ năng thiết lập cơ chế kiểm soát

1. Cơ chế kiểm soát là gì?

Cơ chế kiểm soát đóng một vai trò quan trọng trong bất kỳ tổ chức kinh doanh nào, nếu thiếu nó, vai trò của các nhà quản lý sẽ bị hạn chế. Kiểm soát là cần thiết để đạt được các mục tiêu theo cách thức xác định trước vì nó cung cấp các công cụ ảnh hưởng đến việc thực hiện và quá trình ra quyết định của một tổ chức. Trên thực tế, kiểm soát liên quan đến các quy định được áp dụng cho các hoạt động trong một tổ chức nhằm đạt được kết quả mong đợi trong việc thiết lập các chính sách, kế hoạch và thực hành. Cơ chế kiểm soát có thể được thiết lập theo chức năng, thuộc tính sản phẩm, thuộc tính địa lý và các mục tiêu chiến lược và tài chính tổng thể.

2. Mục tiêu của Kiểm soát:

Có ba mục tiêu chính để có một cơ chế kiểm soát trong một công ty quốc tế. Họ là

– Để có được dữ liệu và manh mối cho lãnh đạo cao nhất để theo dõi, đánh giá và điều chỉnh các quyết định và mục tiêu hoạt động của họ.

– Để có được manh mối, dựa vào đó có thể đặt ra các mục tiêu chung để có được sự phối hợp tối ưu giữa các đơn vị.

– Để đánh giá các chỉ số đo lường hiệu quả hoạt động của các nhà quản lý ở từng cấp độ.

Dưới đây là danh sách các hạn chế chính ảnh hưởng đến một tổ chức trong việc thiết lập cơ chế kiểm soát quản lý của mình  

Khoảng cách – Khoảng cách địa lý và các hình thức chênh lệch văn hóa khác nhau là một hạn chế lớn của hệ thống kiểm soát. Ngày nay, việc truyền email và fax đã thay thế giao tiếp của con người, làm thay đổi ý nghĩa của khoảng cách giữa các đơn vị và nhân viên trong một tổ chức.

Tính đa dạng – Khó có thể áp dụng một hệ thống kiểm soát chung cho tất cả mọi người do tính đa dạng. Nó đòi hỏi các nhà quản lý phải có khả năng đáp ứng tại địa phương để giải quyết các nhu cầu của quốc gia mà công ty hoạt động. Các thuộc tính đa dạng có thể tồn tại dưới dạng lao động, chi phí, tiền tệ, các yếu tố kinh tế, tiêu chuẩn kinh doanh, v.v.

 Mức độ không chắc chắn – Dữ liệu liên quan đến cơ chế báo cáo có thể không chính xác và không đầy đủ, gây ra những thách thức nghiêm trọng đối với cơ chế kiểm soát. Do tính chất không chắc chắn, các cơ chế kiểm soát phải tập trung vào việc thiết lập các mục tiêu và phát triển các kế hoạch để đáp ứng các mục tiêu.

3. Đặc điểm và kĩ năng thiết lập cơ chế kiểm soát:

3.1. Đặc điểm và các loại cơ chế điều khiển:

– Một phương tiện để kiểm soát hành vi của hoặc trong một quá trình hoặc hệ thống.

– Có nhiều loại cơ chế kiểm soát. Việc ra quyết định của con người là một cơ chế kiểm soát do một cá nhân thực hiện để bắt đầu hoặc trì hoãn một quá trình với nỗ lực giữ hoặc đưa một quá trình ở trạng thái mong muốn.

– Cơ chế kiểm soát có thể là vật lý, chẳng hạn như giới hạn số lượng xe kéo kiểm soát số lượng giao hàng có thể được thực hiện tại một thời điểm nhất định.

– Phần mềm cung cấp khả năng kiểm soát bằng cách báo hiệu liệu một quy trình nên được bắt đầu hay bị trì hoãn để đạt được hoặc duy trì trạng thái mong muốn.

Có nhiều chế độ điều khiển. Những điều có ảnh hưởng nhất sau đây:

– Thứ ba, Kiểm soát cá nhân

Kiểm soát cá nhân đạt được thông qua liên hệ cá nhân với cấp dưới. Đây là loại cơ chế kiểm soát được sử dụng rộng rãi nhất trong các doanh nghiệp nhỏ để cung cấp sự giám sát trực tiếp đối với hoạt động và quản lý nhân viên. Kiểm soát cá nhân được sử dụng để xây dựng các quy trình quan hệ giữa các nhà quản lý ở các cấp độ nhân viên khác nhau trong các công ty đa quốc gia. Giám đốc điều hành của các công ty quốc tế có thể sử dụng một loạt các chính sách kiểm soát cá nhân để tác động đến hành vi của cấp dưới.

– Thứ hai, Kiểm soát quan liêu

Những điều này có liên quan đến bộ máy quan liêu cố hữu trong một công ty quốc tế. Cơ chế kiểm soát này bao gồm một số hệ thống quy tắc và thủ tục để chỉ đạo và ảnh hưởng đến hành động của các đơn vị con. Ví dụ phổ biến nhất về kiểm soát quan liêu được tìm thấy trong trường hợp các quy tắc chi tiêu vốn yêu cầu sự chấp thuận của lãnh đạo cao nhất khi nó vượt quá một giới hạn nhất định. Kiểm soát đầu raKiểm soát đầu ra được sử dụng để thiết lập mục tiêu cho các công ty con nhằm đạt được kết quả đầu ra mục tiêu trong các bộ phận khác nhau. Kiểm soát đầu ra là một phần quan trọng của quản lý kinh doanh quốc tế bởi vì hiệu quả của công ty có liên quan đến kiểm soát quan liêu. Các tiêu chí chính để đánh giá kiểm soát sản lượng bao gồm năng suất, lợi nhuận, tăng trưởng, thị phần và chất lượng sản phẩm.

– Thứ nhất, Kiểm soát văn hóa

Văn hóa doanh nghiệp là chìa khóa để tạo ra sản lượng và lợi nhuận tối đa và do đó, kiểm soát văn hóa là một thuộc tính rất quan trọng để đo lường hiệu quả tổng thể của một công ty. Nó hình thành khi nhân viên của công ty cố gắng áp dụng các chuẩn mực và giá trị do công ty rao giảng. Nhân viên thường có xu hướng kiểm soát hành vi của mình theo các chuẩn mực kiểm soát văn hóa của công ty. Do đó, nó giảm bớt sự phụ thuộc vào giám sát trực tiếp khi áp dụng tốt. Trong một công ty có nền văn hóa mạnh mẽ, khả năng tự kiểm soát tự động phát triển mạnh mẽ, do đó làm giảm nhu cầu về các loại cơ chế kiểm soát khác.

3.2. Các kỹ năng thiết lập cơ chế kiểm soát:

Có bảy cách tiếp cận chính để kiểm soát một tổ chức kinh doanh. Những điều này được thảo luận dưới đây

– Thứ nhất, Tiếp cận thị trường

Cách tiếp cận thị trường cho rằng các lực lượng thị trường bên ngoài định hình cơ chế kiểm soát và hành vi của ban quản lý trong các đơn vị tổ chức của MNC. Phương pháp tiếp cận thị trường được áp dụng trong bất kỳ tổ chức nào có văn hóa phi tập trung. Trong các tổ chức như vậy, giá chuyển nhượng được thương lượng một cách công khai và tự do. Quá trình ra quyết định trong cách tiếp cận này phần lớn được định hướng và chi phối bởi các lực lượng thị trường.

– Thứ hai, Phương pháp tiếp cận quy tắc

Cách tiếp cận quy tắc áp dụng cho một tổ chức theo định hướng quy tắc, nơi phần lớn việc ra quyết định được áp dụng để áp đặt mạnh mẽ các quy tắc và thủ tục của tổ chức. Nó đòi hỏi hệ thống kế hoạch và ngân sách được phát triển cao với báo cáo chính thức rộng rãi. Phương pháp kiểm soát theo quy tắc sử dụng cả kiểm soát đầu vào và đầu ra một cách có tổ chức và được chính thức hóa độc quyền.

– Thứ ba, Phương pháp tiếp cận Văn hóa Doanh nghiệp

Trong các tổ chức theo cách tiếp cận văn hóa doanh nghiệp, nhân viên nội bộ hóa các mục tiêu bằng cách xây dựng một bộ giá trị vững chắc. Sự phân bổ giá trị này ảnh hưởng đến cơ chế hoạt động của tổ chức. Người ta đã quan sát thấy rằng ngay cả khi một số tổ chức có các tiêu chuẩn mạnh mẽ về kiểm soát hành vi, thì chúng vẫn không chính thức và ít rõ ràng hơn. Phương pháp tiếp cận văn hóa doanh nghiệp đòi hỏi nhiều thời gian hơn để mang lại những thay đổi hoặc điều chỉnh nhằm mục đích trong một tổ chức.

– Thứ tư, Văn hóa Báo cáo

Văn hóa báo cáo là một cơ chế kiểm soát mạnh mẽ. Nó được sử dụng trong khi phân bổ nguồn lực hoặc trong khi lãnh đạo cao nhất muốn giám sát hoạt động của công ty và nhân viên. Thưởng cho nhân viên là một thực tế phổ biến trong các phương pháp kiểm soát như vậy. Tuy nhiên, để tận dụng tối đa cách tiếp cận báo cáo, các báo cáo phải thường xuyên, chính xác và hữu ích.

– Thứ năm, Các chuyến thăm đến các công ty con

Thăm các công ty con là một cách tiếp cận kiểm soát phổ biến. Điểm bất lợi là tất cả các thông tin không thể được trao đổi thông qua các lần thăm. Nhân viên công ty thường xuyên và thường xuyên đến thăm các công ty con để trao đổi và giao lưu với ban quản lý địa phương. Các chuyến thăm có thể cho phép khách truy cập thu thập thông tin về công ty cho phép họ đưa ra lời khuyên và hướng dẫn.

– Thứ sau, Đánh giá Hiệu suất Quản lý

Hiệu quả hoạt động của Ban Giám đốc Đánh giá được sử dụng để đánh giá các nhà quản lý công ty con về hiệu quả hoạt động của công ty con. Tuy nhiên, vì quyền ra quyết định khác với các nhà quản lý hoạt động, một số khía cạnh của kiểm soát không thể được quản lý thông qua cách tiếp cận này. Tốc độ tăng trưởng chậm của các doanh nghiệp và môi trường kinh tế và chính trị đầy rủi ro đòi hỏi phải có kiểu tiếp cận này.

– Thứ bảy, So sánh chi phí và kế toán

So sánh Chi phí và Kế toán là một cách tiếp cận tài chính. Nó phát sinh do chênh lệch chi tiêu giữa các đơn vị khác nhau của các công ty con. Cần có sự so sánh có ý nghĩa về hiệu quả hoạt động của các đơn vị để có được kết quả đầu ra đầy đủ từ cách tiếp cận này. So sánh kế toán chi phí sử dụng một bộ quy tắc áp dụng cho các nguyên tắc của quốc gia sở tại để đáp ứng các yêu cầu báo cáo của địa phương.