Trong mỗi doanh nghiệp thì việc quản lý, sử dụng thiết bị là một trong những khâu đóng vai trò vô cùng quan trọng, bởi việc quản lý, sử dụng thiết bị sẽ giúp cho hoạt động của doanh nghiệp, công ty đó được tiến hành theo một hệ thống nhất định. Để tìm hiểu rõ hơn về quản lý sử dụng thiết bị trong doanh nghiệp.
Mục lục bài viết
1. Quản lý sử dụng thiết bị trong doanh nghiệp là gì?
1.1. Khái niệm:
Quản lý thiết bị bao gồm quản lý, giám sát và bảo trì cả tài sản cơ giới và thiết bị phi động cơ. Quản lý thiết bị hiệu quả có thể tạo ra sự khác biệt lớn đối với việc sử dụng thiết bị của họ, cho phép các công ty triển khai phương tiện và thiết bị của họ ở bất kỳ đâu và khi nào chúng cần và phân bổ lại tài sản một cách nhanh chóng khi cần thiết. Nó cho phép các công ty biết tài sản của họ đang ở đâu và chúng có đang được sử dụng hay không.
1.2. Thực tế quản lý sử dụng thiết bị trong doanh nghiệp:
– Nhiều đội tàu, như các doanh nghiệp cảnh quan và hệ thống ống nước, dựa vào nhiều loại thiết bị nhỏ để phục vụ khách hàng của họ. Hệ thống quản lý thiết bị giúp đảm bảo các công cụ của bạn ở trong tình trạng hoạt động an toàn để tránh thời gian ngừng hoạt động, tai nạn và mua thay thế tốn kém.
– Thiết bị theo dõi ngoài phương tiện có vẻ như là một nhiệm vụ quá sức. Nếu bạn đang quản lý nhóm của mình bằng giấy và bảng tính, có thể khó theo dõi tài sản trong thời gian thực. Hệ thống quản lý thiết bị giúp dễ dàng theo dõi tất cả các tài sản quan trọng của công việc trong một phần mềm tập trung . Với tất cả thông tin trên hệ thống quản lý thiết bị dựa trên đám mây, bạn có thể theo dõi việc sử dụng, hiệu suất, bảo trì và chi phí để cải thiện hoạt động.
– Với quy mô và phạm vi của các dự án mà nó phải thực hiện, ngành xây dựng đặc biệt dễ bị trì hoãn và vượt quá ngân sách. Các dự án xây dựng đôi khi có thể vượt quá ngân sách và do đó tỷ suất lợi nhuận thường thấp. Theo nghiên cứu từ McKinsey, các dự án xây dựng lớn có thể mất 20% thời gian để hoàn thành so với dự kiến và vượt quá 80% ngân sách. Nghiên cứu cũng lưu ý rằng năng suất trong ngành xây dựng có xu hướng tụt hậu so với tốc độ tăng năng suất chung. Điều này càng làm cho các công ty xây dựng trở nên cấp thiết hơn trong việc đảm bảo họ có một hệ thống quản lý thiết bị mạnh mẽ, để họ có thể sử dụng hiệu quả thiết bị của mình và tối đa hóa năng suất.
2. Nội dung cơ bản:
– Nội dung cơ bản của quản lý sử dụng thiết bị trong doanh nghiệp: bao gồm có các cách hệ thống quản lý thiết bị có thể giúp bạn theo dõi và cải thiện hoạt động của mình.
– Quản lý thiết bị trong ngành xây dựng: Với quy mô và phạm vi của các dự án mà nó phải thực hiện, ngành xây dựng đặc biệt dễ bị trì hoãn và vượt quá ngân sách. Các dự án xây dựng đôi khi có thể vượt quá ngân sách và do đó tỷ suất lợi nhuận thường thấp. Theo nghiên cứu từ McKinsey, các dự án xây dựng lớn có thể mất 20% thời gian để hoàn thành so với dự kiến và vượt quá 80% ngân sách. Nghiên cứu cũng lưu ý rằng năng suất trong ngành xây dựng có xu hướng tụt hậu so với tốc độ tăng năng suất chung. Điều này càng làm cho các công ty xây dựng trở nên cấp thiết hơn trong việc đảm bảo họ có một hệ thống quản lý thiết bị mạnh mẽ, để họ có thể sử dụng hiệu quả thiết bị của mình và tối đa hóa năng suất.
– Nâng cao năng suất và hiệu quả với quản lý thiết bị: Ngành xây dựng có xu hướng hơi chậm chạp trong việc số hóa cách thức hoạt động và tích hợp các công nghệ mới. Tuy nhiên, có những dấu hiệu cho thấy điều này đang thay đổi và trong những năm tới, chúng ta có thể kỳ vọng nó sẽ tăng tốc hơn nữa. Khi các công ty xây dựng tiếp tục áp dụng và tích hợp công nghệ viễn thông vào cách họ làm việc, họ sẽ được cung cấp những hiểu biết mới và chi tiết về hoạt động của chính họ. Điều này sẽ cho phép họ làm nổi bật những thiếu sót liên quan đến hiệu quả hoặc năng suất và phát triển các phương pháp tiếp cận mới có thể mang lại những cải tiến thực sự trong các lĩnh vực này.
– Ví dụ, các công ty sẽ có ý tưởng rõ ràng hơn về mức độ sử dụng thiết bị của họ tại bất kỳ thời điểm nào. Điều này sau đó có thể cho phép họ loại bỏ các chi phí thuê không cần thiết và tối đa hóa năng suất, cung cấp cái nhìn chi tiết và chính xác hơn về chi phí thiết bị tổng thể. Quản lý thiết bị hiệu quả cũng có thể tạo điều kiện cho những cải tiến đáng kể trong lĩnh vực quản lý nhiên liệu, một mối quan tâm lớn đối với các công ty xây dựng. Dữ liệu về thời gian chạy của động cơ và thời gian chạy không tải có thể giúp các công ty xây dựng xác định các khu vực có thể mang lại hiệu quả.
– Đảm bảo bảo trì hiệu quả: Thiết bị không được bảo dưỡng đầy đủ có nhiều khả năng dễ bị hỏng và hỏng hóc hơn. Điều này có nghĩa là thời gian ngừng hoạt động không mong muốn – có thể góp phần vào sự chậm trễ của dự án và chi phí vượt mức. Phần mềm bảo trì thiết bị giúp các công ty xây dựng lên lịch bảo trì dễ dàng hơn và đảm bảo tuân thủ đúng tiến độ đã nêu. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro về thời gian ngừng hoạt động đột xuất và xác định bất kỳ lỗi nào có thể xảy ra với thiết bị trước khi chúng phát triển thành sự cố nghiêm trọng để sau đó có thể giải quyết các vấn đề này.
– Cải thiện độ an toàn của đội xe với quản lý thiết bị: Quản lý thiết bị tốt là rất quan trọng để đảm bảo an toàn trên các dự án xây dựng. Đặc biệt, bảo trì hiệu quả là rất quan trọng để đảm bảo rằng nhân viên trên công trường có thể tiếp tục công việc của họ một cách an toàn nhất có thể. Có các quy trình (tức là các báo cáo kiểm tra và bảo trì thường xuyên) để xác định lỗi của thiết bị có thể giúp ngăn ngừa tai nạn trên công trường. Điều này có nghĩa là quản lý thiết bị tốt không chỉ có thể thúc đẩy năng suất và hiệu quả – cắt giảm chi phí không cần thiết và ngăn ngừa lãng phí – mà còn có thể, đồng thời, cung cấp những cải tiến thực sự đối với an toàn trong công việc.
– Các nhà quản lý hạm đội có thể giao thiết bị cho một số người vận hành nhất định và đảm bảo thiết bị được bảo dưỡng đúng cách mà không cần phải kiểm tra thực tế. Việc phân công thiết bị tạo ra một lộ trình đánh giá cho từng phần thiết bị và quy trách nhiệm cho các thành viên trong nhóm.
– Tăng khả năng hiển thị thiết bị để đảm bảo an toàn: Một số hạm đội vận hành các công cụ nguy hiểm và thiết bị nhỏ để hoàn thành nhiệm vụ. Giảm thiểu rủi ro và đảm bảo an toàn là điều tối quan trọng. Thực hiện các quy trình an toàn và tối đa hóa khả năng hiển thị tài sản là cách tốt nhất để luôn được thông báo về các vấn đề và giữ cho nhóm của bạn an toàn.
Hệ thống quản lý thiết bị giúp tăng khả năng hiển thị trong toàn bộ hoạt động của bạn và cho phép bạn trao đổi các vấn đề với nhóm của mình. Người quản lý có thể xem và cập nhật trạng thái thiết bị trong phần mềm dựa trên đám mây để thông báo cho những người khác về các vấn đề an toàn tiềm ẩn.
Cho dù các vấn đề được xác định ngay lập tức trong khi kiểm tra hoặc trên công trường, các nhà quản lý phải thông báo các vấn đề một cách nhanh chóng. Việc đánh dấu một phần thiết bị là “Không hoạt động” trong hệ thống quản lý thiết bị sẽ giúp tất cả các thành viên trong nhóm được thông báo. Vì thiết bị hỏng có thể phải ở trong xe cho đến khi sửa được, hãy cân nhắc việc tạo nhãn dán để dán nhãn thiết bị là không an toàn.
– Quản lý bảo trì thiết bị thích hợp là một thành phần quan trọng trong năng suất và lợi nhuận của tổ chức bạn. Các vấn đề bảo trì phải được xác định và giải quyết nhanh chóng để tối đa hóa thời gian hoạt động của nhóm bạn. Hai trong số những trở ngại lớn nhất đối với các nhà quản lý là theo dõi tiến độ bảo trì và trao đổi nhu cầu với nhóm của họ.
– Tận dụng hệ thống quản lý thiết bị cho phép bạn và nhóm của bạn cộng tác liên tục trong việc bảo trì. Người quản lý có thể giao lệnh công việc di độngcho kỹ thuật viên và theo dõi tiến độ sửa chữa từ đầu đến cuối. Để cải thiện giao tiếp, người quản lý người dùng có thể theo dõi các mục hàng chi tiết và liên kết chi phí bộ phận với các nhiệm vụ riêng lẻ để kiểm soát chi phí tốt hơn.
– Người quản lý cũng có thể chủ động tiếp cận bảo trì thiết bị với việc lập lịch bảo trì phòng ngừa . Người quản lý đội xe có thể tự động nhắc nhở dịch vụ dựa trên mức sử dụng hoặc khoảng thời gian trên lịch, đảm bảo tất cả thiết bị được bảo dưỡng thường xuyên để giải quyết các vấn đề và kéo dài tuổi thọ.
– Mặc dù các công cụ và thiết bị nhỏ có vẻ không đắt so với các tài sản lưu động lớn hơn, nhưng chi phí mua và thay thế sẽ tăng lên theo thời gian. Thực hiện bảo trì định kỳ và sử dụng theo dõi đảm bảo bạn tận dụng tối đa thiết bị của mình.
– Theo dõi việc sử dụng trong hệ thống quản lý thiết bị cung cấp thông tin chi tiết về cách sử dụng các công cụ của bạn. Dữ liệu này có thể giúp bạn theo dõi việc bảo trì dự phòng , phát triển các chiến lược để kéo dài tuổi thọ thiết bị và ước tính khi nào thiết bị nên được thay thế.
– Bằng cách phân tích báo cáo sử dụng trong phần mềm của mình, bạn có thể nhận thấy rằng bạn đang sử dụng quá mức một số thiết bị nhất định, khiến thiết bị đó nhanh chóng bị hao mòn. Từ đó, bạn có thể xác định xem có nên thêm thiết bị mới hoặc có khả năng tìm thấy thiết bị chưa sử dụng hết trong kho hiện tại của mình hay không.