Nghe đến khái niệm Packing list chắc hẳn nhiều người không biết. Nhưng đối với những chủ thể là những người trong lĩnh vực vận tải, kinh doanh hàng hóa xuất nhập khẩu thì Packing list không quá xa lạ. Vậy Packing List là gì? Vai trò packing list trong xuất nhập khẩu?
Mục lục bài viết
1. Packing List là gì?
Ta hiểu về Packing List như sau:
Đối với ngành xuất nhập khẩu, packing list được biết đến chính là loại chứng từ không thể thiếu để giúp cho quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa được diễn ra thuận lợi. Packing list (bảng kê/ phiếu chi tiết hàng hóa) là một thành phần trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa. Packing list mô tả chi tiết nội dung lô hàng và thông thường không bao gồm giá trị lô hàng.
Packing List còn gọi là Phiếu đóng gói chi tiết hàng hóa, mô tả chi tiết và kích thước và trọng lượng của mỗi lô hàng. Cũng chính nhờ Packing List, các công ty giao nhận (Forwarder) sẽ biết được cách thức đóng gói hàng hóa sao cho phù hợp.
Trong quá trình xuất nhập khẩu, các chủ thể sẽ rất cần kê khai chính xác hàng hóa và thông tin về các loại hàng hóa cần xuất nhập khẩu. Bởi chẳng có ai có thể nhớ hết được các danh sách dài đằng đẵng. Do đó bạn cần phải có một phiếu đóng gói hàng hóa Packing list để từ đó có thể lên danh sách hàng hóa xuất nhập khẩu để nhằm mục đích đảm bảo đúng quy định và yêu cầu. Một Packing list(p/l) trong xuất nhập khẩu là loại giấy tờ cần được lưu giữ, có hiệu lực pháp lý khi có những sự kiện xảy ra.
Việc kê khai trong danh sách đóng gói hàng hóa xuất nhập khẩu còn thể hiện nghĩa vụ đóng thuế với Nhà nước.
2. Các thông tin cơ bản của Packing List:
Trên Packing List thể hiện các thông tin bao gồm các thông tin cơ bản sau đây:
– Tiêu đề + Số P/L + Date.
– Nhà xuất khẩu (Shipper).
– Nhà nhập khẩu (Consignee).
– Thông tin người đại diện nhập khẩu (Notify party).
– Tên tàu & số chuyến trên Booking (Vessel / Voy).
– Số Booking (Có một số hãng tàu có số Booking và số B/L khác nhau).
– Số container + số seal.
– Cảng xuất hàng (Port of Loading).
– Cảng nhập hàng (Port of Discharging).
– Mô tả hàng hóa (Description of goods).
– Số lượng kiện hàng (Number of package).
– Trọng lượng tịnh (Net weight).
– Trọng lượng cả bao bì (Gross weight).
3. Packing list được dùng để làm gì?
Những người thường thắc mắc chức năng của phiếu đóng gói packing list là gì. Dưới đây mình sẽ liệt kê những chức năng quan trọng của packing list. Đúng như tên gọi phiếu đóng gói của nó, packing list sẽ giúp các chủ thể có thể biết được lô hàng được đóng gói như thế nào? Điều này rất quan trọng trong việc tính toán một số công việc cụ thể như:
– Cần bao nhiêu chỗ để xếp dỡ hàng hoá.
– Hàng hóa cần được xếp dỡ bằng công nhân hay phải dùng các thiết bị chuyên dụng như xe nâng hay cần cẩu… Đây là cơ sở để chuẩn bị nhân lực và vật lực để công việc bốc dỡ hàng hóa được hoàn thành nhanh chóng.
– Bố trí phương tiện vận tải bộ, tính toán số lượng xe phải dùng, kích thước xe như thế nào để vận tải hết số hàng hóa.
– Có thể tìm hàng hóa loại nào, ở đâu trong quá trình tiến hành kiểm tra thủ tục hải quan.
4. Một số vấn đề liên quan về Packing list:
Phân Loại packing list:
Packing list thông thường có 3 loại cụ thể đó chính là các loại sau đây:
– Phiếu đóng gói chi tiết (Detailed packing list) nếu nó có tiêu đề như vậy và nội dung tương đối chi tiết.
– Phiếu đóng gói trung lập (Neutrai packing list) nếu nội dung của nó không chỉ ra tên người bán.
– Phiếu đóng gói kiêm bảng kê trọng lượng (Packing and Weight list).
Vai trò của Packing List:
Packing List được dùng để:
– Packing List chính là chứng từ bắt buộc để khai báo hải quan.
– Căn cứ theo thông tin hàng hóa, Packing List là chứng từ hỗ trợ thanh toán quốc tế.
– Khai báo hãng vận chuyển phát hành vận đơn.
– Các chủ thể là người mua căn cứ thông tin trên Packing List để từ đó sẽ có thể kiểm tra hàng hóa khi nhận hàng (nhập khẩu).
– Chứng từ để hỗ trợ yêu cầu bảo hiểm khi xảy mất mát hoặc hư hỏng hàng hóa.
Vai trò của packing list trong xuất nhập khẩu hàng hóa cụ thể như sau:
– Packing list được dùng để nhằm mục đích thực hiện việc khai báo hãng vận chuyển khi phát hành vận đơn.
– Packing List chính là loại chứng từ có tác dụng hỗ trợ thanh toán trong trường hợp hàng hóa phải phù hợp với những gì được mô tả trên packing list.
– Packing list là một trong những chứng từ bắt buộc trong khai báo hải quan.
– Packing list số chủ thể là những người mua hàng kiểm tra được hàng hóa khi nhận hàng, bao gồm tên hàng hóa, số lượng, chủng loại…
– Packing list đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong việc hỗ trợ yêu cầu bảo hiểm, trong trường hợp xảy ra mất mát hoặc hư hỏng hàng hóa.
Việc các chủ thể không hoàn thành packing list có thể xảy ra rất nhiều các vấn đề gây ra những ảnh hưởng đến doanh nghiệp như không nhận và gửi được hàng hóa, bị cơ quan Hải quan phạt… Bởi vậy doanh nghiệp cũng nên chú ý hoàn thành lại giấy tờ này kèm trong bộ hồ sơ xuất nhập khẩu hàng hóa, cần được gắn chặt vào bên ngoài của mỗi container vận chuyển. Đây được xem chính là trách nhiệm của chủ hàng và đại lý giao nhận trong việc xác định tổng trọng lượng và khối lượng của lô hàng có chính xác hay không.
Chức năng của phiếu đóng gói:
Chức năng của packing list cơ bản chính là cung cấp những thông tin cần thiết của hàng hóa, tùy từng loại packing list sẽ bao gồm những thông tin cơ bản sau như:
– Số lượng và trọng lượng của danh sách hàng hóa là bao nhiêu trong thùng container.
– Số kiện hàng và số pallet cụ thể, số lượng hàng nhỏ được đóng vào hộp, thùng.
– Phương thức dỡ hàng: bằng xe nâng hay bằng tay để bố trí số lượng công nhân bốc dỡ phù hợp.
– Dự kiến về thời gian dỡ hàng để tính toán bao nhiêu số lượng hàng sẽ dỡ trong 1 ngày giúp người mua bố trí nhân lực nhận hàng và diện tích kho bãi phù hợp.
– List packing là phiếu đóng gói rất quan trọng trong bộ chứng từ trong xuất nhập khẩu.
(Ví dụ cụ thể như container có 20 kiện, đóng pallet thì có thể 1 cont trong vòng 30 phút, 1 giờ, 1 ngày dỡ được 8 cont nhưng nếu như container có 1000 kiện bốc rời thì có thể mất 1,5 đến 2 giờ/container và 1 ngày chỉ dỡ được 4 cont hàng).
– Truy xuất được thông tin ca sản xuất, số máy, quản đốc,… để từ đó các chủ thể có thể khiếu nại với chủ thể là bên bán hay nhà sản xuất nếu sản phẩm bị lỗi, có thể đổi trả; tìm được kiện, bao, pallet chứa đựng hàng.
5. Lý do cần phải có Packing List:
Nếu các chu thể không hoàn thành một danh sách đóng gói vô số các vấn đề có thể phát sinh có thể gây ảnh hưởng đến doanh nghiệp của chính mình. Những vấn đề này bao gồm: không nhận/gửi được hàng hóa, bị cơ quan hải quan phạt,…
Một danh sách đóng gói xuất khẩu nên được gắn chặt vào bên ngoài của mỗi container vận chuyển, tốt nhất là trong một gói không thấm nước và một phong bì được đánh dấu rõ ràng danh sách đóng gói kèm theo. Đó là trách nhiệm của các chủ hàng và đại lý giao nhận để nhằm mục đích chính đó là có thể thông qua đó xác định tổng trọng lượng và khối lượng của lô hàng và hàng hóa có chính xác không.
Tất cả thông tin này được dựa trên danh sách đóng gói. Ngoài ra, các cơ quan chức hải quan tại cảng nhập cảnh và cảng xuất cảnh có thể sử dụng danh sách đóng gói để thực hiện việc kiểm tra hàng hóa.
Bởi vì bất kỳ sai lầm nào trong danh sách đóng gói trên thực tế khi xảy ra cũng sẽ có thể gây sự lấy hàng (hàng nhập) trễ. Vì vậy tại cảng gửi thì các chủ thể rất cần phải chuẩn bị đầy đủ các chứng từ cần thiết để đảm bảo rằng các chủ thể không phải gặp bất cứ vấn đề liên quan đến Packing List.
Sở dĩ Packing list quan trọng bởi vì trên thực tế nó ảnh hưởng đến lợi ích của doanh nghiệp. Khi các chủ thể không có một danh sách đóng gói hàng hóa thì sẽ tiềm ẩn những nguy cơ bên trong. Nếu không có danh sách Packing list thì sẽ không biết được loại hàng xuất nhập thuộc hàng gì? Dẫn đến không biết cách bảo quản như thế nào? Không biết địa chỉ giao nhận hàng nằm ở đâu? Nếu lô hàng thuộc hàng kiểm hóa mà lại không có thông tin thì chắc chắn sẽ bị các cơ quan hải quan gây khó khăn, giữ hàng và phạt tiền,… Và còn rất nhiều hậu quả khó lường phía sau mà các chủ thể chưa biết. Vì vậy mà các chủ thể sẽ cần chuẩn bị danh sách đóng gói hàng dán bên ngoài cửa container và bao gói cẩn thận.
