Điều khoản tham chiếu là một tài liệu cấp chiến lược xác định các nhiệm vụ và công việc cần thiết của một nhà thầu dự án, đồng thời nêu bật nền tảng và mục tiêu của dự án ở cấp cao. Nội dung điều khoản tham chiếu?
Điều khoản tham chiếu là một phần thuộc phụ lục hợp đồng dịch vụ tư vấn, giữa nhà đầu tư và nhà thầu- chịu sự điều chỉnh của pháp luật đấu thầu. Thực tế, điều khoản tham chiếu được người ta thực hiện rất nhiều, nhưng dưới góc độ lý luận lại ít khi được để ý, điều này khiến cho việc tiếp cận hay nhận diện nó cực kỳ khó khăn. Nhận thức được điều này, Luật Dương Gia quyết định lấy “điều khoản tham chiếu” để giải thích, phân tích, bình luận rõ hơn trong bài viết dưới đây, mong rằng có giá trị tham khảo với người đọc.
Mục lục bài viết
1. Điều khoản tham chiếu là gì?
Điều khoản tham chiếu (TOR) là một tài liệu cấp chiến lược xác định các nhiệm vụ và công việc cần thiết của một nhà thầu dự án, đồng thời nêu bật nền tảng và mục tiêu của dự án ở cấp cao. Tài liệu cũng nêu rõ các hoạt động đã lên kế hoạch, đầu vào và đầu ra dự kiến, ngân sách dự án, lịch trình làm việc và mô tả công việc. Nó được sử dụng để đánh giá về hiệu quả hoạt động của các nhà thầu, nhà tư vấn, chuyên gia và các bên liên quan khác của dự án.
Các mục đích của điều khoản tham chiếu là để xác định số tiền và các việc phải được thực hiện bằng dự án. Nó là một “tài liệu” quản trị thiết lập và xác định các mối quan hệ giữa tất cả các bên liên quan của dự án. Điều khoản tham chiếu được phát triển khi một dự án đã được xác định, xác định và lập kế hoạch.
Việc xây dựng điều khoản tham chiếu là cần thiết để đưa ra quyết định có phân bổ các nguồn vốn cần thiết cho một dự án được đề xuất hay không. Đây là kết quả của quá trình đề xuất dự án và điều khoản tham chiếu đóng vai trò là báo cáo chính của quá trình này. điều khoản tham chiếu thường được yêu cầu cho:
– Phân tích tiền khả thi và khả thi
– Hoạt động thẩm định
– Thực hiện hợp đồng thiết kế và giám sát
– Nghiên cứu đánh giá
– Báo cáo và kiểm toán
– Các công việc tư vấn khác cần thiết ở bất kỳ giai đoạn nào của dự án
2. Nội dung điều khoản tham chiếu:
Nội dung điều khoản tham chiếu khá rộng, chúng có thể được thay đổi hoặc bỏ qua, tùy thuộc vào phạm vi của một dự án cụ thể. Mô tả dưới đây về các phần điều khoản tham chiếu là chung và được cung cấp như một cái nhìn tổng quan cho mục đích hướng dẫn. Nó có nghĩa là một dự án cụ thể sẽ yêu cầu phân tích sâu hơn về nội dung được đưa vào mẫu điều khoản tham chiếu . Khi bạn lập kế hoạch cho dự án của mình, trước tiên bạn phải phân tích và xác định công việc cần được ký hợp đồng, sau đó tiến hành xây dựng Điều khoản tham chiếu của dự án.
Thứ nhất, cơ sở hay bối cảnh:
Bối cảnh của một dự án cung cấp một cái nhìn tổng quan về lịch sử đằng sau dự án. Nó phải nêu rõ lý do tại sao thực hiện dự án và tham chiếu đến ngữ cảnh lập trình. Mục đích là cung cấp cho người đọc một lời giải thích ngắn gọn về sự cần thiết đằng sau dự án.
Phần Cơ sở của một mẫu điều khoản tham chiếu thường bao gồm một số đoạn văn giải quyết các vấn đề sau:
– Mô tả dự án trong bối cảnh nhu cầu kinh doanh liên quan.
– Nêu vai trò chung của các bên liên quan trong việc thực hiện các hoạt động của dự án.
– Làm nổi bật tổng quan ngắn gọn về dự án cho đến nay.
Thứ hai, mục tiêu:
Các mục tiêu của dự án là những thành tựu mong muốn có thể được thực hiện một cách hợp lý khi hoàn thành dự án, với việc tiêu thụ các nguồn lực sẵn có và trong một khung thời gian dự kiến. Họ nên xác định và xác định rõ ràng những gì được mong đợi từ dự án và đối tượng mục tiêu là ai.
Phần Mục tiêu của mẫu Điều khoản tham chiếu phải mô tả những thành tựu mong muốn ở các giai đoạn khác nhau của vòng đời dự án . Nó cũng phải nêu rõ các mục tiêu chính của dự án, những mục tiêu này phải đạt được khi hoàn thành dự án thành công.
Thứ ba, các vấn đề:
Bất kỳ dự án nào cũng liên quan đến một số vấn đề và các lĩnh vực có vấn đề phải được giải quyết để dự án được thực hiện suôn sẻ. Các vấn đề là các điểm thảo luận hoặc tranh chấp trong suốt vòng đời của dự án. Chúng bao gồm bất kỳ mối quan tâm, truy vấn, yêu cầu thay đổi hoặc bất kỳ điều gì khác yêu cầu giải quyết trong quá trình dự án. Các vấn đề chưa được giải quyết có thể khiến dự án thất bại .
Phần Các vấn đề của mẫu điều khoản tham chiếu cần nêu bật các vấn đề chính cần được nghiên cứu và tranh chấp ở mọi giai đoạn của vòng đời dự án. Thông thường điều khoản tham chiếu bao gồm một loạt các tiêu chí đánh giá được sử dụng để phân tích và giải quyết vấn đề. Dưới đây là các tiêu chí đánh giá vấn đề chung cho hầu hết các dự án:
– Hiệu quả – tiêu chí này xác định mức độ hiệu quả của một hoạt động nhất định chuyển các nguồn lực sẵn có thành đầu ra mong muốn về số lượng, chất lượng và thời gian
– Mức độ liên quan – nó giúp phân tích xem một hoạt động nhất định có đang được thực hiện với các lợi ích mong muốn hay không
– Hiệu quả – nó liên quan đến việc các kết quả đầu ra của dự án đã được sử dụng đến đâu và liệu mục đích của dự án có được thực hiện hay không
– Tác động – thước đo này giúp tìm ra mức độ mà lợi ích của dự án mà đối tượng mục tiêu nhận được có ảnh hưởng tổng thể đến số lượng lớn hơn những người có liên quan
– Tính bền vững – tiêu chí này xác định liệu các kết quả tích cực của dự án có tiếp tục sau khi tài trợ kết thúc hay không.
Thứ tư, phương pháp luận:
Phương pháp thực hiện của một dự án cung cấp một tập hợp các nguyên tắc và quy tắc rộng mà từ đó các thủ tục cụ thể sẽ được rút ra để xác định cách thức thực hiện dự án theo cách hiệu quả về mặt chi phí. Nó mô tả các phương pháp chính của việc thực hiện dự án. Do đó, phần Phương pháp luận của mẫu Điều khoản tham chiếu của Dự án nên bao gồm mô tả về các mục sau:
– Các giai đoạn chính của quá trình thực hiện dự án.
– Mức độ cần thiết của sự tham gia của các bên liên quan để đảm bảo việc thực hiện suôn sẻ.
– Nội dung và thời lượng của các hoạt động và nhiệm vụ của dự án.
– Các công cụ thu thập thông tin được sử dụng trong suốt dự án cho mục đích giám sát.
– Quy tắc phân tích dữ liệu.
Thứ năm, chuyên môn:
Kiến thức chuyên môn cần thiết để thực hiện một dự án xác định một loạt các yêu cầu chuyên môn đối với các cá nhân và nhóm liên quan đến việc thực hiện dự án. Nó sẽ là cơ sở để xây dựng đội ngũ, bao gồm đào tạo và đánh giá kỹ năng.
Phần Chuyên môn của mẫu Điều khoản tham chiếu của Dự án phải xác định những điều sau:
– Loại công việc liên quan đến dự án.
– Loại kỹ năng và khả năng cần thiết để thực hiện công việc dự án.
– Số lượng chính xác các cá nhân liên quan, bao gồm mô tả về trình độ chuyên môn, kinh nghiệm và các thuộc tính nghề nghiệp khác của họ.
– Khoảng thời gian gắn bó của mỗi thành viên trong nhóm.
– Mô tả nhiệm vụ và trách nhiệm của mỗi đồng đội.
– Mối quan hệ giữa các thành viên trong nhóm, bao gồm cả vai trò lãnh đạo.
Thứ sáu, báo cáo:
Các báo cáo cung cấp thông tin có giá trị về hiệu suất dự án trong một thời kỳ nhất định. Báo cáo là một quá trình bắt đầu sau khi một dự án được khởi chạy và tiếp tục cho đến khi dự án hoàn thành và sản phẩm của nó được bàn giao. Các yêu cầu về báo cáo sẽ xác định cách viết và gửi báo cáo dự án và những thông tin cần đưa vào.
Phần Yêu cầu Báo cáo của mẫu Điều khoản tham chiếu phải chỉ rõ các yêu cầu đối với quy trình báo cáo và có thể bao gồm các chi tiết về:
– Mục lục cho báo cáo dự án.
– Quy tắc soạn phụ lục.
– Báo cáo mẫu.
– Ngôn ngữ được sử dụng trong báo cáo.
– Các chương trình phần mềm máy tính được sử dụng.
– Ngày nộp hồ sơ.
– Người chịu trách nhiệm báo cáo và phê duyệt.
– Thông tin đầy đủ khác, chẳng hạn như số lượng bản sao sẽ được tạo, trách nhiệm sản xuất và trình bày báo cáo, v.v.
Thứ bảy, kế hoạch làm việc:
Kế hoạch làm việc là một loại chiến lược nhằm giúp giải quyết các vấn đề trong suốt một dự án và thúc đẩy sự tập trung và thúc đẩy của nhân viên. Nó xác định những hành động cần được thực hiện để bắt đầu, thực hiện và hoàn thành dự án trong một khoảng thời gian xác định và trong ngân sách xác định. Nó thường được sử dụng như một hướng dẫn chung để phát triển một kế hoạch thực hiện dự án .
Phần Kế hoạch làm việc của một mẫu Điều khoản tham chiếu của Dự án phải đưa ra các hoạt động và các nguồn lực cần thiết cần thiết để đạt được kết quả và mục đích của dự án. Do đó, nó nên bao gồm một bản tóm tắt về công việc dự kiến và lịch trình thời gian, dựa trên những điều sau:
– Phân tích các vấn đề, xét về các tiêu chí đánh giá.
– Phương pháp thực hiện đề xuất.
– Các yêu cầu báo cáo.
– Nguồn tài chính được cấp cho dự án.