Biểu đồ kiểm soát là gì? Control Chart là gì trong kỳ thi PMP?

1. Biểu đồ kiểm soát là gì?

Cụm từ biểu đồ kiểm soát được cấu thành lên bởi hai thành phần đó là biểu đồ và kiểm soát đây đều là những thuật ngữ quen thuộc và được sử dụng phổ biến trong các hoạt động của đồi sống kinh tế và xã hội. Để tìm hiểu về cụm từ biểu đồ kiểm soát ta sẽ di tìm hiểu vào từng thành phần tạo lên nó.

Trước hết là về biểu đồ đây là một cụm từ đã quá quen thuộc và được sử dụng phổ biến trong mọi lĩnh vực, trong từng ngành khoa học, theo đó biểu đồ sẽ là vật chứa để thể hiện các dữ liệu, thông tin, thông số về những thay đổi, biến động về một vấn đề, hoạt động nào đó như biểu hiện thể hiện về tỷ lệ gia tăng dân số của một quốc gia hay biểu đồ thể hiện tốc độ tăng trưởng, doanh thu của hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp,… Dù biểu hiện theo hình thức nào thì biểu đồ cũng được hiểu là một hình ảnh phán chiếu những thông số về lượng của một vấn đề hay một lĩnh vực nào đó.

Hiểu theo một cách đơn giàn thì Biểu đồ là hình vẽ biểu diễn các số liệu, thường là các số liệu địa lý dùng để so sánh nhận ra sự khác biệt và biết được tỷ lệ của từng cái so với tổng thể.

Đến với kiểm soát hay trong nhiều hoạt động gọi là hoạt động kiểm soát được hiểu là quy trình xác lập thành quả đạt được trên thực tiễn và so sánh với những tiêu chuẩn nhằm mục đích phát hiện sự xô lệch và nguyên do sự rơi lệch, trên cơ sở đó đưa ra giải pháp kiểm soát và điều chỉnh sự rơi lệch để bảo vệ tổ chức triển khai đạt được tiềm năng. Vậy gọp lại hai cụm từ này thì biểu đồ kiểm soát có nghĩa là gì?

Đây là hình vẽ chứa đựng các con số về lượng thể hiện sự thay đổi, biến động, tăng giảm của

một vấn đề hay hoạt động nào đó thông qua các dữ liệu, thông số ở từng thời điểm nhất định và qua đó làm cơ sở dữ liệu để so sánh với những tiêu chuẩn, kế hoạch từ trước của các chủ thể lập biểu đồ này nhằm mục đích phát hiện sự xô lệch và kém gia tăng, trên cơ sở đó đưa ra giải pháp kiểm soát và điều chỉnh sự xô lệch đó để bảo vệ triển khai các mục tiêu nhất định đạt được tiềm năng.

Mục đích chung nhất của biểu đồ kiểm soát là phát hiện những biến động của quá trình để đảm bảo chắc chắn rằng quá trình được kiểm soát, được chấp nhận hay không kiểm soát được, từ đó tìm ra nguyên nhân để loại bỏ.

Biểu đồ kiểm soát trong tiếng anh có tên gọi là Control Chart.

2. Cấu tạo biểu đồ kiểm soát:

Cấu tạo của biểu đồ kiểm soát sẽ được thể hiện như sau: 

– Một biểu đồ kiểm soát hoàn chỉnh cần phải có đường trung bình, giới hạn trên, giới hạn dưới và các thông số, dữ liệu về lượng ghi trên biểu đồ biểu thị trạng thái của quá trình của đối tượng biểu đồ đề cập đến.

– Nếu mọi giá trị đo được đều nằm bên trong hai đường giới hạn bên trên và bên dưới không có khuynh hướng đặc biệt gì thì quá trình được coi như ở trạng thái kiểm soát được.

– Nhưng nếu chúng vượt ra khỏi các giới hạn kiểm soát hoặc có dạng không bất thường thì quá trình này được coi là vượt ra khỏi tầm kiểm soát.

3. Ý nghĩa của biểu đồ kiểm soát:

– Biểu đồ kiểm soát có ý nghĩa quan trọng trong việc Dự đoán, đánh giá sự ổn định và phát triển của một quá trình qua các thông số, số liệu trên biểu đồ người chứng kiến có thể thấy được những biến động, thay đổi của đối tượng được nói đến trong biểu đồ để từ đó nhận định được trạng thái của đối tượng đang được nói đến trong biểu đồ là đang trong trạng thái ổn định hay không ổn định; đồng thời tìm kiếm những bất cập và khuyết điểm nhằm đưa ra các biện pháp khắc phục kịp thời.

– Biểu đồ kiểm soát như đã đề cập những thông số, dữ liệu trên biểu đồ có thể biểu hiện tổng thể cho cả quá trình vận động, thay đổi của một đối tượng nhật định. Với nội dung biểu đồ người chứng kiến sẽ chứng khiến được tình trạng sức khỏe của đối tượng được nói đến trong biểu đồ là tốt hay không tất, nếu trong tường hợp ở trạng thái tốt thì tiếp tục phát huy còn ngược lại nếu trong trường hợp không tốt thì biểu đồ kiểm soát sẽ giúp cho người chứng kiến thấy được các nhược điểm từ đó có các biện pháp khắc phục kịp thời

– Ngoài ra biểu đồ kiểm soát còn giúp người chứng kiến thấy được sự hồi phục của đối tượng được nói đến trong biểu đồ sau khi đã áp dụng các biện pháp khắc phục các hạn chế, bất cập và cũng như tình trạng phục hồi trong trường hợp bị giảm sút trong một thời gian dài về trước.

4. Các dạng biểu đồ kiểm soát:

Hiện nay, hoạt động kiểm soát là một hoạt động giữ vai trò quan trọng trong việc đảm bảo một quá trình nào đó được diễn ra một cách bình thường, những quá trình cần sự kiểm soát có sự đa dạng và rất là phức tạp; chính vì thế mà khi sử dụng biểu đồ kiểm soát người sử dụng có rất nhiều dạng khác nhau dùng cho hoạt động này phụ thuộc vào đối tượng cũng như múc đích sử dụng, cụ thể một số dạng biểu đồ được sử dụng phổ biến sau đây:

Thứ nhất, các loại biểu đồ chỉ cho phép theo dõi sự ổn định hay được kiểm soát của quá trình. Đây là những dạng biểu đồ thể hiện các dữ liệu và thông số ở một thời điểm của một quá trình nào đó nhưng những thông thông số này mục đích chính chỉ để cho biết quá trình này đang diễn ra một cách bình thường theo chiều ngang và không cho biết sự thay đổi, biến động trang tình trang tăng lên, giảm xuống của quá trình đó. Như biểu đồ dùng để chỉ dân số số của một quốc gia ở một thời điểm nhất định những không có sự so sánh với các mốc thời gian khác thì người sử dụng chỉ biết được tại thời điểm đó dân số đang ở mức bao nhiêu và không thể biết được đang tăng hay giảm so với thời gian trước

Thứ hai, Có loại cho phép phát hiện được những biến động của quá trình vượt ra ngoài mức tiêu chuẩn. Đây là những dạng biểu đồ cho người sử dụng biết sự biến động và thay đổi của một quá trình, nhờ vào những thông số, số liệu thể hiện sự tăng lên và giảm đi trên hình vẽ biểu đồ. Bên cạnh đó các dữ liệu, thông số này đôi khi còn cho người sử dụng biết được tình trạng ngoài mức tiêu chuẩn của quá trình đang được theo dõi.

Ngoài ra, căn cứ vào đặc điểm của dữ liệu có biểu đồ kiểm soát định lượng và định tính

– Biểu đồ định lượng là biểu đồ chứa đựng những con số, số liệu, thông số chỉ về lượng dùng để biểu hiện liên tục các giá trị thực tế có thể đo lường được; nhờ vào biểu đồ này người sử dụng sẽ thấy được sự chênh lệch, biến động của các thời kì khác nhau về số lượng vật chất như là sản phẩm, dịch vụ đối với các doanh nghiệp cung cấp hàng hóa,…

– Biểu đồ định tính dùng để biểu hiện các đặc tính chất lượng có giá trị rời rạc. Đây là biểu đồ hướng đến cho người sử dụng có thể xem xét, đánh giá chất lượng của vật thể qua các giá trị không đo được mà có thể đếm được (như tỉ lệ phần trăm phế phẩm, số khuyết tật).

5. Biểu đồ kiểm soát dùng để làm gì trong kỳ thi PMP?

Mục đích chính mà người sử dụng biểu đồ kiểm soát chủ yếu nhằm sử dụng Biểu đồ kiểm soát trong quy trình Kiểm soát chất lượng của một quy trình nào đó nhằm giúp người sử dụng xác định kết quả của một quy trình để xem xét xem quy trình này có nằm trong giới hạn được cho phép hay không. Qua đó nhờ vào biểu đồ kiểm soát người sử dụng có thể đánh giá chất lượng của kỳ thi PMP cũng như các thi sinh trong kỳ thi PMP một cách chính xác nhất về các tiêu chuẩn cần có mà thi sinh cần có trong kỳ thi PMP.

Để hiểu rõ hơn về sự cần thiết của các biểu đồ kiểm soát, hãy mường tượng một nhà sản xuất về mặt hàng kem đánh răng đang tiến hành một dự án nhằm mục đích tạo ra một dây chuyền sản xuất mới và để đảm bảo cho cơ sở sản xuất sẽ tạo ra được các sản phẩm kem đánh răng đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng và thu hút được người tiêu dùng điều cần thiết là phải giám sát các quy trình, dây chuyền sản xuất mới có thể trở thành một hoạt động kinh doanh liên tục. Mỗi sản phẩm kem đánh răng sẽ có hình dang? khối lượng? chất lượng? Độ rõ ràng của nhãn hiệu và các thông tin về sản phẩm? Điều này là không có khả năng. Thay vào đó là một phạm vi khác biệt, tuy nhỏ, nhưng có thể chấp nhận được. Mỗi sản phẩm kem đánh răng phải nằm trong phạm vi giới hạn bình thường và chấp nhận được.

Trong quy trình Kiểm soát chất lượng, các đối tượng cần kiểm soát liên quan đến PMP được thể hiện trong biểu đồ. Biểu đồ kiểm soát cho thấy các đối tượng này có nằm trong giới hạn cho phép hay không. Nếu dữ liệu không nằm trong phạm vi chấp nhận được, kết quả được coi là không kiểm soát được, điều này cho thấy một vấn đề này cần phải được xử lý để đảm bảo chất lượng của cuộc thi đánh giá PMP . Một biểu đồ kiểm soát cũng có thể được sử dụng để thể hiện và giám sát dữ liệu về hiệu suất cuộc thi PMP, chẳng hạn như phương sai chi phí bỏ ra thực hiện kỳ thi (chênh lệch chi phí) và phương sai tiến độ diễn ra kỳ thi (chênh lệch tiến độ).