Ý nghĩa của kỹ năng lập kế hoạch? Phương pháp lập kế hoạch?

Tư vấn luật trực tuyến miễn phí qua tổng đài điện thoại: 1900.6568

1. Ý nghĩa của kỹ năng lập kế hoạch:

Lập kế hoạch cá nhân được hiểu cơ bản chính là việc các chủ thể sẽ liệt kê ra tất cả công việc cần làm trong một danh sách, các chủ thể có thể sắp xếp chúng theo trình tự thời gian, sự quan trọng, cấp thiết cần làm trước hay sau.

Kỹ năng lập kế hoạch cá nhân giúp cho các chủ thể sẽ có thể định lượng được những công việc mà các chủ thể sẽ cần làm. Việc này sẽ giúp cho các công việc không bị bỏ sót, cách lập kế hoạch giúp các chủ thể có thể tư duy hệ thống hơn về công việc mà các chủ thể đó sẽ cần làm, giúp các chủ thể sẽ có thể rút ngắn thời gian làm việc, sắp xếp khoảng trống để nghỉ ngơi, đặc biệt giúp cho các chủ thể đó sẽ luôn đúng hẹn và có khả năng xử lý các tình huống bất ngờ xảy ra.

Mỗi người trên thực tế, lúc nào cũng sẽ có rất nhiều việc phải làm, mà một ngày thì sẽ chỉ có đúng một khoảng thời gian cố định là 24 giờ, các chủ thể thực chất sẽ không thể làm việc suốt 24 giờ mà không nghỉ ngơi, dành thời gian cho bản thân được. Chính vì vậy cách lập kế hoạch cá nhân sẽ giúp cho các chủ thể có thể thông qua đó định ra những công việc phải làm trong những khoảng thời gian nhất định, để cho các chủ thể đó sẽ có thời gian để nghỉ ngơi, làm những việc khác nhau. Việc các chủ thể lập kế hoạch làm việc cũng sẽ không làm cho công việc của các chủ thể bị chồng chéo, gây cho các chủ thể đó cảm giác công việc quá nhiều không giải quyết hết và cảm giác chán nản.

Bên cạnh đó thì kỹ năng lập kế hoạch sẽ giúp các chủ thể hình thành những tiêu chuẩn, tạo điều kiện thuận lợi giúp các chủ thể có thể kiểm tra tiến độ và có nhiều động lực để hoàn thành công việc hơn.

Nếu như các chủ thể không có kế hoạch gì thì các chủ thể cũng sẽ không định được phương hướng cũng như không biết mình cần gì và nên làm gì. Kỹ năng lập kế hoạch giúp các chủ thể kiểm tra xem mình đã đạt được mục tiêu hay chưa và có những giải pháp để nhằm mục đích có thể điều chỉnh khi có sai sót xảy ra.

2. Các bước lập kế hoạch:

Các bước lập kế hoạch bao gồm:

– Bước 1: Xác định mục tiêu:

Các chủ thể sẽ cần phải xác định mục tiêu trước khi làm việc giúp cho các chủ thể đó có thể định hình được trước quá trình làm việc và kết quả đạt được khi hoàn thành nó. Khi các chủ thể đã có được mục tiêu làm việc sẽ giúp các chủ thể có động lực để làm việc hơn. Việc các chủ thể đặt ra mục tiêu với những câu hỏi cụ thể cũng sẽ giúp các chủ thể có thể đánh giá được công việc mà các chủ thể đó chuẩn bị làm có cần thiết hay không, có nên làm hay không để từ đó giúp cho các chủ thể không làm mất thời gian của chính mình cho những công việc khác.

– Bước 2: Xác định nội dung của công việc:

Các chủ thể sẽ cần phải xác định rõ nội dung của công việc trước khi bắt đầu làm là cách thiết lập hệ thống các tiêu chuẩn làm việc, giúp công việc của các chủ thể đó được đi đúng hướng, trơn tru, dễ dàng. Đây cũng được đánh giá là cách lập kế hoạch tốt nhất mà các chủ thể nên chú trọng.

– Bước 3: Cần xác định công việc đó được thực hiện ở đâu, khi nào và ai là người thực hiện công việc:

Sau khi các chủ thể xác định nội dung công việc thì các chủ thể đó cũng sẽ cần xác định đối tượng, thời gian, địa điểm các chủ thể đó sẽ thực hiện công việc này. Bên cạnh đó thì các chủ thể cũng sẽ cần đưa ra các tiêu chí rõ ràng, phân công, tổ chức công việc đó sao cho hiệu quả nhất, cái nào nên làm trước, cái nào sẽ làm sau là các bước lập kế hoạch.

– Bước 4: Ưu tiên sắp xếp thứ tự công việc:

Việc các chủ thể thực hiện sắp xếp các công việc một cách hợp lý theo thứ tự cấp bách, quan trọng hoặc theo trình tự thời gian, đối tượng tiến hành trên thực tế cũng là một yếu tố quan trọng trong các bước lập kế hoạch. Việc các chủ thể thực hiện sắp xếp các công việc một cách hợp lý này sẽ giúp các chủ thể có thể loại bỏ những công việc không phù hợp, tiết kiệm thời gian và nguồn lực. Ưu tiên sắp xếp thứ tự công việc cũng là kỹ năng quản lý thời gian giúp cho các chủ thể có thể làm việc hiệu quả hơn.

– Bước 5: Tập trung thực hiện kế hoạch:

Để nhằm mục đích cí thể nâng cao kỹ năng lập kế hoạch, sự tập trung của các cá nhân cũng có ý nghĩa và vai trò là rất cần thiết nhằm giúp các chủ thể có thể làm việc có hiệu quả và tiết kiệm thời gian hơn. Nói như vậy thực chất cũng không có nghĩa là khi làm việc thì các chủ thể sẽ chỉ biết mỗi một việc đang làm, nếu có thể hãy kết hợp làm nhiều việc trong cùng một thời gian.

– Bước 6: Linh hoạt trong việc thực hiện kế hoạch:

Trên thực tế, khi thực hiện kế hoạch sẽ luôn có những điểm không trùng với quá trình thực hiện và các chủ thể cũng không thể nào biết trước được những việc phát sinh. Vì vậy, các chủ thể hãy luôn dành một khoảng thời gian hợp lý cho những sự cố phát sinh. Khi các chủ thể lên kế hoạch các công việc, hãy cố gắng dự trù và liệt kê cụ thể ra 1 số khó khăn và thách thức có thể gặp phải, từ đó các chủ thể cũng sẽ có thể đưa ra các phương án dự phòng.

– Bước 7: Kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch:

Để nhằm mục đích biết bản thân đã làm được đến đâu và liệu có hoàn thành được mục tiêu của mình đúng hạn hay không, các chủ thể cũng sẽ cần phải liên tục theo dõi, kiểm tra và chiếu giữa mục tiêu và thành quả đạt được. Một kế hoạch khi đã được chuẩn bị kỹ lưỡng, cập nhật và chỉnh sửa thường xuyên sẽ giúp cho các chủ thể có thể đánh giá chính xác được chất lượng của các công việc theo từng giai đoạn. Cũng chính bởi vì vậy, rèn luyện đối với kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc sẽ giúp cho các chủ thể nâng cao kiến thức và giải quyết được công việc một cách hợp lý nhất.

3. Phương pháp lập kế hoạch của doanh nghiệp:

Các phương pháp lập kế hoạch cụ thể:

– Lập kế hoạch trên cơ sở trọng yếu:

Lập kế hoạch trên cơ sở trọng yếu được hiểu cơ bản chính là công việc dựa theo xu hướng, mối liên hệ giữa những yếu tố như chi phí, doanh thu, KPI để nhằm mục đích có thể thông qua đó dự báo các giá trị tương lai. Cách thực hiện phương pháp lập kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp này cũng rất đơn giản, các chủ thể trên thực tê sẽ chỉ cần thay đổi số liệu trong các tài khoản trọng yếu, giá trị mục tiêu kế hoạch sẽ thay đổi tương ứng.

Phương pháp lập kế hoạch trên cơ sở trọng yếu sẽ giúp cho doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể về chi phí, doanh thu và lợi nhuận. Tuy nhiên, ta nhận thấy, thực chất phương pháp ập kế hoạch trên cơ sở trọng yếu này có một hạn chế là không thể tính toán được những ảnh hưởng của giá thành, doanh thu khi thay đổi chính sách chiết khấu và các yếu tố bên ngoài.

– Lập kế hoạch theo sáng kiến:

Các chủ thể cũng có thể lập kế hoạch theo sáng kiến bằng cách thực hiện ghi nhận lại các tác động của những việc làm cụ thể có ảnh hưởng đến sự phát triển của doanh nghiệp. Một dự án trên thực tế có thể bị tác động bởi các sáng kiến cụ thể như sau: Một hành động được thực hiện cụ thể; Các bộ phận ở trong nhóm triển khai dự án; Chủ thể là người chịu trách nhiệm nhiệm vụ triển khai dự án; Nguyên nhân thực hiện và phương pháp đo lường thành công; Thời gian để có thể tiến hành công việc cùng với ngày bắt đầu và ngày kết thúc; Các cột mốc để nhằm mục đích kiểm tra việc triển khai dự án; Các nguồn lực cần thiết.

Các chủ thể cũng sẽ có thể kết hợp các sáng kiến trong với các cơ sở trọng yếu để nhằm mục đích có thể lập kế hoạch kinh doanh trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, điểm khác nhau cơ bản giữa hai phương pháp này đó chính  là lập kế hoạch sáng kiến có thể kết hợp và dịch chuyển các sáng kiến, từ đó cũng sẽ giúp các doanh nghiệp có thể theo dõi các tác động đến kết quả tổng thể.

– Lập kế hoạch dựa trên kịch bản:

Lập kế hoạch dựa trên kịch bản sẽ giúp cho các chủ thể có thể dự báo được những gì có thể xảy ra trong tương lai. Việc các chủ thể đưa ra dự đoán sẽ giúp doanh nghiệp có thời gian để nhằm từ đó có thể nghĩ kỹ về lựa chọn trong những kịch bản kinh doanh khác nhau. Phương pháp lập kế hoạch dựa trên kịch bản này hiện đang được sử dụng phổ biến ở các công ty vừa và nhỏ trong việc phát triển tầm nhìn và quản lý chiến lược.

– Lập kế hoạch ứng phó:

Lập kế hoạch ứng phó được hiểu cơ bản là công việc các chủ thể lên kế hoạch đối phó với các trường hợp rủi ro mà các doanh nghiệp đó thực chất vẫn chưa chắc chắn có xảy ra hay không. Trong quá trình các doanh nghiệp có thể lập kế hoạch quản lý dự án, bản kế hoạch cũng chính là một phần không thể thiếu vì nó có vai trò mô tả từng hành động các chủ thể sẽ cần phải làm nếu rủi ro xảy ra. Lưu ý là các rủi ro này đã được các doanh nghiệp xác định từ trước đó.