Quỹ tiền mặt tồn quá nhiều trên sổ sách so với thực tế và nguyên nhân? Một số phương pháp để xử lý tình trạng chênh lệch giữa sổ sách và quỹ tiền mặt?
Hoạt động kế toán của bất kì đơn vị nào cũng chính là việc thống kê lại các khoản thu- chi của doanh nghiệp trên thực tế vào sổ sách. Những gì đã chi- thu trên thực tế phải được thể hiện trên sổ sách và phải đồng nhất. Tuy nhiên, có rất nhiều lý do khác nhau mà các khoản đã thống kê trên sổ sách và thực thế thu- chi của doanh nghiệp lại khác nhau, có một sự chênh lệch đáng kể. Các kế toán sẽ có những phương pháp khác nhau để có thể xử lý các khoản chênh lệch này.
Mục lục bài viết
1. Quỹ tiền mặt tồn quá nhiều trên sổ sách so với thực tế và nguyên nhân:
Mộ trong những nguyên tắc chính của kế toán đó chính là nguyên tắc phù hợp. Nguyên tắc phù hợp là một phần của Nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung (GAAP), dựa trên mối quan hệ nhân quả giữa chi tiêu và thu nhập. Nó yêu cầu mọi chi phí kinh doanh phát sinh phải được ghi nhận cùng kỳ với doanh thu liên quan. Nói cách khác, nó chính thức thừa nhận rằng doanh nghiệp phải chi tiền để có được doanh thu.
Kế toán dồn tích dựa trên nguyên tắc phù hợp, xác định cách thức và thời điểm doanh nghiệp điều chỉnh bảng cân đối kế toán. Nếu không có mối quan hệ nguyên nhân và kết quả dẫn đến doanh thu liên quan trong tương lai, thì chi phí có thể được ghi nhận ngay lập tức mà không cần điều chỉnh bút toán.
Mục đích của nguyên tắc phù hợp là duy trì tính nhất quán trên các báo cáo thu nhập và bảng cân đối kế toán của một doanh nghiệp. Đây là cách nó hoạt động:
– Các khoản chi phí được ghi nhận trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong cùng kỳ khi có được các khoản thu nhập liên quan.
– Nợ phải trả được ghi nhận trên bảng cân đối kế toán vào cuối kỳ kế toán.
– Các khoản chi phí không liên quan trực tiếp đến doanh thu nên được báo cáo trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong cùng kỳ với việc sử dụng chúng.
Dựa trên nguyên tắc này và các nguyên tắc khác thì nội dung kế toán trên sổ sách và tài chính của doanh nghiệp phải đồng nhất với nhau, tuy nhiên vì nhiều lý do khác nhau và tiền mặt trên thực tế của công ty không đồng nhất với trên sổ sách. Hiện tượng này gọi là quỹ tiền mặt tồn quá nhiều trên sổ sách so với thực tế.
Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến sự chênh lệch giữa sổ sách và thực tế. Một số nguyên nhân chủ yếu dẫn đến hiện tượng này gồm:
– Trong một số trường hợp, không có hóa đơn chi tiền nhưng trên thực tế đã chi tiền. Đây có thể là khi những khoản chi ít, không có hóa đơn. Cũng có thể có trường hợp các hóa đơn không hợp lệ, mà hóa đơn không hợp lệ lại không thể hạch toán và sổ sách. Do đó, dẫn đến việc đã chi trên thực tế nhưng lại không ghi vào sổ sách được.
– Hiện nay pháp luật doanh nghiệp đã quy định cụ thể thời gian tối đa để các thành viên sáng lập doanh nghiệp góp vốn vào doanh nghiệp. Tuy nhiên, có các trường hợp không thực hiện góp vốn đúng thời hạn, các kế toán của doanh nghiệp đã thực hiện làm “bút toán”, thể hiện trên giấy tờ rằng doanh nghiệp đã góp đủ vốn, nhưng trên thực tế thì chưa (vốn góp ảo).
– Có thể do thiếu sót việc hạch toán các khoản đã chi của doanh nghiệp, như việc thanh toán công nợ, mua sắm,…. hay việc trả lương cho người lao động nhưng không hạch toán vào trong sổ sách (việc này nhằm không phải nộp tiền bảo hiểm xã hội cho người lao động). Khi các khoản chi phí được ghi nhận quá sớm hoặc quá muộn, có thể khó biết được chúng tạo ra doanh thu từ đâu. Điều này có thể làm sai lệch báo cáo tài chính và cung cấp cho các nhà đầu tư một cái nhìn không rõ ràng về tình hình tài chính tổng thể. Ví dụ, nếu bạn nhận ra một khoản chi phí quá sớm, nó sẽ làm giảm thu nhập ròng. Mặt khác, nếu bạn nhận ra quá muộn, điều này sẽ làm tăng thu nhập ròng.
2. Một số phương pháp để xử lý tình trạng chênh lệch giữa sổ sách và quỹ tiền mặt:
Việc đầu tiên mà các kế toán nay thực hiện đó chính là việc kiểm tra lại toàn bộ sổ sách xem có sự sai sót nào đã xảy ra trong quá trình hạch toán không. Trong kế toán tài chính, các khoản dồn tích đề cập đến việc ghi nhận các khoản doanh thu mà công ty đã kiếm được nhưng chưa nhận được khoản thanh toán và các chi phí đã phát sinh nhưng công ty chưa thanh toán. Phương pháp này tuân theo nguyên tắc phù hợp, cho rằng các khoản doanh thu và chi phí phải được ghi nhận trong cùng thời kỳ mà chúng đã phát sinh. Theo nguyên tắc ghi nhận doanh thu, doanh thu phải được ghi nhận và ghi nhận trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh khi thu được hoặc thực hiện được. Doanh nghiệp không phải đợi nhận được khoản thanh toán bằng tiền mặt để ghi nhận doanh thu bán hàng này. Ví dụ về việc ghi nhận doanh thu sẽ là một nhà thầu ghi nhận doanh thu khi một công việc hoàn thành, ngay cả khi khách hàng không thanh toán hóa đơn cho đến kỳ kế toán sau.
Thông thường, các khoản chi của doanh nghiệp nhiều, có thể xảy ra trường hợp bỏ sót các khoản chi không hạch toán; hoặc cũng có thể xảy ra sai sót trong quá trình nhập dữ liệu, tính toán chi phí đã tiêu,… Để tiến hành kiểm tra lại sổ sách, thì các kế toán thông thường sẽ thực hiện xem xét lại toàn bộ các khoản chi theo từng ngày của doanh nghiệp và hóa đơn đã nhập vào sổ sách, đối chiếu số dư theo những mốc thời gian khác nhau (ngày, tuần hoặc tháng),….
Như ở phần nguyên nhân đã nêu, có thể do việc sai sót trong công nợ của doanh nghiệp, do đó, kiểm tra công nợ của doanh nghiệp là điều cần thiết. Cần tiến hành kiểm tra lại khoản tiền phải thu khách hàng và phải trả với nhà cung cấp, hoạt động nào đã thu, chi cần phải xuất hóa đơn kịp thời.
Đối với lý do các thành viên chưa góp đủ vốn trong thời gian quy định, thì cần tiến hành thủ tục giảm vốn điều lệ. Mặc dù đây là phương thức có phần phức tạp, không hay áp dụng nhiều nhưng đây là biện pháp do pháp luật yêu cầu, và tránh được trường hợp sai lệch giữa sổ sách và quỹ tiền mặt trong thời gian lâu dài, đặc biệt là trường hợp vốn điều lệ lớn và vốn đã góp mới chiếm tỷ trọng nhỏ thì nên áp dụng phương pháp này. Hoạt động giảm vốn điều lệ chính là hoạt động “đăng ký thay đổi vốn điều lệ, phần vốn góp, tỷ lệ phần vốn góp”.
Thủ tục thực hiện hoạt động này được quy định tại Điều 51 Nghị định số 01/2021/NĐ- CP ngày 04 tháng 01 năm 2021 do Chính phủ ban hành quy định về đăng ký doanh nghiệp. Cơ quan có thẩm quyền thực hiện hoạt động này đó chính là Phòng Đăng ký kinh doanh nơi công ty đặt trụ sở chính. Các doanh nghiệp phải thực hiện gửi hồ sơ theo quy định tại Điều 51 này đến các cơ quan, để các cơ quan xem xét, chấp thuận việc giảm vốn điều lệ hay không.
Một phương pháp khác có thể áp dụng đó là thực hiện ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp; tạm ứng cho nhân viên hoặc cho nhân viên vay tiền của công ty.
Hợp thức hóa hóa đơn, chứng từ doanh nghiệp. Đây chính mà một mẹo mà các kế toán doanh nghiệp hay sử dụng. Để thay thế cho những khoản chi không có hóa đơn, thì các kế toán thường sử dụng các hóa đơn khi tiếp khách, ăn uống, liên hoan của doanh nghiệp. Các hóa đơn này được chi nhằm phục vụ cho sản xuất, kinh doanh,… của doanh nghiệp. Trong sổ sách kế toán phải bao gồm hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) cụ thể của quá ăn làm cơ sở cho việc vào sổ sách.
Tăng chi phí lương cũng là một cách để giảm chênh lệch. Có nhiều cách để tăng chi phí lương, như việc tăng thu nhập của nhân viên; hay tăng thưởng tăng ca, chuyên cần,… cho nhân viên; tăng chi phí thưởng lễ, tết,… Hoặc cũng có thể chi cho đồng phục, đồ bảo hộ cho nhân viên ….
Các công ty, tổ chức phi lợi nhuận và tổ chức chính phủ phải lập báo cáo tài chính của mình theo các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung. Các nguyên tắc kế toán rất quan trọng vì chúng thiết lập một sự nhất quán cho phép xem các báo cáo và báo cáo của công ty một cách chính xác và hiệu quả hơn. Các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung đại diện cho một tập hợp các định nghĩa, phương pháp và giả định kế toán quan trọng, phức tạp tạo nên một phương pháp chuẩn mực để báo cáo chi tiết tài chính của một doanh nghiệp. Khi tất cả các công ty tuân theo một phương pháp báo cáo tiêu chuẩn, thì sự minh bạch tài chính cao hơn sẽ tồn tại bởi vì các nhà đầu tư biết chính xác “tài sản” là gì hoặc “lạm phát bị bỏ qua”. Các công ty riêng lẻ có thể không đưa ra các quy tắc riêng của họ. Việc tuân theo những nguyên tắc kế toán là điều cốt yếu của các kế toán. Việc tuân theo những nguyên tắc đó sẽ giúp giảm bớt những chênh lệch sữa sổ sách và thực tế thu- chi của doanh nghiệp.
