Xóa sổ trong kế toán là gì? Đặc điểm và các trường hợp áp dụng

1. Xoá sổ trong kế toán là gì?

– Xoá sổ trong kế toán (Write-Off) được sử dụng để chỉ một khoản đầu tư (chẳng hạn như mua hàng hóa có thể bán được) mà hiện nay việc hoàn vốn đầu tư là không thể hoặc khó có thể xảy ra. Do đó, lợi nhuận tiềm năng của mặt hàng bị hủy bỏ và bị loại bỏ khỏi (“xóa sổ”) bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp .

– Xóa sổ là một hành động kế toán làm giảm giá trị của tài sản đồng thời ghi nợ vào tài khoản nợ phải trả. Nó chủ yếu được sử dụng theo nghĩa đen nhất của nó bởi các doanh nghiệp đang tìm cách giải trình các nghĩa vụ cho vay chưa thanh toán, các khoản phải thu chưa thanh toán hoặc tổn thất về hàng tồn kho được lưu trữ. Nói chung, nó cũng có thể được gọi một cách rộng rãi là thứ giúp giảm hóa đơn thuế hàng năm.

– Trong cách tính thuế thu nhập, xóa sổ là khoản khấu trừ thành từng khoản của giá trị một mặt hàng từ thu nhập chịu thuế của một người. Do đó, nếu một người ở Hoa Kỳ có thu nhập chịu thuế 50.000 đô la mỗi năm, thì một chiếc điện thoại 100 đô la để sử dụng trong công việc sẽ làm giảm thu nhập chịu thuế xuống còn 49.900 đô la. Nếu người đó ở trong khung thuế 25% , số thuế phải trả sẽ giảm đi 25 đô la. Do đó, chi phí thực của điện thoại là 75 đô la thay vì 100 đô la.

– Để các chủ sở hữu doanh nghiệp có thể xóa bỏ chi phí kinh doanh, IRS quy định rằng việc mua hàng phải vừa bình thường vừa cần thiết. Điều này có nghĩa là các khoản được khấu trừ phải là thông thường và bắt buộc đối với lĩnh vực làm việc của chủ doanh nghiệp. Ví dụ: một nhân viên tiếp thị qua điện thoại có thể trừ tiền mua điện thoại vì điện thoại được sử dụng bình thường và nhất thiết trong công việc của họ.

– Xóa sổ tiêu cực đề cập đến quyết định không trả lại cho một cá nhân hoặc tổ chức đã thanh toán quá mức trên một tài khoản. Việc xóa sổ tiêu cực đôi khi có thể được coi là hoạt động gian lận nếu những người thanh toán quá mức yêu cầu hoặc hóa đơn không được thông báo rằng họ đã thanh toán quá mức và không có bất kỳ cơ hội nào để điều chỉnh khoản thanh toán quá mức của họ hoặc được hoàn lại.- Một số tổ chức như ngân hàng, bệnh viện, trường đại học và các tổ chức lớn khác thường xuyên thực hiện xóa sổ tiêu cực, đặc biệt khi số tiền được coi là thấp (ví dụ: $ 5 tại một số tổ chức hoặc lên đến $ 15 hoặc nhiều hơn ở các tổ chức khác).

2. Đặc điểm xoá sổ trong kế toán:

* Đặc điểm:

– Xóa sổ chủ yếu đề cập đến một khoản chi phí kế toán kinh doanh được báo cáo để giải thích cho các khoản thanh toán hoặc tổn thất tài sản chưa nhận được. Các doanh nghiệp thường sử dụng phương pháp ghi sổ kế toán để hạch toán tổn thất tài sản liên quan đến nhiều trường hợp khác nhau. Như vậy, trên bảng cân đối kế toán, việc xóa sổ thường liên quan đến việc ghi nợ vào tài khoản chi phí và ghi có vào tài khoản tài sản liên quan. Mỗi kịch bản xóa sổ sẽ khác nhau nhưng thông thường, các khoản chi phí cũng sẽ được báo cáo trên báo cáo thu nhập, trừ đi bất kỳ khoản doanh thu nào đã được báo cáo.

– Một doanh nghiệp có thể cần xóa sổ sau khi xác định khách hàng sẽ không thanh toán hóa đơn của họ. Nói chung, trên bảng cân đối kế toán, điều này sẽ liên quan đến việc ghi nợ vào tài khoản phải thu chưa thanh toán như một khoản nợ phải thu và ghi có vào tài khoản phải thu.

– Thuật ngữ xóa sổ cũng có thể được sử dụng một cách lỏng lẻo để giải thích điều gì đó làm giảm thu nhập chịu thuế. Do đó, các khoản khấu trừ, tín dụng và chi phí nói chung có thể được gọi là xóa sổ. Các doanh nghiệp và cá nhân có cơ hội yêu cầu một số khoản khấu trừ làm giảm thu nhập chịu thuế của họ. Sở Thuế vụ cho phép các cá nhân yêu cầu một khoản khấu trừ tiêu chuẩn trên tờ khai thuế thu nhập của họ. Các cá nhân cũng có thể ghi lại các khoản khấu trừ nếu chúng vượt quá mức khấu trừ tiêu chuẩn. Các khoản khấu trừ làm giảm tổng thu nhập đã điều chỉnh được áp dụng với một mức thuế suất tương ứng.

– Các khoản tín dụng thuế cũng có thể được coi là một loại xóa nợ. Các khoản tín dụng thuế được áp dụng cho các khoản thuế còn nợ, giảm trực tiếp hóa đơn thuế tổng thể. Các tập đoàn và doanh nghiệp nhỏ có nhiều loại chi phí làm giảm toàn diện lợi nhuận phải chịu thuế. Việc xóa sổ chi phí thường sẽ làm tăng chi phí trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, dẫn đến lợi nhuận thấp hơn và thu nhập chịu thuế thấp hơn.

3. Các trường hợp áp dụng xoá sổ trong kế toán:

– Xóa sổ là một phiên bản cực đoan của việc xóa sổ , trong đó giá trị ghi sổ của tài sản bị giảm xuống dưới giá trị thị trường hợp lý của nó . Ví dụ, thiết bị bị hư hỏng có thể được ghi giảm giá trị thấp hơn nếu nó vẫn còn sử dụng được một phần, và khoản nợ có thể được ghi giảm nếu người vay chỉ có khả năng hoàn trả một phần giá trị khoản vay.

– Sự khác biệt giữa xóa sổ và xóa sổ là vấn đề mức độ. Trong trường hợp việc giảm giá là một phần giảm giá trị ghi sổ của tài sản, thì việc xóa sổ cho thấy rằng một tài sản không còn được kỳ vọng sẽ tạo ra bất kỳ khoản thu nhập nào nữa. Trường hợp này thường xảy ra nếu một tài sản bị suy giảm chất lượng đến mức không còn hiệu quả hoặc hữu ích đối với chủ sở hữu.

– Các Nguyên tắc Kế toán Thường được Chấp nhận (GAAP) nêu chi tiết các bút toán kế toán cần thiết để xóa sổ. Hai phương pháp kế toán xóa sổ doanh nghiệp phổ biến nhất bao gồm phương pháp xóa sổ trực tiếp và phương pháp dự phòng. Các mục được sử dụng thường sẽ khác nhau tùy thuộc vào từng trường hợp riêng lẻ. Ba trong số các tình huống phổ biến nhất đối với việc xóa sổ kinh doanh bao gồm các khoản vay ngân hàng chưa thanh toán, các khoản phải thu chưa thanh toán và tổn thất hàng tồn kho được lưu trữ.