Xác nhận phạm vi trong quản lý phạm vi dự án là gì? Hoạt động xác nhận và vai trò

1. Xác nhận phạm vi trong quản lý phạm vi dự án là gì?

Xác nhận phạm vi hay còn gọi là kiểm tra và thống nhất phạm vi trong tiếng Anh được gọi là Validate Scope.

Khi nhắc tơi việc xác nhận phạm vi là quá trình rà soát lại toàn bộ phạm vi dự án và có được sự chấp thuận chính thức về các đầu ra của dự án và theo đó việc xác nhận phạm vi khác với kiểm soát chất lượng theo nghĩa rằng xác nhận phạm vi liên quan đến việc đạt được sự chấp thuận chung các đầu ra của dự án trong khi đó kiểm soát chất lượng liên quan đến việc đảm bảo các đầu ra phải đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng đã đề ra và thông thường kiểm soát chất lượng được tiến hành trước khi thực hiện xác nhận phạm vi.

Thuật ngữ liên quan

Quản lí phạm vi dự án chúng ta hiểu nó liên quan đến việc xác định những nội dung công việc mà dự án phải tiến hành và những công việc không thuộc về dự án.

Quản lí phạm vi dự án bao gồm các quá trình tiến hành nhằm xác định các hoạt động thuộc dự án để thực hiện thành công dự án và theo đó với phạm vi dự án là các công việc cần phải thực hiện để tạo ra sản phẩm/dịch vụ hoặc một kết quả với những đặc điểm và tính năng hoạt động đã xác định trước và kết quả của dự án cung cấp cho khách hàng có thể là sản phẩm, dịch vụ hoặc một bản báo cáo.

Ví dụ, một dự án nghiên cứu thị trường mà một công ty tư vấn thực hiện theo một bản hợp đồng với khách hàng sẽ bao gồm các hoạt động nghiên cứu tiến hành để cho ra kết quả nghiên cứu đáp ứng được những yêu cầu và tiêu chuẩn chất lượng nhất định đã được xác định trước trong hợp đồng thoả thuận với khách hàng.

2. Hoạt động xác nhận phạm vi trong quản lý phạm vi dự án:

Việc chúng ta xác định phạm vi dự án là có thể coi đây là phần rất cần thiết của kế hoạch dự án liên quan đến việc xác định và ghi lại danh sách các mục tiêu dự án cụ thể, các công việc, nhiệm vụ, chi phí và thời hạn với các loại tài liệu phạm vi của dự án, được gọi là tuyên bố phạm vi hoặc các điều khoản tham chiếu, giải thích các ranh giới của dự án, thiết lập trách nhiệm cho từng thành viên trong nhóm và các quy trình xác minh cũng như phê duyệt công việc đã hoàn thành.

Các dự án lớn thường có xu hướng thay đổi khi chúng tiến triển và trường hợp nếu một dự án đã được xác định phạm vi hiệu quả ngay từ đầu, thì việc quản lý những thay đổi này sẽ dễ dàng hơn và khi lập hồ sơ về phạm vi của dự án, các bên liên quan phải càng cụ thể càng tốt để tránh vượt phạm vi dự án với tình huống mà một hoặc nhiều phần của dự án kết thúc đòi hỏi nhiều công việc, thời gian hoặc nỗ lực hơn vì lập kế hoạch kém hoặc thông tin sai. Xác nhận phạm vi bao gồm việc thống nhất với khách hàng và người bảo trợ để đảm bảo rằng các đầu ra đáp ứng các yêu cầu của họ và có được sự chấp thuận chính thức từ khách hàng và người bảo trợ.

3. Vai trò của xác nhận phạm vi trong quản lý phạm vi dự án:

Dưới đây là những lợi ích mà tuyên bố phạm vi dự án cung cấp cho bất kỳ tổ chức nào thực hiện một dự án mới, nó:

+ Trình bày rõ những gì dự án đòi hỏi để tất cả các bên liên quan có thể hiểu những gì liên quan;

+ Cung cấp một lộ trình mà người quản lý có thể sử dụng để phân công nhiệm vụ, sắp xếp công việc và ngân sách hợp lý;

+ Giúp tập trung các thành viên trong nhóm vào các mục tiêu chung; và

Ngăn cản các dự án, đặc biệt là những dự án phức tạp, mở rộng ra ngoài phạm vi đã thiết lập.

Xét dựa trên góc độ của các nhà quản lý dự án thường thấy rằng việc thiết lập phạm vi dự án đảm bảo các dự án được tập trung và thực hiện theo mong đợi theo đó với phạm vi cung cấp một nền tảng vững chắc để quản lý một dự án khi nó tiến lên và giúp đảm bảo rằng các nguồn lực không bị chuyển hướng hoặc lãng phí vào các yếu tố ngoài phạm vi và xác nhận phạm vi nhằm đảm bảo rằng khách hàng và người bảo trợ sẽ được cung cấp cái mà họ thực sự mong muốn, và đáp ứng được các yêu cầu về chi phí, chất lượng, tiến độ thực hiện và tạo ra các kết quả dự án như mong đợi.

4. Các bước xác định phạm vi dự án:

Hiểu được phạm vi dự án là gì, chắc chắn bạn sẽ cần biết cách xác định phạm vi dự án một cách hiệu quả. Dưới đây là cách thực hiện.

Xác định nhu cầu của dự án

Khi bạn có thể xác định rõ ràng nhu cầu của một dự án, bạn sẽ có nhiều khả năng đặt ra tiêu chuẩn chuẩn ngay từ đầu. Hiểu được “cái gì và tại sao” của một dự án sẽ cho phép bạn thiết lập các mục tiêu cụ thể. Nó cũng đặt nền tảng cho những nhiệm vụ phải tuân theo và cách chúng được thực hiện.

Xác nhận các mục tiêu và mục tiêu của dự án

Khi chúng ta thực hiện một dự án nào đó thì việc xác định cơ sở của phạm vi dự án đòi hỏi các mục tiêu của bạn phải ước tính được nó và có thể đạt được và nó cũng phải thực tế và được hoàn thành trong một khung thời gian cụ thể với điều này liên quan đến việc nêu chính xác những gì dự án muốn đạt được, những gì, tại sao và làm thế nào những điều này sẽ được thực hiện, sự rõ ràng sẽ làm giảm nguy cơ mơ hồ và hiểu lầm. Có thể đo lường các mục tiêu của bạn có thể cân đo đong đếm hay không, Có thể đạt được  Các mục tiêu của dự án có thể đạt được, với các nguồn lực sẵn có và trên thực tế với các mục tiêu có dễ thực hiện không, đặc biệt nếu bạn gặp phải khó khăn thì liệu những điều này có làm giảm chất lượng tổng thể của kết quả dự án và gây ra tình trạng vượt quá ngân sách và không đạt được thời hạn đã định và với hung thời gian thì các mục tiêu dự án của bạn có thể được đáp ứng trong khung thời gian đã phân bổ không? Nó có phải là một tiêu chí quan trọng để đáp ứng những thời hạn này.

Mô tả phạm vi dự án

Bạn là một nhà quản lý, cần phải rõ ràng về các tính năng và chức năng cần thiết cho sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. Ví dụ, bạn đang xây dựng một trang web. Bạn cần một danh sách cung cấp cách bạn sẽ xây dựng trang web của mình, loại thương hiệu cần thiết… Nói cách khác, những phẩm chất nhất định nào sẽ làm tăng khả năng đạt được thành công cho dự án của bạn.

Kỳ vọng và tán thành

Với các loại dự án thành công thường sẽ là những dự án có tính đến sự hài lòng của người dùng cuối. Liệu chúng có đáp ứng kỳ vọng của người dùng cuối và chấp nhận sản phẩm, dịch vụ hoặc quy trình hay không, người dùng cuối có thể là khách hàng của bạn hoặc nhóm nội bộ của bạn và đối với khách hàng, điều này bao gồm giá cả, giá trị và chất lượng của sản phẩm và các dịch vụ cũng như tính sẵn có, chính sách giao hàng và trả lại. Đối với nhân viên, điều này bao gồm hiệu lực và hiệu quả của các quy trình hoạt động mới. Theo đó với phạm vi dự án là phạm vi cần được điều chỉnh để mang lại kết quả tốt hơn cho bất kỳ người dùng cuối nào của bạn.

Xác định các ràng buộc

Luôn có những trở ngại để đạt được những gì bạn đã đặt ra. Khi nhận thức được những hạn chế có thể xảy ra trong quá trình thực hiện, nó có thể giúp bạn giảm thiểu các vấn đề có thể trì hoãn hoặc hạn chế khả năng đạt được kết quả của dự án và với những nguyên nhân này có thể do điều kiện môi trường năng động cụ thể ở bên trong và bên ngoài, trục trặc công nghệ và hoặc thiếu nguồn lực. Thông báo những vấn đề như vậy với nhóm của bạn sớm và thực hiện các bước để vượt qua những trở ngại này sẽ giảm sự chậm trễ trong việc hoàn thành dự án và giữ chi tiêu trong phạm vi ngân sách và cho dù những điều này dựa trên các giả định hay sự không chắc chắn, việc phân tích tác động của chúng trong suốt tiến trình của dự án sẽ làm giảm thêm rủi ro thất bại.