Hiện nay như chúng ta đã biết việc quản lý một dự án để nó có thể đi vào hoạt động tốt hơn và có hiệu quả hơn thì thường người ta thường nhờ tới sự trợ giúp của các Văn phòng quản lí dự án. Vậy văn phòng quản lí dự án là gì? Chức năng và các dịch vụ như thế nào?
Mục lục bài viết
1. Văn phòng quản lí dự án là gì?
Văn phòng quản lí dự án trong tiếng Anh được gọi là Project Management Office – PMO.
Có nhiều loại văn phòng quản lí dự án trong các tổ chức. Mỗi loại khác nhau theo mức độ kiểm soát và ảnh hưởng của nó đối với các dự án trong tổ chức cụ thể có thê kể đến:
– Hỗ trợ tiếng anh là Supportive theo đây thì với các văn phòng quản lí dự án hỗ trợ đóng vai trò tư vấn cho các dự án bằng cách cung cấp các biểu mẫu, thực tiễn tốt nhất, đào tạo, nguồn tiếp cận thông tin và các bài học kinh nghiệm từ các dự án khác và với loại PMO này có vai trò như một kho lưu trữ dự án, mức độ kiểm soát của văn phòng quản lí dự án này thấp.
– Kiểm soát tiếng anh là Controlling với các văn phòng quản lí dự án kiểm soát đóng vai trò hỗ trợ và yêu cầu sự tuân thủ thông qua nhiều loại phương tiện khác nhau và với mức độ kiểm soát của văn phòng quản lí dự án loại này là vừa phải sự tuân thủ có thể bao gồm:
+ Tiếp nhận các khuôn mẫu quản lý dự án hoặc phương pháp luận;
+ Sử dụng các mẫu, biểu mẫu và công cụ cụ thể; và
+ Phù hợp với các khuôn khổ quản trị.
– Chỉ đạo tiếng anh là Directive đây là văn phòng quản lí dự án chỉ đạo kiểm soát các dự án bằng cách trực tiếp quản lý các dự án. Các giám đốc dự án được phân công và báo cáo cho văn phòng quản lí dự án với mức độ kiểm soát của văn phòng quản lí dự án này cao.
Như chúng ta đã biết thì công việc quản lý dự án là quá trình bao gồm nhiều hoạt động trong một dự án đầu tư xây dựng, một chuyên ngành hay một khu vực nhất định theo sự phân công của cơ quan, chủ thể có thẩm quyền. Chúng ta thấy với việc quẩn lý dự án chính là việc chúng ta thực hiện áp dụng các hoạt động và chức năng của quản lý vào suốt quá trình thực hiện các dự án khác nhau để đạt được những mục tiêu đề ra. Văn phòng quản lí dự án được định nghĩa là một đơn vị tổ chức thường trực chịu trách nhiệm quản lí tập trung và phối hợp của tất cả các dự án và ngày càng có nhiều công ty coi quản lí dự án là một công cụ quan trọng để hiện thực hoá các mục tiêu công ty, và họ đã thành lập một văn phòng quản lí dự án tập trung (PMOs) để giám sát và cải tiến công tác quản lí các dự án. Theo đó PMO có những quyền hạn như:
– Quản lý sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các dự án, chương trình và danh mục.
– Tích hợp thông tin từ tất cả các dự án để đánh giá liệu tổ chức có đạt được mục tiêu chiến lược.
– Giúp cung cấp nguồn lực.
– Đề nghị chấm dứt các dự án khi thích hợp.
– Giám sát việc tuân thủ các quy trình tổ chức.
– Giúp thu thập các bài học kinh nghiệm vào một kho lưu trữ và làm cho chúng có sẵn cho các dự án khác.
– Cung cấp các mẫu cho các tài liệu như cấu trúc phân chia công việc hoặc kế hoạch quản lý truyền thông trong dự án.
– Cung cấp hướng dẫn và quản trị dự án.
– Cung cấp truyền thông tập trung về các dự án.
– Được tham gia nhiều hơn trong quá trình khởi tạo dự án hơn là các giai đoạn sau trong dự án.
– Có đại diện trong bảng kiểm soát thay đổi (Change Control Board – CCB).
– Là một bên liên quan trong dự án.
– Sắp xếp thứ tự ưu tiên các dự án.
Như vậy chúng ta có thể thấy văn phòng quản lý dự án là một hình thức quản lý dự án được thành lập rất chặt chẽ và thông qua đó ta thấy được những vai trò của văn phòng quản lí dự án trong sự thành công của một dự án cụ thể nào đó khi tiến hành và thực hiện dự án.
2. Chức năng và các dịch vụ của văn phòng quản lí dự án:
Chức năng cụ thể của các văn phòng quản lý dự án rất khác nhau nhiều tuỳ thuộc bối cạnh cụ thể của công ty và yêu cầu công việc và trong một số trường hợp, văn phòng quản lí dự án đóng vai trò đơn giản như là một phòng lưu trữ thông tin về quản lí dự án, trong một số trường hợp khác, họ tiến hành tuyển dụng, đào tạo, và bổ nhiệm nhà quản lí dự án cho các dự án. Khi các văn phòng quản lí dự án phát triển đến giai đoạn chín muồi thì họ trở thành nhà cung cấp kiến thức và chuyên môn về quản lí dự án trong công ty.
Dịch vụ cung cấp cụ thể:
Các dịch vụ do PMO cung cấp có thể bao gồm:
– Thiết lập và duy trì hệ thống thông tin quản lí dự án nội bộ
– Tuyển dụng và bổ nhiệm nhà quản lí dự án cho các dự án
– Thiết lập phương pháp luận lập kế hoạch và báo cáo dự án một cách chuẩn tắc
– Đào tạo nhân sự về các công cụ và kỹ thuật quản lí dự án
– Tiến hành đánh giá các dự án đang thực hiện và các dự án mới hoàn thành
– Phát triển chương trình quản lí rủi ro một cách chi tiết và thống nhất
– Cung cấp dịch vụ tư vấn và hướng dẫn kèm cặp nội bộ về quản lí dự án
– Duy trì một cơ sở lưu trữ nội bộ về quản lí dự án bao gồm các tài liệu chính, các kế hoạch dự án, kinh phí, kế hoạch đánh giá, các báo cáo đánh giá
Thiết lập và cập nhật những thực tiến tốt trong quản lí dự án
– Duy trì và theo dõi danh mục dự án trong công ty
Văn phòng quản lý dự án có thể có trách nhiệm với toàn tổ chức và nó có thể đóng vai trò hỗ trợ liên kết chiến lược và mang lại giá trị tổ chức và văn phòng quản lý dự án tích hợp dữ liệu và thông tin từ các dự án chiến lược của tổ chức và đánh giá các mục tiêu chiến lược cấp cao đang được thực hiện như thế nào. Văn phòng quản lý dự án là sự liên kết tự nhiên giữa danh mục, chương trình, dự án và hệ thống đo lường tổ chức của tổ chức Ví dụ cụ thể như bảng điểm cân bằng – balanced scorecard. Các dự án do PMO hỗ trợ hoặc quản lý có thể không liên quan với nhau (hơn là được quản lý cùng với nhau như quản lý trong một chương trình – program. Hình thức, chức năng và cơ cấu cụ thể của một PMO phụ thuộc vào nhu cầu của tổ chức mà nó hỗ trợ. Một văn phòng quản lý dự án có thể có thẩm quyền để hành động như một bên liên quan và là một người ra quyết định quan trọng trong suốt vòng đời của mỗi dự án nhằm giữ nó phù hợp với mục tiêu kinh doanh. văn phòng quản lý dự án có thể:
– Khuyến nghị.
– Chuyển giao tri thức.
– Chấm dứt dự án.
– Thực hiện các hành động khác theo yêu cầu.
3. Vai trò của PMO:
Vai trò lớn nhất của văn phòng quản lý dự án là việc lập các kế hoạch cụ thể thực hiện trong quản lý dự án và khi đó, văn phòng quản lý dự án sẽ làm việc với các nhà lãnh đạo, quản lý cấp cao tại công ty để lựa chọn những dự án phù hợp nhất. Các dự án này phải đảm bảo phù hợp với những chiến lược phát triển của công ty và có khả năng mang lại lợi nhuận cao nhất. Vai trò quan trọng được coi là đặc trưng của văn phòng quản lý dự án là Governance Role đây là điều không thể thiếu với mọi văn phòng quản lý dự án với nhiệm vụ giám sát các dự án đang thực thi, đảm bảo đúng quy trình, thủ tục cần có của dự án.
Người quản lý dự án chúng ta thấy họ giống như cầu nối giữa khách hàng và nhóm làm dự án, để cung cấp cho cả hai những gì bên còn lại đang mong đợi từ dự án cụ thể. Chính vì thế nên việc chúng ta giao tiếp giữa khách hàng và the project resources có thể diễn ra thông qua người quản lý dự án. Người quản lý dự án đóng vai trò to lớn vì họ là người để dẫn dắt cả nhóm để đảm bảo rằng các mục tiêu đã đạt được và được giao cho khách hàng trong thời hạn quy định mà không có bất kỳ lỗi nào. Người quản lý dự án hành động như một đầu tàu và dẫn đầu dự án đến bến bờ thành công, vì số phận của toàn bộ dự án phụ thuộc vào họ.
