Không phải tất cả công việc kinh doanh đều có thể thực hiện được nếu không có các cuộc gặp mặt trực tiếp. Vì vậy dịch vụ văn phòng ảo cũng phổ biến với những người làm nghề tự do và khởi nghiệp. Vậy văn phòng ảo là gì? Phân tích ưu nhược điểm của văn phòng ảo?
Mục lục bài viết
1. Hệ thống văn phòng ảo là gì?
Hệ thống văn phòng ảo là một dịch vụ cung cấp cho các doanh nghiệp một địa chỉ có thể gửi thư và hỗ trợ văn phòng bổ sung – không có không gian văn phòng thực. Văn phòng ảo cho phép các tổ chức duy trì sự hiện diện chuyên nghiệp tại các thị trường trên thế giới mà không cần thuê không gian thương mại ở mọi địa điểm. Chi tiết liên hệ địa phương cho thấy rằng doanh nghiệp của bạn được thành lập trong khu vực, trong khi nhóm hỗ trợ chuyên nghiệp xử lý các công việc hành chính để giải phóng thời gian của bạn và giúp bạn tiết kiệm chi phí tuyển dụng. Mặc dù văn phòng ảo không bao gồm văn phòng thực, nhưng chúng thường bao gồm một lượng hạn chế sử dụng không gian làm việc bình thường hàng tháng.
Văn phòng ảo từ trước đến nay thường được sử dụng bởi các doanh nghiệp muốn tạo ấn tượng tốt cho khách hàng của họ nhưng không có chi phí thuê văn phòng thực cao.
Không phải tất cả công việc kinh doanh đều có thể hoàn thành trực tuyến vì vậy dịch vụ văn phòng ảo cũng phổ biến với các doanh nghiệp thỉnh thoảng cần truy cập vào các phòng họp chuyên nghiệp, bàn làm việc và văn phòng ban ngày.
Cũng như các công ty khởi nghiệp và dịch giả tự do, văn phòng ảo cũng được sử dụng bởi các doanh nghiệp đã thành lập đang tìm cách thiết lập danh tính ở một vị trí địa lý mới hoặc để thử nghiệm một sản phẩm hoặc dịch vụ mới.
2. Ưu điểm của văn phòng ảo:
Văn phòng ảo cho phép tăng năng suất, giảm chi phí đi lại và linh hoạt hơn. Văn phòng ảo cũng giảm đáng kể chi phí chung và chi phí công nghệ – tạo ra một giải pháp hiệu quả hơn về chi phí cho cách làm việc hiện đại. Một số ưu điểm có thể kể đến như:
Làm cho các doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệp hơn, đáng tin cậy hơn, hợp pháp hơn
Có một địa chỉ kinh doanh uy tín với một văn phòng ảo đảm bảo thương hiệu của bạn duy trì một hình ảnh kinh doanh đáng tin cậy, chuyên nghiệp và hợp pháp. Sử dụng địa chỉ doanh nghiệp thực và số điện thoại văn phòng trên danh thiếp, trang web và email của bạn làm tăng sự tin tưởng vào khách hàng tiềm năng và khách hàng thay vì nhìn thấy số điện thoại di động và địa chỉ nhà riêng. Nó làm tăng tính chuyên nghiệp và uy tín của bạn với tư cách là một doanh nghiệp và khiến bạn dễ tiếp cận hơn.
Làm việc từ mọi nơi
Một lợi ích chính khác của văn phòng ảo là khả năng đăng nhập từ bất cứ đâu, bất cứ khi nào. Văn phòng ảo là lựa chọn lý tưởng cho những ai muốn làm việc từ xa vì nó cho phép bạn làm việc linh hoạt từ mọi nơi – từ nhà, từ bãi biển, từ công viên, từ bất cứ đâu bạn muốn. Nếu tất cả nhu cầu công việc của bạn là kết nối internet thì văn phòng ảo là giải pháp lý tưởng dành cho bạn.
Không có đường đi làm – thân thiện với môi trường
Vì bạn không có văn phòng, bạn không có đường đi làm. Điều này làm cho văn phòng ảo thân thiện với môi trường hơn không gian văn phòng truyền thống. Việc cắt giảm đường đi làm sẽ giảm lượng khí thải carbon dioxide, cho phép bạn giảm lượng khí thải carbon của mình và giúp ích cho môi trường. Không có đường đi làm cũng có nghĩa là bạn không phải ngồi trong giao thông, chờ xe buýt hoặc chen chúc trên những chuyến tàu đông đúc. Thêm vào đó, bạn sẽ có khoảng thời gian đã từng lãng phí trên lộ trình đi làm của mình để cống hiến cho những việc thực sự quan trọng.
Tăng hài lòng và năng lực
Các giải pháp văn phòng ảo rất tuyệt vời trong việc tăng sự hài lòng của nhân viên – điều này là chúng tôi mang lại cho nhân viên cơ hội làm việc tại nhà, tiết kiệm tiền trên đường đi làm, giảm bớt tuyến đường đi làm. , và cuối cùng là nhiều người tự làm hơn và cân bằng giữa công việc và cuộc sống linh hoạt hơn. Thông thường, điều này làm giảm sự thay đổi của nhân viên, vì họ hạnh phúc hơn và ít căng thẳng hơn trong công việc. Văn phòng ảo cũng tăng cường năng lượng vì nhân viên có thể làm việc trong môi trường thoải mái hơn, nơi họ gắn bó nhất và có ít phiền phức hơn. Đây là một lợi ích tuyệt vời, bởi vì nó làm tăng năng suất và hiệu quả, vì nhân viên hạnh phúc hơn làm việc tốt hơn.
Tài nguyên doanh nghiệp lớn hơn
Khi làm việc từ bất cứ đâu, bạn không bị giới hạn chỉ thuê nhân tài trong khu vực mà văn phòng của bạn đang ở. Văn phòng ảo cho phép bạn thuê những nhân tài tốt nhất bất kể họ ở đâu. Bạn cũng có thể thuê thêm mà không cần phải chuyển đến các mặt bằng lớn hơn. Điều này mang lại cho bạn một nguồn nhân tài lớn hơn nhiều người để thuê những tài nguyên tốt nhất và giúp doanh nghiệp của bạn phát triển sức mạnh.
Hiệu quả về chi phí
Một trong những điểm ưu tiên của văn phòng ảo là chúng tôi tiết kiệm chi phí hơn nhiều so với hệ thống truyền thông phòng. Quan trọng nhất, và tại sao nhiều người chọn văn phòng ảo, điều này là bởi vì bạn trả tiền cho một địa chỉ kinh doanh uy tín mà không phải trả tiền thuê lớn đi kèm với nó. Điều này cho phép bạn giữ chi phí kinh doanh ở mức thấp khi bạn giảm chi phí đi lại và vận chuyển, thiết bị văn phòng, bảo trì văn phòng và các tiện ích, chi phí của một lễ tân toàn thời gian, chi phí di chuyển, làm việc trang và tất cả các chi phí khác nhau của gạch và không gian. Sau đó, điều này cho phép bạn tiết kiệm tiền và tập trung tài chính vào nơi bạn cần nhất – bằng cách đầu tư trở lại vào công việc kinh doanh của bạn.
Mở rộng dễ dàng
Văn phòng ảo cho phép bạn mở rộng hoạt động kinh doanh của mình mà không cần chuyển đến văn phòng lớn hơn. Đây là một giải pháp thay thế có chi phí thấp hơn và không gây căng thẳng cho việc mở rộng truyền thống đòi hỏi phải chuyển đến một văn phòng lớn hơn và trả giá thuê thậm chí còn cao hơn. Bởi vì không gian không phải là yếu tố giới hạn, các doanh nghiệp đang phát triển có thể sử dụng địa chỉ văn phòng ảo để thiết lập sự hiện diện ở một địa điểm mới hoặc có nhiều văn phòng trên khắp đất nước, đồng thời thử nghiệm thị trường tại đó mà không phải trả chi phí di chuyển đến khu vực đó.
Không có cam kết dài hạn
Hầu hết các văn phòng ảo đều hoạt động hàng tháng hoặc đột xuất. Không có hợp đồng thuê dài hạn như đối với diện tích văn phòng thực tế. Điều này làm giảm rủi ro vì bạn chỉ cần sử dụng và thanh toán cho địa chỉ văn phòng ảo trong thời gian dài hoặc ít tùy ý.
Hỗ trợ kinh doanh
Các gói văn phòng ảo cung cấp vô số tính năng bổ sung để hỗ trợ doanh nghiệp của bạn để bạn có thể chỉ tập trung vào công việc kinh doanh của mình. Bạn không cần phải lo lắng về các công việc tốn thời gian như xử lý cuộc gọi và sắp xếp bài đăng vì hầu hết các giải pháp văn phòng ảo sẽ giải quyết việc này cho bạn. Bạn có thể đảm nhiệm vai trò quản trị viên và hoạt động hoàn toàn 24/7 với lễ tân của riêng bạn. Hơn nữa, còn có các tiện nghi như không gian làm việc chung và phòng họp mà bạn có thể sử dụng bất cứ khi nào bạn cần để đảm bảo doanh nghiệp của mình thành công.
3. Nhược điểm của văn phòng ảo:
Dưới đây là một số điểm hạn chế, những lưu ý cần giải quyết khi lựa chọn văn phòng ảo cho doanh nghiệp, tổ chức của bạn.
Sự thiếu tập trung.
Nếu doanh nghiệp chỉ có bạn, đó không phải là vấn đề. Nhưng nếu bạn sử dụng các nhà cung cấp hoặc có một vài nhân viên, thì việc thiếu tập trung hoặc một nơi duy nhất để mọi người gặp gỡ và hoạt động hàng ngày có thể gây khó khăn. Có thể không khó để bạn duy trì kỷ luật tự giác khi làm việc với văn phòng ảo, nhưng nhân viên của bạn có thể không thích sự thiếu cấu trúc. May mắn thay, văn phòng ảo phải được tổ chức nếu cần thiết, nhưng nó vẫn tốn nhiều công sức hơn so với không gian văn phòng truyền thống.
Mâu thuẫn trong lập kế hoạch
Với một văn phòng ảo, bạn thậm chí không có một phòng họp của riêng mình để sử dụng nếu bạn cần. Bạn cũng cần dành thời gian để nhận thư một hoặc hai lần một tuần nếu bạn không phải gửi thư. Nếu một trong hai hoặc cả hai đều đúng như vậy, thì bạn cần phải dành thời gian để sắp xếp việc sử dụng phòng họp trước thời hạn hoặc đến văn phòng ảo để nhận thư.
Thiếu liên lạc.
Đây là một nhược điểm có thể dễ dàng bị che đậy hoặc coi thường, đặc biệt là đối với những người hướng ngoại, những người dựa vào sự tương tác giữa con người với nhau. Với một văn phòng ảo, sự tương tác giữa con người với nhau rất khó đạt được, bởi vì mọi người có thể không ở đó hoặc có thể ở đó để làm việc hơn là giao lưu. Bạn cũng không có những trải nghiệm đi kèm với môi trường làm việc truyền thống, chẳng hạn như nghỉ trưa và nói chuyện với đồng nghiệp về sếp hoặc cuộc sống.
Giảm năng suất.
Trong môi trường văn phòng ảo, bạn có thể dễ dàng bị phân tâm bởi những kích thích bên ngoài hoặc cho rằng bạn có tất cả thời gian trên thế giới để hoàn thành công việc. Mặc dù nghỉ giải lao và làm việc vào ban đêm (nếu bạn là một con cú đêm) có thể tốt cho năng suất của bạn, nhưng đừng để bản thân bị lừa hoặc lười biếng. Ngay cả những người tự kỷ luật nhất cũng có thể ra khỏi đường đi, hoặc có ngày chẳng làm được gì. Không có gì sai khi nghỉ ngơi hoặc nhận phần còn lại bạn cần, chỉ cần đảm bảo rằng mọi thứ không cản trở công việc của bạn.
Giao tiếp có thể khó khăn.
Thông qua công nghệ, giờ đây chúng ta có nhiều cách để giao tiếp hơn bao giờ hết: email, mạng xã hội, hội nghị từ xa, nhắn tin, v.v. Điều này làm cho việc vận hành từ một văn phòng ảo dễ dàng hơn nhiều, nhưng cũng có thể khiến việc kết nối với khách hàng trở nên khó khăn hơn nhiều và đồng nghiệp. Nếu đó không phải là một cuộc gặp gỡ trực tiếp hoặc thậm chí là một cuộc trò chuyện qua điện thoại, sẽ có nhiều khả năng bị thông tin sai hoặc hiểu sai.
