Ủy thác xuất nhập khẩu là gì? Đặc trưng của hợp đồng ủy thác xuất nhập khẩu

1. Ủy thác xuất nhập khẩu là gì?

Xuất nhập khẩu ủy thác là dịch vụ thương mại dưới hình thức cho thuê và nhận dịch vụ xuất nhập khẩu, hoạt động này được thực hiện trên cơ sở hợp đồng ủy thác xuất khẩu, nhập khẩu giữa các doanh nghiệp, phù hợp với quy định của hợp đồng kinh tế.

Xuất nhập khẩu ủy thác là một khái niệm quen thuộc với các chủ doanh nghiệp, cửa hàng, cá nhân thường nhập khẩu về Việt Nam hoặc xuất khẩu từ Việt Nam.

Khi các cá nhân, doanh nghiệp muốn xuất nhập khẩu hàng hóa qua lãnh thổ Việt Nam, họ đã nhờ các công ty chuyên nghiệp đứng ra làm hồ sơ để thực hiện thủ tục dễ dàng hơn. Nói chung, đây là một hình thức xuất nhập khẩu qua trung gian.

Có rất nhiều câu hỏi đặt ra rằng “Thay vì sử dụng Dịch vụ Ủy thác Xuất nhập khẩu, tại sao các cá nhân hoặc doanh nghiệp không tự làm thủ tục xuất nhập khẩu?”.

Cá nhân không có tư cách pháp nhân sẽ không thể giao kết hợp đồng với nước ngoài cũng như không đăng ký hàng hóa xuất nhập khẩu của Việt Nam. Doanh nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm về thủ tục nhập khẩu, thủ tục thông quan hay các vấn đề thương mại quốc tế để quá trình xuất nhập khẩu diễn ra suôn sẻ. Vì vậy, khi sử dụng dịch vụ Xuất nhập khẩu ủy thác, các nhà cung cấp sẽ tư vấn cũng như đưa ra các giải pháp an toàn, các phương thức đàm phán với đối tác để đạt được hiệu quả cao. Hơn nữa, với dịch vụ này, các cá nhân, doanh nghiệp có thể nhập hàng hóa không phân biệt ngành nghề đăng ký kinh doanh. Những nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp sẽ là lựa chọn tối ưu cho những trường hợp này.

2. Các hoạt động uỷ thác xuất nhập khẩu:

Thông thường, hoạt động ủy thác xuất nhập khẩu bao gồm các hoạt động như:

– Thay mặt Khách hàng ký hợp đồng ngoại thương và thanh toán

– Tư vấn thủ tục xuất nhập khẩu. Thay mặt Khách hàng thực hiện các thủ tục xuất nhập khẩu và giao nhận hàng tại cảng

– Dịch vụ khai báo hải quan, dịch vụ cảng

– Yêu cầu giấy phép tùy thuộc vào mặt hàng

– Đặt tàu, lưu kho, mua bảo hiểm hàng hóa (nếu có), theo dõi lịch trình hàng hóa

– Tư vấn dịch vụ hải quan, nộp thuế theo quy định

– Làm việc với khách hàng để giải quyết khiếu nại của khách hàng nước ngoài

– Thu phí ủy thác với tỷ lệ hợp lý dựa trên giá trị lô hàng

3. Lợi ích khi sử dụng dịch vụ xuất nhập khẩu ủy thác:

– Doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm chuyên môn về xuất nhập khẩu hàng hóa, làm việc với đối tác nước ngoài, quy trình tiếp xúc, xuất hóa đơn, luật pháp nước sở tại trong thương mại quốc tế

– Những doanh nghiệp mới thành lập, không có bộ phận xuất nhập khẩu riêng biệt, muốn tập trung vào kinh doanh, sản xuất và phân phối thế mạnh của mình

– Những cá nhân này không có tư cách pháp nhân, không nên đứng tên làm thủ tục xuất nhập khẩu, hợp đồng với đối tác là doanh nghiệp nước ngoài

– Rất nhiều công việc phải thực hiện suôn sẻ: các thủ tục hải quan, giao nhận hàng hóa, giải quyết các vấn đề phát sinh về thủ tục hồ sơ hải quan, xuất nhập khẩu sẽ khiến các doanh nghiệp không chuyên xuất nhập khẩu gặp khó khăn, trong khi các công ty dịch vụ xuất nhập khẩu ủy thác hoàn thành suôn sẻ và đúng giờ.

4. Đặc trưng của hợp đồng ủy thác xuất nhập khẩu:

Hợp đồng ủy thác xuất nhập khẩu là hợp đồng giữa bên ủy thác và bên được ủy thác dưới hình thức thuê và nhận làm dịch vụ xuất khẩu hay nhập khẩu dưới hình thức thuê và nhận làm dịch vụ xuất khẩu hay nhập khẩu thay cho bên ủy thác. Hoạt động xuất nhập khẩu được thực hiện khi hai bên ký hợp đồng ủy thác xuất/ nhập khẩu.

Chủ thể tham gia hợp đồng ủy thác xuất nhập khẩu gồm:

– Chủ thể ủy thác xuất nhập khẩu: Tất cả các doanh nghiệp có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật và/hoặc có giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu đều được ủy thác xuất khẩu, nhập khẩu.

Các điều kiện đối với bên ủy thác bao gồm:

+ Có đăng ký kinh doanh hợp pháp hoặc có giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu;

+ Có hạn ngạch hoặc chỉ tiêu xuất khẩu, nhập khẩu, nếu ủy thác xuất khẩu những hàng hóa thuộc hạn ngạch hoặc kế hoạch định hướng

+ Được cơ quan chuyên ngành đồng ý bằng văn bản đối với những mặt hàng xuất nhập khẩu chuyên ngành

+ Có khả năng thanh toán hàng hóa xuất nhập khẩu ủy thác

– Chủ thể nhận ủy thác xuất nhập khẩu: tất cả các doanh nghiệp có giấy phép kinh doanh xuất khẩu nhập khẩu đề được phép nhận ủy thác xuất khẩu, nhập khẩu.

Các điều kiện đối với bên nhận ủy thác bao gồm:

+ Có giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu

+ Có ngành hàng phù hợp với hàng hóa nhận xuất nhập khẩu ủy thác

Phạm vi của hợp đồng ủy thác xuất nhập khẩu: Tất cả các mặt hàng không tuộc diện nhà nước cấm xuất khẩu, cấm nhập khẩu đều có thể được ủy thác xuất khẩu, nhập khẩu. Bên ủy thác chỉ được ủy thác xuất khẩu, nhập khẩu những mặt hàng nằm trong phạm vi kinh doanh đã được quy định trong giấy phép kinh doanh trong nước hoặc trong giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu

Quyền và nghĩa vụ của các bên tuân theo quy định của pháp luật thương mại về ủy thác mua bán hàng hóa.

5. Quy trình giao kết hợp đồng ủy thác xuất nhập khẩu:

Quy trình gồm 3 giai đoạn: Giao dịch- chấp nhận ủy thác- giao kết hợp đồng.

5.1. Giao dịch:

* Trường hợp xuất khẩu:

– Bên ủy thác đem mẫu mã cùng những thông số kỹ thuật cần thiết tối thiểu của hàng hóa đến một đơn vị xuất nhập khẩu được tin tưởng, yêu cần đơn vị này xuất khẩu hàng hóa theo mẫu đính kèm;

– Bên ủy thác gửi cho đơn vụ kinh doanh xuất nhập khẩu đơn yêu cầu ủy thác xuất khẩu hàng hóa;

– Bên nhận ủy thác chào hàng cho các bạn hàng nước ngoài;

– Nếu có 1 đơn vị kinh doanh của nước ngoài đặt mua hàng hóa, bên nhận ủy thác sẽ thông báo cho bên ủy thác nước ngoài biết đồng thời làm 1 văn bản ký kết hợp đồng ủy thác xuất khẩu với những điều khoản cụ thể.

* Trường hợp nhập khẩu

– Các tổ chức kinh tế có nhu cầu nhập khẩu hàng hóa sẽ tìm một đơn vị hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu để ủy thác cho đơn vị đó nhập khẩu hàng hóa cho mình;

– Bên ủy thác viết đơn hoặc thảo công văn yêu cầu đơn vị xuất nhập khẩu ủy thác cho họ, kèm theo đó là những yêu cầu về mẫu mã hàng hóa và những thông số của hàng hóa cần nhập

– Bên nhận ủy thác thỏa thuận đặt mua hàng rồi gửi cho bên nước ngoài

– Các công ty nước ngoài thông báo lại cho bên nhận ủy thác về hàng hóa và giá cả;

– Nếu bên ủy thác chấp nhận thì bên nhận ủy thác sẽ thảo một công văn chấp nhận ủy thác và gửi kèm cho bên ủy thác.

5.2. Chấp nhận ủy thác:

* Bên nhận ủy thác:

– Tiến hành chào hàng hoặc đặt hàng theo đúng yêu cầu của bên ủy thác

– Nếu có thể xuất khẩu hay nhập khẩu theo yêu cầu của bên ủy thác, tiến hành lập văn bản chấp nhận ủy thác và gửi kèm cho bên ủy thác

* Bên ủy thác: 

Làm công văn đồng ý ủy thác và gửi cho bên nhận ủy thác nếu thấy hàng hóa muốn xuất khẩu hay nhập khẩu đúng với yêu cầu của mình.

5.3. Giao kết hợp đồng:

– Các bên phải lập thành văn bản gọi là “Hợp đồng ủy thác”.

– Có thể ủy thác lại cho bên thứ ba nếu có sự chấp thuận bằng văn bản cho bên ủy thác

– Hai bên ủy thác và nhận ủy thác dựa trên cơ sở bàn bạc thống nhất, thỏa thuận cụ thể ngày giờ để ký kết hợp đồng ủy thác xuất nhập khẩu.

6. Các điều khoản quan trọng trong hợp đồng ủy thác xuất nhập khẩu:

* Điều khoản giao hàng

– Theo thời gian giao hàng là X tuần (hoặc Y tháng) kể từ ngày chuyển tiền đặt cọc là 10%, bên B cùng nhà sản xuất cố gắng giao sớm hơn thời hạn nói trên

– Giao hàng từng phần: có cho phép hay không

– Chuyền tải: có cho phép hay không

– Cảng xếp hàng

– Cảng đến

– Nơi đến

* Thanh toán

Các bên cần thỏa thuận về phương thức thanh toán, thời điểm thanh toán, chia thành các giai đoạn thanh toán như thế nào,…

Cần lưu  ý về thư tín dụng, chứng từ thanh toán,…

* Giám định hàng hóa

Đối với nhập khẩu ủy thác, thì sẽ do cơ quan giám định hàng hóa của Việt Nam (VINACONTROL) tiến hành.

Đối với xuất khẩu ủy thác, sẽ do cơ quan giám định hàng hóa của người nhập khẩu tiến hành.

* Tranh chấp

Trong quá trình thực hiện hợp đồng, mọi tranh chấp phát sinh trái ngược nhau hay khác biệt, không đạt được sự thỏa thuận giữa hai bên, sẽ giải quyết cuối cùng bởi hội đồng trọng tài hoặc Tòa án. Hai bên cần thỏa thuận chủ thể giải quyết tranh chấp.

* Phạt vi phạm

Cần thảo thuận chi tiết về điều khoản này, để trong trường hợp một bên thực hiện sai nghĩa vụ sẽ có nghĩa vụ nộp phạt vi phạm.