Một sự kiện của tổ chức, cơ quan để đạt được hiệu quả tiếp cận đối với khách mời thì không thể không nhắc đến truyền thông sự kiện, một chuỗi các hoạt động gắn kết được thực hiện bởi một nhóm hoặc cá nhân có khả thực hiện hoạt động này. Truyền thông sự kiện là gì? Nguyên tắc và các bước tiến hành?
Mục lục bài viết
1. Truyền thông sự kiện là gì?
Truyền thông sự kiện là chuỗi các hoạt động nhằm quảng bá hình ảnh, thông tin sự kiện đến với các đối tượng nhất định. Truyền thông sự kiện là cách để các doanh nghiệp, cơ quan, đơn vị tiếp cận gần hơn với khách hàng (hoặc chính nhân viên trong công ty).
Một kế hoạch truyền thông sự kiện tốt có ba lợi ích đáng kể:
+ Nó xây dựng sự phấn khích xung quanh sự kiện của bạn.
+ Thu hút khán giả của bạn trước, trong và sau sự kiện.
+ Giữ các thành viên trong nhóm của bạn ở cùng một nhóm để tránh trục trặc.
Truyền thông sự kiện trong Tiếng Anh là “Event communication“.
2. Nguyên tắc truyền thông sự kiện:
– Truyền thông sự kiện được diễn ra trước sự kiện, trong sự kiện và sau sự kiện với mỗi thời điểm sẽ có các mục đích khác nhau.
– Truyền thông sự kiện được thực hiện thông qua nhiều công cụ, biết cách truyền đạt thông tin đó một cách hiệu quả quan trọng hơn nhiều. Ngoài việc thông báo thông tin đơn thuần, bạn nên thu hút người tham dự và khiến họ tham gia vào sự kiện của bạn càng nhiều càng tốt.
Xác định các kênh bạn muốn sử dụng để thu hút khán giả và hoàn thiện công cụ nào bạn sẽ sử dụng. Email, mạng xã hội, ứng dụng sự kiện dành cho thiết bị di động, cuộc gọi điện thoại và tin nhắn văn bản là tất cả các kênh có giá trị mà bạn có thể thử nghiệm.
Bạn không nhất thiết phải chọn tất cả các kênh trên. Nếu bạn đang thiếu nguồn lực (thời gian và nhân lực), hãy tiếp tục và chọn những người mà khán giả của bạn tương tác tốt nhất.
Khi bạn đã chọn được kênh nào để tập trung vào, sẽ rất hợp lý khi hoàn thiện các công cụ có thể giúp bạn giao tiếp dễ dàng.
Theo nguyên tắc chung, công cụ bạn chọn phải có giá cả phải chăng, phù hợp với yêu cầu của bạn (nếu có) và cũng phải dễ sử dụng bởi nhóm tại chỗ của bạn.
Để thu hẹp các tùy chọn hơn nữa, hãy chọn các công cụ tích hợp liền mạch với bộ công cụ hiện có của bạn. Chi tiết nhỏ này giúp dữ liệu lưu chuyển giữa các nhóm khác nhau và cho phép bạn cải thiện chất lượng giao tiếp của mình.
Để tạo ra sự tương tác và giá trị lâu dài cho những người tham dự trước, trong và sau sự kiện, Pathable là một lựa chọn tuyệt vời. Tương tự như vậy CallHub cung cấp phần mềm trung tâm cuộc gọi và dịch vụ nhắn tin để tiếp cận đối tượng của bạn trực tiếp trên điện thoại của họ.
– Xác định đúng đối tượng tiếp cận trong truyền thông sự kiện.
Một kế hoạch truyền thông sự kiện thành công có thông tin chi tiết về đối tượng – không chỉ là tên của tổ chức và những người tham dự.
Bạn sẽ cần thông tin liên hệ của họ. Số điện thoại di động, địa chỉ liên hệ và địa chỉ email mới nhất (hoặc chính xác) đảm bảo bạn có thể liên hệ với họ đúng giờ.
Bạn cũng sẽ cần dữ liệu về cách khán giả của bạn đã tương tác với bạn trước đây để gửi cho họ nội dung được cá nhân hóa và nhắm mục tiêu.
Đây là nơi mà sự tích hợp giữa các công cụ khác nhau của bạn phát huy tác dụng. CRM của bạn có thể sẽ có dữ liệu hành vi về những khách hàng tiềm năng đã liên tục đến các sự kiện của bạn.
Phân tích tỷ lệ mở của nội dung email của bạn sẽ cho bạn biết những khách hàng tiềm năng nào quan tâm nhiều đến các email bạn gửi.
Nếu thông tin này chảy vào phần mềm trung tâm cuộc gọi của bạn, trước tiên bạn có thể nhắm mục tiêu các chiến dịch gọi điện (hoặc nhắn tin) đến những khách hàng tiềm năng quan tâm nhất.
Bạn cũng có thể định khung thông điệp sao cho phù hợp theo phân khúc đối tượng. Ví dụ. bạn có thể thừa nhận sự bảo trợ nhất quán của họ. Sau đó, bạn có thể tiếp tục nhắc lại chính xác lý do tại sao sự kiện này sẽ tăng thêm giá trị cho họ.
Đảm bảo rằng bạn có thông tin chất lượng mà bạn thực sự có thể sử dụng trước khi bắt đầu kế hoạch liên lạc của mình.
– Thực hiện đúng kế hoạch truyền thông sự kiện.
– Kế hoạch truyền thông sự kiện phải rõ ràng, chỉnh chu và hiệu quả. Bí quyết để xây dựng một kế hoạch truyền thông sự kiện thành công là hiểu được kế hoạch đó dành cho ai và tại sao nó lại cần thiết.
Một kế hoạch truyền thông sự kiện cũng dành cho các thành viên trong nhóm của bạn cũng như cho những người tham dự của bạn. Đối với các thành viên trong nhóm của bạn, đó là việc nhận được thông tin phù hợp vào đúng thời điểm để họ có thể lập kế hoạch tốt hơn. Đối với những người tham dự của bạn, giao tiếp phải giúp họ hiểu tầm quan trọng của việc tham dự sự kiện của bạn. Nó cũng nên khơi dậy sự nhiệt tình và hứng thú để họ tham gia.
– Truyền thông sự kiện phải đảm bảo cung cấp thông tin và quảng cáo
3. Các bước tiến hành truyền thông sự kiện:
Bước 1. Xác định mục tiêu của bạn và các bên liên quan đến sự kiện
Tại sao bạn lại lên kế hoạch cho sự kiện ngay từ đầu? Đó là để thu hút thêm khách hàng tiềm năng hay để tăng nhận thức về thương hiệu? Hay là để khai thác môi trường mạng và củng cố vị thế trong ngành của tổ chức bạn?
Câu trả lời cho những câu hỏi này sẽ giúp bạn xác định các bên liên quan đến sự kiện, những người phải tham gia vào quá trình lập kế hoạch.
Ví dụ: nếu ý định của bạn là tung ra một sản phẩm mới và thúc đẩy khách hàng của bạn trở thành những người ủng hộ sản phẩm đó, thì bạn có các bên liên quan sau:
– Bộ phận tiếp thị và sản phẩm, để điều phối các chi tiết và ngày của sự kiện.
– Các nhà cung cấp và nhà cung cấp sự kiện (phục vụ ăn uống, nghe nhìn, địa điểm, v.v., tùy thuộc vào nhu cầu của bạn).
– Các đối tác truyền thông tiềm năng.
– Các nhà đầu tư, trong trường hợp bạn muốn giới thiệu những thành tựu mới của mình.
– Khách hàng của bạn, theo các tiêu chí khác nhau để thiết lập lòng trung thành của họ.
– Những người có ảnh hưởng, những người sẽ quảng bá sự kiện của bạn.
Mỗi bên liên quan liên quan đến một loạt các hành động định hướng truyền thông cụ thể.
Hiểu rõ mục tiêu của bạn và những người tham gia vào toàn bộ quá trình lập kế hoạch và tổ chức sự kiện sẽ cho phép bạn phát triển các hành động giao tiếp khác nhau. Kết quả là, điều này sẽ giúp đạt được các mục tiêu và mục tiêu vi mô cụ thể của bạn.
Bước 2. Xác định thông điệp chính cho mỗi đối tượng mục tiêu và các kênh bạn cần bao quát
Tùy thuộc vào hồ sơ của các bên liên quan, bạn sẽ cần quyết định thông điệp nào bạn muốn truyền và kênh nào bạn phải hoạt động.
Ví dụ: để đảm bảo giao tiếp tích cực với khách hàng hiện tại của mình, bạn có thể quyết định sử dụng chiến dịch tiếp thị qua email.
Với các nhà đầu tư (tiềm năng), bạn có thể quyết định sử dụng một hình thức và kênh giao tiếp khác, chẳng hạn như chào hàng (lạnh lùng) và các cuộc họp.
Bước 3. Vạch ra các hoạt động mà nhóm của bạn sẽ phải thực hiện
Có một sự khác biệt lớn giữa chiến lược truyền thông và kế hoạch truyền thông.
Như Mynhardt van Pletsen đã chỉ ra, “Một chiến lược là về tư duy cấp cao; một kế hoạch là về việc thực hiện trên mặt đất. Phần lớn, một chiến lược truyền thông không nên được nhóm truyền thông soạn thảo một cách riêng lẻ mà nên có sự đóng góp chặt chẽ của lãnh đạo cấp cao nhất của một tổ chức. Mặt khác, các kế hoạch cụ thể cho các dự án truyền thông riêng biệt nên được giao cho các chuyên gia trong các lĩnh vực đó ”.
Ví dụ, nhóm tiếp thị có thể phát triển các hành động truyền thông liên quan đến việc quảng bá sự kiện. Trong khi đó, một số giám đốc điều hành có thể phát triển các hành động để thu hút các nhà đầu tư mới và khuyến khích họ ủng hộ hoặc tham dự sự kiện.
Tóm lại, mỗi thành viên của tổ chức hoặc công ty phải có vai trò và trách nhiệm rõ ràng trong việc hiện thực hóa và áp dụng chiến lược truyền thông.
Bước 4. Tập trung vào việc thay đổi hành vi
Đừng quên rằng mục tiêu chính của chiến lược truyền thông của bạn phải nhắm vào hành vi của các bên liên quan. Đó là lý do tại sao các hành động mà bạn hoặc nhóm của bạn thực hiện nên tập trung vào việc định hình những gì khán giả của bạn biết, cảm nhận và làm. Điều này ngụ ý sự hiểu biết sâu sắc về khán giả của bạn và những yếu tố kích hoạt có thể khiến họ thay đổi hành vi cụ thể.
Bước 5. Thiết lập KPI thành công của bạn
Để đạt được mức hiệu quả cao, bạn phải biết cách đánh giá kết quả của một chiến lược truyền thông. Các số liệu sẽ phụ thuộc vào mục tiêu và mục tiêu chính của bạn.
Nếu chúng ta đang nói về việc đạt được mục tiêu chính của sự kiện, (sử dụng ví dụ của chúng tôi) là biến khách hàng của bạn thành những người ủng hộ thương hiệu, thì các chỉ số hiệu suất sẽ liên quan đến số lượng người tham dự thực sự quyết định tham gia các chương trình giới thiệu của bạn hoặc tham gia các hoạt động xúc tiến.
Nếu bạn muốn đo lường tác động của chiến lược truyền thông của bạn đối với các nhà đầu tư (tiềm năng), bạn phải đánh giá các khoản tiền mới mà tổ chức công ty của bạn nhận được sau sự kiện này.
