Nhờ các công cụ công nghệ, toàn cầu hóa và tác động của COVID, các nhà truyền thông nội bộ phải đối mặt với rất nhiều thách thức mới. Thực hiện truyền thông nội bộ đúng cách có nghĩa là nhân viên vui vẻ, hiệu quả, năng suất đóng góp tích cực vào trải nghiệm của nhân viên. Vậy truyền thông nội bộ là gì? Truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp?
Mục lục bài viết
1. Truyền thông nội bộ là gì?
– Truyền thông nội bộ( Internal communications – IC) chia sẻ thông tin về công ty để nhân viên thực hiện tốt công việc của mình. Nó giữ cho mọi người được thông báo. Mục đích của truyền thông nội bộ là cung cấp luồng thông tin hiệu quả giữa các bộ phận của tổ chức và các đồng nghiệp . Điều này áp dụng cho cả chuỗi quản lý / nhân viên lên và xuống. Nó cũng hoạt động giữa các nhân viên đang tương tác với nhau trong công ty. Giao tiếp nội bộ vững chắc nuôi dưỡng văn hóa công ty và xây dựng sự gắn bó của nhân viên.
– Lịch sử: Các tổ chức lớn có lịch sử lâu đời trong việc thúc đẩy niềm tự hào và ý thức đoàn kết giữa các nhân viên của công ty, bằng chứng là các sản phẩm văn hóa của các nhà sản xuất xà phòng thời Victoria như Lever Brothers của Vương quốc Anh và Công ty Xà phòng Larkin ở Buffalo, New York . Truyền thông nội bộ về cơ bản là một kỷ luật quản lý, nhưng là một kỷ luật rời rạc về lý thuyết tổ chức, nó tương đối non trẻ. Phó giáo sư Đại học Stanford Alex Heron’s Sharing Thông tin với Nhân viên (1943) là một ngoại lệ trong số các văn bản chỉ tập trung vào các yếu tố liên quan. Trong suốt những năm 1970, chủ đề này đã thu hút nhiều sự chú ý hơn trong giới học thuật nhưng chỉ từ khoảng năm 2000, giao tiếp của nhân viên mới thực sự thu hút sự chú ý ở một mức độ đáng kể trong giới học giả.
– Các loại và kênh liên lạc nội bộ: Nhân khẩu học của lực lượng lao động liên tục thay đổi, điều này làm nổi bật nhu cầu về các kênh truyền thông khác nhau. Bất cứ nơi nào nhân viên làm việc và bất cứ điều gì họ làm, có một lợi thế cho cả giao tiếp nội bộ trong văn phòng và từ xa. Việc chia sẻ thông tin có thể bằng lời nói hoặc điện tử thông qua các hệ thống như mạng nội bộ của công ty. Vẻ đẹp của mạng nội bộ là nó hoạt động 24/7 và nhân viên có thể truy cập vào nó từ bất kỳ vị trí nào có kết nối internet.
2. Truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp là gì?
– Có một số lý do tại sao các tổ chức nên quan tâm đến truyền thông nội bộ. [6] Nhân viên là trái tim và linh hồn của một tổ chức, vì vậy điều quan trọng là phải quan tâm đến nhu cầu của họ. Lực lượng nhân viên gắn bó và tận tâm sẽ gia tăng và thúc đẩy kết quả kinh doanh. Sự tham gia của nhân viên khuyến khích hiệu suất của nhân viên cao hơn, dẫn đến doanh thu thấp hơn và mang lại lợi thế cạnh tranh.
– Ngay cả trong một nền kinh tế khó khăn, các công ty cần phải truyền cảm hứng và giữ chân những người có thành tích cao. Nghiên cứu được thực hiện ở Hoa Kỳ và Vương quốc Anh năm 2008 cho thấy “quy mô và tác động đối với doanh nghiệp” của ‘sự hiểu lầm của nhân viên’, được định nghĩa là “những hành động được thực hiện bởi nhân viên đã hiểu sai hoặc hiểu sai (hoặc thông tin sai hoặc thiếu tự tin vào sự hiểu biết của họ) chính sách của công ty, quy trình kinh doanh và / hoặc chức năng công việc “.
– Truyền thông nội bộ hiệu quả trong doanh nghiệp thường được các học viên hiểu là nhằm cải thiện sự tham gia của nhân viên (ví dụ, xem Báo cáo Macleod do chính phủ Vương quốc Anh tài trợ) [9] và do đó để tăng thêm giá trị đáng kể cho tổ chức về năng suất, giữ chân nhân viên hoặc vận động bên ngoài.
3. Nguồn thông tin liên lạc nội bộ chính:
Có 05 nguồn thông tin liên lạc nội bộ chính:
+ Ban quản lý – người phân phối thông tin như chiến lược, kết quả của công ty, thông tin nội bộ và bên ngoài, và các thông tin chung quan trọng khác.
+ Nhóm – giữa các đồng nghiệp làm việc cùng nhau để đạt được cùng một mục tiêu cuối cùng.
+ Mặt đối mặt – thông báo ngắn gọn cho các cá nhân về các nhiệm vụ và tình huống.
+ Peer – trò chuyện thân mật giữa các đồng nghiệp để chia sẻ thông tin.
+ Tài nguyên – mạng nội bộ, email, mạng xã hội, tin nhắn, cuộc gọi video, điện thoại.
– Mỗi loại này sử dụng một kênh cụ thể để đạt được mục tiêu giao tiếp nội bộ:
+ Bằng lời nói – truyền thông tin bằng cách truyền miệng.
+ Điện tử – cách hầu hết thông tin bằng văn bản được chia sẻ.
+ Giấy – một cách giao tiếp bằng cách sử dụng áp phích và đồ họa.
– Kế hoạch truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp:
– Kế hoạch truyền thông nội bộ đóng vai trò như một lộ trình thúc đẩy nhân viên hành động thông qua việc chia sẻ thông tin. Kế hoạch khuyến khích sự hợp tác nâng cao vì nó làm cho các mục tiêu rõ ràng. Chiến thuật là một phần của kế hoạch truyền thông nội bộ và cần chỉ ra các sáng kiến và hành động cụ thể cần thiết để đạt được các mục tiêu kinh doanh của bạn. Công nghệ hoặc phương pháp được sử dụng để cung cấp các chiến thuật này phải phù hợp với đối tượng mục tiêu, chẳng hạn như kết nối thông qua Slack để cập nhật về một dự án trong thời gian thực.
4. Lợi ích của truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp:
+ Gắn kết mọi người trong hoàn cảnh khó khăn lại với nhau: Trong thời kỳ khủng hoảng, truyền thông nội bộ là một công cụ có giá trị. Có thể giao tiếp nhanh chóng và dễ dàng với những người phù hợp trong tổ chức có thể giảm bớt căng thẳng và hoàn thành công việc. Một trong những lợi thế của truyền thông nội bộ trong khủng hoảng là nó có thể làm giảm bớt các tin đồn. Không có gì lan truyền nhanh hơn những câu chuyện phiếm trong văn phòng, và thông tin liên lạc chính xác từ cấp quản lý có thể ngăn chặn các tình huống tiêu cực. Điều này cũng có thể ảnh hưởng đến thông tin liên lạc bên ngoài, vì danh tiếng của một tổ chức có thể dễ dàng bị tổn hại bởi những tin đồn không đúng sự thật.+ Quảng bá thương hiệu: Giao tiếp tích cực với bên ngoài là chìa khóa để củng cố danh tiếng của tổ chức . Khi nhân viên nói về công ty và chia sẻ thông tin qua mạng xã hội, họ sẽ trở thành những người ủng hộ. Hình thức xây dựng thương hiệu này có thể tác động đến sự thành công của tổ chức và kết quả từ việc giao tiếp nội bộ rõ ràng, khuyến khích nhân viên chia sẻ thông tin.
