Trưởng phòng xuất nhập khẩu là người đứng đầu phòng xuất nhập khẩu trong một công ty kinh doanh dịch vụ xuất nhập khẩu hoặc công ty xuất nhập khẩu trực tiếp. Vậy trưởng phòng xuất nhập khẩu là gì? Trách nhiệm, quyền hạn?
Mục lục bài viết
1. Trưởng phòng xuất nhập khẩu là gì?
Trưởng phòng xuất nhập khẩu là người đứng đầu phòng xuất nhập khẩu trong một công ty kinh doanh dịch vụ xuất nhập khẩu hoặc công ty xuất nhập khẩu trực tiếp. Trưởng phòng xuất nhập khẩu là người được tuyển dụng với tiêu chí khắt khe, có mức lương cao và hoạt động dưới sự quản lý của giám đốc hoặc nhà quản trị cấp cao hơn.
Trưởng phòng xuất khẩu có vai trò quan trọng trong việc giám sát, điều phối, điều hành, phân chia công việc, đốc thúc nhân viên hoàn thành công việc đúng tiến độ và hiệu quả. Có thể nói, trưởng phòng là người “đầu tàu”, chịu trách nhiệm trước hiệu suất làm việc của nhân viên, phòng có hoạt động tốt hay không phụ thuộc rất nhiều vào sự “lãnh đạo” của trưởng phòng.
2. Trách nhiệm, quyền hạn của Trưởng phòng xuất nhập khẩu:
Khi nói về trách nhiệm, quyền hạn của trưởng phòng xuất nhập khẩu, thì không có một khuôn khổ nào để xác định, tùy thuộc vào sự phân bổ của các công ty mà việc trưởng phòng có những nhiệm vụ, quyền hạn nào là có tính linh hoạt, tuy nhiên, nhìn chung, trưởng phòng xuất nhập khẩu có các nhiệm vụ, quyền hạn sau:
– Quản lý và điều hành mọi hoạt động của phòng Xuất nhập khẩu trong phạm vi công việc phụ trách, bao gồm:
– Quản lý và điều hành mọi hoạt động của phòng Xuất nhập khẩu và chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc mọi vấn đề về chuyên môn nghiệp vụ.
– Xây dựng quy trình giao nhận và xuất, nhập hàng hóa;
– Xây dựng và triển khai kế hoạch công việc của Phòng, phân công công việc, đào tạo nhân viên, quản lý và giám sát công việc, đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên.
– Tiếp nhận, quản lý, kiểm tra và xử lý các hồ sơ chứng từ xuất nhập khẩu với các khách hàng, cơ quan hải quan và cơ quan quản lý liên quan.
– Theo dõi tiến độ hàng, lập kế hoạch giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đảm bảo cho sản xuất cũng như yêu cầu của khách hàng. Hoàn tất các thủ tục và hồ sơ chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa.
– Quản lý, giám sát, kiểm tra, lưu trữ và phối hợp với các bộ phận có liên quan để lập các loại hồ sơ chứng từ, sổ sách tài liệu theo quy định phục công tác thanh kiểm tra.
– Quản lý, lưu trữ hồ sơ XNK thực hiện các hoạt động giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng với khách hàng và nhà cung cấp…
– Thực hiện các thủ tục, giấy tờ XNK hàng hóa như: Hợp đồng mua bán, chứng từ vận chuyển, chứng từ XNK, thủ tục thanh toán, giao nhận hàng… tuân thủ các yêu cầu trong LC, của khách hàng, nhà cung cấp, đại lý vận chuyển, và Hải quan
– Tiếp nhận, kiểm tra, đối chiếu, hồ sơ hàng hóa nhập khẩu, xuất khẩu với số lượng thực tế tại cửa khẩu trong quá trình làm hồ sơ thông quan hàng hóa.
– Kiểm tra, thanh lý bảng cân đối thuế XNK
– Thực hiện các công việc khác có liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu và vận chuyển theo yêu cầu Ban Giám Đốc.
Vì là vị trí có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đặc biệt, do vậy, các yêu cầu về vị trí trưởng phòng xuất nhập khẩu là rất khắt khe, đặc biệt là về kinh nghiệm. Công ty TNHH PIC Việt Nam đưa ra yêu cầu đối với vị trí Trưởng phòng xuất nhập khẩu như sau:
– Tốt nghiệp Đại học trở lên, chuyên ngành Xuất nhập khẩu, kinh tế hoặc liên quan
– Kinh nghiệm: Có tối thiểu 10 năm kinh nghiệm quản lý trong lĩnh vực xuất nhập khẩu
– Tiếng Anh nghe, nói, đọc, viết thông thạo ưu tiên những ứng viên biết thêm Tiếng Hàn.
– Có kiến thức chuyên sâu về ngoại thương, quy trình, thủ tục xuất nhập khẩu, kinh nghiệm trong việc tìm kiếm nhà cung cấp, hỏi giá, soạn thảo hợp đồng ngoại thương…
– Khả năng giao tiếp, đàm phán tốt.
– Có khả năng lãnh đạo tốt, nhiệt tình trong công việc.
– Có kinh nghiệm quản lý, giải quyết các sự việc với cơ quan Hải quan, Các bộ ngành liên quan và các đối tác nước ngoài.
– Có kiến thức và sử dụng tốt các phần mềm Microsoft Office, Excel, Word, phần mềm khai báo hải quan, C.O, Internet, email.
– Trung thực, tỉ mỉ, nhiệt tình, có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc.
– Chịu được áp lực công việc và gắn bó lâu dài.
– Ưu tiên các ứng viên đã làm việc cho các Công ty sản xuất liên quan đến ngành dệt, nhựa.
Với khối lượng công việc, yêu cầu công việc cao, mức lương của một trưởng phòng xuất nhập khẩu dao động từ 15 đến 23 triệu động một tháng.
3. Kỹ năng để trở thành trưởng phòng xuất sắc:
– Hiểu biết về chính sách và ngân sách:
Bất kỳ ai trong kinh doanh đều phải hiểu biết về tài chính vì đó là chìa khóa thành công về tài chính, và điều này cũng đúng đối với trưởng phòng xuất / nhập khẩu. Trong số các tài khoản khác, trưởng phòng xuất / nhập khẩu phải có khả năng hiểu hệ thống kế toán và đóng góp vào quá trình lập ngân sách.
Chất lượng ngân sách là kế hoạch chi tiêu giúp doanh nghiệp thiết lập các mục tiêu và ưu tiên cho năm tài chính. Một số trách nhiệm của trưởng phòng xuất / nhập khẩu bao gồm chỉnh sửa báo cáo chi tiêu, giúp xác định ngân sách và đảm bảo rằng nhóm tuân thủ ngân sách đã được phê duyệt.
Đặc biệt tài chính kỹ năng có giá trị đối với trưởng phòng xuất / nhập khẩu làm việc với các doanh nghiệp nhỏ vì các tổ chức như vậy thường hoạt động với ngân sách nhỏ và bất kỳ sai lệch nào so với sách ngân sách được phê duyệt và có thể gây thiệt hại cho doanh nghiệp.
– Hiểu biết về công nghệ:
Ngoại trừ khi bạn sống dưới một nền tảng đá trong hai thập kỷ, bạn sẽ sử dụng cơ bản công nghệ như máy tính xách tay và máy tính để bàn, điện thoại thông minh, nền tảng đám mây và các ứng dụng dựa trên web . Ngoài ra, công nghệ đã giúp các doanh nghiệp nhỏ tận dụng vốn hiệu quả, cải thiện dịch vụ của khách hàng, giảm thiểu chi phí bằng cách tự động hóa các công việc thường ngày, lấy tài liệu trực tuyến và tiếp cận thị trường toàn diện cầu. Nó đã giúp các tổ chức này trở thành hiệu quả và cạnh tranh hơn.
Khi những đoạn làm đại dịch Covid-19 cung cấp các doanh nghiệp trên toàn thế giới phải nhận công nghệ hoặc tăng tốc độ chuyển đổi kỹ thuật số để tồn tại, quan trọng hơn hết là các doanh nghiệp vừa và nhỏ phải biết cách tận dụng công nghệ để duy trì phù hợp và cạnh tranh nhanh chóng thay đổi thế giới.
– Hiểu biết về các yêu cầu tuân theo thủ tục thương mại quốc tế:
Các quy tắc phức tạp chi phối việc xuất nhập khẩu hàng hóa giữa các quốc gia. Tuân thủ thương mại là quá trình hiểu và tuân thủ luật và quy định xuất nhập khẩu của một quốc gia và bất kỳ hiệp định thương mại nào mà quốc gia đó đã ký kết.
Trong hầu hết các tổ chức, tuân thủ thương mại là trách nhiệm của trưởng phòng xuất / nhập khẩu. Trưởng phòng này cần phải đảm bảo rằng họ và các nhân viên khác của tổ chức quen thuộc với các luật và quy định về xuất nhập khẩu được cập nhật của đất nước. Nếu không làm như vậy có thể dẫn đến việc kiểm tra, phạt và kiểm tra các lô hàng ở biên giới, tất cả những điều này có thể gây tốn kém theo nhiều cách. Ví dụ: khi các lô hàng bị giữ lại tại các cảng để kiểm tra vì các vấn đề về tài liệu hoặc nghi ngờ vi phạm luật tuân thủ thương mại, bên cạnh nguy cơ bị phạt, những việc giữ lại này có thể làm hỏng mối quan hệ của bạn với khách hàng, ảnh hưởng đến công việc kinh doanh của bạn về lâu dài. .
Để đưa ra một ví dụ, Quốc gia A có thể quyết định không muốn xuất khẩu thiết bị quốc phòng sang Quốc gia Z. Khi các công ty ở Quốc gia A sản xuất thiết bị này tiếp tục và bán cho Quốc gia Z vì họ không nhận thức được những hạn chế này, họ có thể bị phạt nặng.
– Kỹ năng phân tích:
Các doanh nghiệp tạo ra dữ liệu mỗi ngày cũng như toàn bộ các ngành. Phân tích tất cả dữ liệu này có thể cung cấp cho các doanh nghiệp những hiểu biết sâu sắc về hành vi của khách hàng cũng như nhu cầu của thị trường trong nước và quốc tế, cho phép họ đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt hơn.
Phân tích dữ liệu có ba thành phần chính: thu thập dữ liệu, phân tích dữ liệu và thu thập thông tin chi tiết từ dữ liệu.
Ví dụ: các nhà quản lý xuất / nhập khẩu có thể thu thập và phân tích dữ liệu khách hàng hiện tại, chẳng hạn như số liệu thống kê bán hàng để dự đoán nhu cầu của họ – cung cấp cho họ chính xác những gì họ đang tìm kiếm khi họ muốn – tăng doanh số bán hàng trong quá trình này.
Tương tự, phân tích dữ liệu thương mại có thể cung cấp cho các doanh nghiệp những hiểu biết sâu sắc về nhu cầu và cung cấp hàng hóa và dịch vụ trên toàn thế giới cũng như chuyển động của chúng. Những hiểu biết này có thể hướng dẫn các quyết định liên quan đến sản xuất, thu mua nguyên liệu thô từ chuỗi cung ứng toàn cầu. Nó cũng có thể giúp các doanh nghiệp quyết định thị trường nào để nhắm mục tiêu hoặc thậm chí cách thức mà họ có thể cải thiện sản phẩm.
