Trên thực tế như chúng ta thấy thì một trung tâm kiểm soát đóng vai trò rất quan trọng, nó được hiểu như một bộ phận do nhà quản trị chịu trách nhiệm kiểm soát các hoạt động cụ thể để thực hiện tốt nhất các hoạt động của doanh nghiệp. Vậy trung tâm kiểm soát là gì? Các yêu cầu về thiết kế trung tâm kiểm soát?
Mục lục bài viết
1. Trung tâm kiểm soát là gì?
Chắc hẳn đối với mỗi một hoạt động sản xuất trong doanh nghiệp thì chúng ta nghe rất nhiều về hoạt động kiểm soát vì đây là một chuỗi những quy trình nghiệp vụ đan xen nhau một cách hệ thống và ở bất kỳ ở khâu nào trong chu trình nghiệp vụ cũng cần phải kiểm soát nhằm đảm bảo cho doanh nghiệp thực hiện được các mục tiêu đề ra. Theo đó đối với các hoạt động sản xuất kinh doanh càng phát triển thì việc hình thành đúng các điểm kiểm soát càng chiếm vị trí quan trọng trong quá trình quản lý và điều hành kinh doanh, bởi vì thông qua các điểm kiểm soát nhà quản lý có thể đánh giá và chấn chỉnh hoạt động của từng bộ phận nhằm đảm bảo cho doanh nghiệp thực hiện được các mục tiêu đề ra với hiệu suất cao nhất.
Trung tâm kiểm soát – danh từ, trong tiếng Anh được dùng bởi cụm từ Control Center.
Khi chúng ta nhắc tới trung tâm kiểm soát (hay còn gọi điểm kiểm soát) đây được hiểu là một bộ phận doanh nghiệp được giới hạn theo các tiêu thức xác định nhằm thực hiện hoạt động kiểm soát với kết quả và hiệu quả cao. Đầu tiên ta thấy nếu cả doanh nghiệp là một trung tâm kiểm soát và mỗi trung tâm kiểm soát là một đơn vị bộ phận của doanh nghiệp mà ở đó những nhiệm vụ nhất định của quá trình sản xuất – kinh doanh được thực hiện
2. Các yêu cầu về thiết kế trung tâm kiểm soát:
Nếu mỗi một doanh nghiệp tiến hành các hoạt động, cần nghiên cứu thiết kế các trung tâm kiểm soát. Theo đó nên nếu các doanh nghiệp đang hoạt động nhưng phát hiện ra hoạt động kiểm soát có vấn đề, cần tìm hiểu nguyên nhân để xử lý các vấn đề phát sinh trong nhiều trường hợp nguyên nhân do cách thức tổ chức các trung tâm kiểm soát không phù hợp thì cần nghiên cứu để đổi mới, hoàn thiện hay tổ chức lại các trung tâm kiểm soát đó.
Đảm bảo thực hiện đầy đủ các chức năng kiểm soát
Theo các thông tin như trên ta thấy để đề cập đến các chức năng kiểm soát của mọi doanh nghiệp. Bên cạnh đó thì do tính tự chủ của hoạt động kiểm soát, do đặc điểm, nhân tố tác động đến hoạt động kiểm soát ở các doanh nghiệp khác nhau là không giống nhau nên mỗi doanh nghiệp có thể xác định nhiệm vụ cụ thể cho hoạt động kiểm soát ở doanh nghiệp mình. Càng trao cho hoạt động kiểm soát nhiều nhiệm vụ bao nhiêu thì việc xác định các trung tâm kiểm soát càng phải chi tiết bấy nhiêu. Hình thành các trung tâm kiểm soát là điều kiện không thể thiếu để đảm bảo hoàn thành được các chức năng, nhiệm vụ kiểm soát.
Một doanh nghiệp khi cân nhắc, phải tính đến việc phải thiết kế hệ thống các trung tâm kiểm soát như thế nào để các chức năng, nhiệm vụ kiểm soát được thực hiện. Để đánh giá được tính rủi ro có thể xuất hiện ở từng bộ phận, phải nghĩ đến việc hình thành các trung tâm kiểm soát đến tận từng nơi làm việc sản xuất và nơi làm việc quản trị.
Mặt khác, muốn thực hiện được các chức năng phối hợp và chức năng phối hợp và chức năng dịch vụ của kiểm soát thì việc rất quan trọng là phải đánh giá được chính xác mức độ hoạt động của từng bộ phận để so sánh mức độ thực hiện với mục tiêu, về mức độ hoạt động giữa các bộ phận trong doanh nghiệp trong mối quan hệ với những thay đổi bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.
Phải gắn trung tâm kiểm soát với chế độ trách nhiệm cá nhân của người phụ trách
Để kiểm soát cung cấp tài liệu tin cậy xác định chế độ trách nhiệm cá nhân thì ngay từ khâu thiết kế phải tuân thủ nguyên tắc gắn trung tâm kiểm soát với chế độ trách nhiệm cá nhân của người phụ trách. Đáp ứng yêu cầu này, tốt nhất là phải chú ý đến sự phù hợp giữa hệ thống các trung tâm kiểm soát với cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.
Đảm bảo ranh giới rõ ràng giữa các trung tâm kiểm soát
Yêu cầu đáp ứng khi hình thành trung tâm kiểm soát là ranh giới giữa các trung tâm kiểm soát phải rõ ràng. Chỉ trên cơ sở rõ ràng thì việc xác định tốt/xấu, tiết kiệm/lãng phí, có/không hiệu quả mới được đánh giá chính xác và gắn với một bộ phận hay cá nhân cụ thể.
3. Vai trò của người phụ trách trung tâm kiểm soát:
Tính hiệu quả đòi hỏi phải hình thành hệ thống các trung tâm kiểm soát riêng sao cho hoạt động kiểm soát diễn ra với kết quả cao nhưng chi phí kinh doanh phát sinh thấp nhất có thể.
Vì gắn với chế độ trách nhiêm cá nhân, mỗi cá nhân phụ trách trung tâm kiểm soát phải chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của trung tâm kiểm soát đó nên việc hình thành các trung tâm kiểm soát phải gắn với khả năng bao quát của anh ta.
Nếu không đáp ứng được yêu cầu này, việc qui trách nhiệm cho cá nhân người phụ trách sẽ không mang tính thuyết phục, việc thưởng phạt sẽ không công minh và do đó không có ý nghĩa.
Để đáp ứng yêu cầu này trong tổ chức bộ máy quản trị và tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh phải tính toán sao cho cá nhân người phụ trách một bộ phận hoặc một nơi làm việc cụ thể phải bao quát được toàn bộ nhiệm vụ của anh ta:
+ Mỗi nhân viên hay công nhân phải bao quát được toàn bộ công việc do anh ta đảm nhiệm.
+ Người phụ trách một bộ phận nào đó phải bao quát được việc thực hiện nhiệm vụ của mọi nhân viên dưới quyền.
4. Vai trò của thiết kế trung tâm kiểm soát:
Việc thiết kế trung tâm kiểm soát phù hợp sẽ đóng vai trò quan trọng và qua đó có thể giúp cho doanh nghiệp đạt được mục tiêu của mình. Cụ thể:
+ Tiếp cận tốt hơn với thông tin cơ sở. Các nhà quản trị trung tâm sẽ tiếp cận tốt hơn đối với thông tin từ cơ sở. Do đó, chất lượng ra quyết định có thể được cải thiện bởi vì những quyết định này được thực hiện bởi những người quản l ý gần với điểm ra quyết định nhất. Điều này có ý nghĩa đặc biệt đối với các công ty đa quốc gia, nơi các bộ phận hoạt động ở các quốc gia khác nhau, tuân thủ các quy định và pháp lý khác nhau.
+ Tăng tính cạnh tranh. Sự phân chia thành nhiều trung tâm kiểm soát cho phép doanh nghiệp xác định đóng góp của từng bộ phận, thông qua việc đánh giá hoạt động của từng loại trung tâm. Điều này làm cho từng bộ phận phải đối mặt với các
áp lực cạnh tranh.
+ Tốc độ các quyết định thi hành được cải thiện. Nếu quyết định là nhà quản trị cấp cao thực hiện, sẽ cần có thời gian để truyền thông tin từ cơ sở đến trụ sở chính và theo chiều ngược lại, từ trụ sở chính đến các cơ sở. Sự truyền thông tin theo hai hướng có thể gây ra sự trì hoãn và giảm đáp ứng nhu cầu đối với khách hàng. Với việc thiết kế các trung tâm kiểm soát, việc khó khăn này có thể được loại trừ.
+ Cung cấp nền tảng đào tạo tốt cho nhà quản trị cấp trung. Nhà quản trị tại các trung tâm vừa ra quyết định, lại vừa thực hiện quyết định. Điều này, cung cấp một nền tảng đào tạo tốt cho quản lý chung. Những nhà quản trị trung tâm sẽ có kinh nghiệm trong việc quản lý tất cả các lĩnh vực, thông qua đó các nhà quản trị cấp cao sẽ có cơ hội đánh giá tiềm năng của họ cho công việc cao hơn.
+ Giảm nhẹ công việc cho các nhà quản trị cấp cao. Khi phân quyền việc ra quyết định hoạt động, việc quản lý của nhà quản trị cấp cao sẽ được giảm nhẹ khỏi việc ra quyết định hàng ngày, lúc này họ có thể tập trung vào các vấn đề lớn hơn. Nhà quản trị cấp cao sẽ tập trung hơn vào việc lập kế hoạch chiến lược, ra quyết định chiến lược cũng như phối hợp giữa các bộ phận khác nhau để nhằm đạt được mục tiêu đề ra.
