Trung tâm kiểm soát – cơ cấu tổ chức là gì? Nhiệm vụ và quyền hạn?

1. Trung tâm kiểm soát – cơ cấu tổ chức là gì?

1.1. Trung tâm kiểm soát:

Trung tâm kiểm soát – danh từ, trong tiếng Anh được dùng bởi cụm từ Control Center.

Chắc hẳn cũng ta đã nghe rất nhiều về thuật ngữ trung tâm kiểm soát (hay còn gọi điểm kiểm soát) đây là một bộ phận doanh nghiệp được giới hạn theo các tiêu thức xác định nhằm thực hiện hoạt động kiểm soát với kết quả và hiệu quả cao. Trước hết cả doanh nghiệp là một trung tâm kiểm soát và mỗi trung tâm kiểm soát là một đơn vị bộ phận của doanh nghiệp mà ở đó những nhiệm vụ nhất định của quá trình sản xuất – kinh doanh được thực hiện.

1.2. Các yêu cầu về thiết kế trung tâm kiểm soát:

Đảm bảo thực hiện đầy đủ các chức năng kiểm soát

Một doanh nghiệp khi cân nhắc, phải tính đến việc phải thiết kế hệ thống các trung tâm kiểm soát như thế nào để các chức năng, nhiệm vụ kiểm soát được thực hiện. Để đánh giá được tính rủi ro có thể xuất hiện ở từng bộ phận, phải nghĩ đến việc hình thành các trung tâm kiểm soát đến tận từng nơi làm việc sản xuất và nơi làm việc quản trị.

Mặt khác, muốn thực hiện được các chức năng phối hợp và chức năng phối hợp và chức năng dịch vụ của kiểm soát thì việc rất quan trọng là phải đánh giá được chính xác mức độ hoạt động của từng bộ phận để so sánh mức độ thực hiện với mục tiêu, về mức độ hoạt động giữa các bộ phận trong doanh nghiệp trong mối quan hệ với những thay đổi bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.

Phải gắn trung tâm kiểm soát với chế độ trách nhiệm cá nhân của người phụ trách

Để kiểm soát cung cấp tài liệu tin cậy xác định chế độ trách nhiệm cá nhân thì ngay từ khâu thiết kế phải tuân thủ nguyên tắc gắn trung tâm kiểm soát với chế độ trách nhiệm cá nhân của người phụ trách. Đáp ứng yêu cầu này, tốt nhất là phải chú ý đến sự phù hợp giữa hệ thống các trung tâm kiểm soát với cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.

Đảm bảo ranh giới rõ ràng giữa các trung tâm kiểm soát 

Yêu cầu đáp ứng khi hình thành trung tâm kiểm soát là ranh giới giữa các trung tâm kiểm soát phải rõ ràng. Chỉ trên cơ sở rõ ràng thì việc xác định tốt/xấu, tiết kiệm/lãng phí, có/không hiệu quả mới được đánh giá chính xác và gắn với một bộ phận hay cá nhân cụ thể.

Gắn tính hiệu quả và khả năng bao quát của người phụ trách trung tâm kiểm soát

Tính hiệu quả đòi hỏi phải hình thành hệ thống các trung tâm kiểm soát riêng sao cho hoạt động kiểm soát diễn ra với kết quả cao nhưng chi phí kinh doanh phát sinh thấp nhất có thể.

Vì gắn với chế độ trách nhiệm cá nhân, mỗi cá nhân phụ trách trung tâm kiểm soát phải chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của trung tâm kiểm soát đó nên việc hình thành các trung tâm kiểm soát phải gắn với khả năng bao quát của anh ta.

Nếu không đáp ứng được yêu cầu này, việc qui trách nhiệm cho cá nhân người phụ trách sẽ không mang tính thuyết phục, việc thưởng phạt sẽ không công minh và do đó không có ý nghĩa. (Theo Giáo trình Kiểm soát, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân)

1.3. Cơ cấu tổ chức:

Tổ chức là:

Tổ chức được định nghĩa là một tập hợp gồm hai hay nhiều người cùng hoạt động trong những hình thái cơ cấu nhất định nhằm đạt được những mục tiêu chung nhất định nào đó.

Cơ cấu tổ chức:

Cơ cấu tổ chức được định nghĩa là một sơ đồ trực quan của một công ty được dùng để xác định vai trò, quyền hạn và trách nhiệm được phân công, sắp xếp theo từng cấp khác nhau và phối hợp hiệu quả để thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp.

Một cơ cấu tổ chức sẽ tùy thuộc vào mục tiêu và chiến lược của tổ chức đó. Trong một cơ cấu tập trung quyền hành, tầng lớp quản lý cấp cao có hầu hết quyền lực về việc ra quyết định và kiểm soát chặt chẽ các phòng ban và bộ phận. Còn trong một cơ cấu phân quyền, quyền quyết định được phân bổ cho từng bộ phận theo từng mức độ khác nhau.Cơ cấu tổ chức là gì?

Cơ cấu tổ chức đề cập đến hệ thống phân cấp của không chỉ doanh nghiệp mà còn của bất kỳ tổ chức nào như tổ chức từ thiện, cơ quan chính phủ, cơ quan hoặc cơ sở giáo dục, được phát triển để thiết lập cách một tổ chức hoạt động và giúp tổ chức đạt được các mục tiêu và các mục tiêu.

Cơ cấu tổ chức bị ảnh hưởng bởi các yếu tố:

Sự tăng trưởng của công ty

Một yếu tố chính tác động đến cơ cấu tổ chức là sự tăng trưởng của công ty. Khi một công ty phát triển, sự tác động lên cấu trúc của tổ chức là rất đáng kể. Điều này đặc biệt đúng khi một công ty bắt đầu mở rộng sang các khu vực địa lý khác và cấu trúc của tổ chức được trải rộng ra.

Nhu cầu của khách hàng

Các dịch vụ khách hàng rất quan trọng trong kinh doanh, vì vậy nhiều công ty đã tạo ra nhiều bộ phận dành riêng cho dịch vụ và giữ chân khách hàng. Nếu một khách hàng nào đó trao một hợp đồng lớn cho doanh nghiệp, họ có thể cần sắp xếp lại một số bộ phận trong tổ chức của mình để phù hợp với hợp đồng. Khi nhu cầu của khách hàng thay đổi, cơ cấu tổ chức của công ty cũng có thể thay đổi.

Công nghệ – kỹ thuật

Trang “The Reference for Business” chỉ ra khi mạng máy tính trở nên phổ biến, mọi người cũng làm việc nhóm dễ dàng hơn. Mọi người không cần phải ở trong cùng một phòng hoặc thậm chí là cùng một tòa nhà để có thể làm việc hiệu quả. Công nghệ có thể tạo các vị trí cần thiết trong công ty và nó có thể loại bỏ các vị trí không cần thiết.

2. Trung tâm kiểm soát – cơ cấu tổ chức là gì?

Trung tâm kiểm soát – cơ cấu tổ chức – danh từ, trong tiếng Anh gọi là Control Center – Institutional Framework.

Trung tâm kiểm soát – cơ cấu tổ chức là một loại trung tâm kiểm soát trong doanh nghiệp, theo đó doanh nghiệp hình thành các trung tâm kiểm soát theo cơ cấu tổ chức của nó. Về nguyên tắc, trung tâm kiểm soát – cơ cấu tổ chức gắn với trách nhiệm cá nhân người đứng đầu một bộ phận hoặc người phụ trách nơi làm việc.

Mỗi trung tâm kiểm soát là một bộ phận trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp nói chung và cơ cấu sản xuất và bộ máy quản trị của doanh nghiệp nói riêng.

3. Nhiệm vụ và quyền hạn của trung tâm kiểm soát – cơ cấu tổ chức:

Trung tâm kiểm soát – cơ cấu tổ chức theo mô hình truyền thống

– Mỗi xí nghiệp thành viên có một trung tâm kiểm soát

– Mỗi xí nghiệp thành viên sẽ hình thành mỗi xưởng một trung tâm kiểm soát

– Trong mỗi xưởng sẽ hình thành mỗi phân xưởng một trung tâm kiểm soát

– Trong mỗi phân xưởng sẽ hình thành mỗi ngành một trung tâm kiểm soát

– Trong mỗi ngành sẽ hình thành mỗi đội một trung tâm kiểm soát

– Ở mỗi đội sẽ hình thành mỗi nơi làm việc một trung tâm kiểm soát.

Về trung tâm kiểm soát quản trị:

– Mỗi phòng chức năng một trung tâm kiểm soát

– Trong một phòng chức năng sẽ hình thành mỗi bộ phận một trung tâm kiểm soát

– Trong mỗi bộ phận sẽ hình thành mỗi nơi làm việc – quản trị một trung tâm kiểm soát.

Theo cách hình thành này doanh nghiệp sẽ hình thành trung tâm kiểm soát cơ sở, nhỏ bé nhất là trung tâm kiểm soát – nơi làm việc: nếu tổ chức theo mô hình truyền thống sẽ có trung tâm kiểm soát – nơi làm việc sản xuất và trung tâm kiểm soát – nơi làm việc quản trị.

Nếu tổ chức theo mô hình quản trị theo quá trình sẽ hình thành mỗi quá trình một trung tâm kiểm soát và trung tâm kiểm soát nhỏ bé nhất là trung tâm kiểm soát – nơi làm việc. Ngoài ra có thể sản xuất hoặc quản trị hoặc vừa sản xuất, vừa quản trị nhưng cùng nằm trong trung tâm kiểm soát – quá trình hoạt động.