Trợ lý Giám đốc là gì? Nhiệm vụ, chức năng, vai trò của Trợ lý?

1. Trợ lý Giám đốc là gì?

Trợ lý giám đốc là thư lý cấp cao. Với ý nghĩa trong trợ giúp thực hiện công việc trong chức năng, nghiệp vụ. Là người hỗ trợ sắp xếp, đảm bảo các công việc thường ngày của giám đốc được diễn ra suôn sẻ và hiệu quả nhất. Cũng như hướng đến các lịch trong thời gian nhất định. Để hướng đến các hoạt động gắn với tiến độ, định hướng kinh doanh, sản xuất hay hoạt động của cơ quan.

Trợ lý giám đốc phải biết sắp xếp công việc khoa học. Dựa trên các hoạt động công việc cần tổ chức thực hiện. Giúp giám đốc xử lý công việc nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm thời gian nhất. Khi đó, công việc được chủ thể này thực hiện đảm nhận. Và Giám đốc có thể tin tưởng với lịch trình và sự sắp xếp đảm bảo chất lượng.

Để làm ở vị trí trợ lý giám đốc giỏi, cần thiết với đào tạo nghiệp vụ. Với các yêu cầu trong chuyên môn, kinh nghiệm và các bằng cấp liên quan. Bạn cần tích lũy kiến thức nghề nghiệp, kinh nghiệm, kỹ năng trong ngành. Cũng như gắn với thực tế công việc trong lĩnh vực.

Bên cạnh đó, cũng được tiến hành như với người đại diện giải quyết các tình huống phát sinh. Đảm bảo ở vị trí công việc này bạn phải luôn chủ động, chu toàn nhất là khi giám đốc đi vắng mặt. Hoặc không cần sự có mặt tham gia của giám đốc.

Trợ lý giám đốc tiếng Anh là Assistant Manager.

2. Nhiệm vụ của Trợ lý:

Trợ lý thường được biết đến là công việc nhẹ nhàng, đơn giản. Với các công việc sắp xếp liên quan đến lịch trình. Đó là cách nhìn nhận với các tiếp xúc bề ngoài. Như xử lý sổ sách, lên lịch, giải quyết các hoạt động trong tổ chức, phân bổ thời gian. Sắp xếp cuộc hẹn, cuộc họp cho Giám đốc. Và đảm bảo các giấy tờ, thông tin cần thiết phục vụ cho mỗi hoạt động.

Tuy nhiên trên thực tế, các đòi hỏi công việc lại thực sự khó khăn. Và chỉ nhìn nhẹ nhàng đối với những người biết tổ chức sắp xếp công việc của mình một cách khoa học. Ngày nay, các đòi hỏi càng cao trong khả năng nghề nghiệp. Nghề này yêu cầu tính chất khó hơn nhiều. Bắt buộc Trợ lý phải nắm bắt được tốc độ phát triển của xã hội đối với vị trí này. Mang đến các ý nghĩa công việc hiệu quả trong năng lực. Đáp ứng được những tiêu chuẩn nhất định.

Cụ thể nhiệm vụ trong một số hoạt động:

– Thực hiện công việc hỗ trợ CEO. Là chức năng chính gắn với các công việc của tổ chức. Giám sát, quản lý theo yêu cầu của Giám đốc. Cũng như tổng hợp và báo cáo tình hình, thông tin liên quan. Là người tiếp nhận và xử lý các thông tin cần thiết.

– Ghi nhận, triển khai các chỉ đạo từ cấp trên. Thực hiện chức năng trợ lý. Hỗ trợ và đảm bảo các yếu tố công việc phụ. Để giám đốc có thể tiến hành hiệu quả vai trò điều hành, triển khai hoạt động trong doanh nghiệp.

– Xác định mục tiêu cụ thể, tính toán với nghiệp vụ. Xử lý các tài liệu trong khả năng để trình lên giám đốc. Lập kế hoạch hoạt động cho phòng ban, và giám sát, báo cáo lại. Hỗ trợ Giám đốc điều hành CEO để điều phối, giám sát hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp.

– Lập báo cáo theo định kỳ cho Giám đốc/phòng ban khác. Với công việc liên quan trong số liệu và thông tin nắm giữ. Tiến hành các công tác giải quyết và truyền tải nguồn thông tin.

–  Một số công việc theo yêu cầu: Theo dõi tiến độ thực hiện mục tiêu công việc của công ty. Các công tác liên quan đến nhân sự. Thực hiện với nhân sự hoạt động trong cùng chức năng. Hỗ trợ lập ngân sách và giám sát nguồn ngân sách này. Báo cáo và mang đến thông tin đầy đủ với các khía cạnh hoạt động của doanh nghiệp. Để có được dữ liệu khi giám đốc cần và giải quyết công việc.

– Thay mặt Giám đốc đưa ra các quyết định khi cần thiết. Gắn với các quyền lợi và trách nhiệm nghề nghiệp đảm bảo trên thực tế. Giám sát tiến độ công việc trong phạm vi quyền hạn để báo cáo lại.

3. Chức năng của trợ lý giám đốc:

Gắn với các tính chất công việc ở lĩnh vực khác nhau:

Tùy vào lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp. Với các nhóm công việc và tính chất tiếp xúc, giải quyết. Cũng như chuyên môn của Giám đốc trên thực tế. Để xác định cho chức năng cần đảm bảo thực hiện, hỗ trợ công việc. Chức năng của trợ lý trong từng hoạt động công việc có thể thay đổi.

Từ việc quản lý việc hành chính đơn giản. Sắp xếp, giải quyết các thông tin, dữ liệu. Đến điều phối, phân bổ, tổ chức công việc cho đối tượng trợ lý. Và chuyên sâu đối với các công tác quyết định, thực hiện đánh giá công việc khác. Nhưng nhìn chung đều có chức năng hỗ trợ công việc hàng của Giám đốc. Đảm bảo trong tính chất gắn với thuận lợi cho công việc được giám đốc thực hiện. Và từ đó, các hỗ trợ, trợ giúp mang lại ý nghĩa.

Tiếp nhận, giải quyết công việc trong hoạt động của Giám đốc:

Trợ lý giám đốc còn phải xử lý các nguồn thông tìn thành dữ liệu. Qua đó mang đến tài liệu, cơ sở để cung cấp đầy đủ thông tin cho Giám đốc. Hướng đến các đánh giá, phân tích ý nghĩa hoạt động công việc. Bao gồm:

– Hoạt động tổ chức thực hiện ở các phòng ban. Trong công tác giám sát, quản lý cần thiết trong tổ chức thực hiện chính sách, kế hoạch.

– Nghiên cứu khách hàng, tìm hiểu đối tác. Là người liên hệ, đảm bảo trong kết nối với các chủ thể khác. Trong ý nghĩa tiếp cận và đảm bảo hiệu quả của công việc chung. Cũng như thay mặt giám đốc trong công việc thông tin, liên lạc.

– Lập báo cáo để giúp giám đốc hiểu rõ tình hình hoạt động của công ty. Phản ánh với các kết quả được xử lý. Cũng như sự khoa học trong trình bày. Báo cáo mang đến ý nghĩa phản ánh tình hình hoạt động. Các công tác kết luận, đánh giá trong từng hoạt động công việc.

Quản lý uy tín và danh tiếng của Giám đốc điều hành CEO. Gắn với các công việc đảm nhận về hình ảnh và đại diện liên hệ. Do đó mà phải xử lý đối với các thông tin phản ánh liên quan. Một Trợ lý giỏi là phải biết khắc phục điểm yếu trong công tác của CEO để giúp họ cải thiện được vấn đề.

Lập kế hoạch,

Trợ lý sử dụng chuyên môn để giúp việc cho giám đốc. Với nghiệp vụ ở nhiều khía cạnh giải quyết công việc khác nhau. Tham mưu, tư vấn cho cấp trên đưa ra những kế hoạch, chiến lược đúng đắn.

Chức năng tổ chức là điều có thể thấy rõ của người đảm nhận vai trò Trợ lý. Giúp Giám đốc sắp xếp hiệu quả thời gian, không gian, tạo lịch làm việc khoa học, chuyên nghiệp. Khác với thư ký chỉ giới hạn với nhóm công việc nhất định.

Phối hợp với các phòng ban trong đảm bảo ý nghĩa công việc chung:

Phối hợp với các phòng ban khác, đồng nghiệp trong nhóm. Gắn kết các nhóm thực hiện từng phần rời rạc của công việc. Để có sự kết nối và mang đến hiệu quả chung. Để thực hiện tốt mục tiêu đề ra, cấp trên giao phó. Hướng đến các điều chỉnh hay lựa chọn cách thức tác động hiệu quả.

Được ủy quyền từ Giám đốc với một số nhóm công việc nhất định. Trợ lý cũng có khả năng chỉ huy, lãnh đạo trong trường hợp cần thiết. Với ý nghĩa đại diện ở một số hoạt động với các chủ thể có nhu cầu liên lạc, phỏng vấn. Thay mặt Giám đốc cho ra một số quyết định phù hợp. Đảm bảo với ý nghĩa trong chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn.

Chức năng kiểm soát, thay mặt sếp. Tiến hành theo dõi, giám sát công việc để đạt được chất lượng cao nhất.

4. Vai trò của Trợ lý:

Là vị trí  thuộc bộ phận Quản lý nhân sự hành chính. Trong tiến hành giải quyết các nhóm công việc về hồ sơ, giấy tờ và các hoạt động công việc thực tế. Đây cũng là một nhân sự cấp cao trong bộ máy tổ chức. Gắn với phối hợp, đảm bảo hiệu quả trong thực hiện nhóm công việc điều hành tổ chức của giám đốc.

Bao quát toàn bộ công việc của đơn vị. Từ hành chính nhân sự, đến giám sát, phối hợp. Có thể nói họ đóng góp ý nghĩa và vai trò lớn để Giám đốc hoàn thành tốt công việc của mình.

Trợ lý, người luôn bên cạnh các nhà lãnh đạo. Và đảm nhiệm các công việc hỗ trợ, thúc đẩy thành công của doanh nghiệp. Giúp quá trình làm việc của giám đốc hiệu quả, sáng tạo nhất. Nếu CEO là tướng quân thì Trợ lý chính là quân sư không thể thiếu. Họ tiếp nhận những kế hoạch từ CEO, cố vấn, thâm mưu và thực hiện chúng hiệu quả. Tất cả các nhóm công việc trong chuyên môn. Cũng như có thể đưa ra các tham mưu khách quan, trên cơ sở đánh giá toàn diện.

Công việc Trợ lý giám đốc đem lại nhiều điều bài học kinh nghiệm vô giá. Và thực hiện thu được đối với kinh nghiệm nghề nghiệp. Đây cũng là con đường trở thành giám đốc nhanh nhất. Bởi gắn bó chặt nhất đối với nhóm công việc mà giám đốc thực hiện hằng ngày. Các kinh nghiệm cũng mang đến khẳng định trong năng lực, sự phù hợp với chức danh nghề nghiệp.

Vị trí này là nền tảng để học hỏi và tiếp nhận các kinh nghiệm trong giải quyết công việc. Rút ra các bài học gắn với quá trình hoạt động nghề nghiệp. Xây dựng các mối quan hệ và có các triển vọng đối với bộ máy lãnh đạo.