Chắc hẳn đối với các doanh nghiệp thì từ khóa "tổ chức học tập" đã rất quen thuộc vì đây chính là mô hình được áp dụng khá rộng rãi để có thể phát triển cả về kiến thức và kĩ năng xử lý và hoạt động công việc được tốt hơn. Tổ chức học tập trong doanh nghiệp là như thế nào?
Mục lục bài viết
1. Tổ chức học tập là gì?
Tổ chức học tập trong những năm gần đây được coi là chiến lược quan trọng nhằm phát triển tổ chức trong cả khu vực công và khu vực tư. Vì vậy, đây là chủ đề thu hút được sự quan tâm của nhiều nhà nghiên cứu và hoạt động thực tiễn.
Tổ chức học tập không đơn giản chỉ là một xu hướng quản trị nhất thời, nó có thể mang lại môt trường làm việc cởi mở với những tư tưởng sáng tạo, sẵn sàng đón nhận những ý tưởng mang tính giải pháp để giải quyết những vấn đề trong công việc, những khó khăn luôn hiện diện trong mỗi người đi làm. Tất cả chúng ta cần thiết khai thác nguồn lực kiến thức để mang đến cho chính chúng ta “khả năng suy nghĩ phản tư và sáng tạo, khả năng giao tiếp các ý tưởng và ý niệm, và khả năng hợp tác với những cá thể người trong tiến trình tìm hiểu và hành động (Navran Associates Newsletter 1993)
Một tổ chức học tập là tổ chức tìm kiếm để kiến tạo chính tương lai của nó; ở đó, nó giả định rằng có một tiến trình sáng tạo đang diễn ra cho những thành viên của nó; và nó phát triển, thích nghi, và chuyển hóa chính mình trong sự đáp trả với những nhu cầu và khát vọng của những người cả bên trong và bên ngoài tổ chức (Navran Associates Newsletter 1993)
Điều mà những tổ chức học tập làm là chúng để cho chúng ta được tự do. Những nhân viên không còn là những biến phụ thuộc trong phương trình nữa; họ học cách biểu đạt ý tưởng và thách thức chính mình để đóng góp vào một môi trường làm việc được cải tiến bằng sự tham gia vào sự chuyển đổi từ triết lý nơi làm việc toàn trị kiểu truyền thống đến một kiểu cấu trúc được phân nhỏ và tìm năng của con người được chào đón. Các tổ chức học tập thúc đẩy một môi trường nơi người ta có thể “tạo ra những kết quả mà họ thực lòng muốn có”, và nơi họ có thể học cách học cùng nhau vì sự tốt đẹp cho toàn thể (Rheem 1995, 10)
Peter Senge là một tác giả hàng đầu trong lĩnh vực về các tổ chức học tập. Những công trình có sức ảnh hưởng của ông như “The Fifth Discipline: The Art and Practice of the Learning Organization”, và “The Fifth Discipline Fieldbook: Strategies and Tools for Building a Learning Organization” mô tả 5 quy tắc cần phải thuần thực khi giới thiệu “học tập” vào một tổ chức:
2. Tổ chức học tập tiếng Anh là gì?
Tổ chức học tập tiếng Anh là ” Learning organization”.
3. Tổ chức học tập trong doanh nghiệp:
Trong khi đó, trong bối cảnh hiện nay khi mà công nghệ đã mở ra một kì nguyên mới, nhân viên và doanh nghiệp cần phải có những sự chuẩn bị và thích ứng với thời đại. Vì thế, các hoạt động tự học tập càng có vai trò quyết định. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có thể làm được điều này. Các hoạt động đào tạo trong doanh nghiệp chưa có được hiệu quả như mong muốn. Tinh thần học tập của nhân viên cũng chưa thực sự chủ động, và hoàn toàn tập trung.
Bí quyết để có một tổ chức kiên cường và hạnh phúc là tổ chức đầu tư vào việc học tập và phát triển của con người. Do đó nhóm học tập & thực hành này mang lại rất nhiều lợi ích như:
+ Đẩy nhanh sự phát triển nghề nghiệp của các thành viên.
+ Cho phép chia sẻ và quản lý kiến thức.
+ Hỗ trợ giao tiếp tốt hơn.
+ Xây dựng các kinh nghiệm thực hành tốt hơn.
+ Làm cho mọi người hạnh phúc hơn,
+ Phá vỡ sự ngăn cách giữa các team/phòng ban.
+ Hỗ trợ việc tuyển dụng và gắn kết nhân viên.
Hoạt động học tập trong nhóm
Nhóm học tập & thực hành được tổ chức xoay quanh các loại hoạt động sau sẽ giúp duy trì động lực học tập và hướng đến mục tiêu chung:
+ Cùng giải quyết các thử nghiệm nhỏ, hoặc chạy các dự án có vòng lặp ngắn. Thường xuyên đặt câu hỏi, khảo sát và phản hồi.
+ Thức đẩy việc học hỏi từ những người khác được đào tạo chính thức trong dựa vào các mạng kết nối, dựa vào nói chuyện với các chuyên gia, đọc blog và sách.
+ Chia sẻ ý tưởng và hỗ trợ từ những người khác (nói chuyện với người khác, viết bài đăng trên blog và nói trước công chúng)
Phân bổ năng lực trong nhóm
Để có thể đảm bảo sự phát triển năng lực cho các thành viên trong nhóm, đồng thời tạo khả năng thu hút thêm thành viên mới, phân bổ năng lực theo dạng hình chuông được tác giả khuyến cáo áp dụng. Một nhóm nên có một số ít chuyên gia làm đầu tàu dẫn dắt và một lượng ít thành viên mới về năng lực.
Vòng đời của nhóm
Hiểu nhóm đang ở trạng thái nào sẽ giúp những người dẫn dắt nhóm lựa chọn các chiến lược, quyết định và hành động sáng suốt phù hợp với tình hình cụ thể.
+ Potential: ở mức vòng đời đầu tiên này thì nhóm mới thành lập có kết nối lỏng lẻo. Mức năng lượng của các thành viên ở thời điểm này thấp, nhưng sẽ bắt đầu tăng lên. Ở giai đoạn này, cần có sự tập trung và hỗ trợ lớn từ lãnh đạo của tổ chức.
+ Forming: các thành viên xây dựng kết nối và mối quan hệ với nhau, họ bắt đầu xích lại gần nhau thành một nhóm. Họ sẽ khám phá các cơ hội ở giai đoạn này và sẽ có sự gia tăng mức năng lượng của các thành viên. Các lãnh đạo cần ít ý kiến đóng góp trực tiếp hơn trong giai đoạn này.
+ Maturing: Ở vòng đời thứ hai này với nhóm sẽ phát triển về số lượng thành viên, kèm theo đó là chiều sâu kiến thức mà các thành viên chia sẻ. Nhóm sẽ bắt đầu hình thành mối quan hệ bền chặt và tin tưởng. Năng lượng của các thành viên ban đầu có thể giảm khi nhóm trưởng thành, nhưng sẽ dần dần phát triển.
+ Self Sustanining: tại đây thì nhóm sẽ có đủ động lực và sự cam kết từ các thành viên để tiếp tục với ít nỗ lực hơn của các lãnh đạo.
+ Transformation: Ở vòng đời này thì đôi khi là một sự kiện kịch tính; một phần lớn thành viên từ bỏ hoặc một lượng thành viên mới đột ngột giảm năng lượng. Điều này đòi hỏi một sự chuyển đổi căn bản: có thể là quay trở lại giai đoạn trước hoặc giải tán nhóm.
Xây dựng môi trường cho nhóm
Một môi trường tốt sẽ kích thích sự phát triển của nhóm bằng sự gắn kết giữa các thành viên. Cụ thể là các yếu tố môi trường sau:
+ Gặp gỡ thường xuyên, đều đặn.
+ Có người dẫn dắt nhóm phù hợp: đây là người có hiểu biết, đam mê, được tôn trọng. Người dẫn dắt có thể là 1 người, hoặc chia sẻ với các thành viên khác.
+ Môi trường an toàn cho học tập, thử nghiệm.
+ Được sự hỗ trợ, ủng hộ từ doanh nghiệp. Thể hiện bằng thời gia, con người và tiền bạc
Tuyển thành viên cho nhóm
Để xác định có đồng ý tuyển một người tham gia vào nhóm, hãy trả lời bốn câu hỏi sau, cụ thể và rõ ràng.
+ Purpose: Người đó có chia sẻ mục tiêu công việc, môi trường và vai trò tương tự như với các thành viên khác của nhóm không?
+ Challenges: Người đó có chia sẻ các thách thức trong công việc hàng ngày với các thành viên khác không?
+ Learning: Người này có thể học tập các kỹ năng/kiến thức từ các thành viên khác để nâng cao khả năng trong công việc không?
+ Teaching: Các thành viên khác có thể học hỏi từ người này để nâng cao khả năng trong công việc không?
Như vậy, thông qua bài viết này ta thấy chỉ có việc học tập là chìa khóa của thành công, trong nhiều trường hợp có thể nói đó là yếu tố sống còn của bất cứ tổ chức nào, đặc biệt trong bối cảnh có nhiều thay đổi và phức tạp như hiện nay. Thông qua học tập, năng lực làm việc của mỗi cá nhân trong tổ chức sẽ được cải thiện. Kiến thức và kỹ năng liên tục được bổ sung và trang bị từ quá trình học tập ở cả bên trong và bên ngoài tổ chức sẽ giúp các cá nhân làm việc tốt hơn. Học tập cũng giúp cho mỗi cá nhân có thêm động lực làm việc, có khả năng thích ứng cao với những thay đổi…
Tất cả những yếu tố này giúp cho tổ chức đạt được mục tiêu đề ra một cách dễ dàng hơn. Vì vậy, việc xây dựng và phát triển tổ chức học tập trong những năm gần đây được xem là một chiến lược quan trọng nhằm phát triển tổ chức ở cả khu vực công và tư. Thông qua phân tích về đặc điểm và lợi ích của tổ chức học tập, về bối cảnh và yêu cầu đặt ra hiện nay với các tổ chức hành chính nhà nước, bài viết khẳng định sự cần thiết và nêu lên một số vấn đề cần quan tâm nhằm xây dựng tổ chức hành chính nhà nước thành tổ chức học tập.
