Tổ chức chính thức và phi chính thức là gì? Đặc trưng và vai trò?

Tổ chức chính thức và phi chính thức là những hình thức tổ chức tập hợp những người cùng mục đích. Vậy quy định về tổ chức chính thức và phi chính thức là gì, đặc trưng và vai trò được quy định như thế nào.

1. Tổ chức chính thức và phi chính thức là gì?

Con người là những sinh vật xã hội, họ tìm cách kết nối với những nhóm chia sẻ giá trị của họ. Có nhiều loại tổ chức hình thành vì nhiều lý do khác nhau. Một số tổ chức được thành lập để tiến hành kinh doanh và tạo ra lợi nhuận. Các tổ chức khác hình thành vì lý do xã hội hoặc để thực hiện công việc tình nguyện.

Các doanh nghiệp và chính phủ là những ví dụ về các tổ chức chính thức. Câu lạc bộ hoặc mạng xã hội là những ví dụ về các tổ chức phi chính thức. Cả hai loại hình tổ chức chia sẻ nhiều đặc điểm chung, nhưng chúng cũng có những điểm khác biệt có ý nghĩa.

– Tổ chức chính thức và phi chính thức:

Một tổ chức bao gồm nhiều người đến với nhau để phục vụ một mục đích và họ có thể được thiết kế để tồn tại lâu dài hoặc tạm thời. Cả tổ chức chính thức và phi chính thức đều có thể phục vụ những nhu cầu thiết yếu cho con người.

Có nhiều mục đích khác nhau cho các tổ chức chính thức và không chính thức. Mục đích đó có thể là lợi nhuận thông qua kinh doanh. Một ví dụ khác là một đơn vị gia đình cung cấp các nhu cầu cơ bản cho mỗi thành viên. Cả tổ chức chính thức và không chính thức đều hữu ích theo những cách riêng của họ. Mỗi loại hình tổ chức là cần thiết vì những lý do khác nhau.

2. Đặc trưng và vai trò:

– Sự khác biệt giữa một tổ chức phi chính thức và chính thức:

Có sự khác biệt cơ bản giữa các tổ chức chính thức và không chính thức. Các tổ chức chính thức được định hướng để đạt được các mục tiêu cụ thể. Các tổ chức phi chính thức thường hướng đến nhu cầu tâm lý của con người hơn.

Thông thường, các tổ chức chính thức được hiển thị công khai hơn các tổ chức phi chính thức. Các tổ chức phi chính thức có thể hình thành bên trong các tổ chức chính thức và cũng trở nên chính thức theo thời gian.

Sự khác biệt cơ bản giữa một tổ chức không chính thức và chính thức là các cấp độ của cấu trúc và thứ bậc xác định cách các thành viên tương tác. Các tổ chức chính thức có cấu trúc hơn và dựa vào quyền lực dựa trên các chuỗi mệnh lệnh. Các tổ chức phi chính thức không yêu cầu phân cấp quyền hạn hoặc các quy trình nội bộ có cấu trúc. Họ không được thành lập để đạt được các mục tiêu cụ thể như một tổ chức chính thức.

– Thẩm quyền Tổ chức chính thức và phi chính thức:

Các tổ chức chính thức có sự phân cấp lãnh đạo rõ ràng. Các hệ thống phân cấp và mối quan hệ quyền lực này được ghi chép lại một cách rõ ràng. Quyền hạn được chỉ định từ các cấp cao hơn của hệ thống phân cấp, chẳng hạn như quản lý. Ví dụ, chỉ quản lý thường nắm quyền thuê hoặc sa thải nhân viên.

Các tổ chức phi chính thức thường không tuân theo hệ thống phân cấp cho quyền hạn. Người ta ít nhấn mạnh đến các cơ quan có thẩm quyền được thành lập hoặc nhiều cấp của hệ thống phân cấp. Đúng hơn, quyền hành là bình đẳng giữa tất cả các thành viên. Ví dụ là một câu lạc bộ sách nơi các thành viên đều bình đẳng vì họ không theo đuổi một mục tiêu đòi hỏi quyền hạn.

– Kết cấu của Tổ chức chính thức và phi chính thức:

Các tổ chức chính thức được cấu trúc rất chặt chẽ để đạt được các mục tiêu đã nêu. Một cơ cấu chính thức cho phép các thành viên làm việc cùng nhau hướng tới cùng một mục tiêu. Có những luật lệ và quy tắc được thiết lập để quản lý lao động và các định mức trong một tổ chức chính thức. Sơ đồ tổ chức sẽ là một ví dụ về cấu trúc được lập thành văn bản.

Các tổ chức phi chính thức thường không có cấu trúc chặt chẽ vì mục tiêu của họ có thể là tạm thời hoặc hoàn toàn mang tính xã hội. Không cần các yêu cầu rộng rãi của một tổ chức chính thức. Tuy nhiên, một tổ chức không chính thức có thể trở nên chính thức theo thời gian. Một nhóm sinh viên nghiên cứu trong một khóa học kéo dài một học kỳ thường sẽ không cần một cấu trúc chính thức để tổ chức.

– Ảnh hưởng của Tổ chức chính thức và phi chính thức:

Các tổ chức chính thức dựa vào địa vị thông qua các vai trò quyền hạn được xác định trước để tạo ảnh hưởng. Các thành viên của một tổ chức chính thức tìm đến vai trò lãnh đạo để cung cấp hướng dẫn. Có một luồng ảnh hưởng rõ ràng thông qua một tổ chức chính thức. Ví dụ, một nhân viên cấp dưới sẽ không có tầm ảnh hưởng như một người quản lý trong công ty.

Các tổ chức phi chính thức có xu hướng có những chuẩn mực tế nhị hơn được thể hiện thông qua các phong tục tập quán, đạo đức hoặc niềm tin thường không được viết thành văn bản. Các thành viên không bị áp lực thực hiện bởi cấp trên. Các thành viên của một tổ chức phi chính thức hầu hết đều có ảnh hưởng ngang nhau. Ví dụ, một nhóm tình nguyện có thể luân phiên lãnh đạo giữa các thành viên trên cơ sở đột xuất.

– Các thành viên của Tổ chức chính thức và phi chính thức:

Các tổ chức chính thức có các quy tắc và luật liên quan về hành vi và kết quả lao động. Ngoài ra còn có các quy trình tuyển dụng, sa thải và thay thế thành viên. Kỳ vọng cho mỗi thành viên được phác thảo và ghi lại. Bản mô tả công việc là một ví dụ về một tài liệu chính thức mô tả các yêu cầu cụ thể đối với các thành viên của một tổ chức chính thức.

Các tổ chức phi chính thức cung cấp một lợi ích tâm lý hoặc xã hội cho các thành viên. Mối quan hệ giữa các thành viên mang tính cá nhân hơn là mối quan hệ với vai trò. Hành vi được xác định bởi sự đồng thuận của nhóm. Ví dụ, các nhóm xã hội sẽ tuân theo các chuẩn mực không được viết rõ ràng.

– Thông tin liên lạc của Tổ chức chính thức và phi chính thức:

Các tổ chức chính thức có thể có các quy tắc liên quan đến luồng thông tin và giao tiếp. Chuỗi lệnh sẽ xác định cách các thành viên giao tiếp. Luồng giao tiếp được xác định bởi hệ thống phân cấp. Thông thường, thông tin chảy từ lãnh đạo xuống các thành viên khác.

Các tổ chức phi chính thức không có hướng dẫn cụ thể cho việc truyền thông. Tất cả các thành viên có thể tương tác với nhau mà không cần xem xét thứ bậc. Các thành viên của các tổ chức không chính thức giao tiếp tự do với nhau. Ví dụ có thể là một nhóm nhạc mà các thành viên không cần thông báo cho một trưởng nhóm cụ thể khi họ sẽ vắng mặt trong một buổi biểu diễn.

– Mục đích của Tổ chức chính thức và phi chính thức:

Các tổ chức chính thức được thành lập để phục vụ một mục đích cụ thể hoặc đáp ứng các mục tiêu đã đặt ra. Có hiến pháp hoặc kế hoạch và các hướng dẫn sâu rộng hướng tổ chức theo mục đích của mình. Ban lãnh đạo sẽ thường xuyên xem xét các mục tiêu đang được đáp ứng tốt như thế nào và lập kế hoạch cho phù hợp. Một tổ chức chính thức sẽ tồn tại ngay cả khi các thành viên cụ thể rời khỏi tổ chức.

Các tổ chức phi chính thức phục vụ nhu cầu của các cá nhân và có thể được tạo ra một cách tự phát với mục đích không được xác định rõ ràng. Các mục tiêu không phải lúc nào cũng rõ ràng vì các tổ chức phi chính thức chủ yếu phục vụ các yêu cầu xã hội cho các thành viên. Một tổ chức phi chính thức có thể giải thể nếu một số thành viên rời tổ chức.

– Các lợi ích của các tổ chức phi chính thức và chính thức:

Các tổ chức chính thức rất hữu ích để đạt được các mục tiêu đã xác định. Cấu trúc của một tổ chức chính thức làm cho nó có hiệu quả trong việc thực hiện lợi nhuận hoặc tiến hành kinh doanh. Các thành phần và cấu trúc của một tổ chức chính thức là cần thiết để đạt được hiệu quả các mục tiêu đã nêu.

Các tổ chức phi chính thức có thể phản ứng nhanh hơn với sự thay đổi do thiếu cấu trúc cứng nhắc. Họ vốn dĩ hướng về mọi người xung quanh hơn là kết quả. Một ví dụ sẽ là một đội bóng mềm của công ty cho phép nhân viên tương tác xã hội khỏi hệ thống phân cấp chính thức để xây dựng tinh thần.

Cả tổ chức chính thức và phi chính thức đều phục vụ nhu cầu của con người và đáp ứng các mục tiêu từ tài chính đến dựa trên giá trị. Chúng cho phép mọi người xây dựng cộng đồng và đạt được những mục tiêu không thể thực hiện một mình.