Thương mại đầu vào là gì? Vai trò và nhiệm vụ của thương mại đầu vào

1. Thương mại đầu vào là gì?

Thương mại đầu vào hiểu đơn giản là hoạt động mua sắm, chuẩn bị những điều kiện cần thiết để thực hiện cho hoạt động sản xuất. Các nguyên liệu của hoạt động sản xuất có thể là nguyên vật liệu, máy móc, thiết bị, lao động, vốn…..

Mua sắm liên quan đến mọi hoạt động liên quan đến việc có được hàng hóa và dịch vụ mà một công ty cần để hỗ trợ hoạt động hàng ngày của mình, bao gồm tìm nguồn cung ứng, đàm phán các điều khoản, mua các mặt hàng, nhận và kiểm tra hàng hóa khi cần thiết và lưu hồ sơ về tất cả các bước trong quy trình.

Thương mại đầu vào là một bước quan trọng trong việc tìm hiểu chuỗi cung ứng, vì nó giúp công ty tìm được nhà cung cấp đáng tin cậy có thể cung cấp hàng hóa và dịch vụ có giá cạnh tranh phù hợp với nhu cầu của công ty. Đó là trường hợp cho dù công ty đang tìm kiếm nguyên liệu thô để sản xuất, nhà cung cấp dịch vụ tiếp thị hay đồ dùng văn phòng mới.

Ví dụ: nếu một công ty cần một nhà cung cấp mới để cung cấp dịch vụ liên tục trong một khoảng thời gian không xác định – chẳng hạn như giải pháp bảo mật email – thì quá trình mua sắm sẽ giúp công ty chọn nhà cung cấp đáp ứng tốt nhất tất cả các yêu cầu của doanh nghiệp với mức giá hợp lý. . Nó cho phép doanh nghiệp tránh lãng phí thời gian, tiền bạc và các nguồn lực quý giá khi giao dịch với một nhà cung cấp không đủ.

Giảm thiểu chi phí là một trong những khía cạnh quan trọng của việc cải thiện quy trình mua sắm của bạn. Nhưng điều quan trọng cũng là xác định các nhà cung cấp cung cấp chất lượng hàng hóa và dịch vụ mà công ty cần và có khả năng cung cấp một cách đáng tin cậy và có hồ sơ theo dõi về việc làm đó.

Tổng kết lại, có thể hiểu thương mại đầu vào chính là hoạt động mua sắm hàng hóa, dịch vụ hoặc các yếu tố đầu vào cần thiết cho hoạt động sản xuất nhằm mục tiêu lợi nhuận.

2. Các hình thức của thương mại đầu vào:

Hình thức của thương mại đầu vào được biểu hiện thông hoa hình thức mua sắm, do đó, nó bao gồm các hình thức sau: Mua sắm có thể được phân loại theo nhiều cách. Nó có thể được phân loại là mua sắm trực tiếp hoặc gián tiếp, tùy thuộc vào cách công ty sẽ sử dụng các mặt hàng được mua sắm. Nó cũng có thể được phân loại là mua sắm hàng hóa hoặc dịch vụ tùy thuộc vào các mặt hàng đang được mua sắm.

– Mua sắm trực tiếp đề cập đến việc thu được bất kỳ thứ gì cần thiết để tạo ra sản phẩm cuối cùng. Đối với một công ty sản xuất, điều này bao gồm nguyên liệu và linh kiện. Đối với nhà bán lẻ, nó bao gồm bất kỳ mặt hàng nào được mua từ nhà bán buôn để bán lại cho khách hàng.

Mua sắm gián tiếp thường liên quan đến việc mua các mặt hàng cần thiết cho hoạt động hàng ngày nhưng không đóng góp trực tiếp vào lợi nhuận của công ty. Điều này có thể bao gồm bất cứ thứ gì từ đồ dùng văn phòng và đồ nội thất đến các chiến dịch quảng cáo, dịch vụ tư vấn và bảo trì thiết bị.

Mua sắm hàng hóa chủ yếu đề cập đến việc mua sắm các mặt hàng vật chất, nhưng nó cũng có thể bao gồm các hạng mục như đăng ký phần mềm. Mua sắm hàng hóa hiệu quả thường dựa vào các thông lệ quản lý chuỗi cung ứng tốt. Nó có thể bao gồm cả mua sắm trực tiếp và gián tiếp.

Mua sắm dịch vụ tập trung vào mua sắm các dịch vụ dựa vào con người. Tùy thuộc vào công ty, điều này có thể bao gồm việc thuê các nhà thầu cá nhân, lao động dự phòng, công ty luật hoặc dịch vụ bảo vệ tại chỗ. Nó có thể bao gồm cả mua sắm trực tiếp và gián tiếp.

3. Vai trò của thương mại đầu vào:

Thương mại đầu vào là rất quan trọng đối với sự thành công của doanh nghiệp. Hiện nay thương mại đầu vào được đặt lên hàng đầu trong hoạt động kinh doanh, giúp các công ty tối đa hóa hiệu quả và đáp ứng linh hoạt với nhu cầu thị trường. Một tổ chức mua sắm được thực hiện tốt là một tổ chức:

– Điều chỉnh kế hoạch với mục tiêu kinh doanh

– Thực hiện nghiên cứu chuyên sâu về các nhà cung cấp

– Đàm phán hợp đồng một cách chiến lược

– Quản lý hiệu quả các mối quan hệ và rủi ro của nhà cung cấp

Kết quả là, thương mại đầu vào đóng vai trò trong việc phát triển doanh nghiệp như:

* Cung cấp nguyên liệu, các yếu tố sản xuất cho quá trình sản xuất. Đây là vài trò cũng như nhiệm vụ cốt yếu của thương mại đầu vào.

* Thúc đẩy hiệu quả

Hoạt động mua sắm hiệu quả cao giúp tiết kiệm chi phí tác động trực tiếp đến lợi nhuận của công ty. Thông qua các công cụ phân tích chi tiêu mạnh mẽ, hoạt động mua sắm có thể theo dõi các mô hình mua, đưa ra quyết định lập ngân sách thông minh hơn và tối ưu hóa các khoản tiết kiệm trong tương lai.

Ngoài việc thương lượng giá thấp hơn cho các hợp đồng riêng lẻ, hoạt động mua sắm có tầm nhìn toàn cảnh về công ty và cơ sở cung ứng, vì vậy họ có thể tạo ra các kết nối để giảm chi phí và tăng hiệu quả. Ví dụ: khi các nhóm riêng biệt thực hiện các dự án mới, hoạt động mua sắm có thể xác định các cơ hội để tập hợp các nguồn lực và sức mua để mang lại lợi ích cho toàn bộ doanh nghiệp.

Các doanh nghiệp thực hiện các phương pháp và quy trình tìm nguồn cung ứng chiến lược có thể nhận được lợi nhuận gấp 5 đến 10 lần đầu tư ban đầu của họ. Các chức năng tìm nguồn cung ứng và mua sắm có hiệu suất cao giúp tiết kiệm 82 đô la cho mỗi 8 đô la chi phí mua sắm.2 Tiết kiệm chi phí giải phóng thêm vốn lưu động của công ty, vốn có thể được đầu tư vào các lĩnh vực khác của doanh nghiệp.

*Cải thiện khả năng cạnh tranh

Định vị giữa tổ chức và các nhà cung cấp, việc mua sắm có thể tham gia với các nhà cung cấp để đưa ra các giải pháp sáng tạo cho các nhu cầu riêng biệt của doanh nghiệp, điều này có thể giúp doanh nghiệp phát triển nhanh chóng trong môi trường cạnh tranh nhịp độ nhanh và tăng tốc độ ra thị trường.

Thương mại đầu vào được quản lý tốt cũng có thể thúc đẩy sự cạnh tranh mang tính xây dựng giữa các nhà cung cấp, điều này có thể mang lại cho công ty lợi thế cạnh tranh thông qua chi phí và chất lượng của nguồn cung cấp. Các nhà cung cấp tham gia vào quy trình RFP khách quan, công bằng có nhiều khả năng gửi giá thầu tốt nhất của họ.

* Quản lý rủi ro và đảm bảo tuân thủ

Đối với nhiều ngành, việc đảm bảo hàng hóa và dịch vụ tuân thủ các chính sách nội bộ và quy định bên ngoài là một thách thức. Hai cách quan trọng mà các tổ chức mua sắm mang lại giá trị cho doanh nghiệp là thông qua quản lý rủi ro của nhà cung cấp và tăng cường tuân thủ chi tiêu gián tiếp.

Bằng cách quản lý hiệu quả các hợp đồng có rủi ro cao, thương mại đầu vào đảm bảo tính liên tục của hoạt động kinh doanh bằng cách tránh gián đoạn với các nhà cung cấp chính. Đối với chi tiêu gián tiếp, mua sắm có thể ngăn chặn chi tiêu bất hợp pháp và loại bỏ lãng phí bằng cách sử dụng các công cụ phân tích chi tiêu để xác định các vấn đề tuân thủ và bằng cách xây dựng các rào chắn vào phần mềm mua hàng tự phục vụ để hướng nhân viên đến các sản phẩm hoặc nhà cung cấp đã được phê duyệt.

4. Nhiệm vụ của thương mại đầu vào:

Mua sản phẩm hoặc dịch vụ cung cấp cho quá trình sản xuất: Mua hàng là một thành phần quan trọng của bất kỳ vai trò mua sắm nào. Nhiệm vụ mua sản phẩm hoặc dịch vụ và đảm bảo rằng các nhà cung cấp tuân thủ các chính sách pháp luật và công ty.

Quản lý quy trình mua sắm: thương mại đầu vào có thể liên quan đến việc quản lý các quy trình nội bộ như thêm nhà cung cấp mới và đảm bảo họ tuân thủ.

Quan hệ nhà cung cấp: Một khía cạnh quan trọng trong nhiệm vụ của thương mại đầu vào là quan hệ với nhà cung cấp. Điều quan trọng là đảm bảo rằng các nhà cung cấp hài lòng nhưng cũng thực hiện đúng lời hứa và giá cả của họ.

Đảm bảo tính tính bền vững & Đạo đức:Là một chức năng liên quan đến sản xuất, mua, bán và vận chuyển các sản phẩm và dịch vụ, tính bền vững và đạo đức thuộc về thương mại đầu vào. Đảm bảo rằng chuỗi cung ứng bền vững và có đạo đức là điều cần thiết để đảm bảo một công ty không vi phạm pháp luật cũng như duy trì hình ảnh công ty.

Trong thương mại đầu vào, tổ chức phải quản lý quỹ một cách hiệu quả và tiết kiệm khi mua sắm hàng hoá và dịch vụ. Điều này có thể bao gồm việc thực hiện các phân tích chi phí – lợi ích và đánh giá rủi ro. Cần lưu ý rằng chi phí thấp không nhất thiết phải tương đương với giá trị lớn hơn; các đặc điểm như chất lượng và độ bền cũng là yếu tố quyết định việc mua hàng có thể hiện giá trị đồng tiền hay không. Thương mại đầu vào phải được thực hiện một cách hiệu quả để giúp tối đa hóa giá trị và tránh sự chậm trễ.