Thư ký văn phòng là gì? Chức năng và kỹ năng công việc?

1. Thư ký văn phòng là gì?

Trước khi đi vào tìm hiểu chuyên sâu về vị trí thư ký văn phòng, chúng ta sẽ đi vào tìm hiểu đôi chút về vị trí thư ký cũng như thuật ngữ văn phòng những thuật ngữ đã cấu tạo lên vị trí thư ký văn phòng để có những kiến thức cơ bản thuận lợi cho việc nghiên cứu và tìm hiểu về vị trí thư ký văn phòng.

Thư ký là một người chuyên thực hiện các công việc liên quan đến công tác hỗ trợ việc quản lý, điều hành trong văn phòng, thực hiện các công việc liên quan đến giấy tờ, các công việc tạp vụ hành chính, sắp xếp hồ sơ, soạn thảo văn bản, tiếp khách, lên lịch trình, tổ chức cuộc họp, hội nghị, lên kế hoạch cho giám đốc.

Văn phòng hay công sở được hiểu là nơi làm việc hay khu vực làm việc của các doanh nghiệp, công ty, đơn vị tổ chức. Văn phòng thường được đặt tại tòa nhà cao ốc, sắp xếp không gian để tạo một môi trường làm việc thuận lợi nhất cho các doanh nghiệp. Một văn phòng dù lớn hay nhỏ cũng cần có sự bố trí và sắp xếp phù hợp, đủ trang thiết bị từ bàn ghế máy tính để nhân viên có thể làm việc.

Từ những định nghĩa này ta có thể hiểu thư ký văn phòng được hiểu là một trong những công việc trong ngành quản trị văn phòng doanh nghiệp. Là người đảm nhận các công việc liên quan đến công tác quản lý, điều hành chung trong văn phòng. Đồng thời thực hiện các vấn đề liên quan đến giấy tờ, các công việc tạp vụ hành chính nhân sự, hồ sơ, văn bản, họp hành, tiếp khách,… Đây được xem là vị trí đóng vai trò hỗ trợ quan trọng và thiết thực tại các văn phòng doanh nghiệp.

Ngày nay thư ký văn phòng đã trở thành một ngành nghề đang phát triển khá mạnh trong xã hội, đóng vai trò mật thiết với các công tác điều hành, hoạt động của doanh nghiệp. Chính vì vậy nó trở thành ngành nghề được nhiều bạn trẻ hiện nay quan tâm, định hướng.

Trong tiếng anh Thư ký văn phòng có tên gọi là Office Secretary.

2. Chức năng của thư ký văn phòng:

Ngày nay cơ cấu, tổ chức của doanh nghiệp đang có nhiều sự thay đổi để thích ứng với sự phát triển của thị trường kinh mà vai trò của thư ký cũng đang được chú trọng và được đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ mới, nhưng nhìn chung cơ bản thư ký văn phòng thường thực hiện các chức năng và nhiệm vụ sau như:

Thứ nhất, sắp xếp lịch làm việc

Công việc quan trọng nhất trong những nhiệm vụ của thư ký văn phòng phải đảm nhiệm đó là sắp xếp lịch làm việc tại văn phòng. Để hoàn thành tốt nhiệm vụ này thư ký văn phòng cần nắm rõ được bản kế hoạch, dự định trong tương lai cụ thể của toàn bộ doanh nghiệp, từ đó lên kế hoạch sắp xếp chi tiết, cụ thể phù hợp các công việc tại văn phòng giúp công việc tại văn phòng được triển khai có hiệu quả. Đồng thời cũng lên kế hoạch lịch họp, công tác của các sếp.

Trong các cuộc họp, thư ký sẽ đảm nhiệm vai trò là người ghi chép, lưu trữ các thông tin chính trong nội dung của các cuộc hợp để phục vụ công tác quản lý, điều hành doanh nghiệp.

Thứ hai, tiếp nhận và xử lý thông tin

Đối với một người đảm nhiệm công việc thư ký văn phòng thì người này cần phải có sự nhanh nhạy trong công việc. Tiếp nhận thông tin và nhanh chóng hoàn tất công việc được giao; bởi công việc này sẽ cần phải xử lý rất nhiều loại giấy tờ kinh doanh của doanh nghiệp. Bên cạnh đó thư ký văn phòng cũng góp phần trợ giúp cấp trên giải quyết các công việc nội bộ.

Ngoài ta thư ký còn là người tập hợp các số liệu, tài liệu tham khảo cho cấp trên khi có yêu cầu từ cấp trên.

Thứ ba, đón tiếp khách hàng

Đối với một doanh nghiệp thì sự xuất hiện của khách hàng là rất thường xuyên chính vì vậy mà một trong những nhiệm vụ quan trọng của thư ký còn là sự thể hiện khéo léo, tận tâm, chu đáo, trong công tác đón tiếp khách hàng. Thư ký văn phòng trong nhiều trường hợp sẽ đảm nhận vai trò tiếp khách và giải quyết công việc trong giới hạn phạm vị công việc của mình. Bên cạnh đó thư ký văn phòng cũng là người tiếp nhận thông tin, ý kiến của khách và xử lý nhanh chóng và hiệu quả.

Thứ tư, sắp xếp các chuyến đi công tác cho cấp trên

Ngoài những công việc đã được liệt kê ở trên thư ký văn phòng còn có nhiệm vụ quan trọng, một công việc thuần túy của một thư ký đó là sắp xếp lịch trình chuyến đi cho các cấp lãnh đạo, lên kế hoạch hẹn gặp khách hàng, đặt vé máy bay, đặt khách sạn, tạm ứng và quyết toán các chi phí trong các chuyến đi để hỗ trợ giúp đỡ cấp trên có thể ghi nhớ và giảm tải những công việc cá nhân phải làm để tập trung vào công việc quan trọng hơn

3. Kỹ năng công việc của thư ký văn phòng:

Bạn muốn trở thành một thư ký văn phòng nhưng bạn không biết mình cần những yếu tố nào để phù hợp trở thành một thư ký văn phòng. Để giải đáp thắc mắc đó sau đây chúng tôi sẽ liệt kê một số tố chất, kỹ năng cần có của một thư ký văn phòng:

Cần phải có kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn

Khi là một thư ký văn phòng bận cần phải có hiểu biết sâu sắc về nghệ nghiệp, công việc của mình để hoàn thành tốt các công việc được giao, có kỹ năng thành thạo nghiệp vụ chuyên môn, có khả năng truyền đạt, hướng dẫn các nghiệp vụ chuyên môn cho người khác, có khả năng thao tác một số kỹ năng cơ bản thuộc nghiệp vụ hành chính văn phòng và sử dụng tốt các trang thiết hiện đại tại văn phòng.

Ngoài ra thư ký văn phòng cần phải đảm nhận được nhiều chức năng, nhiệm vụ khác nhau trong doanh nghiệp bao gồm: kế toán, tài chính, nhân sự, các nghiệp vụ văn thư như: Sắp xếp lịch hẹn nhận điện thoại, tiếp khách, đến những công tác hành chính hậu cần như đăng ký vé máy bay, book khách sạn, tham gia ghi chép tại các cuộc họp, chuẩn bị hồ sơ, tài liệu theo yêu cầu của ban lãnh đạo,….

Kỹ năng giao tiếp

Đã đảm nhiệm vị trí thư kỹ văn phòng bạn sẽ là người hỗ trợ các công việc trong khuôn khổ văn phòng; đồng thời bạn cũng là người cộng sự đắc lực cho cấp lãnh đạo trong các công việc gặp gỡ, phát triển các mối quan hệ với khách hàng, làm việc với đối tác, kết nối với các phòng ban trong doanh nghiệp… trong trường hợp cần thiết theo yêu cầu của cấp trên hoặc khi cấp trên vắng mặt. Chính vì thế, để trở thành một thư ký văn phòng chuyên nghiệp bạn cần phải có khả năng giao tiếp tốt; có kỹ năng đàm phán, ngoại giao giỏi và có cách ứng xử linh động, khéo léo… trong mọi tình huống nhằm tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp và giải quyết tốt các công việc được giao.

Kỹ năng tin học văn phòng

Thành thạo kỹ năng tin học văn phòng  ở đây không nhất thiết là bạn phải giỏi các kỹ năng về vi tính như những chuyên gia trong lĩnh vực vi tính. Nhưng ít nhất khi trở thành một người thư ký văn phòng bạn cũng cần phải biết sử dụng các ứng dụng tin học phổ biến trong môi trường văn phòng như: Word, Excel để soạn thảo văn bản, chuẩn bị nội dung thuyết trình, làm một bản hợp đồng, thu chi, thư mời, lập hồ sơ và lưu trữ văn bản. Để tránh việc lúng túng khi được giao các công việc sử dụng đến máy tính người thư ký văn phòng nên trang bị những kiến thức tối thiểu trong việc sử dụng tin học văn phòng.

Kỹ năng sắp xếp lịch trình công việc

Là một người thư ký thì bạn cần phải biết sắp xếp công việc sao cho hợp lý. Công việc ở đây có thể là công việc của cá nhân, cân bằng giữa công việc đời sống thường ngày với công việc tại nơi công tác để có mặt thực hiện nhiệm vụ đúng lúc khi doanh nghiệp cần. Bên cạnh đó là việc xếp công việc của văn phòng, của cấp trên để cấp trên có lịch trình làm việc hợp lý và hiệu quả tiết kiệm thời gian và không bị rơi vào tình trạng bị dối công việc.

Kỹ năng xử lý tình huống

Các kiến thức về xã hội, tự nhiên… có vai trò rất quan trọng đối với một thư ký văn phòng. Bởi trong một số trường hợp nhất định, người thư ký sẽ là người thay mặt sếp đưa ra quyết định xử lý công việc; kỹ năng xử lý công việc và ra quyết định là rất cần thiết đối với một thư ký văn phòng. Thư ký văn phòng cần phải có khả năng phân tích vấn đề, xác định mấu chốt vấn đề và khả năng đưa ra quyết định giải quyết công việc nhanh chóng và chính xác

Trong môi trường làm việc năng động như ngày nay đòi hỏi người thư ký, luôn phải thành thạo nhiều kỹ năng cần thiết cho việc hỗ trợ, trợ giúp cấp trên và cho doanh nghiệp của mình.

Kỹ năng quản lý

Kỹ năng này bao gồm các kỹ năng về hoạch định, tổ chức và điều hành doanh nghiệp; quản lý thời gian cá nhân, công việc,… Tổ chức công việc và phối hợp công tác quản lý một cách logic và hợp lý, biết phản ứng và tự phán đoán một cách nhanh chóng; có khả năng quyết định chính xác và kịp thời những vấn đề cần thiết .

Về phòng cách, thái độ làm việc

Để trở thành một thư ký văn phòng đòi hỏi người làm công việc này cần có tính trung thực, cẩn trọng và tỉ mỉ trong công việc; nghiêm chỉnh tuân thủ nội quy và quy định của công ty, doanh nghiệp và của ban lãnh đạo cấp trên.

Với tính chất là một thư ký bạn sẽ là người thường xuyên tiếp xúc với các giấy tờ, công văn, thông tin mang tính bảo mật, vì thế bạn cần tỏ rõ sự trung thực, kín đáo để ngày càng được sếp tin cậy hơn. Do đó để thành công trở thành một thư ký văn phòng bạn cần phải không ngừng trau dồi và rèn luyện để hoàn thiện bản thân.