Hiện nay, các doanh nghiệp căn cứ vào từng loại hình kinh doanh và sản xuất cụ thể thì sẽ có hàng loạt các quy trình, quy chế tồn tại. Quy trình tạm ứng và quyết toán tạm ứng là một trong những quy trình quan trọng. Cùng tìm hiểu tạm ứng là gì? Quy trình tạm ứng và quyết toán tạm ứng?
Mục lục bài viết
1. Tạm ứng là gì?
Tạm ứng được hiểu cơ bản chính là quá trình mà các doanh nghiệp sẽ cần phải ứng ra trước một khoản tiền hoặc nguyên vật liệu cụ thể nhằm mục đích để có thể thông qua khoản ứng trước đó thực hiện các hoạt động của doanh nghiệp và thực hiện thanh toán số tiền tạm ứng và ghi sổ kế toán thông qua giấy thanh toán.
Trong đó thì chủ thể là người nhận tạm ứng sẽ là người lao động của doanh nghiệp. Việc tạm ứng thực hiện bằng văn bản hay chúng ta sẽ còn có thể gọi là giấy đề nghị tạm ứng. Giấy đề nghị tạm ứng cũng chính là căn cứ để doanh nghiệp thực hiện xét duyệt tạm ứng, làm thủ tục kế toán và xuất quỹ để chủ thể là người lao động thực hiện công việc của doanh nghiệp (tạm ứng thanh toán) hoặc cho mục đích cá nhân của người đó (tạm ứng lương).
Cần lưu ý đối với các chủ thể thực hiện nhận tạm ứng thường xuyên trên thực tế (cụ thể như các chủ thể thường làm việc tại bộ phận cung ứng vật tư, quản trị, hành chính) thì các chủ thể đó sẽ cần phải được chủ thể có thẩm quyền thực hiện chỉ định bằng văn bản.
Quy trình tạm ứng và quyết toán tạm ứng là các việc các chủ thể thực hiện quá trình tạm ứng thanh toán một cách chuyên nghiệp, cụ thể thông qua những bước đẫ được xác định.
2. Các nguyên tắc hạch toán các khoản tạm ứng:
Như chúng ta đã nói cụ thể ở trên thì chủ thể là người nhận tạm ứng sẽ phải là người lao động hiện nay đang trực tiếp làm việc tại doanh nghiệp. Đối với các khoản tạm ứng thường xuyên của các chủ thể phục vụ cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp thì các chủ thể sẽ cần có văn bản chỉ định của giám đốc.
Chủ thể là người nhận tạm ứng sẽ có trách nhiệm cần phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về số tiền, vật tư đã tạm ứng và người nhận tạm ứng sẽ chỉ được phép sử dụng tiền đã ứng vào mục đích, công việc đã được phê duyệt.
Trong trường hợp khi số tiền không sử dụng hoặc sử dụng không hết thì chủ thể là người nhận tạm ứng phải hoàn trả về quỹ của doanh nghiệp. Chủ thể là người nhận tạm ứng sẽ tuyệt đối không được tự ý thực hiện việc chuyển số tiền tạm ứng cho người khác sử dụng.
Sau khi người nhận tạm ứng hoàn thành công việc được giao, người nhận tạm ứng sẽ cần phải thực hiện việc lập bảng thanh toán tạm ứng kèm theo chứng từ gốc.
Kế toán sẽ căn cứ vào tính hợp pháp, hợp lệ của bộ chứng từ để tiến hành thanh toán số tạm ứng đã nhận, số tạm ứng đã sử dụng và phần chênh lệch giữa số tạm ứng ban đầu và thực chi.
Nếu khoản tạm ứng của người nhận tạm ứng không sử dụng hết không được nộp lại quỹ thì sẽ khấu trừ vào lương của chính chủ thể là người nhận tạm ứng.
Trong trường hợp khi người nhận tạm ứng chi quá tạm ứng thì doanh nghiệp sẽ xem xét tính xác thực của khoản chi và tiến hành chi bổ sung số còn thiếu.
Chủ thể là người lao động phải thanh toán dứt điểm khoản tạm ứng kỳ trước mới được nhận tạm ứng kỳ sau.
Theo đó, kế toán sẽ có trách nhiệm cần phải mở sổ kế toán chi tiết để nhằm mục đích có thể theo dõi cho từng đối tượng nhận tạm ứng và ghi chép đầy đủ tình hình nhận, thanh toán tạm ứng qua từng lần tạm ứng.
3. Quy trình tạm ứng và quyết toán tạm ứng tiền mặt:
Như chúng ta đã phân tích cụ thể bên trên, về cơ bản thì quá trình tạm ứng – quyết toán là quá trình mà các doanh nghiệp ứng ra trước một khoản tiền hoặc nguyên vật liệu để nhằm mục đích có thể thực hiện các hoạt động của doanh nghiệp và thực hiện thanh toán đối với số tiền tạm ứng và ghi sổ kế toán thông qua giấy thanh toán.
Quy trình tạm ứng và thanh toán tiền mặt:
Thứ nhất: Các bước tạm ứng bao gồm các bước cụ thể như sau:
– Bước 1: Chủ thể là người lao động sẽ có trách nhiệm phải lập giấy Đề nghị tạm ứng theo mẫu của doanh nghiệp để nhằm mục đích có thể thực hiện công việc công ty phát sinh trong quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
– Bước 2: Trình ký duyệt:
Sau khi chủ thể là người lao động đã làm Giấy đề nghị tạm ứng, người lao động sẽ cần phải trình trưởng phòng hoặc cán bộ quản lý của bộ phận duyệt và ký sau đó giám đốc sẽ xem xét và ký duyệt cho tạm ứng của các chủ thể là người lao động.
– Bước 3: Thủ tục duyệt chi:
+ Thực hiện kiểm tra và viết phiếu chi:
Sau khi các chủ thể đã kiểm tra lại tính chính xác của các thông tin trên giấy đề nghị tạm ứng thì chủ thể là nhân viên Kế toán sẽ thực hiện thanh toán và viết phiếu chi tạm ứng theo mẫu của công ty.
Chủ thể là kế toán trưởng kiểm tra lại và ký duyệt chi tạm ứng.
+ Giám đốc duyệt chi sau khi kế toán trưởng ký duyệt và trình duyệt chi lên.
+ Thực hiện chi tiền tạm ứng cho các đối tượng là những người lao động.
– Bước 4: Hạch toán kế toán và lưu trữ chứng từ:
Chủ thể là kế toán sẽ có trách nhiệm thực hiện việc thanh toán hạch toán vào tài khoản kế toán và ghi chép sổ sách theo đúng đối tượng cụ thể.
Giấy đề nghị tạm ứng và phiếu chi tạm ứng cần có đầy đủ nội dung và chữ ký của các thành phần tham gia được nói trên và giấy đề nghị tạm ứng và phiếu chi tạm ứng sẽ được lưu văn thư theo quy định của doanh nghiệp và pháp luật.
Thứ hai: Các bước thanh toán tạm ứng bao gồm các bước cụ thể như sau:
– Bước 1: Chủ thể là nhân viên kế toán sẽ có trách nhiệm thực hiện tập hợp các chứng từ phát sinh trong quá trình đề nghị thanh toán để nhằm mục đích có thể tính toán tổng số tiền đã thực chi hết bao nhiêu đồng thời phải kiểm tra, rà soát xem những hóa đơn chứng từ này liệu đã hợp lý, hợp pháp hay chưa.
– Bước 2: Kiểm tra lại và thực hiện việc ký duyệt:
Kế toán trưởng sẽ có trách nhiệm cần phải kiểm tra lại và ký duyệt giấy đề nghị thanh toán sau đó trình giám đốc ký.
– Bước 3: Thanh toán tạm ứng:
Căn cứ các hóa đơn, chứng từ đã được ký duyệt đầy đủ, kế toán sẽ cần phải thực hiện hoàn ứng cho các nhân viên.
Căn cứ khoản 3 điều 16 Thông tư 151/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính thì hồ sơ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp bao gồm các loại giấy tờ và tài liệu sau đây:
– Tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghệp theo đúng mẫu quy định hiện hành của Bộ tài chính.
– Báo cáo tài chính năm hoặc báo cáo tài chính; đến thời điểm công ty sáp nhập, chia, tách, giải thể.
– Giấy tờ tuỳ thân người đi nộp thuế cho doanh nghiệp.
– Nếu trường hợp thực hiện việc uỷ quyền thì phải có giấy uỷ quyền; có xác thực chữ ký tại cơ quan có thẩm quyền.
4. Vai trò quy trình tạm ứng và thanh toán:
Sau khi đã tìm hiểu ta nhận thấy quy trình tạm ứng và thanh toán có vai trò rất quan trọng trọng hoạt động của doanh nghiệp.
Quy trình tạm ứng và thanh toán giúp doanh nghiệp tạo sự chuyên nghiệp, bên cạnh đó thì sẽ rút ngắn thời gian đào tạo nhân sự, nhất à những nhân sự liên quan tới công việc kế toán. Các quy trình cụ thể cũng sẽ giúp các chủ thể là những người nhân viên có thể thông qua đó nhanh chóng nắm bắt được nội dung cơ bản của công việc cũng như tăng cường được sự hợp tác, đoàn kết, phối hợp giữa các phòng ban nhưng vẫn có thể giúp đảm bảo phân định rõ ràng trách nhiệm của từng chủ thể là những cá nhân, đơn vị trong việc thanh toán, quy trình tạm ứng và thanh toán cũng đảm bảo cho việc thanh toán diễn ra nhanh, gọn, tiết kiệm thời gian và hoạt động của doanh nghiệp cũng vì thế mà diễn ra suôn sẻ.
Quy trình tạm ứng và thanh toán cũng sẽ giúp lãnh đạo được làm đúng công việc của mình bởi những quy trình và cụ thể là quy trình tạm ứng và thanh toán sẽ là căn cứ để giúp các chủ thể là những nhân viên tự nhìn vào đó và đối chiếu thực hiện sao cho đúng nhất. Và, từ đó những người điều hành sẽ có nhiều thời gian hơn để nhằm mục đích có thể thực hiện hoạch định chiến lược phát triển, thay vì việc các chủ thể phải ngồi giải quyết sự vụ và trở thành trợ lý của nhân viên dù đó không phải việc của mình. Cần lưu ý rằng, trên thực tế điều này chỉ đúng khi quy trình tạm ứng và thanh toán được thiết kế linh hoạt, phù hợp với hoạt động riêng của mỗi công ty, doanh nghiệp.
Quy trình thanh toán cũng sẽ được thực hiện bởi sự phối hợp của nhiều phòng ban, cá nhân và điều này sẽ tạo ra những nút kiểm soát và nó sẽ giúp kiểm soát giúp đánh giá công việc, kiểm soát được hiệu quả quá trình các chủ thể sử dụng tiền trong kinh doanh.
Quy trình tạm ứng và thanh toán cũng chính là căn cứ quan trọng nhằm mục đích để thực hiện tham chiếu, giải trình các số liệu kế toán, kê khai báo cáo thuế về các khoản chi phí của doanh nghiệp, quy trình tạm ứng và thanh toán cũng sẽ giúp công ty kiểm soát nội bộ hiệu quả cũng như giúp việc thu chi trở nên hợp lý, tránh được các sai sót về hoá đơn, chứng từ trên thực tế.
