Supervisor là gì? Tất cả các công việc Supervisor phải làm?

1. Người giám sát – Supervisor là gì?

Supervisor (người giám sát) là bất kỳ ai giám sát và quản lý một nhóm hoặc cá nhân để đảm bảo rằng họ đang hoạt động hiệu quả và hài lòng với vai trò của mình. Thuật ngữ “giám sát viên” thường đề cập đến các vị trí quản lý cấp thấp hơn và những chuyên gia này thường truyền đạt thông tin từ các báo cáo trực tiếp của họ cho nhân viên quản lý cấp cao.

Nhắc đến Supervisor phải nhắc đên sự khác biệt giữa nó và người quản lý, theo đó:

Người quản lý và người giám sát là những người có vai trò lãnh đạo trong một công ty. Cả hai đều đóng một vai trò quan trọng trong các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp và hệ sinh thái tổ chức.

Vai trò của một nhà quản lý  mang tính chiến lược. Các nhà quản lý tham gia vào quá trình ra quyết định. Họ giám sát sự thành công của một nhóm hoặc toàn bộ công ty.

Không giống như người quản lý, người giám sát tập trung nhiều hơn vào việc điều hành và thực thi nhiệm vụ. Họ phân công công việc cho nhân viên và giữ họ đi đúng hướng. Theo truyền thống, họ đảm bảo rằng các nhiệm vụ được hoàn thành theo hướng dẫn và kịp thời.

Trong khi một người giám sát chú ý đến hiệu suất của nhân viên, một người nào đó ở vị trí quản lý tập trung vào việc tăng hiệu quả của nhân viên của họ. Các nhà quản lý cũng có tầm nhìn về việc phát triển nhóm của họ theo thời gian để đáp ứng các nhu cầu trong tương lai, không chỉ các nhu cầu hiện tại.

Về thứ bậc, người quản lý thường xếp hạng cao hơn người giám sát.

Trong hầu hết các tổ chức, các nhà quản lý được coi là quản lý cấp trung gian. Họ báo cáo với giám đốc, một người nào đó trong C-suite, hoặc phó chủ tịch (VP). Thông thường, họ có quyền thuê, sa thải hoặc thăng chức nhân viên . Mặt khác, người giám sát thường báo cáo cho người quản lý và thường không có quyền sa thải hoặc thăng chức nhân viên. Tuy nhiên, họ có thể đề xuất các thay đổi dựa trên hiệu suất của nhân viên.

Người quản lý tạo ra các kế hoạch mà quản lý cấp cao phê duyệt. Sau đó, người quản lý đưa ra kế hoạch cho người giám sát để họ thực hiện. Các giám sát viên phân công các nhiệm vụ và nhiệm vụ khác nhau cho nhân viên. Người giám sát không có nhiều quyền lực tổ chức, nhưng họ ảnh hưởng đến kinh nghiệm, động lực và hiệu suất của một nhóm lớn lực lượng lao động.

Nhân viên thường sử dụng người giám sát như đầu mối liên hệ đầu tiên của họ. Các thành viên trong nhóm nên cảm thấy thoải mái khi giao tiếp cởi mở với người giám sát. Nếu người giám sát không thể giúp đỡ, các vấn đề sẽ chuyển lên người quản lý. Và nếu người quản lý cũng không thể giải quyết vấn đề, họ sẽ tiếp cận trưởng bộ phận hoặc nhân viên nhân sự.

Giám sát viên có trách nhiệm giám sát nhân viên. Họ đảm bảo nhân viên tuân theo các chỉ thị quản lý và chính sách của công ty. Thông qua các tương tác hàng ngày của họ, người giám sát cũng cung cấp đào tạo, động lực, kết nối và sự thuộc về. Người giám sát (thường bị bỏ qua) là người định hình văn hóa.

Hãy nhớ rằng không phải tất cả các tổ chức đều có hoặc yêu cầu người giám sát. Các ngành thường có người giám sát có xu hướng có một tỷ lệ tương đối lớn nhân viên cấp thấp hơn hoặc đầu vào, chẳng hạn như hoạt động sản xuất, chế tạo và kho hàng.

2. Để trở thành một Supervisor thì cần những gì?

Khi quyết định ai sẽ thăng tiến lên vai trò giám sát, các công ty thường tìm kiếm những nhân viên thể hiện những điều sau:

– Kỹ năng giao tiếp tuyệt vời.

– Chuyên môn trong nhóm hoặc bộ phận.

– Khả năng giữ bình tĩnh dưới áp lực.

– Nắm chắc các chính sách của công ty.

– Tinh thần làm việc mạnh mẽ.

– Đúng giờ và kỹ năng quản lý thời gian.

– Tính chuyên nghiệp và thái độ tích cực.

– Khả năng tổ chức.

– Quan tâm đến các cơ hội lãnh đạo.

Để tăng khả năng được thăng tiến lên vai trò giám sát, điều quan trọng là phải tập trung vào việc phát triển các kỹ năng và chuyên môn cần thiết. Cân nhắc tham gia các hội thảo, hội nghị, hội thảo và lớp học trực tuyến có liên quan hoặc theo đuổi một bằng cấp hoặc chứng chỉ nâng cao.

Quan trọng nhất, hãy chuyên nghiệp và làm gương cho người khác bằng cách chủ động thực hiện những nhiệm vụ khó khăn. Khi có cơ hội thăng tiến, hãy cho người quản lý của bạn biết rằng bạn quan tâm đến sự cân nhắc của họ.

3. Tất cả các công việc Supervisor phải làm:

– Quản lý quy trình làm việc.

Một trong những trách nhiệm quan trọng nhất của người giám sát là quản lý một nhóm. Thông thường, người giám sát tạo và giám sát quy trình làm việc của nhóm họ hoặc các nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành công việc. Người giám sát phải xác định mục tiêu , truyền đạt mục tiêu và giám sát hoạt động của nhóm.

– Đào tạo nhân viên mới.

Khi một nhân viên mới gia nhập nhóm, người giám sát của họ nên giúp họ hiểu vai trò của họ và hỗ trợ họ trong quá trình chuyển đổi. Điều này có thể bao gồm cung cấp định hướng nơi làm việc và giải thích các chính sách của công ty hoặc nhiệm vụ công việc. Người giám sát có thể quản lý tất cả các hoạt động giới thiệu hoặc họ có thể làm việc với bộ phận nhân sự để đảm bảo người mới thuê nhận được hướng dẫn và thông tin họ cần.

– Tạo và quản lý lịch trình của nhóm.

Trong một số trường hợp, các tổ chức đã đặt giờ cho toàn bộ lực lượng lao động của họ và người giám sát sẽ không cần phải điều chỉnh chúng. Tuy nhiên, khi các thành viên trong nhóm làm việc theo ca, người giám sát thường chịu trách nhiệm tạo lịch trình .

Ví dụ: nếu bạn là người giám sát nhân viên phục vụ bàn của nhà hàng, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng bạn có một số lượng máy chủ thích hợp được lên lịch cho mỗi ca làm việc. Điều này thường có nghĩa là sắp xếp lịch cho nhiều người hơn vào thời gian bận rộn nhất trong ngày và cân bằng các ca làm việc để nhân viên không cảm thấy làm việc quá sức. Quản lý lịch làm việc của nhân viên cũng có nghĩa là phải linh hoạt và chuẩn bị sẵn sàng khi nhân viên cần thay đổi, chẳng hạn như yêu cầu nghỉ một ngày, gọi điện báo ốm hoặc xử lý trường hợp khẩn cấp cho gia đình.

– Báo cáo cho bộ phận nhân sự và quản lý cấp cao.

Với tư cách là người giám sát, bạn thường chịu trách nhiệm báo cáo kết quả hoạt động của nhóm và cá nhân cho bộ phận nhân sự và quản lý cấp cao. Bạn có thể cần phải đánh giá từng thành viên trong nhóm của mình và ghi lại sự đúng giờ của nhân viên, hiệu suất theo mục tiêu, tính chuyên nghiệp, các vấn đề kỷ luật, tuân thủ các chính sách của công ty và hơn thế nữa. Bạn cũng có thể được yêu cầu phát triển và quản lý các kế hoạch cải tiến hiệu suất.

– Đánh giá hiệu suất và cung cấp phản hồi.

Người giám sát thường được giao nhiệm vụ phát triển hoặc thực hiện các chương trình phản hồi và ghi nhận của nhân viên. Trách nhiệm này có thể bao gồm việc thiết lập các mục tiêu của nhân viên và nhóm và chọn phần thưởng thích hợp cho những thành tích. Ví dụ: nếu một nhân viên bán hàng vượt quá hạn ngạch hàng tháng của họ, họ có thể đủ điều kiện nhận tiền thưởng. Thời gian này cũng nên được sử dụng để cung cấp phản hồi tích cực và mang tính xây dựng.

– Xác định và áp dụng các cơ hội thăng tiến nghề nghiệp.

Bởi vì người giám sát làm việc chặt chẽ với nhân viên, họ thường giúp quyết định xem ai đủ điều kiện để được thăng chức. Trong một số trường hợp, người giám sát có thể trực tiếp trao các chương trình khuyến mãi. Tuy nhiên, ngay cả khi người giám sát không có quyền trực tiếp thăng chức cho nhân viên, các chuyên gia quản lý cấp cao thường tham khảo ý kiến ​​của người giám sát trong quá trình thăng chức.

– Giúp giải quyết các vấn đề và tranh chấp của nhân viên.

Khi nhân viên không hài lòng với kinh nghiệm làm việc tại nơi làm việc của họ, họ có thể gặp cấp trên của mình trước khi nói chuyện với bộ phận nhân sự. Người giám sát phải sử dụng các kỹ năng lắng nghe tích cực để hiểu các phàn nàn của nhân viên và làm việc với họ để đạt được giải pháp.

Nếu một nhân viên phàn nàn rằng một nhân viên hoặc thành viên quản lý khác đã vi phạm các chính sách của công ty, người giám sát có thể sẽ cần phải báo cáo vấn đề với bộ phận nhân sự để điều tra. Trong trường hợp có những bất đồng nhỏ giữa các nhân viên, giám sát viên có thể đứng ra hòa giải và giúp hai bên đi đến giải quyết.