Thay đổi là quan trọng đối với bất kỳ tổ chức nào vì nếu không có thay đổi, các doanh nghiệp sẽ mất lợi thế cạnh tranh và không đáp ứng được nhu cầu luôn thay đổi của khách hàng. Vậy quy định về sự thay đổi trong doanh nghiệp là gì, bản chất và phân loại sự thay đổi được quy định như thế nào?
Mục lục bài viết
1. Sự thay đổi trong doanh nghiệp là gì?
Bất kỳ doanh nghiệp nào trong môi trường chuyển động nhanh ngày nay đang tìm kiếm tốc độ thay đổi để chậm lại đều có thể sẽ phải thất vọng nặng nề. Thế giới đang thay đổi hàng ngày: dân số thay đổi, xu hướng khách hàng thay đổi, công nghệ thay đổi và nền kinh tế đang thay đổi. Các doanh nghiệp không nắm bắt được sự thay đổi có thể dễ dàng trở thành những con khủng long – mất liên lạc và không thể cạnh tranh trong các điều kiện giao dịch hiện tại.
Thế giới công nghệ luôn thay đổi, nếu không có sự thay đổi, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp vẫn sẽ viết thư từ cho các thư ký, chỉnh sửa lời nói của họ và gửi chúng trở lại bảng vẽ, lãng phí thời gian cho tất cả những người có liên quan. Theo Forbes, sự thay đổi là kết quả của việc áp dụng công nghệ mới ở hầu hết các tổ chức. Mặc dù ban đầu nó có thể gây xáo trộn, nhưng cuối cùng sự thay đổi có xu hướng tăng năng suất và cung cấp dịch vụ.
Công nghệ cũng ảnh hưởng đến cách chúng ta giao tiếp. Các doanh nhân không còn quay điện thoại liên tục, nhận được tín hiệu bận và thử đi thử lại nhiều lần cho đến khi họ vượt qua được. Người kinh doanh không còn phải mất công liên lạc trực tiếp với mọi người để tìm hiểu về những người khác có thể là nguồn lực hữu ích. Giờ đây, họ có thể tìm kiếm các chuyên gia trực tuyến thông qua các công cụ tìm kiếm cũng như thông qua các trang mạng xã hội. Công nghệ truyền thông đang phát triển ngày nay thể hiện những thay đổi cho phép các tổ chức học hỏi nhiều hơn, nhanh hơn, hơn bao giờ hết.
2. Tại sao cần có sự thay đổi trong doanh nghiệp?
– Nhu cầu của khách hàng không ngừng phát triển: Những khách hàng hài lòng với hoạt động kinh doanh trong giờ mở cửa thông thường chỉ vài năm trước đây giờ đây mong muốn doanh nghiệp của bạn luôn mở cửa – và có thể hoạt động chỉ bằng thao tác vuốt trên điện thoại thông minh. Khi thế giới phát triển, nhu cầu của khách hàng thay đổi và tăng trưởng, tạo ra nhu cầu mới về các loại sản phẩm và dịch vụ mới. Điều này mở ra các lĩnh vực cơ hội mới cho các công ty để đáp ứng những nhu cầu đó.
– Nền kinh tế toàn cầu đang thay đổi: Nền kinh tế có thể tác động đến các tổ chức theo cả cách tích cực và tiêu cực và cả hai đều có thể gây căng thẳng. Nền kinh tế phát triển mạnh và nhu cầu về sản phẩm và dịch vụ ngày càng tăng sẽ có nghĩa là các công ty phải xem xét việc mở rộng có thể liên quan đến việc bổ sung nhân viên và cơ sở vật chất mới. Những thay đổi này mang lại cơ hội cho nhân viên, nhưng cũng đại diện cho những thách thức mới.
Nền kinh tế yếu kém có thể tạo ra nhiều vấn đề hơn nữa khi các công ty nhận thấy mình cần phải đưa ra những quyết định khó khăn có thể ảnh hưởng đến tiền lương và phúc lợi của nhân viên, thậm chí đe dọa công việc của họ. Khả năng quản lý cả hai đầu của phổ là rất quan trọng đối với các tổ chức muốn duy trì một thương hiệu mạnh và mối quan hệ bền vững với khách hàng cũng như nhân viên.
– Thay đổi có nghĩa là Cơ hội tăng trưởng: Theo Tạp chí Đối tác Kinh doanh, tầm quan trọng của sự thay đổi trong môi trường kinh doanh cho phép nhân viên học các kỹ năng mới, khám phá cơ hội mới và thực hiện khả năng sáng tạo của họ theo những cách cuối cùng mang lại lợi ích cho tổ chức thông qua các ý tưởng mới và tăng cường cam kết. Chuẩn bị cho nhân viên đối phó với những thay đổi này liên quan đến việc phân tích các công cụ và đào tạo cần thiết để giúp họ học các kỹ năng mới. Việc đào tạo có thể được cung cấp thông qua các thiết lập lớp học truyền thống hoặc ngày càng có nhiều thông qua các cơ hội học tập trực tuyến.
Điều quan trọng là, các tổ chức cần thực hiện tốt việc đánh giá năng lực của nhân viên và sau đó thực hiện các bước để lấp đầy khoảng cách giữa các kỹ năng hiện tại và các kỹ năng cần thiết để đáp ứng với sự phát triển.
3. Bản chất và phân loại sự thay đổi trong doanh nghiệp:
Trong kinh doanh cũng như trong cuộc sống, có rất ít điều không thay đổi. Các công ty phải sẵn sàng di chuyển theo thời đại và điều chỉnh hoạt động của mình để đáp ứng với sự gia tăng cạnh tranh, tiến bộ công nghệ, kỳ vọng của các bên liên quan và các áp lực khác. Tuy nhiên, sự thay đổi kinh doanh thực sự không chỉ là một sự thay đổi bánh lái. Đó là kết quả của một quá trình có cấu trúc và có kế hoạch để làm cho công ty hoạt động hiệu quả hơn và có lãi hơn.
– Thay đổi trong bối cảnh kinh doanh: Nói một cách dễ hiểu, thay đổi kinh doanh là hành động di chuyển công ty từ vị trí hiện tại đến vị trí mong muốn. Thay đổi có thể tương đối nhỏ, chẳng hạn như cải thiện các thủ tục thanh toán của công ty, để hoàn toàn biến đổi, chẳng hạn như cải tổ toàn bộ sản phẩm và dịch vụ cung cấp trong bối cảnh cạnh tranh bất ngờ. Tuy nhiên, trong hầu hết các trường hợp, nó tham chiếu đến một sự kiện gây ra gián đoạn lớn cho hoạt động hàng ngày của bạn. Có ba loại thay đổi trong bối cảnh kinh doanh: thay đổi phát triển, chuyển tiếp và chuyển đổi.
– Định nghĩa Thay đổi Phát triển: Sự thay đổi phát triển xảy ra khi một doanh nghiệp muốn cải tiến quy trình hoặc thủ tục, chẳng hạn như cập nhật hệ thống tính lương hoặc tái tập trung chiến lược tiếp thị của mình. Những thay đổi này là nhỏ và mang tính gia tăng – bạn không phải thiết kế lại toàn bộ quy trình làm việc mà chỉ đơn giản là tinh chỉnh để làm cho nó tốt hơn. Thay đổi phát triển thường xảy ra để đáp ứng với việc nâng cấp công nghệ hoặc các động lực chi phí nội bộ nhằm nâng cao hiệu quả của quy trình làm việc. Miễn là bạn cung cấp cho nhân viên chương trình đào tạo mà họ cần để thực hiện các thay đổi, thì sẽ có ít biến động liên quan đến loại thay đổi này.
– Định nghĩa thay đổi chuyển tiếp: Thay đổi chuyển tiếp là hành động thay thế các quy trình chính bằng những quy trình mới, chẳng hạn như tự động hóa dây chuyền sản xuất thủ công của bạn hoặc áp dụng cài đặt ERP mới. Nó cũng bao gồm sáp nhập và mua lại và các quy trình hành động khác như vậy. Những thay đổi chuyển tiếp thường được thúc đẩy bởi mong muốn duy trì tính cạnh tranh trên thị trường. Doanh nghiệp không phải lập biểu đồ chính xác các vùng nước chưa biết khi thực hiện một thay đổi chuyển tiếp, nhưng có thể sẽ phải xem xét lại các chức năng công việc, quy trình, văn hóa và các mối quan hệ của mình để quản lý thay đổi một cách hiệu quả. Việc quản lý phải tiến hành một cách thận trọng để giảm thiểu sự sợ hãi, nghi ngờ và bất an trong nhân viên.
– Định nghĩa thay đổi chuyển đổi: Thay đổi mang tính chất chuyển đổi là sự đột phá nhất vì nó đòi hỏi một sự thay đổi cơ bản trong cách thức hoạt động của một công ty. Ví dụ, một công ty có thể bắt tay vào một sứ mệnh hoàn toàn mới hoặc tái cấu trúc toàn bộ dòng sản phẩm bằng cách sử dụng các hệ điều hành mới, độc quyền, như Apple đã làm khi Steve Jobs tiếp quản công ty vào năm 1997. Do có biến động nên những thay đổi kiểu này hiếm khi xảy ra. . Điều hướng một sự chuyển đổi rất phức tạp, đòi hỏi kỹ năng đáng kể từ đội ngũ quản lý và sự trợ giúp từ bên ngoài từ các chuyên gia thay đổi. Khi quá trình thay đổi hoàn tất, tổ chức không thể nhận ra được so với trước đây.
– Quản lý thay đổi: Khi mọi người nói về thay đổi trong kinh doanh, ý họ muốn nói là quản lý thay đổi, là quy trình được sử dụng để đảm bảo các thay đổi được thực hiện suôn sẻ, với càng ít lực cản càng tốt để mang lại lợi ích lâu dài. Một phần chính của quá trình là đảm bảo sự thay đổi được chấp nhận bởi những người bị ảnh hưởng bởi nó. Nếu không có sự tham gia thích hợp, sẽ có nguy cơ nhân viên từ chối hoặc thậm chí phá hoại dự án thay đổi, dẫn đến lãng phí thời gian và tiền bạc. Quản lý khía cạnh con người của sự thay đổi có thể giúp giảm thiểu sợ hãi và lo lắng và đảm bảo các mục tiêu mới mà bạn đang đặt ra được chấp nhận.
