Trong kế toán, không thể không nhắc đến sổ cái, số dư sổ cái, bởi lẽ đây là đại diện cho hệ thống lưu trữ hồ sơ cho dữ liệu tài chính của công ty, với các bản ghi tài khoản ghi nợ và ghi có được xác thực bằng số dư thử nghiệm và có vai trò vô cùng quan trọng. Vậy số dư sổ cái là gì? Số dư sổ cái có đặc điểm và có tầm quan trọng như thế nào?
Mục lục bài viết
1. Số dư sổ cái là gì?
Sổ cái cung cấp hồ sơ về từng giao dịch tài chính diễn ra trong suốt vòng đời của một công ty hoạt động và nắm giữ thông tin tài khoản cần thiết để lập báo cáo tài chính của công ty. Dữ liệu giao dịch được tách biệt, theo loại, thành tài khoản tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu , doanh thu và chi phí.
Các phương trình kế toán, làm nền tảng cho kế toán kép, như sau: Sổ cái là một cuốn sổ chứa các tài khoản trong đó thông tin đã phân loại và tóm tắt từ các tạp chí được đăng dưới dạng ghi nợ và ghi có. Nó cũng được gọi là cuốn sách thứ hai của mục nhập. Các sổ kế toán chứa các thông tin cần thiết để chuẩn bị báo cáo tài chính. Nó bao gồm các tài khoản về tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu và chi phí. Danh sách tài khoản đầy đủ này được gọi là biểu đồ tài khoản. Sổ cái đại diện cho mọi tài khoản đang hoạt động trong danh sách.
– Cách thức hoạt động của sổ cái chung: Sổ cái là nền tảng của một hệ thống được kế toán sử dụng để lưu trữ và tổ chức dữ liệu tài chính được sử dụng để tạo báo cáo tài chính của công ty. Các giao dịch được đăng lên các tài khoản sổ cái phụ riêng lẻ, như được xác định bởi biểu đồ tài khoản của công ty.
Sau đó, các giao dịch được kết thúc hoặc được tổng hợp vào sổ cái và kế toán tạo ra một số dư thử nghiệm, dùng làm báo cáo về số dư của từng tài khoản trên sổ cái. Số dư thử nghiệm được kiểm tra xem có sai sót và điều chỉnh bằng cách đăng thêm các bút toán cần thiết, sau đó số dư thử nghiệm đã điều chỉnh được sử dụng để tạo báo cáo tài chính.
Sổ cái kế toán chứa danh sách tất cả các tài khoản tổng hợp trong sơ đồ tài khoản của hệ thống kế toán: Tài khoản tài sản bao gồm tài sản cố định, chi phí trả trước, các khoản phải thu và tiền mặt, các tài khoản trách nhiệm bao gồm các khoản phải trả, hạn mức tín dụng, các khoản phải trả và n, tài khoản vốn chủ sở hữu của cổ đông, tài khoản doanh thu, tài khoản chi phí, các tài khoản doanh thu và lỗ như lãi, đầu tư, thanh lý tài sản
– Các giao dịch này được ghi nhận trong suốt năm bằng cách ghi nợ và ghi có vào các tài khoản này. Các giao dịch được thực hiện bởi các hoạt động kinh doanh thông thường như thanh toán cho khách hàng hoặc thông qua các bút toán điều chỉnh.
– Tài khoản sổ cái có thể ở dạng biên bản nếu kế toán được thực hiện bằng tay hoặc dưới dạng sổ sách điện tử khi sử dụng gói phần mềm kế toán.
– Phương pháp ghi sổ cái kế toán: Các doanh nghiệp sử dụng phương pháp ghi sổ kế toán kép để ghi chép các nghiệp vụ sẽ lập sổ cái kế toán. Mỗi giao dịch được ghi vào ít nhất hai tài khoản sổ cái. Các mục nhập có giao dịch ghi nợ cũng như tín dụng và được đăng trong hai cột.
– Một sổ cái tổng hợp được sử dụng bởi các doanh nghiệp có sử dụng các phương pháp kế toán kép, có nghĩa là mỗi giao dịch tài chính ảnh hưởng đến ít nhất hai tài khoản sổ cái chung và mỗi mục có ghi nợ và một giao dịch tín dụng. Các giao dịch hai mục được đăng trong hai cột, với các mục ghi nợ ở bên trái và các mục ghi có ở bên phải, và tổng tất cả các mục ghi nợ và ghi có phải cân bằng.
– Sổ cái chia nhỏ thông tin tài chính từ các sổ nhật ký thành các tài khoản cụ thể như Tiền mặt, Tài khoản Phải thu và Doanh thu, trên các trang của riêng chúng. Điều này cho phép bạn xem chi tiết tất cả các giao dịch của mình. Lập sổ cái cho từng tài khoản. Ví dụ, sổ cái tài khoản tiền mặt sẽ chứa tất cả các giao dịch tiền mặt của doanh nghiệp bạn. Đối với các chi phí bất thường hoặc kỳ quặc, hãy lập một tài khoản sổ cái tổng hợp
– Tạo các cột ở ngoài cùng bên trái của trang cho ngày tháng, số tạp chí và mô tả. Tạo các cột ở bên trái cho ghi nợ, ghi có và số dư. Ghi nợ đề cập đến số tiền bạn nhận được trong khi tín dụng đề cập đến số tiền bạn đã trả hoặc nợ. Số dư là chênh lệch giữa ghi nợ và ghi có. Nhập thông tin từ các tạp chí vào các tài khoản liên quan. Đặt các khoản ghi nợ và tín dụng liên quan cạnh nhau. Tính số dư bạn đã kiếm được hoặc nợ. Ghi lại và thực hiện các thay đổi đối với các giao dịch khi chúng xảy ra. Nếu bạn đã ghi nhật ký, hãy đăng nó lên sổ cái ngay lập tức. Kết hợp các tài khoản khác nhau để tạo một sổ cái đầy đủ. Trang đầu bao gồm biểu đồ các tài khoản, liệt kê từng tài khoản trong sổ cái và số của nó
– Bước tiếp theo trong chu trình kế toán là tạo số dư thử nghiệm. Thông tin trong tài khoản sổ cái được tổng hợp thành tổng cấp tài khoản trong báo cáo số dư thử nghiệm. Tổng số dư thử nghiệm được khớp và được sử dụng để lập báo cáo tài chính.
2.2. Tầm quan trọng của số dư sổ cái:
Tầm quan trọng của số dư sổ cái: số dư sổ cái là nhật ký và sổ cái đều đóng một vai trò quan trọng trong quá trình hạch toán. Các giao dịch kinh doanh chủ yếu được ghi vào sổ nhật ký và sau đó được đăng vào sổ cái theo các thủ trưởng tương ứng. Trong khi nhiều giao dịch tài chính được ghi trên cả sổ nhật ký và sổ cái, có sự khác biệt đáng kể về mục đích và chức năng của từng sổ kế toán này.
– Các giao dịch tài chính được tóm tắt và ghi lại theo hệ thống bút toán kép trong nhật ký. Nó còn được gọi là sổ kế toán chính hoặc sổ nhập kho gốc. Mặt khác, sổ cái được gọi là sổ kế toán chính. Nó ghi lại thông tin từ tạp chí ở định dạng “T”. Nó được sử dụng để tạo ra số dư thử cũng là nguồn của các báo cáo tài chính như báo cáo thu nhập và bảng cân đối kế toán
– Số dư sổ cái: ghi lại các giao dịch: Quá trình ghi chép các giao dịch trên sổ nhật ký được gọi là ghi nhật ký trong khi quá trình chuyển các bút toán từ sổ nhật ký sang sổ cái được gọi là ghi sổ. Các giao dịch trong nhật ký được ghi lại theo trình tự thời gian giúp dễ dàng xác định các giao dịch có liên quan đến một ngày, tuần làm việc nhất định hoặc một thời hạn thanh toán khác. Ngược lại, việc sắp xếp các bút toán trong sổ cái liên quan nhiều hơn đến việc nhóm các giao dịch như giao dịch lại với nhau thành các tài khoản cụ thể nhằm mục đích đánh giá dữ liệu cho các mục đích tài chính và kế toán nội bộ.
– Cách thức hoạt động của sổ cái chung với kế toán nhập kép: Một sổ cái tổng hợp được sử dụng bởi các doanh nghiệp có sử dụng các kép phương pháp kế toán, có nghĩa là mỗi giao dịch tài chính ảnh hưởng đến ít nhất hai tài khoản phụ sổ cái, và mỗi mục có ít nhất một thẻ ghi nợ và một giao dịch tín dụng. Các giao dịch kết hợp, được gọi là “bút toán”, được đăng trong hai cột, với bút toán ghi nợ ở bên trái và bút toán ghi có ở bên phải, và tổng tất cả các bút toán ghi nợ và ghi có phải có số dư.
– Định dạng của một tạp chí rất đơn giản. Nó bao gồm ngày giao dịch, thông tin chi tiết của giao dịch, số lá bài, số tiền ghi nợ và số tiền tín dụng. Không có phạm vi cân bằng trong một tạp chí.
Định dạng của một tạp chí:
| Ngày | Các chi tiết | LF | Ghi nợ | Tín dụng |
| Ngày Giao dịch | Tiêu đề và chi tiết tài khoản | Số foo sổ cái | Amt. | Amt. |
Sổ cái sử dụng định dạng “T” trong đó ngày, chi tiết và số tiền được ghi ở mỗi bên.
Định dạng của sổ cái:
| Ngày | Các chi tiết | Số Folio | Số lượng | Ngày | Các chi tiết | Số Folio | Số lượng |
| Ngày Giao dịch | Tên tài khoản | Số tiền giao dịch | Ngày Giao dịch | Tên tài khoản | Số tiền giao dịch |
– Không giống như sổ nhật ký, một số tài khoản sổ cái bắt đầu với số dư đầu kỳ là số dư cuối kỳ của năm trước. Ngoài ra, cuối cùng, số tiền trên sổ cái phải được cân bằng.
Chuẩn bị một sổ cái rất quan trọng vì nó đóng vai trò như một tài liệu chính cho tất cả các giao dịch tài chính của bạn. Vì nó báo cáo doanh thu và chi phí theo thời gian thực, nó có thể giúp bạn nắm được chi tiêu của mình. Sổ cái cũng giúp bạn lập số dư thử nghiệm, phát hiện các giao dịch bất thường và hỗ trợ việc tạo báo cáo tài chính.
