Để biểu thị cho tiến trình hoàn thành một dự án, người ta có thể sử dụng nhiều cách khác nhau, trong đó điển hình là sơ đồ mạng PERT. Việc sử dụng sơ đồ này thường áp dụng trong việc hoạch định các kế hoạch lớn, làm cho quá trình theo dõi được diễn ra dễ dàng, thuận tiện hơn. Sơ đồ PERT là gì? Xây dựng sơ đồ mạng lưới PERT?
Mục lục bài viết
1. Sơ đồ PERT là gì?
Sơ đồ PERT được giải thích là một công cụ nhằm quản lý dự án được sử dụng để lập lịch trình, tổ chức và điều phối các công việc trong một dự án. Nó cung cấp một biểu diễn đồ họa về tiến trình của dự án cho phép người quản lý dự án chia nhỏ từng nhiệm vụ riêng lẻ trong dự án để phân tích.
Mẫu sơ đồ PERT sử dụng các nút – được vẽ dưới dạng hình chữ nhật hoặc hình tròn – để biểu diễn các sự kiện và cột mốc quan trọng trong suốt dự án. Các nút được kết nối bằng các vectơ – được vẽ dưới dạng các đường – biểu thị các nhiệm vụ khác nhau cần được hoàn thành.
Sơ đồ PERT cung cấp cho các nhà quản lý dự án ước tính về khoảng thời gian tối thiểu cần thiết để hoàn thành một dự án . Người quản lý cũng có thể phân tích sự phân công công việc và kết nối nhiệm vụ, cũng như đánh giá rủi ro liên quan đến dự án. Cấu trúc phân tích giúp dễ dàng tổ chức một dự án phức tạp với nhiều bộ phận chuyển động khác nhau bằng cách hình dung sự phụ thuộc giữa mỗi bước của quy trình.
PERT là viết tắt của Chương trình Đánh giá Kỹ thuật Đánh giá, một phương pháp luận được phát triển bởi Hải quân Hoa Kỳ vào những năm 1950 để quản lý chương trình tên lửa tàu ngầm Polaris. Một phương pháp luận tương tự, phương pháp đường dẫn tới hạn ( CPM ) đã được phát triển để quản lý dự án trong khu vực tư nhân vào cùng thời điểm.
Biểu đồ PERT và biểu đồ Gantt thường bị nhầm lẫn, mặc dù chúng có một vài điểm khác biệt chính. Chúng không chỉ khác nhau về hình thức bên ngoài mà còn cung cấp các tính năng khác nhau tùy thuộc vào những gì nhóm của bạn cần.
Dưới đây là một số tính năng chính cần lưu ý khi quyết định cái nào phù hợp với bạn:
– Biểu đồ PERT là lưu đồ trong khi biểu đồ Gantt là biểu đồ thanh: Một trong những điểm khác biệt lớn nhất là bố cục trực quan của chúng. Trong khi biểu đồ Gantt sử dụng cách tiếp cận biểu đồ thanh truyền thống, biểu đồ PERT ít cấu trúc hơn về hình thức và có các bố cục khác nhau tùy thuộc vào dự án.
– Biểu đồ Gantt cung cấp tổ chức trong khi biểu đồ PERT cung cấp tùy chỉnh: Biểu đồ Gantt được tổ chức theo cấu trúc hơn. Mặt khác, biểu đồ PERT cho phép tùy chỉnh bố cục đơn giản, tốt hơn cho nhu cầu dự án cấp cao.
– Biểu đồ PERT có thể được sử dụng trước khi dự án bắt đầu: Vì biểu đồ PERT cung cấp một kế hoạch dự án đơn giản và bố cục dòng thời gian, chúng thường được sử dụng làm hướng dẫn trực quan trong quá trình khởi động dự án. Người quản lý dự án sau đó sử dụng một phương pháp khác, như cấu trúc phân tích công việc hoặc biểu đồ Gantt, để lập bản đồ cụ thể các nhiệm vụ và sự phụ thuộc của dự án.
Nói chung, biểu đồ Gantt phổ biến hơn để lập bản đồ các nhiệm vụ dự án trong suốt vòng đời của dự án trong khi biểu đồ PERT phổ biến hơn để lập bản đồ thời gian trong các giai đoạn dự án ban đầu. Chúng có thể được sử dụng riêng biệt hoặc cùng nhau để tạo ra một kế hoạch toàn diện.
Sơ đồ PERT trong tiếng anh là “PERT chart“.
2. Xây dựng sơ đồ mạng lưới PERT:
Để tạo sơ đồ PERT, hãy làm theo năm bước của vòng đời quy trình, bao gồm mọi thứ từ xác định nhiệm vụ đến quản lý việc hoàn thành dự án.
Xác định các nhiệm vụ của dự án
Bước đầu tiên để tạo một biểu đồ PERT thành công liên quan đến việc xác định và thu thập thông tin và nhiệm vụ cần thiết của dự án. Bạn có thể bắt đầu giai đoạn lập kế hoạch dự án tương tự như cách bạn thường bắt đầu giai đoạn quản lý dự án ban đầu . Điều này có thể bao gồm:
+ Một trường hợp kinh doanh
+ Một kế hoạch truyền thông
+ Một cuộc họp khởi động đầu tiên
Việc lập kế hoạch sớm đảm bảo rằng bạn chuẩn bị sẵn sàng cho các phụ thuộc đã xác định và kết nối các nhiệm vụ trong các giai đoạn tiếp theo.
Xác định sự phụ thuộc của nhiệm vụ
Nhiệm vụ phụ thuộc là một nhiệm vụ hoặc cột mốc dựa vào một nhiệm vụ khác sẽ được hoàn thành trước khi có thể bắt đầu nhiệm vụ trong tầm tay. Điều này đôi khi được coi là mối quan hệ logic và thường được sử dụng trong cấu trúc phân tích công việc .
Tạo phụ thuộc có thể giúp bạn theo dõi công việc đúng cách, đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ và thiết lập giao tiếp rõ ràng. Đối với các dự án phức tạp, hãy lập kế hoạch thời gian và thời lượng dự án trước thời hạn một cách hợp lý.
Trong sơ đồ PERT, các phần phụ thuộc được hình dung bằng cách kết nối và đánh số các tác vụ. Mặc dù không toàn diện như các phương pháp khác như cấu trúc phân tích công việc, nhưng nó giúp hiển thị hình dung cấp cao về các nhiệm vụ và công việc cần thiết để hoàn thành chúng.
Kết nối các nhiệm vụ của dự án
Khi các phần phụ thuộc của nhiệm vụ đã được tạo, bạn có thể làm việc để tạo biểu đồ PERT của mình bằng cách kết nối các nhiệm vụ của dự án với nhau. Các kết nối này bao gồm các mũi tên, biểu thị các nhiệm vụ và các nút, biểu thị các sự kiện hoặc mốc quan trọng.
Ví dụ: đặt các sự kiện chính trong các nút của bạn (được biểu thị dưới dạng hình tròn hoặc hình vuông được đánh số) và vẽ các mũi tên nhiệm vụ để biểu thị các phần phụ thuộc cần thiết để hoàn thành các sự kiện của bạn.
Bố cục này cung cấp một cấu trúc dự án đơn giản, mặc dù không quá cụ thể, nhưng các bên liên quan của dự án có thể dễ dàng hiểu được.
Ước tính khung thời gian của dự án
Bây giờ đã đến lúc ước tính khung thời gian dự án tổng thể của bạn bằng cách sử dụng phương pháp đường dẫn quan trọng (CPM) và công thức PERT. Con đường quan trọng là chuỗi nhiệm vụ dài nhất phải được hoàn thành để kết thúc thành công một dự án.
Mục tiêu là tìm ra con đường dài nhất sẽ mất nhiều thời gian nhất để hoàn thành để ước tính thời gian tổng thể ngắn nhất của dự án. Ước tính thời gian có thể được tính toán dựa trên những điều sau:
+ Thời gian lạc quan: Khoảng thời gian tối thiểu cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ.
+ Thời gian bi quan: Khoảng thời gian tối đa cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ.
+ Nhiều khả năng là thời gian: Ước tính tốt nhất về thời gian có thể sẽ hoàn thành một nhiệm vụ.
Bạn có thể sử dụng công thức PERT để tính thời lượng dự kiến của một nhiệm vụ và thời gian hoàn thành bằng cách sử dụng: (O + (4 × M) + P) ÷ 6. Điều này có thể được đo bằng phút, giờ, ngày hoặc thậm chí là tuần.
Ví dụ, nếu thời gian lạc quan là 30 phút, thời gian bi quan là 60 phút và thời gian có khả năng xảy ra cao nhất là 45 phút, công thức PERT sẽ là: (30 phút + (4 × 45 phút) + 60 phút) ÷ 6 = 45 phút.
Khi bạn đã tính toán thời gian dự kiến cho mỗi nhiệm vụ, sau đó bạn có thể cộng từng ước tính về đường dẫn quan trọng của mình lại với nhau để có được tiến trình trung bình của dự án.
Quản lý tiến độ nhiệm vụ
Bước cuối cùng trong việc tạo biểu đồ PERT là quản lý tiến độ nhiệm vụ để hoàn thành dự án. Điều này có thể được thực hiện bằng cách đóng các phần phụ thuộc và giảm thiểu các vấn đề trong quá trình thực hiện cho đến khi tất cả các nhiệm vụ được hoàn thành.
Hãy nhớ rằng một sơ đồ PERT nên được cập nhật trong toàn bộ dự án khi các thay đổi xảy ra. Điều này có thể được kết hợp với một quy trình kiểm soát thay đổi , giúp lập bản đồ và truyền đạt các thay đổi của dự án.
Khi tất cả các nhiệm vụ trong dự án đã được hoàn thành, bạn có thể lưu trữ tài liệu trong một không gian chung để được giới thiệu sau này nếu cần.
3. Khi nào sử dụng sơ đồ PERT?
Người quản lý dự án sử dụng biểu đồ PERT để đánh giá và hoàn thành một dự án nhất định. Nhưng với rất nhiều phương pháp khác để lựa chọn, làm thế nào để so sánh một sơ đồ PERT?
Đối với người mới bắt đầu, biểu đồ PERT là một phương pháp tốt khi bạn đang tìm cách đánh giá tiến trình, nguồn lực cần thiết và đường dẫn quan trọng của một dự án. Chúng ta hãy xem xét từng thứ này kỹ hơn một chút.
– Để xác định đường dẫn quan trọng : Một trong những đặc điểm chính của biểu đồ PERT giúp nó khác biệt với các phương pháp khác là khả năng xác định đường dẫn quan trọng của dự án. Điều này rất quan trọng khi hình dung dòng thời gian tổng thể của một dự án.
– Để đánh giá tài nguyên : Với các tính năng độc đáo mà biểu đồ PERT cung cấp, bạn có thể dễ dàng hiển thị nhiệm vụ nào yêu cầu tài nguyên và nhiệm vụ nào không. Điều này giúp tiết kiệm thời gian cho cả bạn và các bên liên quan của dự án bằng cách cung cấp thông tin trước và có thể truy cập được.
– Để ước tính thời gian : Vì biểu đồ PERT đánh giá cả thời lượng nhiệm vụ riêng lẻ và thời lượng dự án tổng thể, nên đây là một công cụ tuyệt vời khi bạn cần hiểu dòng thời gian dự kiến trong giai đoạn lập kế hoạch dự án ban đầu.
Nhìn chung, tạo biểu đồ PERT là một lựa chọn tốt cho một kế hoạch dự án đơn giản có thể dễ dàng chia sẻ với các thành viên trong nhóm. Sử dụng biểu đồ này để nhanh chóng chia sẻ tài nguyên và tiến trình.
