Sai sót trong kế toán là gì? Phương pháp xử lý sai sót số liệu kế toán?

1. Sai sót trong kế toán là gì?

– Sai sót trong kế toán ( Accounting error)  là sai sót trong bút toán kế toán không cố ý. Khi được phát hiện, lỗi hoặc nhầm lẫn thường được sửa ngay lập tức. Nếu không có giải pháp ngay lập tức, một cuộc điều tra về lỗi sẽ được tiến hành. Không nên nhầm lẫn sai sót kế toán với gian lận, là hành vi cố ý che giấu hoặc thay đổi các bút toán vì lợi ích của công ty. Mặc dù có rất nhiều loại sai sót, nhưng sai sót kế toán phổ biến nhất là sai sót về văn thư hoặc sai sót về nguyên tắc kế toán.

– Sai sót kế toán là những sai sót trong việc ghi sổ không cố ý và đôi khi rất dễ xác định và sửa chữa. Ví dụ, nếu các khoản ghi nợ và ghi có không cộng lại với cùng một số tiền trong số dư thử nghiệm, kế toán có thể dễ dàng thấy tài khoản nào là không chính xác. Số dư thử là một loại trang tính mà kế toán sử dụng để ghi các bút toán ghi nợ và ghi có. Tổng số từ số dư thử nghiệm sau đó được chuyển vào báo cáo tài chính vào cuối kỳ báo cáo. Tuy nhiên, có những trường hợp kế toán có sai sót, nhưng số dư thử nghiệm không bị mất cân đối, điều này có thể khó khăn hơn trong việc xác định và sửa chữa sai sót.

2. Các loại lỗi kế toán: 

Có rất nhiều loại lỗi kế toán và một số lỗi phổ biến nhất được liệt kê dưới đây.

+ Lỗi của mục nhập gốc: Lỗi của mục nhập ban đầu là khi số tiền sai được đăng vào một tài khoản. Lỗi đăng sai số tiền cũng sẽ được phản ánh trong bất kỳ tài khoản nào khác có liên quan đến giao dịch. Nói cách khác, tất cả các tài khoản liên quan sẽ có số dư nhưng có số tiền sai.

+ Lỗi sao chép: Lỗi trùng lặp là khi một mục kế toán bị trùng lặp, nghĩa là nó được ghi nợ hoặc ghi có hai lần cho cùng một mục. Ví dụ, một khoản chi phí được ghi nợ hai lần cho cùng một số tiền sẽ là lỗi của sự trùng lặp.

+ Lỗi thiếu sót: Lỗi bỏ sót là khi mục nhập không được thực hiện mặc dù một giao dịch đã xảy ra trong kỳ. Ví dụ, một tài khoản phải trả, là các khoản nợ ngắn hạn mà công ty nợ các nhà cung cấp và người bán, không được ghi có khi hàng hóa được mua theo hình thức tín dụng. Điều này thường xảy ra khi có nhiều hóa đơn từ các nhà cung cấp cần được ghi lại, và hóa đơn bị mất hoặc không được ghi đúng cách.

Một lỗi thiếu sót cũng có thể bao gồm việc quên ghi lại việc bán sản phẩm cho khách hàng hoặc doanh thu nhận được từ các khoản phải thu. Các khoản phải thu phản ánh số tiền khách hàng nợ công ty đối với các sản phẩm đã bán.

+ Lỗi đảo ngược mục nhập: Lỗi hoàn nhập bút toán là khi bút toán kế toán được ghi sai hướng, nghĩa là ghi nợ thành ghi có hoặc ngược lại. Ví dụ, giá vốn hàng bán, bao gồm nguyên vật liệu thô và hàng tồn kho, được ghi có thay vì ghi nợ và hàng tồn kho thành phẩm được ghi nợ thay vì được ghi có.

+ Lỗi nguyên tắc: Sai sót về nguyên tắc kế toán xảy ra khi nguyên tắc kế toán được áp dụng sai. Ví dụ, một khoản mua thiết bị được coi là chi phí hoạt động. Chi phí hoạt động là chi phí hàng ngày và không bao gồm chi phí mua tài sản cố định. Ngoài ra, việc mua sắm tài sản nên được ghi nhận trên bảng cân đối kế toán trong khi chi phí hoạt động phải được ghi nhận trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.

+ Lỗi của hoa hồng: Sai sót về hoa hồng là lỗi xảy ra khi người ghi sổ hoặc kế toán ghi nợ hoặc ghi có vào đúng tài khoản nhưng vào tài khoản con hoặc sổ cái sai. Ví dụ, tiền đã nhận từ một khách hàng được ghi có đúng vào tài khoản phải thu, nhưng lại được chuyển cho khách hàng sai. Lỗi sẽ hiển thị trên sổ cái phụ khoản phải thu, trong đó có tất cả các hóa đơn và giao dịch của khách hàng. Một khoản thanh toán cho nhà cung cấp được ghi nhận là một khoản phải trả, nhưng với hóa đơn hoặc nhà cung cấp sai cũng là một sai sót về hoa hồng. Lỗi sẽ hiển thị như được đăng cho nhà cung cấp sai trên sổ cái tài khoản phải trả phụ.

+ Lỗi bù: Lỗi bù là khi một lỗi đã được bù bằng mục nhập bù cũng bị lỗi. Ví dụ, số tiền sai được ghi trong hàng tồn kho và được cân bằng bằng số tiền sai tương tự được ghi vào tài khoản phải trả để thanh toán cho hàng tồn kho đó.

– Sai xót trong kế toán tên tiếng Anh là: ”  Error in accounting”

3. Phương pháp xử lý sai sót số liệu kế toán:

– Phát hiện và phòng ngừa sai sót kế toán:  Các lỗi kế toán không cố ý thường xảy ra nếu người ghi sổ nhật ký không cẩn thận hoặc phần mềm kế toán đã lỗi thời. Việc phát hiện ra những sai sót như vậy thường xảy ra khi các công ty tiến hành khóa sổ cuối tháng. Một số công ty có thể thực hiện nhiệm vụ này vào cuối mỗi tuần. Hầu hết các lỗi, nếu không phải là tất cả, có thể được sửa chữa khá dễ dàng.

– Có thể cần theo dõi kiểm toán nếu không thể giải quyết nhanh chóng sự khác biệt trọng yếu. Phương pháp thông thường để xử lý các chênh lệch phi trọng yếu là tạo một tài khoản tạm ngưng trên bảng cân đối kế toán hoặc trừ số tiền nhỏ trên báo cáo thu nhập là “khoản khác”.

– Theo dõi các hóa đơn cho khách hàng và từ các nhà cung cấp và đảm bảo chúng được nhập ngay lập tức và đúng cách vào phần mềm kế toán có thể giúp giảm các sai sót về văn thư. Việc đối chiếu ngân hàng hàng tháng có thể giúp phát hiện các sai sót trước kỳ báo cáo vào cuối quý hoặc năm tài chính. Đối chiếu ngân hàng là việc so sánh các hồ sơ và giao dịch tài chính nội bộ của một công ty với các hồ sơ sao kê của ngân hàng đối với công ty. Tất nhiên, không công ty nào có thể ngăn chặn tất cả các sai sót, nhưng với các biện pháp kiểm soát nội bộ phù hợp, chúng có thể được xác định và sửa chữa tương đối nhanh chóng.

– Các lỗi ảnh hưởng đến số dư thử nghiệm:  Hai sai lầm phổ biến nhất ảnh hưởng đến số dư thử là ghi một đằng và cộng sai. Cả hai lỗi này đều để lại số tiền cuối kỳ không cân bằng, vì vậy chúng nhanh chóng được chú ý trong số dư thử nghiệm. Nếu bạn đang sử dụng phần mềm kế toán, công cụ sẽ cho bạn biết ngay lập tức số tiền chưa cân đối đó là bao nhiêu. Tuy nhiên, nếu bạn đang ghi lại các mục nhập của mình theo cách thủ công, bạn phải phân biệt các giá trị ghi nợ và ghi có để tìm ra kết quả chính xác của lỗi.

– Sau khi bạn đã tìm ra sự khác biệt giữa ghi nợ và ghi có, bước tiếp theo là tạo tài khoản tạm ngưng. Tài khoản tạm ngưng là một mục nhập giữ tiền mặt chưa được giải quyết cho đến khi phân tích thêm. Sau đó, khi vấn đề được xác định, một mục điều chỉnh của tài khoản tạm ngưng sẽ được thực hiện. Bước cuối cùng này được gọi là hòa giải.

– Sai sót kế toán có thể nhỏ hoặc đáng kể. Dù bằng cách nào, chúng có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng:

+ Báo cáo thu nhập không chính xác: Báo cáo chi phí không chính xác có thể làm sai lệch tỷ suất lợi nhuận hoạt động được tính toán của công ty hoặc có thể dẫn đến báo cáo thu nhập quá mức.

+ Thông tin dòng tiền không chính xác:Nếu các mục không được báo cáo một cách chính xác, nó có thể phóng đại hoặc hiểu số tiền mặt hiện có để thanh toán các hóa đơn.

+ Báo cáo chi phí không chính xác:  Việc phân loại sai hoặc không bao gồm chi phí kinh doanh có thể dẫn đến việc không báo cáo được khoản chi phí được trừ. Nó có thể dẫn đến việc trả quá nhiều thuế.

+ Tăng chi phí nhân công: Việc sửa lỗi phân loại ở mặt sau tốn nhiều thời gian đối với những nhân viên vốn đã bận rộn với công việc báo cáo cuối năm.

+ Phí thanh toán chậm:  Khi các lỗi phân loại sai được phát hiện sau đó trong chu kỳ kế toán, các hóa đơn có thể đã quá hạn thanh toán và dẫn đến các khoản phí và lãi bổ sung.

+ Kết hợp thu nhập và chi phí không phù hợp:Các khoản chi phí được phân loại sai có thể gây ra báo cáo không chính xác cho các công ty sử dụng kế toán dồn tích. Các khoản chi phí phải phù hợp với thu nhập mà chúng tạo ra. Nếu chi phí được phân loại sai tháng hoặc năm, điều này sẽ không xảy ra như bình thường.

+ Phát hiện gian lận: Thật không may là hành vi gian lận của nhân viên, bao gồm cả tham ô, có thể xảy ra ở bất kỳ doanh nghiệp nào. Khi các mục không khớp với nhau, điều đó có thể cho thấy có điều gì đó không ổn và cần phải điều tra thêm.

* Phương pháp:  Cẩn thận với thông tin tài chính của bạn là phòng tuyến đầu tiên để đảm bảo rằng các mục được phân loại đúng và nhập chính xác trên sổ sách của bạn:

–  Đào tạo nhân viên về độ chính xác của việc nhập dữ liệu: Đảm bảo rằng nhân viên đang nhập chi phí vào hệ thống kế toán của bạn hiểu các tài khoản và mô tả của bạn. Hãy dành thời gian để giải thích đầy đủ về hệ thống của bạn. Một số phần mềm có thể cung cấp đào tạo nhân viên, vì vậy hãy tận dụng tùy chọn này. Đặt chính sách của công ty về các thủ tục tài liệu để các mục nhập có thể được thực hiện đúng và chính xác. Ví dụ: ghi lại các khoản hoàn trả cho nhân viên khi được thực hiện sau khi họ đã gửi báo cáo chi phí để bạn biết các con số là chính xác. Và hãy đảm bảo rằng có người am hiểu về các bút toán kế toán có thể trả lời các câu hỏi khi chúng phát sinh.

– Đừng làm quá tải nhân viên:  Những nhân viên bị quá tải với công việc có thể dễ dàng mắc phải những lỗi nhập đơn giản hơn là nếu họ được dành đủ thời gian để xử lý hoạt động này. Tuy nhiên, điều quan trọng là kế toán của bạn luôn cập nhật và bạn  không bị tụt lại phía sau . Xem xét các cách để đơn giản hóa và cải thiện việc nhập dữ liệu và tránh sai sót, chẳng hạn như sử dụng  phần mềm báo cáo chi phí  để dễ dàng nhập dữ liệu vào hệ thống kế toán của bạn.

–  Sử dụng phần mềm kế toán mới nhất: Sử dụng phiên bản mới nhất của hệ thống kế toán của bạn. Các phiên bản phần mềm và đám mây liên tục được cải tiến để đơn giản hóa toàn bộ quy trình kế toán. Hệ thống dựa trên đám mây cập nhật tự động, phần mềm máy tính để bàn yêu cầu mua vài năm một lần để luôn cập nhật.

– Thực hiện các kiểm soát nội bộ: Áp dụng các phương pháp thực hành có thể giúp phát hiện và sửa chữa các sai sót kế toán. Ví dụ: tiến hành đối chiếu ngân hàng hàng tháng để bạn có thể phát hiện ra vấn đề và lỗi không còn trên sổ sách của bạn. Tương tự đối với bảng sao kê thẻ tín dụng. Xem lại chúng hàng tháng để đảm bảo các khoản phí đã được nhập chính xác vào hệ thống kế toán của bạn.

–  Kiểm tra sự khác biệt giữa ngân sách và chi phí thực tế: Sử dụng hệ thống kế toán của bạn để giúp bạn đi đúng hướng tài chính. Ngân sách của bạn có thể cho thấy một số tiền nhất định sẽ được chi cho một mục hoặc hoạt động cụ thể, nhưng mục nhập không khớp. So sánh chi phí thực tế của bạn với số tiền bạn dự trù có thể giúp bạn phát hiện ra phân loại sai (hoặc ít nhất là giải thích cho sự khác biệt).

– Tiến hành đánh giá nghiệp vụ định kỳ các tài khoản: Bạn có thể muốn kế toán của mình xem xét định kỳ các tài khoản của bạn để đảm bảo rằng chúng phản ánh một cách thích hợp các chi phí bạn phải chịu và tuân thủ GAAP. Phần mềm kế toán của bạn có thể có một tính năng hỗ trợ kế toán của bạn xem xét dữ liệu khách hàng.

–  Áp dụng các thông lệ và chuẩn mực kế toán tốt nhất: Đừng để nhân viên của bạn trì hoãn. Đặt thời hạn cho việc nhập và đối chiếu dữ liệu để các lỗi được tìm thấy một cách nhanh chóng và có thể dễ dàng sửa chữa. Hiểu các chuẩn mực kế toán để chúng được kết hợp vào hệ thống kế toán của bạn. Các công ty tư nhân có trụ sở tại Hoa Kỳ sử dụng GAAP cho kế toán. Điều này cho biết thu nhập và chi phí được báo cáo khi nào và như thế nào. Hệ thống kế toán của bạn phải phản ánh các tiêu chuẩn này.

– Giảm thiểu sai sót kế toán: Một số lỗi kế toán có thể được sửa chữa bằng cách đơn giản là tạo hoặc thay đổi một bút toán. Ví dụ: khoản thanh toán của một công ty cho một nhà thầu độc lập với giá 500 đô la không được ghi trong sổ sách. Sai lầm này có thể được sửa chữa bằng cách thực hiện mục nhập thích hợp. Một số sửa đổi trong phân loại chi phí có thể dẫn đến việc thay đổi phương pháp kế toán cho mục đích thuế, yêu cầu bạn phải nộp đơn yêu cầu thay đổi phương pháp kế toán. Các sai sót khác có thể có tác động gợn sóng (ví dụ: bạn có thể cần phải trình bày lại các báo cáo tài chính trước đó).