Rút ngắn thời gian thực hiện các hoạt động là gì? Cách thực hiện

23/12/202423/12/2024

23/12/2024

Hiện nay khi thực hiện một công việc nào đó chúng ta thường dự tính xem thời gian thực hiện công việc đó là bao lâu và để có thể đẩy nhanh tiến độ thực hiện dự án người ta thường có các giải pháp để rút ngắn thời gian thực hiện các hoạt động. Vậy rút ngắn thời gian thực hiện các hoạt động là gì? Cách thực hiện?

Mục lục bài viết

1 1. Rút ngắn thời gian thực hiện các hoạt động là gì?
2 2. Cách thực hiện rút ngắn thời gian thực hiện các hoạt động:
3 3. Giải phá giúp chúng ta rút ngắn thời gian để thực hiện công việc:

1. Rút ngắn thời gian thực hiện các hoạt động là gì?

Rút ngắn thời gian thực hiện các hoạt động trong tiếng Anh được gọi là Crashing.

Khi nhắc tới việc rút ngắn thời gian thực hiện các hoạt động chúng ta hiểu đây là một trong các kĩ thuật phổ biến để đẩy nhanh tiến độ thực hiện dự án theo đó việc rút ngắn thời gian thực hiện các hoạt động là tiến hành phân tích mối quan hệ giữa chi phí và thời gian thực hiện để xác định làm thế nào rút ngắn thời gian thực hiện xuống ngắn nhất với chi phí gia tăng ít nhất. Tiến độ dự án phụ thuộc vào thời gian thực hiện tất cả các công việc trên đường găng xác định được từ áp dụng phương pháp đường găng và thời gian thực hiện dự án sẽ được rút ngắn bằng cách rút ngắn thời gian thực hiện các hoạt động trên đường găng một cách tương ứng. Một số biện pháp nhằm rút ngắn thời gian thực hiện dự án bao gồm bố trí làm việc ngoài giờ, bổ sung thêm nguồn lực, và đẩy nhanh tiến độ thực hiện các hoạt động trên đường găng.

Thuật ngữ liên quan

Sơ đồ mạng dự án hay phương pháp đường găng là một trình bày bằng biểu đồ về trình tự thực hiện các công việc, mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc, thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc của từng công việc, và các công việc nằm trên đường găng.

2. Cách thực hiện rút ngắn thời gian thực hiện các hoạt động:

Để thực hiện các hoạt động đẩy nhanh tiến độ thực hiện các hoạt động trên đường găng theo đó tại các giai đoạn rút ngắn thời gian thực hiện, chỉ rút ngắn một đơn vị thời gian bằng cách xác định hoạt động nào trên đường găng có chi phí gia tăng thấp nhất tính trên một đơn vị thời gian rút ngắn và tiến hành rút ngắn thời gian thực hiện hoạt động này.

Lặp lại quá trình đó cho đến khi

(i) thời hạn hoàn thành dự án đã đáp ứng được mục tiêu của quản lí

(ii) hoặc không thể tiếp tục rút ngắn thời gian thực hiện ngắn hơn được nữa do giới hạn về công nghệ thực hiện.

Với các dự án nhỏ đơn giản có thể thực hiện các tính toán bằng tay tuy nhiên đối với các dự án lớn các công việc tính toán bằng tay trở nên rất phức tạp và người ta thường áp dụng thuật toán trong các phần mềm quản lí dự án chuyên dụng.

Ví dụ:

Từ ngày 03/03/2017, khi Nghị định 01/2017/NĐ-CP về sửa đổi, bổ sung một số nghị định hướng dẫn thi hành luật Đất đai 2013 chính thức có hiệu lực thi hành, nhiều thủ tục đất đai sẽ rút ngắn thời gian giải quyết so với hiện nay.

Theo đó pháp luật quy định với thời gian thực hiện các thủ tục đăng ký, hoạt động cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất cho người nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất và quyền sở hữu nhà ở, công trình xây dựng của tổ chức đầu tư xây dựng là tối đa 15 ngày thay vì 30 ngày như trước và giảm từ tối đa 20 ngày xuống còn 15 ngày với thủ tục đăng ký, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất khi thay đổi tài sản gắn liền với đất và thực hiện tách thửa, hợp thửa đất, thủ tục đăng ký đất đai đối với trường hợp được Nhà nước giao đất để quản lý.

Bên cạnh đó pháp luật còn quy định giảm từ tối đa 15 ngày xuống còn 10 ngày với thủ tục đăng ký biến động do đổi tên người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất hoặc thay đổi về hình dạng, kích thước, diện tích, số hiệu, địa chỉ thửa đất hoặc thay đổi về nghĩa vụ tài chính và theo đó đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất trong trường hợp trúng đấu giá quyền sử dụng đất; thỏa thuận hợp nhất hoặc phân chia quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất của hộ gia đình, vợ, chồng, nhóm người sử dụng đất với thời gian thực hiện thủ tục xóa đăng ký góp vốn bằng quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất sẽ giảm từ 05 ngày xuống còn 03 ngày…

3. Giải phá giúp chúng ta rút ngắn thời gian để thực hiện công việc:

Hạn chế những tác nhân gây xao nhãng

Với giải pháp này trong khoảng 8 tiếng để làm việc nhưng không phải ai cũng tập trung 100% cao độ trong suốt 8 tiếng này. Chu trình làm việc của chúng ta thường bị xao nhãng bởi nhiều yếu tố khác, đặc biệt là trong môi trường Internet và tập thể vì thế nên hãy cố gắng hạn chế hay thậm chí là loại bỏ những xao nhãng này trong phạm vi làm việc của bạn để tập trung vào những công việc chính. Cố gắng đặt smartphone ở vị trí cách xa bạn và chỉ thật sự cầm đến nó khi cần thiết. Bên cạnh đó chúng ta chỉ nên trả lời email trong một khung thời gian nhất định và không nhận những cuộc điện thoại kém quan trọng trong suốt quá trình làm việc.

Tập trung vào những kỹ năng tốt nhất

Chúng tôi thấy rằng với giải pháp này thì bạn không thể nào cáng đáng hoặc ôm đồm hết tất cả mọi việc từ khâu quản lí đến khâu thực hành và giải pháp ở đây là bạn hãy chọn ra những việc quan trọng hoặc giúp ích cho việc phát triển kỹ năng của mình nhất để thực hiện. Đối với những việc bên lề hoặc các dự án nhỏ, hãy thử đặt niềm tin và giao nhiệm vụ dài này cho cấp dưới hoặc những cộng sự bạn tin tưởng và với việc phân chia nhiệm vụ sẽ giúp bạn tập trung tốt hơn vào công việc mà bạn giỏi để lèo lái con thuyền của mình đi xa hơn bao giờ hết.

Tìm ra thời điểm năng suất làm việc cao nhất

Như chúng ta thấy trên thực tế có mọt số người có thể làm việc tốt vào buổi sáng sớm, nhưng cũng có những người chỉ hoạt động hiệu quả khi trăng đã lên cao theo đó nên hãy cố gắng chọn ra một thời điểm trong ngày đồng hồ sinh học của bạn thích nghi tốt nhất cho công việc. Theo đó vào khoảng thời gian tập trung chúng ta hãy tập thói quen bắt tay vào làm những việc trọng yếu nhất. Bạn sẽ bất ngờ khi thấy khối lượng công việc được giải quyết nhanh chóng trong khoảng thời gian đó và chẳng hạn, nếu bạn cảm thấy mình xử lí công việc ổn nhất vào buổi sáng. Nếu vậy việc chúng ta cần là đặt đồng hồ để thức dậy thật sớm, chạy bộ hoặc vận động nhẹ, sau đó bắt tay vào giải quyết ngay những việc tồn đọng đặc biệt khẩn cấp và bằng cách này, bạn sẽ cảm thấy thời gian trôi qua nhanh hơn và khối lượng công việc trong ngày cũng sẽ nhẹ nhàng hơn hẳn.

Giới hạn khung giờ làm việc của bản thân

Theo đó giai pháp này chúng ta hay cố gắng làm nốt những công việc còn tồn đọng lại trong ngày và có thể là sẵn sàng ngồi lại công ty đến tận 9 hay 10 giờ đêm chỉ để hoàn thành cho xong việc nhưng chúng ta lại không biết rằng việc ngồi hàng giờ đồng hồ liên tục như thế sẽ khiến thể chất cũng như tinh thần của bạn trở nên kiệt sức và năng suất làm việc theo đó giảm đi. Như vậy thì tất nhiên về hậu quả là vào hôm sau chúng ta sẽ đến công ty trong trạng thái mệt mỏi khiến năng suất làm việc tụt xuống chỉ còn khoảng 50%. Do đó, làm việc quá giờ không phải lúc nào cũng đem lại hiệu quả như bạn mong muốn. Nếu có những trường hợp khẩn cấp không thì Chúng ta hãy cố gắng tập thói quen giới hạn khung giờ của mình để làm việc hiêu quả hơn, chẳng hạn như từ 8h sáng đến 5h chiều chúng ta hãy đến công ty đúng giờ quy định hoặc sớm hơn nếu bạn muốn, và tắt máy tính, điện thoại khi đến giờ ra về và hơn nữa khi cơ thể biết ngày làm việc của bạn đã bị giới hạn trong một số giờ nhất định, cả tinh thần lẫn thể chất không còn chủ quan trì hoãn mà sẽ giúp bạn tập trung hoàn thành công việc tốt hơn khi có áp lực thời gian đặt ra.

Quản lý Email một cách thông minh

Như vậy thông qua giải pháp này chúng ta thấy thực tế, có thể chúng ta sẽ không nhận ra, nhưng dường như việc trả lời và soạn thảo email lại đang ngốn gần hết thời gian làm việc hiệu quả của bạn theod đó nên hãy vạch ra những khoảng thời gian cụ thể để trả lời email cố định, đồng thời thông báo cho mọi người về lịch làm việc của bạn để họ biết khi nào bạn sẽ có thời gian để phản hồi email.