Theo thứ tự thời gian, quản lý rủi ro dự án có thể bắt đầu bằng cách nhận ra một mối đe dọa hoặc bằng cách xem xét một cơ hội. Cách tiếp cận này được sử dụng để ưu tiên các giải pháp khả thi, khi cần thiết. Vậy rủi ro dự án là gì? Tổng quan nội dung về rủi ro dự án như thế nào?
Mục lục bài viết
1. Rủi ro dự án là gì?
– Rủi ro dự án ( Project Risk) là một sự kiện không chắc chắn có thể xảy ra hoặc không xảy ra trong một dự án. Trái ngược với ý tưởng hàng ngày của chúng ta về “rủi ro” nghĩa là gì, rủi ro dự án có thể có tác động tiêu cực hoặc tích cực đến tiến độ đạt được các mục tiêu của dự án. Quản lý rủi ro trong quản lý dự án bắt đầu với việc xác định các rủi ro của dự án. Không có cách nào để giải thích tất cả các rủi ro có thể có của dự án, vì vậy chúng ta cần tập trung vào việc tìm ra những rủi ro có ảnh hưởng nhất thông qua một số hướng nghiên cứu chính. Rủi ro dự án có thể tốt hoặc xấu cho dự án. Với kế hoạch phù hợp, họ có thể trở nên tốt hơn nữa; nếu không có nó, chúng thậm chí có thể trở nên tồi tệ hơn. Bao gồm các:
+ Phỏng vấn các bên liên quan để tìm hiểu về những rủi ro đã ảnh hưởng đến các dự án trước đây của tổ chức hoặc nhóm.
+ Xác định các rủi ro bên ngoài bằng cách sử dụng khung phân tích tình huống như PESTEL (Chính trị, Kinh tế, Xã hội, Công nghệ, Môi trường, Pháp lý).
+ Phân tích tài liệu lập kế hoạch dự án của bạn để xác định các rủi ro vốn có của dự án.
– Tạo một danh sách rút gọn các rủi ro của dự án, tốt và xấu, và lập kế hoạch cho cách dự án sẽ điều hướng các tác động tiềm ẩn. Khi một dự án đang được tiến hành, một giai đoạn quản lý rủi ro dự án tích cực hơn sẽ bắt đầu. Miễn là rủi ro chưa xảy ra, người quản lý dự án có thể chỉ cần theo dõi rủi ro cho đến khi dự án kết thúc hoặc rủi ro hết hiệu lực. Điều này nên được thực hiện trong bảng điều khiển quản lý dự án.
– Nếu rủi ro dự án đã biết xảy ra trong suốt dự án, thì người quản lý dự án nên sử dụng các biện pháp được đưa ra trong quá trình lập kế hoạch dự án để giảm thiểu các tác động tiêu cực và tối đa hóa các tác động tích cực.
– Các hoạt động quản lý rủi ro được áp dụng cho quản lý dự án . Rủi ro dự án được Viện Quản lý Dự án (PMI) định nghĩa là, “một sự kiện hoặc điều kiện không chắc chắn, nếu nó xảy ra, có ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực đến các mục tiêu của dự án.” Trong các lĩnh vực như rủi ro hoạt động , rủi ro tài chính và quản lý rủi ro bảo lãnh phát hành , các khái niệm rủi ro, quản lý rủi ro và rủi ro riêng lẻ gần như có thể thay thế cho nhau; là tác động nhân sự hoặc tiền tệ tương ứng. Tuy nhiên, các tác động trong quản lý rủi ro dự án đa dạng hơn, chồng chéo về tiền tệ, tiến độ , năng lực, chất lượng và các nguyên tắc kỹ thuật. Vì lý do này, trong quản lý rủi ro dự án cần phải chỉ rõ các điểm khác biệt
2. Tổng quan nội dung về rủi ro dự án:
+ Lập kế hoạch quản lý rủi ro
+ Nhận dạng rủi ro và nhận dạng tiền tệ
+ Thực hiện phân tích rủi ro định tính
+ Thông báo rủi ro cho các bên liên quan và các nhà tài trợ của dự án
+ Tinh chỉnh hoặc lặp lại rủi ro dựa trên nghiên cứu và thông tin mới
+ Giám sát và kiểm soát rủi ro
– Các công cụ quản lý rủi ro dự án: Để quản lý dự án hiệu quả, người quản lý sử dụng các công cụ quản lý rủi ro. Cần phải giả định các biện pháp đề cập đến rủi ro giống nhau của dự án và việc hoàn thành các mục tiêu của nó. Hệ thống quản lý rủi ro dự án (PRM) nên dựa trên năng lực của những nhân viên sẵn sàng sử dụng họ để đạt được mục tiêu của dự án. Hệ thống phải theo dõi tất cả các quá trình và mức độ tiếp xúc của chúng xảy ra trong dự án, cũng như các trường hợp tạo ra rủi ro và xác định ảnh hưởng của chúng. Ngày nay, phân tích dữ liệu lớn xuất hiện một phương pháp mới nổi để tạo ra kiến thức từ dữ liệu được tạo ra bởi các nguồn khác nhau trong quy trình sản xuất.
3. Các tiêu chuẩn rủi ro hiện tại:
Khi xem xét rủi ro trong các dự án, có hai mức độ quan tâm, được tiêu biểu bởi phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của người quản lý dự án và nhà tài trợ dự án.+ Người quản lý dự án chịu trách nhiệm về việc thực hiện các mục tiêu của dự án, và do đó cần phải nhận thức được bất kỳ rủi ro nào có thể ảnh hưởng đến việc thực hiện đó, dù tích cực hay tiêu cực. Phạm vi quan tâm của họ là tập trung vào các nguồn cụ thể của sự không chắc chắn trong dự án. Các nguồn này có thể là các sự kiện cụ thể trong tương lai hoặc tập hợp các hoàn cảnh hoặc điều kiện không chắc chắn ở mức độ lớn hơn hoặc thấp hơn và sẽ có một số mức độ tác động đến dự án nếu chúng xảy ra. Người quản lý dự án hỏi, “Những rủi ro trong dự án của tôi là gì?” và câu trả lời thường được ghi lại trong sổ đăng ký rủi ro hoặc tài liệu tương tự.+ Mặt khác , nhà tài trợ dự án quan tâm đến rủi ro ở một mức độ khác. Người đó ít quan tâm đến các rủi ro cụ thể trong dự án, và nhiều hơn vào bức tranh tổng thể. Câu hỏi là, “Dự án của tôi rủi ro như thế nào?” và câu trả lời thường không đến từ sổ đăng ký rủi ro. Thay vì muốn biết về các rủi ro cụ thể, nhà tài trợ dự án quan tâm đến mức độ rủi ro tổng thể của dự án. Điều này thể hiện mức độ phơi nhiễm của người đó đối với các tác động của sự không chắc chắn trong toàn bộ dự án.
+ Giảm / Tăng cường: Chiến lược giảm tìm cách giảm thiểu rủi ro giảm giá, trong khi nâng cao nhằm mục đích tối đa hóa lợi nhuận. Điều này thường liên quan đến việc lập kế hoạch lại dự án, thay đổi phạm vi, sửa đổi mức độ ưu tiên của dự án, thay đổi phân bổ nguồn lực, v.v.
+ Sự thay đổi trong kết quả: Các biện pháp ứng phó với rủi ro tổng thể của dự án nên nhằm mục đích giảm thiểu sự không chắc chắn bằng cách thu hẹp phạm vi biến động tiềm năng tổng thể. Nếu có thể, các phản hồi cũng nên nhằm mục đích chuyển sự phân bổ của sự thay đổi theo hướng tăng.
+ Xác suất thành công của dự án. Ở đây mục đích rõ ràng là tăng cơ hội thành công như dự đoán từ mô hình phân tích rủi ro định lượng.
+ Chấp nhận: Đối với các rủi ro riêng lẻ, chấp nhận mức độ rủi ro tổng thể của dự án hiện có có nghĩa là tiếp tục với dự án như đã xác định hiện tại, nhận thức được mức độ rủi ro đang diễn ra, theo dõi những thay đổi trong rủi ro tổng thể của dự án khi dự án tiến hành và đảm bảo các mức dự phòng thích hợp tại toàn bộ dự án cấp.
– Hầu hết các phản ứng rủi ro không miễn phí và điều quan trọng là phải đảm bảo rằng các phản hồi được lựa chọn vừa hiệu quả về mặt chi phí (tiết kiệm tiềm năng vượt quá chi phí ứng phó) vừa có hiệu quả rủi ro (phản ứng thay đổi mức độ rủi ro tổng thể của dự án một cách đáng kể và tương xứng) . Điều này có thể đòi hỏi phải xem xét nhiều hơn một chiến lược ứng phó rủi ro ứng viên trước khi lựa chọn phản ứng phù hợp nhất để thực hiện.
