Quyền hạn chức năng là gì? Giao phó và phạm vi quyền hạn

1. Quyền hạn chức năng là gì?

Quyền hạn chức năng trong tiếng Anh được gọi là Functional authority.

Quyền hạn chức năng là quyền được giao cho một cá nhân hoặc một bộ phận để kiểm soát các quá trình, thông lệ, chính sách cụ thể hoặc các vấn đề khác liên quan đến các hoạt động do những người trong các bộ phận khác thực hiện. Nếu nguyên tắc thống nhất chỉ huy được tuân thủ mà không có ngoại lệ, quyền hạn đối với các hoạt động này sẽ chỉ được thực hiện bởi cấp trên trực tiếp của họ.

Quyền hạn chức năng thường là một loại cơ quan có thẩm quyền hạn chế. Nó cung cấp cho nhân viên một loại quyền hạn giới hạn đối với một chức năng nhất định, chẳng hạn như an toàn hoặc chất lượng, bất kể chức năng đó được tìm thấy ở đâu trong tổ chức. Ví dụ, một chuyên gia an toàn nhân viên có thể có quyền hạn chức năng để yêu cầu các nhà quản lý dây chuyền tuân theo các quy trình an toàn tiêu chuẩn trong bộ phận của họ. Chuyên gia an toàn của nhân viên có thể được lãnh đạo cấp cao nhất ban phước để ra lệnh cho các quản lý cấp dưới chính xác những gì họ phải và không được làm liên quan đến bất kỳ vấn đề nào nằm trong phạm vi an toàn. Một chuyên gia nhân sự có thể nói với một giám sát viên dây chuyền rằng người này không thể sa thải một nhân viên nào đó. Kế toán chi phí có thể thông báo cho các bộ phận trực thuộc rằng một số thông tin chi phí nhất định phải được cung cấp hàng tuần

2. Đặc trưng của cơ quan chức năng:

– Các bộ phận nhân viên có quyền hạn theo chức năng, là quyền hạn được giao cho một cá nhân hoặc bộ phận để kiểm soát các quá trình hoặc các vấn đề cụ thể liên quan trực tiếp đến các chức năng tương ứng của họ

– Ví dụ, trong cấu trúc của một ngân hàng, các bộ phận trực thuộc nhận quyền hạn của họ thông qua chuỗi lệnh được kết nối với chủ tịch. Các bộ phận nhân viên của ngân hàng có quyền hạn trong mối quan hệ với các bộ phận khác, tức là chỉ có quyền hạn trong lĩnh vực chuyên môn của nhân viên.

– Các bộ phận nhân viên tạo điều kiện phối hợp theo chiều dọc bằng cách cung cấp chuyên môn đáng kể của họ ở những nơi cần thiết, thay vì tuân theo chuỗi chỉ huy nghiêm ngặt

– Quyền hạn chức năng không bị hạn chế đối với bất kỳ loại phòng ban hoặc người quản lý cụ thể nào. Nó có thể được thực hiện bởi người đứng đầu tuyến, dịch vụ hoặc nhân viên.

Nhưng rất nhiều lý do – bao gồm thiếu kiến ​​thức đặc biệt, thiếu khả năng giám sát các quá trình và sự nguy hiểm của việc diễn giải các chính sách đa dạng giải thích tại sao những người quản lý này đôi khi không được phép thực hiện quyền hạn này. Trong những trường hợp như vậy, các nhà quản lý đường dây bị tước một số quyền hạn. Nó được ủy nhiệm bởi cấp trên của họ cho một chuyên viên nhân viên hoặc cho một người quản lý ở bộ phận khác. Ví dụ, một kiểm soát viên của công ty thường được giao quyền hạn để quy định hệ thống kế toán trong toàn công ty, nhưng cơ quan chuyên trách này thực sự là sự ủy quyền của giám đốc điều hành.

Quyền hạn chức năng không bị giới hạn đối với người quản lý của một loại phòng ban cụ thể. Nó có thể được thực hiện bởi các trưởng bộ phận tuyến, dịch vụ hoặc nhân viên, mặc dù thường được thực hiện bởi hai bộ phận sau vì bộ phận dịch vụ và nhân viên thường bao gồm các chuyên gia có kiến ​​thức trở thành cơ sở cho các kiểm soát chức năng.

3. Ví dụ về quyền hạn chức năng:

Ví dụ 1. Giám đốc sản xuất bán hàng có thể quy định các phương pháp giới thiệu sản phẩm mới và thời gian giới thiệu sản phẩm.

Ví dụ 2. Người quản lý kế hoạch sản xuất có thể thông qua các mệnh lệnh về các vấn đề nhân sự, lập kế hoạch sản xuất, sử dụng các thiết bị an toàn và kiểm tra chất lượng; hoặc một giám đốc tài chính có thể được ủy quyền để có được từ các bộ phận khác các báo cáo ngân sách và các hồ sơ khác.

Ví dụ 3. Một kỹ sư công nghiệp có thể lựa chọn thiết bị và quy định các công cụ và phương pháp được sử dụng trong hoạt động sản xuất. Trong tất cả các ví dụ này, người điều hành với quyền hạn chức năng thực hiện một phần của hoạt động lập kế hoạch. Anh ta có thể quy định chính sách, thiết lập các phương pháp hoặc xác định thời gian thực hiện các hoạt động. Khi làm như vậy, anh ấy đang nói rằng các hoạt động sẽ được thực hiện như thế nào. Mặt khác, người điều hành đường dây có trách nhiệm thấy rằng các chỉ thị của cơ quan chức năng cũng như của người điều hành được thực hiện. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng việc trao quyền rộng rãi cho các cơ quan chức năng có thể gây tổn hại nghiêm trọng đến cơ sở của cơ quan quyền lực, tức là sự thống nhất của quyền chỉ huy.

4. Giao phó và phạm vi quyền hạn:

Người ta có thể hiểu rõ hơn về thẩm quyền chức năng bằng cách coi nó như một phần nhỏ về thẩm quyền của cấp trên. Ví dụ, chủ tịch tập đoàn có toàn quyền quản lý tập đoàn, chỉ tuân theo những giới hạn do cơ quan cấp trên đặt ra như hội đồng quản trị, điều lệ công ty, luật và quy định của chính phủ. Trong tình huống nhân viên thuần túy, các cố vấn về nhân sự, kế toán, mua hàng hoặc quan hệ công chúng không thuộc quyền hạn của đường dây này, nhiệm vụ của họ chỉ là đưa ra lời khuyên. Nhưng khi tổng thống ủy quyền cho các cố vấn này quyền ban hành chỉ thị trực tiếp cho các tổ chức chủ quản thì quyền đó được gọi là cơ quan chức năng.

Bốn nhân viên và giám đốc điều hành dịch vụ có thẩm quyền chức năng đối với tổ chức dây chuyền về các thủ tục trong lĩnh vực kế toán, nhân sự, mua hàng và quan hệ công chúng. Điều đã xảy ra là chủ tịch, cảm thấy không cần thiết phải tự mình giải quyết những vấn đề chuyên môn như vậy, đã giao quyền hạn cho các trợ lý nhân viên (hoặc người quản lý) để ban hành chỉ thị riêng của họ cho bộ phận điều hành. Tất nhiên, các nhà quản lý cấp dưới có thể sử dụng cùng một thiết bị, như trong trường hợp giám đốc nhà máy ủy quyền cho giám sát chi phí, kiểm soát sản xuất và giám sát chất lượng, cơ quan chức năng quy định các thủ tục cho giám sát hoạt động.

5. Nhược điểm của quyền hạn chức năng:

– Thứ nhất, Quyền hạn chức năng được thực hiện bởi một số người trong một tổ chức:

Nếu nhiều người khác nhau thực thi quyền hạn chức năng đối với một giám đốc điều hành nhất định, anh ta có thể bị cuốn theo các chỉ dẫn chuyên môn. Ví dụ, một giám đốc chi nhánh có thể thấy hầu như không thể thực hiện tất cả các chỉ đạo nhận được từ kế toán trưởng, giám đốc bảo trì, giám đốc kho hàng, giám đốc xúc tiến bán hàng, giám đốc tín dụng, giám đốc nhân sự và giám đốc quan hệ công chúng, nếu mỗi người trong số này các chuyên gia văn phòng có một mức độ chức năng rộng rãi. Hơn nữa, trong những trường hợp như vậy, rất có thể một số hướng dẫn có thể không nhất quán với những hướng dẫn khác trong hoạt động thực tế.

– Thứ hai, Sử dụng nặng quyền chức năng:

Hiệu quả của các giám sát viên dây chuyền có thể bị suy yếu do sử dụng nhiều quyền hạn chức năng. Khi ngày càng có nhiều chỉ thị của cơ quan chức năng, địa vị của trùm đường dây có thể bị suy giảm. Trong mắt cấp dưới, sếp chỉ đơn thuần là người đi giữa và họ sẽ trực tiếp đến gặp các chuyên gia để được hướng dẫn.

– Thứ ba, Cơ quan chức năng có thể dẫn đến việc quản lý không linh hoạt

Quyền hạn chức năng đôi khi dẫn đến sự chuyên quyền và thiếu linh hoạt. Chuyên gia chức năng có thể trở nên hạn hẹp trong quan điểm của mình và khăng khăng rằng các kế hoạch của mình phải được tuân theo mặc dù chúng không phù hợp lắm với tình hình cụ thể của địa phương. Trong một mối quan tâm lớn, anh ta có thể sẽ xa rời hiện trường hoạt động và miễn cưỡng thực hiện các sửa đổi trong kế hoạch tổng quát của mình ”.

Do đó, cơ quan chức năng chỉ nên được cấp khi điều đó là cần thiết. Thực hành tốt là giảm thiểu điều này xuống một hàng hoặc vị trí nhân viên; và nên cung cấp các điều khoản để thấy rằng nó không phải là tùy tiện. Hơn nữa, nó nên được thiết lập theo thỏa thuận trước giữa các bộ phận bị ảnh hưởng, tốt nhất là bằng các thủ tục bằng văn bản được chấp thuận bởi viên chức điều hành.