Công ty của Jeff Bezos rất giỏi trong việc bán những thứ cho người mua sắm, nhưng đó là phần nổi của tảng băng thương mại. Trong những ngày đầu của Amazon , Jeff Bezos đã đặt ra một quy tắc: mỗi nhóm nội bộ phải đủ nhỏ để có thể cho ăn hai chiếc pizza. Mục tiêu không phải là cắt giảm hóa đơn ăn uống. Vậy quy tắc hai chiếc pizza là gì? Mục tiêu và liên hệ thực tiễn áp dụng quy tắc?
Mục lục bài viết
1. Quy tắc hai chiếc pizza là gì?
– Quy tắc hai chiếc pizza (Two pizza rule) thường được áp dụng cho Jeff Bezos , người sáng lập và Giám đốc điều hành của Amazon. Bezos được biết đến là người đã sử dụng các cuộc họp ‘hai chiếc bánh pizza’ và các nhóm dự án nhỏ để thúc đẩy một môi trường làm việc phi tập trung, sáng tạo khi Amazon còn là một công ty khởi nghiệp. Trước đây là hiển nhiên. Một nhóm nhỏ hơn dành ít thời gian hơn để quản lý thời gian biểu và cập nhật cho mọi người cũng như nhiều thời gian hơn để làm những việc cần phải làm. Nhưng điều sau mới thực sự quan trọng đối với Amazon.
– Vấn đề về việc có nhiều nhóm nhỏ là tất cả họ cần có khả năng làm việc cùng nhau và có thể tiếp cận các nguồn lực chung của công ty, để đạt được các mục tiêu lớn hơn của họ. Quy tắc 2 bánh pizza là một hướng dẫn để quyết định số lượng người tham dự nên được mời đến một cuộc họp. Theo quy tắc, mỗi cuộc họp phải đủ nhỏ để những người tham dự có thể được ăn bằng hai chiếc pizza lớn.
– Bezos quyết định tổ chức các cuộc họp nhỏ để khuyến khích năng suất có thể được hỗ trợ bởi khoa học. Sau khi dành gần 50 năm để nghiên cứu về hiệu suất của nhóm, nhà nghiên cứu quá cố của Harvard, J. Richard Hackman, kết luận rằng 4 đến 6 là số lượng thành viên tối ưu cho một nhóm dự án và không nhóm làm việc nào nên có nhiều hơn 10 thành viên. Theo Hackman, điều này là do các vấn đề giao tiếp tăng lên “theo cấp số nhân khi quy mô nhóm tăng lên”. Trớ trêu thay, nhóm càng lớn thì càng dành nhiều thời gian cho giao tiếp thay vì sản xuất công việc.
– Trong những ngày đầu của Amazon , Jeff Bezos đã đặt ra một quy tắc: mỗi nhóm nội bộ phải đủ nhỏ để có thể cho ăn hai chiếc pizza. Mục tiêu không phải là cắt giảm hóa đơn ăn uống. Giống như hầu hết mọi thứ Amazon làm, đều tập trung vào hai mục tiêu: hiệu quả và khả năng mở rộng. Trước đây là hiển nhiên. Một nhóm nhỏ hơn dành ít thời gian hơn để quản lý thời gian biểu và cập nhật cho mọi người cũng như nhiều thời gian hơn để làm những việc cần phải làm. Nhưng điều sau mới thực sự quan trọng đối với Amazon. Vấn đề về việc có nhiều nhóm nhỏ là tất cả họ cần có khả năng làm việc cùng nhau và có thể tiếp cận các nguồn lực chung của công ty, để đạt được các mục tiêu lớn hơn của họ. Theo lời của Benedict Evans, công ty đầu tư mạo hiểm Andreessen Horowitz , đó là điều biến công ty thành “một cỗ máy tạo ra cỗ máy”.
2. Mục tiêu quy tắc hai chiếc pizza:
– Mục tiêu quan trọng của quy tắc 2 pizza là ngăn chặn suy nghĩ nhóm , một hiện tượng xảy ra khi nhu cầu đồng thuận của một nhóm lớn lấn át sự phán xét của từng thành viên trong nhóm. Quy tắc này cũng không khuyến khích HiPPO, một từ viết tắt của “ý kiến của người được trả lương cao nhất” hoặc “người được trả lương cao nhất trong văn phòng.” HiPPO mô tả xu hướng những nhân viên được trả lương thấp hơn sẽ chuyển sang những nhân viên được trả lương cao hơn khi phải đưa ra quyết định.
– Có rất nhiều dữ liệu hỗ trợ ý tưởng về sự sụt giảm mạnh về năng suất khi quy mô nhóm tăng lên. Cách đây vài năm, một nhóm các giáo sư trường kinh doanh đã thử nghiệm một khái niệm được mệnh danh là “ ngụy biện mở rộng quy mô nhóm ” bằng cách yêu cầu các nhóm hai và bốn người lắp ráp một hình lego. Các đội hai người có thời gian hoàn thành trung bình là 36 phút trong khi các đội ba người có thời gian hoàn thành trung bình là 52 phút. Năng suất giảm gần 50% khi chỉ có thêm một thành viên trong nhóm được giới thiệu.
– Tất cả chúng ta đã tham gia một cuộc họp, trong đó một người chỉ huy trọng tâm, kéo cả nhóm ra khỏi đường ray. Công bằng mà nói, việc trật tự quy trình ra quyết định của nhóm với những vấn đề xã hội của chính mình đòi hỏi sự hiện diện của các tương tác xã hội. Có là một số dữ liệu hỗ trợ ý tưởng rằng một kích thước nhóm lớn hơn làm tăng nguy cơ bị chìm năng suất của một cuộc họp và hiệu quả của việc ra quyết định thông qua một mình tương tác xã hội. Trong Ứng dụng tuyệt vời của xác suất và thống kê, tác giả Tom Rogers nhận thấy rằng số lượng tương tác xã hội trung bình dường như tăng theo cấp số nhân khi quy mô nhóm tăng lên.
– Trong mỗi nhóm, có một số “liên kết” giữa mọi người. Thuật ngữ “liên kết” đã được nhà tâm lý học tổ chức J. Richard Hackman sử dụng trong một cuộc phỏng vấn với Harvard Business Review để mô tả tính liên kết xã hội của các thành viên trong nhóm (tham khảo công thức bên dưới). Càng có nhiều liên kết giữa các thành viên trong nhóm, thì nguy cơ bị cản trở bởi các tác hại xã hội và chính trị đối với năng suất và hiệu quả tối ưu càng cao. Hackman sau đó đã tiết lộ tốc ký của riêng mình để xác định quy mô cuộc họp, nói rõ “quy tắc ngón tay cái của tôi là không có chữ số hai”.
– Một nhóm sáu người (quy mô nhóm tối thiểu được cung cấp theo Quy tắc Hai Pizza) có 15 liên kết. Quy mô nhóm tối đa theo Quy tắc hai chiếc bánh pizza, mười người, nâng số liên kết lên đến 45. 45 không phải là nhiều liên kết, nhưng đó là dự kiến khi giới hạn quy mô nhóm theo Quy tắc hai bánh pizza. Tuy nhiên, xu hướng bắt đầu lăn cầu tuyết nhanh chóng. Một nhóm 15 người có 105 liên kết và một nhóm 20 có 190. Ngay cả khi chỉ mười người, vẫn có trung bình 45 liên kết; 45 cơ hội cho các kết nối xã hội và chính trị làm giảm hiệu quả và năng suất của một cuộc họp.
3. Liên hệ thực tiễn quy tắc hai chiếc pizza:
– Ví dụ: “Bạn có thể thêm các dòng sản phẩm mới mà không cần thêm cấu trúc nội bộ mới hoặc báo cáo trực tiếp và bạn có thể thêm chúng mà không cần các cuộc họp, dự án và quy trình trong nền tảng hậu cần và thương mại điện tử,” Evans lưu ý. “Bạn không cần phải bay đến Seattle và lên lịch nhiều cuộc họp để kêu gọi mọi người thực hiện hỗ trợ cho việc tung ra sản phẩm trang điểm ở Ý hoặc thuyết phục bất kỳ ai thêm mọi thứ vào lộ trình của họ.”
– Amazon giỏi trở thành một công ty thương mại điện tử bán nhiều thứ, nhưng điều tuyệt vời của nó là tạo ra những công ty thương mại điện tử mới bán những thứ mới. Công ty gọi cách tiếp cận này là “bánh đà” : nó sử dụng quy mô có thể đánh bại một công ty đa quốc gia điển hình và sử dụng nó để cung cấp động lực ngày càng tăng hỗ trợ toàn bộ hoạt động kinh doanh của mình. Bánh đà quay càng nhanh và càng nặng, thì càng khó có ai ngăn cản được.
– Một sự thừa nhận nhanh chóng:Trước khi chúng ta tìm hiểu các sự kiện và số liệu, hãy thừa nhận rằng quy mô nhóm lớn không phải lúc nào cũng gây ra sự gián đoạn ngày tận thế cho tổ chức của bạn mà ngược lại bài viết này sẽ đề xuất. Một nhóm lớn có thể là một cách tuyệt vời để gắn kết một nhóm lại với nhau. Đăng ký liên khoa tạo cơ hội cho mọi người tìm hiểu những gì mọi người khác đang làm. Nó cũng có thể được sử dụng như một cách để thống nhất các thành viên trong nhóm đằng sau một sáng kiến lớn hơn.
– Mối nguy của các nhóm lớn được nhận ra thường xuyên hơn nhiều trong các cuộc họp cần đưa ra các quyết định rõ ràng, cụ thể; lập chiến lược, định vị, vân vân; các cuộc họp trong đó mỗi thành viên nhóm dự kiến sẽ đi một con đường với một tập hợp các mục hành động có mức độ ưu tiên cao.
– Xu hướng hướng tới thảm họa: Thật khó, nếu không muốn nói là vô ích, để thu thập hỗ trợ thực nghiệm đề xuất bất kỳ số nào là quy mô nhóm lý tưởng . Điều đó có ý nghĩa. Số lượng người tối thiểu tuyệt đối cần thiết để thảo luận nhóm phụ thuộc hoàn toàn vào tổ chức và các chủ đề mà nhóm đang thảo luận.
– Hầu hết các nghiên cứu xung quanh vai trò của quy mô nhóm trong việc đáp ứng năng suất và hiệu quả ra quyết định đều tập trung vào việc định lượng một xu hướng. Các nghiên cứu thường liên quan đến việc sử dụng số lượng thành viên nhóm như một biến độc lập, đo lường các biến phụ thuộc khác nhau thay đổi như thế nào khi quy mô nhóm tăng hoặc giảm. Chúng tôi đã xem xét kỹ hơn một số biến số này bên dưới. Dựa trên những biến số này và những biến số khác mà chúng tôi đã nghiên cứu, một điều vẫn rất rõ ràng. Khi quy mô nhóm tăng lên, không có yếu tố nào ảnh hưởng đến năng suất và hiệu quả trở nên tốt hơn một cách nhất quán ( rõ ràng là đóng góp tích cực vào kết quả của cuộc họp). Trong nhiều trường hợp, các biến này thay đổi với tốc độ cấp số nhân hoặc gần cấp số nhân khi nhiều người được thêm vào một nhóm.
– Điều quan trọng cần tìm khi đánh giá giá trị của Quy tắc hai chiếc bánh pizza của Amazon là liệu các yếu tố ảnh hưởng đến năng suất và hiệu quả của một nhóm – các biến phụ thuộc – có tăng đến mức biến đó sẽ trở nên bất lợi nghiêm trọng trước khi chúng tôi tiếp cận Pizza mười người của mình hay không Giới hạn quy tắc.
