Quy luật 80/20 là gì? Ứng dụng Pareto vào hoạt động Marketing?

1. Quy luật 80/20 là gì?

Quy tắc 80-20 là nguyên tắc mà 20% những gì bạn làm dẫn đến 80% kết quả của bạn. Nói cách khác, 80% kết quả của bạn chỉ đến từ 20% đầu vào của bạn. Còn được gọi là nguyên tắc Pareto, quy tắc 80-20 là một châm ngôn vượt thời gian nói về sự tập trung. Bởi vì phần lớn kết quả đầu ra của bạn được quyết định bởi một lượng tương đối nhỏ những gì bạn làm mỗi ngày, nên việc tập trung vào những công việc hiệu quả nhất sẽ dẫn đến kết quả đầu ra lớn hơn. Quy tắc 80-20 thường được sử dụng trong kinh doanh, nhưng bạn cũng có thể áp dụng nó cho các mục tiêu cá nhân của mình, như tài chính và chi tiêu hoặc thậm chí học một kỹ năng mới. Quy tắc 80/20 không phải là một phương trình toán học chính thức, mà là một hiện tượng tổng quát hơn có thể được quan sát trong kinh tế, kinh doanh, quản lý thời gian và thậm chí cả thể thao.

Quy tắc 80-20 yêu cầu bạn đưa ra một vài lầm tưởng lâu đời về năng suất. Đầu tiên, lầm tưởng rằng mọi thứ đều quan trọng như nhau – điều đó không xảy ra. Hãy phá bỏ bức tường đó và sắp xếp thứ tự ưu tiên. Thứ hai, lầm tưởng về đa nhiệm: Khi bạn cố gắng tập trung vào mọi thứ cùng một lúc, bạn sẽ không thực sự tập trung vào bất cứ thứ gì. Nguyên tắc Pareto có vẻ đơn giản nhưng rất khó thực hiện đối với một cố vấn tài chính điển hình. Nguyên tắc cho thấy rằng vì 20 khách hàng đang trả 80% tổng số phí, nên họ sẽ nhận được ít nhất 80% dịch vụ khách hàng. Do đó, các cố vấn nên dành phần lớn thời gian để vun đắp các mối quan hệ của 20 khách hàng hàng đầu của họ. Tuy nhiên, như bản chất con người cho thấy, điều này không xảy ra. Hầu hết các cố vấn có xu hướng phân bổ thời gian và dịch vụ của họ mà ít quan tâm đến trạng thái của khách hàng. Nếu khách hàng gọi điện và gặp vấn đề, cố vấn sẽ giải quyết tương ứng, bất kể khách hàng thực sự mang lại bao nhiêu thu nhập cho cố vấn.Nguyên tắc này cũng dẫn đến việc các cố vấn tập trung vào việc tái tạo 20% khách hàng hàng đầu của họ, biết rằng việc thêm một khách hàng có quy mô đó ngay lập tức ảnh hưởng đến lợi nhuận.

Quy luật 80/20 là “Pareto Principle”

2. Ứng dụng Pareto vào hoạt động Marketing:

Trong khi quy tắc 80/20 áp dụng cho hầu hết tất cả các lĩnh vực thì Pareto thường chỉ sử dụng trong kinh doanh và kinh tế. Điều này là do quy tắc 80/20 rất hữu ích trong việc xác định nơi bạn có thể tập trung nỗ lực để tối đa hóa kết quả đầu ra của mình. Cơ sở của nguyên tắc Pareto nói rằng 80% kết quả đến từ 20% hành động. Nếu bạn có bất kỳ loại công việc nào có thể được chia thành nhiều phần nhỏ hơn, nguyên tắc Pareto có thể giúp bạn xác định phần nào của công việc đó có ảnh hưởng nhất.

Về năng suất: 

Bạn có thể sử dụng quy tắc 80/20 để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho những công việc cần hoàn thành trong ngày. Ý tưởng là trong toàn bộ danh sách nhiệm vụ của bạn, hoàn thành 20% các nhiệm vụ đó sẽ dẫn đến 80% tác động mà bạn có thể tạo ra cho ngày hôm đó. Vì vậy, để hoàn thành công việc có nhiều tác động nhất, hãy xác định những nhiệm vụ nào có tác động nhiều nhất đến nhóm của bạn và tập trung vào những công việc đó trong ngày.

Để làm được điều này, hãy liệt kê tất cả những việc bạn cần hoàn thành vào ngày hôm đó. Sau đó, xác định nhiệm vụ nào trong số đó có tác động cao nhất. Có bất kỳ nhiệm vụ nào của bạn liên quan đến việc cộng tác với các đồng nghiệp khác không? Có bất kỳ nhiệm vụ nào trên kế hoạch của bạn đang cản trở các dự án tiến lên không? Những nhiệm vụ này có thể đơn giản trong quá trình thực hiện, nhưng chúng có thể tạo ra tác động lớn đến phần còn lại của nhóm bằng cách cho phép quá trình tiếp tục diễn ra.

Kiểm soát chất lượng

Phân tích Pareto và biểu đồ Pareto là những công cụ chính được sử dụng trong phương pháp kiểm soát chất lượng . Trong phương pháp luận Six Sigma, sử dụng biểu đồ Pareto có thể giúp bạn hình dung dữ liệu của mình để xác định cách ưu tiên các hành động. Mục tiêu chính của Six Sigma là giảm số lượng biến thể trong một quy trình với mục tiêu tăng số lượng sản xuất. Biểu đồ Pareto phổ biến trong phương pháp Six Sigma vì bạn có thể nhanh chóng xác định phần lớn các biến thể trong một quá trình.

Về việc đưa ra quyết định

Nguyên tắc Pareto có thể giúp bạn đưa ra quyết định tốt nhất trong quá trình giải quyết vấn đề. Khi có nhiều nguyên nhân khác nhau dẫn đến một vấn đề, nguyên tắc Pareto có thể giúp bạn ưu tiên các giải pháp. Dưới đây là một số bước về cách thức hoạt động:

Xác định các vấn đề mà nhóm của bạn đang gặp phải: Đây là những vấn đề mà bạn đang cố gắng tìm ra giải pháp trong quá trình ra quyết định này.

Xác định nguyên nhân của những vấn đề này: Sử dụng một công cụ như quy trình 5 Whys, tìm tất cả nguyên nhân của các vấn đề bạn đang cố gắng giải quyết.

Phân loại các vấn đề của bạn thành các nhóm tương tự: Nếu một số nguyên nhân của vấn đề bạn đang cố gắng giải quyết có thể thuộc các loại tương tự, hãy sử dụng đây như một cơ hội để nhóm chúng lại với nhau. Điều này có thể giúp bạn quyết định xem một giải pháp có thể giải quyết nhiều vấn đề hay không.

Chỉ định giá trị cho mỗi vấn đề này dựa trên tác động đến doanh nghiệp. Giá trị có thể đơn giản là một số từ 1-10 hoặc giá trị tiền tệ thực tế để biểu thị mức độ quan trọng. Xây dựng kế hoạch tập trung vào 20% vấn đề hàng đầu tác động đến doanh nghiệp. Ý tưởng là một giải pháp có thể giải quyết nhiều vấn đề. Dựa trên các giá trị bạn đã chỉ định cho từng vấn đề, hãy tính toán những vấn đề nào nằm trong 20% ​​hàng đầu. Khi bạn đã xác định được vấn đề chính, hãy phát triển một kế hoạch để tạo ra một giải pháp có thể dẫn đến 80% kết quả bằng cách sử dụng các chiến lược giải quyết vấn đề.

Ví dụ : Hãy tưởng tượng bạn làm việc tại một công ty thương mại điện tử. Bạn xem qua 100 khiếu nại về dịch vụ khách hàng gần đây nhất của mình và nhận thấy rằng phần lớn các khiếu nại đến từ thực tế là khách hàng đang nhận các sản phẩm bị hỏng. Nhóm của bạn tính toán số tiền hoàn lại cho các sản phẩm bị hư hỏng của bạn và nhận thấy rằng khoảng 80% số tiền được hoàn lại là dành cho các sản phẩm bị hư hỏng. Công ty của bạn muốn tránh việc hoàn lại tiền cho các sản phẩm bị hỏng, vì vậy bạn đặt vấn đề này thành giải pháp ưu tiên. Nhóm của bạn quyết định cập nhật bao bì để bảo vệ sản phẩm của bạn trong quá trình vận chuyển, điều này giải quyết vấn đề khách hàng nhận được sản phẩm bị hỏng.

3. Ưu nhược điểm của việc sử dụng nguyên lý Pareto:

3.1. Ưu điểm của việc sử dụng nguyên lý Pareto:

Ưu điểm lớn nhất của việc sử dụng nguyên tắc Pareto là bạn có thể tạo ra lượng tác động tối đa với lượng công việc ít nhất. Điều này có thể cho phép nhóm của bạn làm việc hiệu quả hơn và tập trung vào các sáng kiến ​​cụ thể.

Quy tắc 80/20 có thể giúp các chỉ số của bạn tăng trong thời gian ngắn hơn, đơn giản bằng cách ưu tiên các sáng kiến ​​theo đúng thứ tự. Các lợi ích khác của việc sử dụng nguyên tắc Pareto: Ưu tiên rõ ràng cho cả bạn và nhóm của bạn; Tăng năng suất hàng ngày Khả năng phân; chia công việc của bạn thành các phân đoạn có thể quản lý được; Chiến lược tập trung hơn

3.2. Nhược điểm của việc sử dụng nguyên lý Pareto:

Có một cách hiểu sai phổ biến về nguyên tắc Pareto rằng với 20% nỗ lực, bạn có thể đạt được 80% kết quả. Điều này không nhất thiết phải như vậy. Con số 20 và 80% không đề cập đến lượng nỗ lực bạn đang bỏ ra mà là nguyên nhân và hậu quả mà bạn đang nỗ lực. Mục tiêu không phải là giảm thiểu khối lượng công sức, mà là tập trung nỗ lực của bạn vào một phần công việc cụ thể để tạo ra tác động lớn hơn. Bạn vẫn phải đặt 100% nỗ lực cho 20% trọng tâm đó để đạt được 80% kết quả.

Một nhược điểm khác của quy tắc 80/20 là đôi khi các thành viên trong nhóm có thể quá tập trung và mất tập trung vào các nhiệm vụ khác. Nếu bạn chỉ tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng và bỏ qua những nhiệm vụ ít quan trọng hơn, như email và các thư từ khác, mọi thứ có thể trở nên lạc lõng. Thách thức là tìm ra sự cân bằng phù hợp khi sử dụng quy tắc 80/20 và hoàn thành phần còn lại của nhiệm vụ — ngay cả khi chúng không mang lại 80% kết quả. Để chống lại điều này, bạn có thể sử dụng các kỹ thuật như hộp thời gian hoặc phương pháp Hoàn thành mọi việc (GTD).