Một cách tiếp cận có hệ thống để tìm nguồn cung ứng, lưu trữ và bán hàng tồn kho - cả nguyên vật liệu thô (thành phần) và thành phẩm (sản phẩm) đó không phải là thuật ngữ nào khác mà nó chính là quản trị hàng tồn kho. Vậy quản trị hàng tồn kho là gì? Nội dung của quản trị hàng tồn kho.
Mục lục bài viết
1. Quản trị hàng tồn kho là gì?
Quản trị hàng tồn kho đề cập đến quá trình đặt hàng, lưu trữ, sử dụng và bán hàng tồn kho của công ty. Điều này bao gồm việc quản trị nguyên vật liệu, linh kiện và thành phẩm, cũng như nhập kho và chế biến các mặt hàng đó.
Quản trị hàng tồn kho là toàn bộ quá trình quản lý hàng tồn kho từ nguyên vật liệu thô đến thành phẩm.
Quản trị hàng tồn kho cố gắng sắp xếp hợp lý hàng tồn kho một cách hiệu quả để tránh cả sự cố và thiếu hụt.
Hai phương pháp chính để quản lý hàng tồn kho là lập kế hoạch đúng lúc (JIT) và yêu cầu nguyên vật liệu (MRP).
Là một phần trong chuỗi cung ứng của bạn, quản lý hàng tồn kho bao gồm các khía cạnh như kiểm soát và giám sát việc mua hàng – từ nhà cung cấp cũng như khách hàng – duy trì việc lưu kho, kiểm soát số lượng sản phẩm cần bán và thực hiện đơn đặt hàng. Đương nhiên, ý nghĩa quản lý khoảng không quảng cáo chính xác của công ty bạn sẽ khác nhau tùy thuộc vào loại sản phẩm bạn bán và các kênh bạn bán chúng thông qua. Nhưng miễn là có mặt những thành phần cơ bản đó, bạn sẽ có một nền tảng vững chắc để xây dựng. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) thường sử dụng Excel, Google Trang tính hoặc các công cụ thủ công khác để theo dõi cơ sở dữ liệu hàng tồn kho và đưa ra quyết định về việc đặt hàng.
Với các hệ thống này, các thủ tục quản lý hàng tồn kho vượt ra ngoài việc sắp xếp lại cơ bản và giám sát hàng tồn kho để bao gồm tất cả mọi thứ từ quản lý sản xuất và kinh doanh từ đầu đến cuối đến dự báo thời gian và nhu cầu đến các chỉ số, báo cáo và thậm chí cả kế toán.
Quản trị hàng tồn kho trong tiếng Anh là: “Inventory management”.
2. Nội dung của quản trị hàng tồn kho:
Hàng tồn kho của một công ty là một trong những tài sản có giá trị nhất. Trong bán lẻ, sản xuất, dịch vụ thực phẩm và các lĩnh vực sử dụng nhiều hàng tồn kho khác, đầu vào và thành phẩm của một công ty là cốt lõi của hoạt động kinh doanh. Việc thiếu hàng tồn kho khi nào và ở đâu cần thiết có thể cực kỳ bất lợi. Đồng thời, hàng tồn kho có thể được coi là một khoản nợ phải trả (nếu không hiểu theo nghĩa kế toán). Một lượng lớn hàng tồn kho có nguy cơ bị hư hỏng, mất cắp, hư hỏng hoặc thay đổi theo yêu cầu. Hàng tồn kho phải được bảo hiểm và nếu không được bán kịp thời, nó có thể phải được xử lý theo giá thông quan — hoặc chỉ đơn giản là bị tiêu hủy.
Vì những lý do này, quản trị hàng tồn kho là quan trọng đối với các doanh nghiệp thuộc bất kỳ quy mô nào. Biết khi nào cần bổ sung hàng tồn kho, số lượng cần mua hoặc sản xuất, mức giá phải trả — cũng như khi nào bán và ở mức giá nào — có thể dễ dàng trở thành những quyết định phức tạp. Các doanh nghiệp nhỏ thường sẽ theo dõi hàng tồn kho theo cách thủ công và xác định các điểm và số lượng sắp xếp lại bằng cách sử dụng công thức bảng tính (Excel). Các doanh nghiệp lớn hơn sẽ sử dụng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) chuyên biệt. Các tập đoàn lớn nhất sử dụng phần mềm tùy biến cao như một ứng dụng dịch vụ (SaaS).
Các chiến lược quản trị hàng tồn kho phù hợp khác nhau tùy thuộc vào từng ngành. Kho dầu có thể lưu trữ một lượng lớn hàng tồn kho trong thời gian dài, cho phép nó chờ nhu cầu lấy hàng. Mặc dù việc lưu trữ dầu rất tốn kém và rủi ro – một trận hỏa hoạn ở Anh năm 2005 đã dẫn đến thiệt hại và tiền phạt hàng triệu bảng Anh – không có nguy cơ hàng tồn kho sẽ hư hỏng hoặc không còn hoạt động. Đối với các doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa hoặc sản phẩm dễ hư hỏng mà nhu cầu cực kỳ nhạy cảm về thời gian – chẳng hạn như lịch năm 2021 hoặc các mặt hàng thời trang nhanh – việc kiểm kê hàng tồn kho không phải là một lựa chọn và việc đánh giá sai thời gian hoặc số lượng đơn đặt hàng có thể gây tốn kém. Đối với các công ty có chuỗi cung ứng và quy trình sản xuất phức tạp, việc cân bằng rủi ro hàng tồn kho khan hiếm và thiếu hụt là đặc biệt khó khăn. Để đạt được những cân bằng này, các công ty đã phát triển một số phương pháp để quản lý hàng tồn kho, bao gồm lập kế hoạch theo yêu cầu nguyên vật liệu (JIT) và nguyên liệu kịp thời (MRP).
Kế toán hàng tồn kho
Hàng tồn kho đại diện cho một tài sản hiện tại vì một công ty thường dự định bán thành phẩm của mình trong một khoảng thời gian ngắn, thường là một năm. Hàng tồn kho phải được đếm hoặc đo lường thực tế trước khi có thể được đưa lên bảng cân đối kế toán. Các công ty thường duy trì hệ thống quản lý hàng tồn kho phức tạp có khả năng theo dõi mức độ tồn kho theo thời gian thực. Hàng tồn kho được hạch toán theo một trong ba phương pháp: nhập trước xuất trước (FIFO); chi phí cuối cùng vào – xuất trước (LIFO); hoặc chi phí bình quân gia quyền.
Tài khoản hàng tồn kho thường bao gồm bốn danh mục riêng biệt: Nguyên liệu – đại diện cho các nguyên liệu khác nhau mà một công ty mua cho quá trình sản xuất của mình. Những vật liệu này phải trải qua quá trình xử lý quan trọng trước khi một công ty có thể biến chúng thành một sản phẩm đã hoàn thành sẵn sàng để bán.Work in process (còn được gọi là hàng hóa trong quá trình) – đại diện cho nguyên vật liệu thô đang trong quá trình chuyển hóa thành sản phẩm hoàn chỉnh.Thành phẩm – là những sản phẩm đã hoàn thành sẵn sàng để bán cho khách hàng của công ty.Hàng hóa – đại diện cho thành phẩm mà một công ty mua từ một nhà cung cấp để bán lại trong tương lai.
3. Phương pháp quản lý hàng tồn kho:
Tùy thuộc vào loại hình kinh doanh hoặc sản phẩm được phân tích, một công ty sẽ sử dụng các phương pháp quản lý hàng tồn kho khác nhau. Một số phương pháp quản lý này bao gồm sản xuất đúng lúc (JIT), lập kế hoạch yêu cầu nguyên vật liệu (MRP), số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ) và số ngày bán hàng tồn kho (DSI).
Just-in-Time Management (JIT) – Mô hình sản xuất này bắt nguồn từ Nhật Bản vào những năm 1960 và 1970. Toyota Motor (TM) đã đóng góp nhiều nhất vào sự phát triển của nó.
Lập kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu (MRP) – Phương pháp quản lý hàng tồn kho này phụ thuộc vào dự báo bán hàng, có nghĩa là nhà sản xuất phải có hồ sơ bán hàng chính xác để có thể lập kế hoạch chính xác về nhu cầu hàng tồn kho và thông báo những nhu cầu đó với nhà cung cấp nguyên vật liệu một cách kịp thời.
Số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ) – Mô hình này được sử dụng trong quản lý hàng tồn kho bằng cách tính toán số lượng đơn vị mà một công ty nên thêm vào hàng tồn kho của mình với mỗi đơn đặt hàng theo lô để giảm tổng chi phí tồn kho trong khi giả định nhu cầu của người tiêu dùng không đổi.
Số ngày bán hàng tồn kho (DSI) – là một tỷ số tài chính cho biết thời gian trung bình trong ngày mà một công ty cần để chuyển hàng tồn kho của mình, bao gồm cả hàng hóa đang làm dở, thành hàng bán. DSI còn được gọi là tuổi trung bình của hàng tồn kho, số ngày tồn kho (DIO), số ngày tồn kho (DII), số ngày bán hàng trong hàng tồn kho hoặc số ngày tồn kho và được hiểu theo nhiều cách.
Có các phương pháp khác để phân tích hàng tồn kho. Nếu một công ty thường xuyên chuyển đổi phương pháp kế toán hàng tồn kho mà không có lý do hợp lý, thì rất có thể ban lãnh đạo của công ty đang cố gắng vẽ nên bức tranh kinh doanh tươi sáng hơn những gì thực tế. SEC yêu cầu các công ty đại chúng tiết lộ dự trữ LIFO có thể làm cho hàng tồn kho theo chi phí LIFO tương đương với chi phí FIFO.
Việc xóa sổ hàng tồn kho thường xuyên có thể chỉ ra các vấn đề của công ty trong việc bán thành phẩm hoặc hàng tồn kho lỗi thời. Điều này cũng có thể nâng cao cờ đỏ về khả năng của một công ty trong việc duy trì tính cạnh tranh và sản xuất các sản phẩm thu hút người tiêu dùng trong tương lai.
