Quản trị dự án là gì? Nội dung và vai trò của quản trị dự án?

Với mỗi một dự án cụ thể trên lĩnh vực nào đó chúng ta thấy rằng, việc lập dự án là một khâu quan trọng nhưng làm sao để thực hiện dự án có hiệu quả nhất lại dựa vào các yếu tố khác và trong đó có va trò của hoạt động “quản trị dự án” vậy chúng ta đã thực sự hiểu Quản trị dự án là gì? Nội dung và vai trò của quản trị dự án?

1. Quản trị dự án là gì?

Quản trị dự án trong tiếng Anh được gọi là “Project Governance”.

Quản trị dự án chúng ta có thể hiểu đây là một sự áp dụng một cách phù hợp các kiến thức, kĩ năng, công cụ và kĩ thuật vào trong quá trình đề xuất dự án, lập kế hoạch dự án, thực hiện dự án, theo dõi giám sát dự án và kết thúc dự án để đạt được các yêu cầu của dự án. Hay cũng có thể hiểu theo cách khác thì quản trị dự án là tổng hợp những hoạt động quản trị liên quan đến việc lập, triển khai dự án nhằm đáp ứng một mục tiêu chuyên biệt, và qua đó góp phần thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp. Quản trị dự án là hoạt động đặc thù mang tính khách quan, trong đó phản ánh toàn bộ các chức năng quản trị như việc hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát.

2. Nội dung của quản trị dự án:

Quản trị dự án thường bao gồm các nội dung sau:

+ Xác định các yêu cầu (của công ty hoặc của khách hàng)

+ Xác định và đáp ứng các nhu cầu, các mối quan tâm, và mong đợi của các chủ thể dự án trong quá trình lập kế hoạch và thực hiện dự án

+ Cân đối hài hoà giữa các yêu cầu, ràng buộc khác nhau của dự án bao gồm có phạm vi dự án, chất lượng, tiến độ, kinh phí và nguồn lực, các loại rủi ro

Như vậy với mỗi dự án cụ thể sẽ có những yêu cầu và ràng buộc nhất định đòi hỏi nhà quản lí dự án cần phải xác định thứ tự ưu tiên giữa các yêu cầu và giữa các ràng buộc có mối quan hệ với nhau, tức là một ràng buộc thay đổi có thể kéo theo một hoặc nhiều ràng buộc khác thay đổi theo. Ví dụ thời hạn hoàn thành dự án được yêu cầu rút ngắn lại thường kéo theo kinh phí thực hiện dự án phải tăng lên bởi vì cần phải bổ xung thêm nguồn lực để thực hiện cùng khối lượng công việc trong khoảng thời gian ngắn hơn.

Nếu không thể bổ sung thêm kinh phí cho dự án thì hoặc là phải chấp nhận thu hẹp phạm vi dự án bằng cách cắt giảm một số hạng mục công việc hoặc chấp nhận giảm chất lượng đầu ra (sử dụng nguyên vật liệu có chất lượng thấp hơn hoặc thay đổi phương án thi công đòi hỏi chi phí ít hơn và chất lượng thấp hơn). Các chủ thể dự án cũng có các ý kiến khác nhau về nhân tố nào là quan trọng nhất cho nên cũng tạo ra sự thách thức lớn cho dự án. Thay đổi các yêu cầu đối với dự án cũng có thể làm gia tăngmức độ rủi ro đối với dự án. Như vậy đội dự án phải có khả năng đánh giá được tình hình và có thể hài hoà được các yêu cầu khác nhau để thực hiện và chuyển giao dự án một cách thành công.

3. Vai trò của quản trị dự án:

Các hoạt động quản trị đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của hoạt động quản trị doanh nghiệp nói chung và hoạt động quản trị dự án nói riêng. Ví dụ: Bạn hãy hình dung một đội bóng đá. Nếu đội bóng đó có huấn luyện viên thì sẽ thế nào? Nếu đội bóng Qua đó ta thấy quản trị dự án đóng vai trò quyết định đối với sự thành bại của dự án. Quản trị dự án đảm bảo thực hiện các mục tiêu của dự án

Mỗi dự án phải đảm bảo một hoặc một vài mục tiêu nhất định. Khi các mục tiêu của dự án được hoàn thành, chúng góp phần thực hiện mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra. Các nhà quản trị nói chung và các nhà quản trị dự án nói riêng có thể đặt ra mục tiêu tổng thể của dự án hoặc đặt ra mục tiêu theo từng công đoạn của dự án. Nhà quản trị dự án với những kỹ năng, năng lực và kiến thức của mình có trách nhiệm đảm bảo dự án đạt được những mục tiêu đã đề ra. Quản trị dự án điều phối, phân bổ các nguồn lực của dự án
Ví dụ: Bạn là sinh viên. Mỗi tháng bạn có một khoản tiền là 1.500.000đ để tiêu dùng cho sinh hoạt và học tập. Bạn sẽ chi tiêu thế nào để hiệu quả cao nhất??? Thông thường, một dự án từ khi hình thành đến khi kết thúc sẽ sử dụng một khối lượng không nhỏ các nguồn lực của doanh nghiệp. Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp phải huy động một phần trong yêu cầu về nguồn lực thông qua các quan hệ trên thị trường để đảm bảo cho hoạt động của dự án. Tuy nhiên, việc sử dụng các nguồn lực này sao cho đạt hiệu quả các nhất lại không hề đơn giản.

Quản trị dự án sẽ thực hiện công việc này. Mọi hoạt động của dự án đều đã được lên kế hoạch từ trước với những định mức sử dụng nguồn lực khác nhau. Nhà quản trị dự án sẽ điều phối, phân bổ… các nguồn lực của dự án cho phù hợp với yêu cầu của từng công việc, từng giai đoạn cụ thể, đảm bảo các nguồn lực được sử dụng đúng việc, đúng mục đích và hợp lý về số lượng. Khi đó, nguồn lực không bị lãng phí và dự án vẫn thu được hiệu quả như mong muốn. Quản trị dự án thống nhất các hoạt động của dự án Ví dụ: Bạn muốn vận hành một chiếc xe máy, bạn sẽ làm những thao tác gì? Cắm chìa khóa và ổ khóa Nổ máy Vào số Kéo ga Bạn có thể kéo ga để xe chạy khi chưa nổ máy không? Dự án là một tập hợp của nhiều hoạt động khác nhau. Các hoạt động này không diễn ra cùng một lúc. Mặt khác, các hoạt động này được tiến hành theo tuần tự, có những hoạt động là tiền đề cho các hoạt động khác. Quản trị dự án có nhiệm vụ xây dựng lịch trình tiến hành các hoạt động của dự án một cách chính xác, khoa học và hợp lý đảm bảo các hoạt động được tiến hành theo đúng tiến độ, không bị chồng chéo nhằm mang lại cho dự án hiệu quả cao nhất có thể.

Quản trị dự án đảm bảo dự án được thực hiện đúng tiến độ Yếu tố thời gian là vô cùng cần thiết đối với dự án. Trong nhiều trường hợp, nếu không đảm bảo yếu tố về thời gian, dự án có thể sẽ thất bại mặc dù sản phẩm của nó không hề tồi. Đó là yếu tố về thời điểm thích hợp trong kinh doanh. Hiện nay, rất nhiều dự án trong nước sai tiến độ với thời gian khá lớn gây ra rất nhiều tổn thất về tiền bạc, công sức…, do vậy, nhà quản trị dự án cần điều phối dự án, phân bổ nguồn lực, công việc một cách khoa học, hợp lý để đảm bảo tiến độ của dự án theo đúng kế hoạch.

4. Quá trình quản trị dự án:

Bước 1: xác định dự án tại bước đầu tiên ta thấy việc xác định dự án là giai đoạn đầu tiên của quản trị dự án nhằm nắm rõ những yêu cầu của chủ đầu tư, ý tưởng sáng tạo, phương án giải quyết vấn đề của Doanh nghiệp

Bước 2: phân tích và lập dự án, tức là phân tích và lập dự án là giai đoạn nghiên cứu chi tiết dự án đã được đề xuất trên sáu phương diện chủ yếu: kỹ thuật, tổ chức – quản lý, thể chế – xã hội, thương mại, tài chính, kinh tế. Để phục vụ cho việc phân tích và lập dự án, nhà quản trị phải tổ chức thu thập đầy đủ thông tin cần thiết về thị trường, môi trường tự nhiên, các nguồn nguyên liệu tại chỗ, các đặc điểm văn hoá, xã hội, dân cư trong vùng, các quy định của chính phủ …

Bước 3: Thẩm định và phê duyệt dự án

Dự án được hình thành cần phải được thẩm định một cách cẩn thận và cụ thể. Việc thẩm định càng được triển khai tốt càng giúp cho dự án có khả năng thành công cao. Việc thẩm định có thể được tiến hành với từng công đoạn, từng phần việc của dự án hoặc tiến hành với toàn bộ dự án. Mục đích của giai đoạn này là nhằm xác định lại toàn bộ những kết luận được đưa ra trong quá trình chuẩn bị và phân tích dự án ở trên, đánh giá tính hợp lý, tính khả thi và hiệu quả của dự án, trên cơ sở đó chấp nhận hay bác bỏ dự án của Doanh nghiệp. Trong trường hợp dự án còn có những bất hợp lý trong thiết kế thì tuỳ theo mức độ khác nhau, dự án có thể phải sửa lại từng phần hay buộc phải xây dựng lại hoàn toàn.

Bước 4: Triển khai thực hiện dự án

Giai đoạn triển khai thực hiện dự án được coi là bắt đầu từ khi chi phí được đưa vào cho đến khi dự án kết thúc hoạt động. Trên thực tế, người ta thường chia giai đoạn này thành những giai đoạn nhỏ hơn để tiện cho việc theo dõi và quản lý.

Bước 5: Tổng kết và kết thúc dự án

Nhiệm vụ của giai đoạn nghiệm thu, tổng kết và kết thúc dự án là làm rõ những mặt thành công, những hạn chế của toàn bộ quá trình thực hiện dự án nhằm rút ra những bài học kinh nghiệm cho công tác quản trị các dự án của Doanh nghiệp trong tương lai.