Quản lý dự án xây dựng là gì? Phương pháp quản lý

1. Quản lý dự án xây dựng là gì?

– Quản lý dự án xây dựng ( Construction project management) liên quan đến việc chỉ đạo và tổ chức từng phần của vòng đời dự án, từ khi lên ý tưởng đến khi hoàn thành. Đó là một phương pháp tổng thể với mục tiêu cung cấp các dự án đúng thời hạn và dưới ngân sách. Quản lý dự án xây dựng là một ngành phức tạp đòi hỏi phải giải quyết nhiều mối quan tâm quan trọng, bao gồm kiểm soát chi phí, lập kế hoạch, mua sắm và đánh giá rủi ro. Người quản lý dự án tương tác với tất cả các thành viên trong nhóm tham gia vào một dự án xây dựng, từ kiến ​​trúc sư, chủ sở hữu đến nhà thầu.

– Quản lý dự án xây dựng liên quan đến các thành viên trong nhóm từ các nhà hoạch định tài chính và giám đốc điều hành C-suite đến các nhà thầu, kỹ sư, thành viên phi hành đoàn và những người khác. Tuy nhiên, không có quy trình nào là quan trọng đối với quy trình, tuy nhiên, với tư cách là người quản lý dự án. Vai trò của người quản lý dự án có thể được đảm nhiệm bởi một nhà thầu, một chủ sở hữu xử lý các dự án nội bộ, hoặc thậm chí một người quản lý xây dựng chuyên dụng.

– Mục tiêu của người quản lý dự án là đảm bảo toàn bộ quá trình xây dựng diễn ra suôn sẻ và theo đúng kế hoạch. Họ chịu trách nhiệm duy trì một lịch trình chặt chẽ, phù hợp với ngân sách, phân bổ nguồn lực, tránh phạm vi thay đổi và đảm bảo chất lượng. Họ đánh giá rủi ro trong thời gian thực và thông báo cho các bên liên quan. Bằng cách tập trung thông tin và hợp lý hóa giao tiếp, người quản lý dự án tạo ra các quy trình hiệu quả mà nếu không thì không thể thực hiện được.

2. Phương pháp quản lý:

– Lập kế hoạch và Phát triển: Xác định xem có nên theo đuổi một dự án hay không là phần đầu tiên và quan trọng nhất của quá trình xây dựng. Việc tạm dừng các dự án sau khi chúng đã bắt đầu rất tốn kém và chúng càng tiến xa hơn, những tổn thất tiềm ẩn càng lớn. Các nghiên cứu về tính khả thi, lập ngân sách vốn, danh sách ủng hộ và đóng góp ý kiến ​​rộng rãi từ các bên liên quan là những yếu tố chính của giai đoạn này. Có thể sử dụng các phương pháp này và các phương pháp khác để trả lời các câu hỏi chính về dự án:

+ Nó có mang lại ROI dương không?

+ Các rủi ro liên quan có quản lý được không?

+ Nó có phù hợp với danh mục đầu tư của công ty bạn không?

Để trả lời những câu hỏi này và các câu hỏi có liên quan khác, hãy sử dụng kết hợp các thông tin chi tiết từ phân tích dữ liệu mạnh mẽ và phản hồi từ các bên liên quan chính trong nhóm của bạn. Analytics cung cấp cho những người ra quyết định góc nhìn khách quan về dự án được đề xuất, trong khi ý kiến ​​đóng góp trên phạm vi rộng từ các thành viên trong nhóm có thể giúp xác định các vấn đề tiềm ẩn có thể vượt qua mà không được chú ý.

– Thiết kế: Khi đã quyết định một dự án, đã đến lúc nguồn sáng tạo bắt đầu chảy. Giai đoạn thiết kế liên quan đến việc phát triển mọi thứ từ khái niệm cơ bản của dự án đến các bản thiết kế chi tiết cho thấy thiết kế cuối cùng. Thiết kế sẽ phát triển từ bản phác thảo ban đầu đến bản vẽ hoàn thiện và thông số kỹ thuật, nhưng mỗi lần lặp lại phải đáp ứng các yêu cầu của dự án trong khi vẫn lưu ý đến tiến trình và chi phí trong tầm kiểm soát. Sau khi thiết kế được hoàn thiện và phê duyệt, đã đến lúc chuyển sang giai đoạn tiền xây dựng.

– Xây dựng lại: Xây dựng trước bao gồm việc tạo ra một lộ trình sẽ hướng dẫn trong suốt quá trình xây dựng. Đó là về việc xây dựng một kế hoạch trò chơi cho dự án để cho mọi người thấy họ cần làm gì, khi nào họ cần làm, cách họ nên hoàn thành và chi phí phải trả. Nếu tất cả các bên tuân thủ kế hoạch và thực hiện vai trò của mình một cách hoàn hảo, họ sẽ giao dự án đúng thời hạn, tiêu chuẩn và trong phạm vi ngân sách. Xây dựng lại bao gồm một loạt các nhiệm vụ quan trọng.

– Dưới đây là một số điều quan trọng nhất: (1) Xác định và phân bổ các nguồn lực, (2) thiết lập ngân sách nhỏ, (3) tạo các mốc thời gian và thời hạn, (4) hân phối nhiệm vụ, (5) vạch ra công việc và hoạt động thông qua cấu trúc phân tích công việc (WBS), cấu trúc phân tích tổ chức (OBS) và các công cụ khác.

– Đánh giá rủi ro và lập kế hoạch dự phòng cũng là một phần chính của tiền xây dựng. Mọi thứ hiếm khi diễn ra đúng như kế hoạch trong một dự án xây dựng – thường là do các yếu tố nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn – vì vậy các nhà quản lý dự án và các bên liên quan phải chuẩn bị cho những điều sắp xảy ra. Bạn càng chủ động, bạn càng mất ít thời gian, tiền bạc và nguồn lực khi cố gắng trở lại đúng hướng nếu và khi xảy ra trục trặc.

–  Mua sắm: Mua sắm bao gồm việc tìm nguồn cung ứng, mua và vận chuyển các vật liệu và dịch vụ  cần để hoàn thành một dự án. Các nhà quản lý chuỗi cung ứng và mua sắm nên cung cấp thông tin đầu vào trong giai đoạn lập kế hoạch để giữ mức chi phí vượt mức ngoài dự kiến ​​ở mức tối thiểu trong giai đoạn này. Mặc dù vậy, một số biến động là không thể tránh khỏi, vì giá cả có thể thay đổi trên thị trường. Trong giai đoạn này nên tính đến rủi ro này trong phạm vi có thể thông qua việc lập kế hoạch tiền xây dựng mạnh mẽ.

– Có những lợi ích và hạn chế đối với việc tìm nguồn cung ứng nguyên liệu từ thị trường địa phương, khu vực hoặc toàn cầu. Việc mua sắm trong nước có thể mất ít thời gian hơn, nhưng có thể tốn kém chi phí lớn hơn, trong khi các nguyên vật liệu ít tốn kém hơn được vận chuyển trên quãng đường dài có thể bị chậm trễ và gián đoạn chuỗi cung ứng nhiều hơn. Tham gia vào nghiên cứu kỹ lưỡng để bạn có thể chọn các tùy chọn phù hợp để đáp ứng các yêu cầu ngân sách và luôn đúng tiến độ.

– Lựa chọn thời điểm thực hiện mua sắm là một quyết định quan trọng khác. Thay vì hoàn thành việc mua sắm trước khi dự án xây dựng bắt đầu, có thể có được các nguồn lực bạn cần khi dự án tiến triển để đáp ứng các yêu cầu đang phát triển. Mặc dù chiến lược này cung cấp thêm tính linh hoạt, giảm chi phí nắm giữ và duy trì tính thanh khoản, nhưng nó có nguy cơ giao hàng chậm trễ hoặc thiếu hàng có thể làm chậm toàn bộ dự án. Nó cũng cho bạn thấy khả năng tăng giá. Dù cho chọn cách tiếp cận nào, hãy cố gắng điều chỉnh các đơn đặt hàng với kế hoạch xây dựng của bạn và chuẩn bị sẵn các khoản dự phòng để bảo toàn ngân sách và lịch trình  khi hoàn cảnh thay đổi.

– Xây dựng: mọi người đều biết công việc của họ là gì và có các nguồn lực cần thiết để bắt đầu. Bây giờ việc xây dựng có thể bắt đầu. Tất cả sự chuẩn bị và lập kế hoạch sẽ được đền đáp trong giai đoạn này, giúp quá trình xây dựng diễn ra suôn sẻ và kết thúc thành công. Tất nhiên, ngay cả những kế hoạch kỹ lưỡng nhất cũng không thể lường trước được mọi trục trặc trong quá trình thực hiện, vì vậy việc theo dõi và đánh giá tiến độ thường xuyên trong giai đoạn này là rất quan trọng để luôn đi đúng hướng. Khi  phải thực hiện các điều chỉnh do hoàn cảnh hoặc mục tiêu mới, quản lý thay đổi sẽ phát huy tác dụng. Người quản lý dự án phải thích ứng khi cần thiết trong khi vẫn nằm trong các thông số của kế hoạch của dự án. Tìm kiếm một giải pháp quản lý thay đổi có thể giúp phân tích tác động của những thay đổi và giảm thiểu tác động của chúng đến dự án.

3. Quy trình quản lý dự án xây dựng:

+ Ý tưởng và nghiên cứu: Ý tưởng là một phần của tải trước (FEL), phần lập kế hoạch và thiết kế của vòng đời dự án. Đó là khi mọi chi tiết của một dự án được các bên liên quan xem xét kỹ lưỡng để xem liệu nó có phù hợp với danh mục dự án hiện tại và tương lai của công ty bạn hay không. Dự án được đề xuất phải có ý nghĩa về ROI, các quy định hiện hành, sự tích hợp với các dự án hiện có, rủi ro và các yếu tố khác.

+ Trong quá trình này, các ý tưởng được tinh chỉnh thành các đề xuất dự án thông qua nghiên cứu nghiêm ngặt và phân tích theo hướng dữ liệu. Lập ngân sách vốn, nghiên cứu khả thi, động não và phân tích tài chính chỉ là một số hoạt động thực hành trong giai đoạn này. Trong khi xem xét dự án, hãy tích cực thu hút ý kiến ​​đóng góp từ càng nhiều thành viên trong nhóm càng tốt để đảm bảo dự án phù hợp một cách toàn diện với danh mục đầu tư của tổ chức bạn.

+ Một trong những mục tiêu chính của lý tưởng là đảm bảo dòng dự án có giá trị cao ổn định trong khi giữ rủi ro ở mức có thể kiểm soát được. Một dự án có tiềm năng cho ROI đáng kể nhưng đi kèm với rủi ro lớn có thể không phù hợp với danh mục đầu tư an toàn, ổn định. Ngay cả khi nó xảy ra, nó sẽ đòi hỏi sự chú ý và bảo trì nhiều hơn trong suốt vòng đời của dự án.

+ Xác định và lập kế hoạch dự án: Sau khi đã hoàn thành một dự án, đã đến lúc xác định các chi tiết để ngăn chặn phạm vi sai lệch và giữ cho nhóm của bạn phù hợp khi dự án bắt đầu. Các chi tiết quan trọng cần được giải quyết ở giai đoạn này bao gồm phạm vi của dự án, tiến trình khả thi, các nguồn lực cần thiết, ngân sách hợp lý và chính xác và các chỉ số hiệu suất chính (KPI). Việc mời phản hồi từ càng nhiều thành viên nhóm liên quan càng tốt trong giai đoạn này nên được ưu tiên một lần nữa, cùng với việc xác định nhân sự mà dự án sẽ yêu cầu.

+ Xác định vai trò: Với nhiều bên tham gia vào bất kỳ dự án xây dựng nào, cần xác định rõ vai trò của từng bên. Điều này làm rõ trách nhiệm của mọi người, cho phép bạn quy trách nhiệm cho các thành viên trong nhóm và tránh nhầm lẫn và chậm trễ. Khi tất cả các thành viên trong nhóm biết vai trò của họ trong dự án và cách hoàn thành nhiệm vụ của họ, những thứ dư thừa sẽ biến mất và nhiệm vụ không vượt qua được kẽ hở.

+ Hoàn thiện và thực hiện kế hoạch xây dựng: Trước khi bắt đầu xây dựng thực tế, các nhà quản lý dự án nên gặp gỡ các bên liên quan thích hợp để xem xét kế hoạch và đảm bảo rằng mọi người đều ở trên cùng một trang. Mặc dù có nhiều khả năng sẽ phải đối mặt với những khó khăn và thay đổi không mong muốn khi dự án tiến triển, nhưng việc không đạt được yêu cầu rõ ràng trước khi bắt đầu xây dựng, nhưng đảm bảo rằng bạn sẽ phải đối mặt với những thách thức bổ sung trong suốt chặng đường.

– Khi bắt đầu xây dựng, người quản lý dự án phải làm mọi thứ có thể để giữ cho quá trình được phối hợp và hiệu quả. Điều này có nghĩa là đo lường và theo dõi tiến độ một cách nghiêm ngặt. Các KPI có liên quan và toàn diện được cập nhật theo thời gian thực – điều mà khoảng 56% người quản lý dự án không có – cung cấp thông tin chi tiết vô giá về hiệu suất và trạng thái của dự án. Việc chọn KPI phù hợp là rất quan trọng, vì chúng cung cấp một cách để theo dõi nhanh dự án một cách hiệu quả và xem nó có đang đi chệch hướng hay không. Với dữ liệu về tình trạng hiện tại của ngân sách, hoạt động mua sắm và các khía cạnh chính khác của dự án, có thể rút ra những thông tin chi tiết cần thiết để kiểm soát chi phí và đáp ứng thời hạn.