Hiện nay trong tất cả các lĩnh vực đều có những dự án phát triển khác nhau, với một dự án thì ngoài các nội dung cốt lõi của dự án thì vấn đề quản lý chi phí dự án cũng là yếu tố vô cùng quan trong vì nó phản ánh được dự án có hợp lý với chi phí có thể hực hiện được. Quản lý chi phí dự án là gì? Tìm hiểu Project Cost Management (PCM)
Mục lục bài viết
1. Quản lý chi phí dự án là gì?
Quản lí chi phí dự án là quá trình ước tính, lập kế hoạch và kiểm soát chi phí để đảm bảo dự án có thể hoàn thành trong phạm vi ngân sách cho phép.
Quản lí chi phí dự án trong tiếng Anh được gọi là ” Project Cost Management”.
2. Tìm hiểu Project Cost Management (PCM):
2.1. Quản lí chi phí dự án bao gồm những nội dung sau:
– Ước tính chi phí – là quá trình dự báo và ước tính nguồn lực tài chính để thực hiện các hoạt động của dự án
– Lập kế hoạch ngân sách dự án – là quá trình tổng hợp chi phí ước tính thực hiện các hoạt động dự án để xây dựng kế hoạch ngân sách dự án
– Kiểm soát chi phí – là quá trình theo dõi tình hình thực hiện dự án về mặt chi phí để cập nhật kế hoạch ngân sách dự án và quản lí những thay đổi trong kế hoạch ngân sách dự án
2.2. Chi phí dự án:
Chi phí dự án là chi phí của các nguồn lực được sử dụng để thực hiện các hoạt động dự án.
Chi phí dự án bao gồm:
a. Các chi phí dự án trực tiếp thực hiện các hoạt động dự án
– Chi phí về nhân công
– Nguyên liệu
– Nhiên liệu
– Máy móc
b. Các chi phí dự án gián tiếp
– Chi phí lương
– Tiền thuê
– Điện nước
– Máy móc thiết bị đặc chủng (ví dụ máy móc thiết bị đo lường kiểm tra chất lượng)
c. Các chi phí quản lí và điều hành chung của công ty phân bổ cho dự án
– Các chi phí dự án trực tiếp
Đây là các chi phí phân bổ trực tiếp cho một hoạt động (gói công việc). Các chi phí trực tiếp có thể nằm dưới sự kiểm soát của nhà quản lí dự án, nhóm dự án và cá nhân thực hiện một công việc cụ thể.
Các chi phí này là các khoản tiền chi trả thực tế trong quá trình thực hiện dự án và được tách ra khỏi chi phí gián tiếp. Chi phí tổng hợp lên từ các gói công việc thường chỉ bao gồm các chi phí trực tiếp.
– Các chi phí dự án gián tiếp
Các chi phí dự án gián tiếp là các chi phí liên quan đến việc sử dụng các nguồn lực của công ty cho thực hiện dự án.
Các chi phí dự án gián tiếp thường gắn với các đầu ra của dự án như lương của nhà quản lí dự án, tiền thuê văn phòng cho dự án.
Các chi phí này thường được ước tính theo một tỷ lệ phần trăm nhất định của các chi phí dự án trực tiếp, ví dụ 20 % của chi phí nhân công trực tiếp , hoặc 50% của chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
– Chi phí điều hành và quản lí chung của công ty phân bổ cho dự án
Đây là các chi phí của công ty không liên quan trực tiếp đến một dự án cụ thể. Ví dụ các chi phí của công ty trải cho nhiều sản phẩm và dự án như các chi phí về marketing quảng cáo, chi phí kế toán và hệ thống thông tin, chi phí tiền lương của đội ngũ lãnh đạo công ty.
Các khoản chi phí này được phân bổ cho dự án tuỳ theo loại hình dự án và rất khác nhau giữa các công ty.
Ví dụ, một dự án thực hiện theo hợp đồng với khách hàng thì công ty sẽ phân bổ các chi phí quản lí chung của công ty và cộng thêm phần lợi nhuận dự kiến tính theo một tỷ lệ phần trăm nhất định của chi phí dự án trực tiếp để hình thành nên mức giá tính cho khách hàng.
Quản lí chi phí dự án thường quan tâm chủ yếu đến quản lí các chi phí dự án trực tiếp vì các chi phí này gắn liền với việc thực hiện các hoạt động dự án.
Các chi phí dự án trực tiếp này phụ thuộc chặt chẽ vào chất lượng thực hiện các hoạt động và thuộc phạm vi kiểm soát của nhóm dự án.
3. Ngân sách dự án và phương pháp quản lý chi phí ngân sách dự án:
Ngân sách dự án là tổng số tiền được lập kế hoạch và phân bổ để thực hiện dự án trong một khoảng thời gian cụ thể (thời hạn). Ngân sách dự án dựa trên ước tính chi phí ban đầu của dự án và thường phụ thuộc vào hiệu quả của việc kiểm soát chi phí dự án – các kỹ thuật kiểm soát chi phí dự án nhằm đảm bảo bạn trang trải tất cả các chi phí của dự án, bao gồm thiết bị, giờ làm việc, vật liệu và các chi phí trực tiếp trong khi vẫn nằm trong ngân sách.
Có 4 phương pháp quản lý ngân sách dự án chính:
+ Tăng dần – Bạn theo dõi thời gian cho các nhiệm vụ của mình trong một dự án và hiểu được thời gian thực tế mà bạn sẽ cần để hoàn thành các nhiệm vụ đã nói trong tương lai.
+ Dựa trên hoạt động – Bạn tính toán doanh thu lý tưởng của mình, xem xét có bao nhiêu dự án và mức giá bạn cần thực hiện trong năm để đạt được doanh thu nói trên và xác định ngân sách của từng dự án riêng lẻ.
+ Đề xuất giá trị – bạn thêm các mục vào ngân sách của mình dựa trên giá trị mà chúng mang lại cho dự án của bạn.
+ Dựa trên số không – kỹ thuật quản lý ngân sách này tương tự như đề xuất giá trị. Sự khác biệt là hạng mục đó phải hợp lý và được chứng minh hữu ích cho mỗi giai đoạn kinh doanh mới, chứ không chỉ cho một dự án.
Để đảm bảo bạn dự án triển khai theo đúng ngân sách cho phép, bạn nên:
+ Quản lý hiệu quả thời gian làm việc của nhân viên: phân công công việc chính xác đảm bảo nhân viên hoàn thành nhiệm vụ một cách tốt nhất trong quỹ thời gian của họ.
+ Sử dụng phần mềm công nghệ – ngoài công cụ quản lý dự án, bạn nên ứng dụng các phần mềm công nghệ giúp tự động hóa công việc theo cách tiết kiệm chi phí.
+ Công việc thuê ngoài – thuê một chuyên gia có uy tín từ bên ngoài công ty để xử lý một phần công việc của bạn (công việc liên quan đến kinh doanh hoặc dự án cụ thể) sẽ giúp bạn cắt giảm chi phí.
+ Cắt giảm chi phí chung của bạn – bảo hiểm là một khoản chi phí không thể thương lượng, nhưng có một số chi phí bạn có thể làm việc mà không thực sự cần đến. Ví dụ một văn phòng phong cách ở trung tâm thành phố nhưng ít hơn các tiện nghi hữu ích. Bạn nên tập trung cắt giảm những thứ không cần thiết để tận dụng tối đa ngân sách của mình.
Chúng ta không thể phủ nhận được tầm quan trọng của việc quản lý chi phí dự án. Khi bạn muốn quản lý chi phí để tuân thủ ngân sách dự án đã đề ra, về cơ bản bạn đang để ngân sách đã định chi phối các quyết định của mình. Nếu bạn không đặt mục tiêu quản lý chi phí dự án, chúng có thể sẽ nằm ngoài tầm kiểm soát và toàn bộ dự án của bạn có thể sẽ đổ vỡ do gặp vấn đề trong các thức quản lý.
Qua bìa viết ta thấy đối với mỗi dự án thì việc dự toán hay quản lý chi phí dự án rất quan trọng vì chỉ khi chúng ta quản lý tốt chi phí dự án mới có thể đem lại những thành công cho dự án chẳng hạn như tiết kiệm được chi phí thông qua quản lý tốt các nguồn chi phí của dự án. Như vậy với mỗi một dự án cụ thể chúng ta cần có những cách thức để quản lý các nguồn chi phí tránh gây ra thất thoát cho dự án. Hiện nay với sự phát triển của khoa học công nghệ và để cải thiện hiệu quả quản lý, đảm bảo dự án diễn ra theo đúng kế hoạch về cả thời gian, nguồn lực và ngân sách thì phần mềm còn giảm tải gánh nặng ghi nhớ cho nhà quản lý thì nên quản lý qua phần mềm hoặc ứng dung thông tin trên thực tế.
