PO là một cụm từ được nhắc đến ở rất nhiều lĩnh vực và xuất nhập khẩu cũng vậy. PO được hiểu cơ bản chính là chứng từ được sử dụng nhiều trong doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp xuất nhập khẩu, và thường được hiểu là đơn đặt hàng. Vậy PO là gì? Đơn đặt hàng (Purchase Order) trong xuất nhập khẩu?
Mục lục bài viết
1. PO là gì?
Ta hiểu về đơn đặt hàng như sau:
Purchase Order hay PO còn gọi là đơn đặt hàng thực chất được hiểu chính là một loại giấy tờ được ủy quyền để thực hiện giao dịch buôn bán. Purchase order sẽ có giá trị pháp lý ràng buộc khi chủ thể là người bán đồng ý.
Purchase Order ngoài ra cũng được xem như một loại giấy tờ được các chủ thể ủy quyền trong các vấn đề giao dịch và buôn bán. Khi chủ thể là người bán đồng ý, lúc này Purchase Order sẽ trở thành một thỏa thuận mang tính chất ràng buộc tựa như hợp đồng mà cả hai bên đã ký kết.
Trong Purchase Order sẽ gồm các nội dung cụ thể mà chúng ta có thể kể đến như: giới thiệu hàng, số lượng, giá, thanh toán, thời gian giao hàng, những điều khoản khác liên quan đến quyền và nghĩa vụ của hai bên và xác định chủ thể là người bán cụ thể.
Để dễ hiểu hơn bạn có thể hiểu đơn đặt hàng (Purchase Order) là một hình thức đơn giản theo hợp đồng mua bán và hợp đồng mua bán này có đặc điểm là:
– Giá trị của đơn hàng tương đối lớn.
– Purchase Order được xem là giao dịch đầu tiên và không có thông tin về họ.
– Không thực sự tin tưởng doanh nghiệp.
– Có mối quan hệ đối với đấu giá vận chuyển.
– Giao dịch kiểu chuỗi (liên kết với cung cấp và giao dịch dài hạn).
2. Mục đích sử dụng đơn đặt hàng (Purchase Order):
Với đơn đặt hàng được xác nhận từ hai phía, thì đơn đặt hàng (Purchase Order) được xem là bản cam kết để bên bán thực hiện, và bên mua xác nhận mua đúng và đủ số lượng hàng đã đặt trước.
Có thể liệt kê những lý do chính sau đây:
– Đơn đặt hàng được xem là chứng từ truyển tải về mong muốn của người mua liên quan đến hàng hoá, dịch vụ đến người bán;
– Đơn đặt hàng (Purchase Order) giúp chủ thể là người mua quản lý được hoạt động mua vật tư, hàng hoá, dịch vụ do bên ngoài cung cấp. Bao gồm quản lý nguồn vật tư, hàng hoá cung cấp cho quy trình kinh doanh, sản xuất; quản lý nhà cung cấp, quản lý tài chính đối với các khoản công nợ phải trả cho người bán.
– Đơn đặt hàng (Purchase Order) cũng được xem là cơ sở pháp lý trong trường hợp bên bán không cung cấp đủ hoặc đúng theo nội dung trong đơn, gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh, sản xuất bên mua;
– Đơn đặt hàng (Purchase Order) (đã ký kết) sẽ bảo về người bán nếu người mua không trả tiền cho hàng hoá, dịch vụ mà bên bán cung cấp;
– Đơn đặt hàng (Purchase Order) quy chuẩn hóa quy trình mua hàng một cách hợp giúp công ty hoạt động hiệu quả hơn.
– Đơn đặt hàng (Purchase Order) giúp người mua có thể truyền đạt được mong muốn đến người bán.
– Đơn đặt hàng (Purchase Order) giúp bảo vệ người bán trong trường hợp người mua không trả tiền hàng.
– Đơn đặt hàng (Purchase Order) giúp những đại lý quản lý được những yêu cầu mới.
– Đơn đặt hàng (Purchase Order) thúc đẩy hợp lý hóa nền kinh tế theo quy trình chuẩn.
– Đơn đặt hàng (Purchase Order) mang đến nhiều tiện ích tài chính, thương mại.
Vì thế đơn đặt hàng (Purchase Order) là chứng từ quan trọng và được nhiều doanh nghiệp ưu tiên sử dụng.
Chủ thể là người cho vay thương mại hoặc tổ chức tài chính có thể cung cấp hỗ trợ về tài chính dựa theo đơn đặt hàng. Có nhiều các tiện ích tài chính, thương mại đa số đều được cung cấp qua đơn đặt hàng mà các doanh nhân thường sử dụng cụ thể như:
– Đóng trước hạn mức tín dụng Gửi hàng.
– Gia hạn mức tín dụng Gửi hàng theo chức vụ.
– Phương tiện uy tín về thương mại.
– Gia hạn mức tín dụng Mua Hoá đơn nước ngoài.
– Gia hạn mức tín dụng về hoá đơn cũ.
– Xác nhận thứ tự các tiện ích.
3. Đơn đặt hàng (Purchase Order) thường được dùng trong những vấn đề gì?
– Đơn đặt hàng (Purchase Order) thường được dùng khi tìm kiếm hàng hóa trong tiêu dùng hay tìm kiếm cổ phiếu.
– Đơn đặt hàng (Purchase Order) thường được dùng khi tìm kiếm những tiện ích hay dịch vụ sống.
– Đơn đặt hàng (Purchase Order) thường được dùng khi tìm kiếm nguồn hàng hóa có nguồn gốc thiên nhiên.
– Đơn đặt hàng (Purchase Order) thường được dùng để tiện lợi hóa việc mua sắm.
– Đơn đặt hàng (Purchase Order) thường được dùng để tối ưu hóa việc mua bán.
Những nội dung cơ bản của đơn đặt hàng (Purchase Order):
Một đơn đặt hàng (Purchase Order) thường được dùng khi bao gồm các yếu tố cơ bản sau: số và ngày, thông tin người mua, thông tin nhà cung cấp, PIC, mô tả hàng hóa,số lượng, thông số kỹ thuật, chất lượng hàng hóa, nhãn hàng hóa và đơn giá hàng hóa. Sản phẩm hóa chất, giá trị hợp đồng, điều khoản thanh toán, điều khoản giao hàng, tài khoản ngân hàng, chữ ký, con dấu đại diện, …
4. Ý nghĩa của đơn đặt hàng (Purchase Order):
Đơn đặt hàng (Purchase Order) được coi là tài liệu được dùng nhằm mục đích để kiếm tra tình trang các vấn đề liên quan đến đơn đặt hàng theo thời gian và chất lượng dịch vụ qua quá trình các trao đổi giao dịch.
Như một hợp đồng mua bán đã được thỏa thuận thống nhất giữa hai bên và đã được ký kết. Thông thường, đơn đặt hàng (Purchase Order) sẽ được bao gồm số lượng hàng hóa, giá cả, bên cạnh đó là các điều khoản giao hàng, đóng gói bao bì, cách thức thanh toán và các điều kiện khác.
Mục đích của việc tạo ra đơn đặt hàng (Purchase Order) là tìm kiếm các dịch vụ và vật chất để sử dụng trong việc giao dịch hàng hóa hàng ngày được thuận tiện hơn. Còn đối với các công ty có quy mô nhỏ như công ty tư nhân, nó có thể được sử dụng để yêu cầu các khách hàng của họ sử dụng các sản phẩm nhập khẩu hoặc tìm kiếm các sản phẩm khác thay thế được sản xuất tại địa phương.
5. Quy trình sử dụng đơn đặt hàng:
Tùy vào từng loại hình kinh doanh mà quy trình mua hàng bằng đơn đặt hàng (Purchase Order) sẽ khác nhau. Tuy nhiên, thông thường các bước sử dụng và tạo đơn đặt hàng (Purchase Order) sẽ diễn ra theo quy trình như sau:
– Bước 1: Bên mua hàng tìm hiểu và quyết định mua một sản phẩm, dịch vụ bất kỳ cho doanh nghiệp.
– Bước 2: Bên mua hàng sẽ xuất đơn đặt hàng (Purchase Order) cho bên bán để bắt đầu quá trình mua hàng.
– Bước 3: Bên bán hàng sẽ nhận đơn đặt hàng (Purchase Order) và xác nhận với bên mua hàng xem có thể đáp ứng được điều kiện đặt hàng hay không. Nếu bên bán không thể thực hiện được yêu cầu của bên mua thì đơn đặt hàng (Purchase Order) sẽ bị hủy.
– Bước 4: Nếu bên bán xác nhận thực hiện giao dịch thì bên mua sẽ chuẩn bị các đơn hàng dựa trên lượng đơn hàng trong kho hoặc lên lịch sản xuất để đảm bảo khả năng cung cấp đầy đủ số hàng theo đúng tiến độ mà bên mua đã yêu cầu.
– Bước 5: Sau khi đã sản xuất đủ số lượng đơn hàng, bên bán có thể nhờ một đơn vị chuyên về vận tải – logistic cung cấp dịch vụ vận chuyển với số lượng đơn đặt hàng (Purchase Order) mà bên mua hàng đã gửi đến.
– Bước 6: Bên bán hàng lập hóa đơn cho đơn đặt hàng. Trong đó có sử dụng số đơn đặt hàng (Purchase Order) mà chủ thể là bên mua gửi để nhằm mục đích từ đó có thể đảm bảo tính chính xác cũng như khả năng kiểm tra chéo thông tin giao hàng một cách nhanh nhất.
– Bước 7: Chủ thể là bên mua hàng sau khi kiểm tra hàng hóa sẽ thực hiện quá trình thanh toán theo các điều khoản trong đơn đặt hàng cho bên bán.
Đơn đặt hàng (Purchase Order) như vậy chính là một trong những chứng từ vô cùng quan trọng với doanh nghiệp, vì vậy việc quản lý đơn đặt hàng (Purchase Order) đúng cách là yếu tố quan trọng để hạn chế tối đa rủi ro có thể xảy ra trong quá trình làm việc với nhà cung cấp.
Với các cửa hàng bán lẻ, đơn đặt hàng hay đơn nhập hàng sẽ được quản lý nhanh chóng ngay trên các phần mềm quản lý bán hàng để đảm bảo khả năng lưu trữ cũng như quản lý một cách hiệu quả.
Phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp các chủ thể có thể quản lý và theo dõi toàn bộ quá trình từ đặt hàng, nhập hàng đến nhập kho. Cùng với đó là quản lý chi tiết toàn bộ nhà cung cấp và công nợ để tính toán chi phí nhập hàng và thanh toán đúng hạn.
Cùng với đó, dựa trên các báo cáo bán hàng trên phần mềm, các chủ thể cũng có thể đánh giá hiệu quả bán ra của từng sản phẩm theo từng nhà cung cấp. Từ đó theo dõi nhu cầu khách hàng và lên kế hoạch nhập hàng phù hợp.
