Phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ là phương thức đấu thầu được áp dụng đối với những gói thầu mua sắm tài sản nhà nước theo hình thức đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế cung cấp dịch vụ phi tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp, hỗn hợp có quy mô nhỏ, gói thầu chào hàng cạnh tranh, chỉ định thầu, mua sắm trực tiếp. Vậy phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ là gì? Ưu điểm và hạn chế?
Mục lục bài viết
1. Phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ là gì?
– Phương thức đấu thầu một giai đoạn một túi hồ sơ là phương thức đấu thầu được áp dụng đối với những gói thầu mua sắm tài sản nhà nước theo hình thức đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế cung cấp dịch vụ phi tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp, hỗn hợp có quy mô nhỏ, gói thầu chào hàng cạnh tranh, chỉ định thầu, mua sắm trực tiếp.
– Chuẩn bị đấu thầu cho một gói thầu được tiến hành sau khi kế hoạch lựa chọn nhà thầu của dự án được phê duyệt hoặc sau khi những gói thầu có liên quan đã được thực hiện xong Các công việc của giai đoạn này bao gồm: chuẩn bị nhân sự cho việc tổ chức đấu thầu xác định danh sách ngắn xây dựng HSMT… Sau khi kết thúc bước này, bên mời thầu phải đạt được các mục tiêu sau: hình thành được tổ chuyên gia có đủ năng lực và điều kiện để tổ chức đấu thầu xác định những nhà thầu được tham gia đấu thầu (trong trường hợp cần thiết, hoàn thiện HSMT và sẵn sàng cho việc phát hành HSMT)
= Công tác chuẩn bị nhân sự trong quá trình đấu thầu là việc chủ đầu tư lựa chọn bên mời thầu bên mời thầu lựa chọn cá nhân, tổ chức có đủ năng lực, điều kiện đề trực tiếp tham gia vào quá trình tổ chức đấu thầu Theo quy định luật đấu thầu bên mời thầu được hiểu là cơ quan, tổ chức có chuyên môn và năng lực để thực hiện các hoạt động đấu thầu Tuỳ thuộc vào chức năng nhiệm vụ quyền hạn mà chủ đầu tư sẽ giao cho một cơ quan, tổ chức làm bên mời thầu cho gói thầu của mình
– Nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức được giao làm bên mời thầu là chuẩn bị lựa chọn nhà thầu, tổ chức lựa chọn nhà thầu đánh giá HSDT, HSĐX, thành lập tổ chuyên gia, trình duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu kết quả lựa chọn danh sách ngăn thương thảo, hoàn thiện hợp đồng với nhà thầu được lựa chọn và các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật Thông thường, chủ đầu tư sẽ lựa chọn bên mời thầu là một bộ phận chuyên trách làm công tác đấu thầu sẵn có trong cơ cấu tổ chức của chủ đầu tư hoặc các cơ quan tổ chức thuộc sự quản lý của chủ đầu tư, hoặc lựa chọn bên mời thầu là tổ chức tư vấn đấu thầu chuyên nghiệp, hoặc bên mời thầu được hình thành từ các cá nhân có đủ điều kiện năng lực của chủ đầu tư Tư ng một số trường hợp nhất định chủ đầu tư có thể đồng thời là bên mời thầu Sau khi đã hình thành bên mời thầu công tác chuẩn bị nhân sự mà bên mời thầu cần thực hiện à lựa chọn cá nhân có đủ điều kiện kinh nghiệm để thành lập tổ chuyên gia cho gói thầu cần tổ chức đấu thầu Tổ chuyên gia trong quá trình tổ chức đấu thầu bao gồm các cá nhân có năng lực, kinh nghiệm được bên mời thầu thành lập đề thực hiện nhiệm vụ đánh giá HSDT, HSĐX và các công việc khác trong quá trình lựa chọn nhà thầu
– Đối với những gói thầu có yêu cầu kỹ thuật phức tạp hoặc có quy mô lớn thì cần thiết áp dụng việc sơ tuyển nhà thầu Sơ tuyển nhà thầu là việc lựa chọn những nhà thầu có đủ năng lực để tham ga đấu thầu Việc sơ tuyển nhà thầu được áp dụng đối với gói thầu đấu thầu rộng rãi hoặc đấu thầu hạn chế. Đối với các hình thức đầu thầu khác, việc sơ tuyên không được thực hiện Quy trình tổ chức sơ tuyển nhà thầu bao gồm: chuẩn bị hồ sơ mời sơ tuyền thông báo mời sơ tuyển phát hành h mời sơ tuyển nhận hồ sơ dự sơ tuyến của các nhà thầu đánh giá hồ sơ dự sơ tuyển, thông báo kết quả sơ tuyển Kết thúc việc sơ tuyển nhà thầu bên mời thầu sẽ lựa chọn được những nhà thầu có năng lực đáp ứng yêu cầu của gói thầu để tiến hành tổ chức đấu thầu ở các bước tiếp theo.
– Đối với gói thầu áp dụng hình thức đấu thầu hạn chế, bên mời thầu xác định, lập danh sách ngắn các nhà thầu có khả năng thực hiện gói thầu và có mong muốn tham gia đấu thầu Số lượng các nhà thầu trong danh sách ngắn tối thiểu là ba nhà thầu Đối với những gói thầu có yêu cầu phức tạp về kỹ thuật hoặc có giá trị lớn để xác định xem nhà thầu có đủ năng lực thực hiện vào danh sách ngắn hay không bên mời thầu cần thu thập càng nhiều thông tin càng tốt về nhà thầu để tổng hợp và lựa chọn khác với hình thức sơ tuyển việc xác định nhà thầu đưa vào danh sách ngắn đối với đấu thầu hạn chế chủ yếu dựa vào nhận định chủ quan của bên mời thầu thông qua việc thu thập, nắm bắt thông tin của nhà thầu mà không dựa trên kết quả đánh giá hồ sơ dự sơ tuyển như đối với hình thức sơ tuyển Sau khi danh sách ngăn được phê duyệt, để đảm tính công khai, minh bạch của công tác đấu thầu bên mời thầu cần đăng tải công khai danh sách ngăn trước khi phát hành HSMT.
2. Quy trình đấu thầu:
– Ở bước chuẩn bị đấu thầu công việc quan trọng nhất là chuẩn bị HSMT. HSMT là tài liệu chứa đựng tất cả những thông tin liên quan đến gói thầu mỗi HSMT chỉ được sử dụng cho một gói thầu HSMT đóng vai trò rất quan trọng đối với quá trình tổ chức đấu thầu Bên mời thầu phải xây dựng được HSMT đảm bảo chất lượng tuân thủ quy định của pháp luật thì mới lựa chọn được nhà thầu có đi năng lực để thực hiện gói thầu Trong giai đoạn chuẩn bị đấu thầu bên mời thầu tập trung nghiên cứu xây dựng HSMT một cách chính xác, cẩn thận HSMT sau khi được lập sẽ cần phải được thẩm định bởi tổ thẩm định trước khi được phê duyệt và phát hành cho các nhà thầu
– Bước 2: Tổ chức lựa chọn nhà thầu: Sau khi đạt được những mục tiêu của bước chuẩn bị đấu thầu bên mời thầu thầu thực hiện việc tổ chức lựa chọn nhà thầu Đề tổ chức thực hiện lựa chọn nhà thầu bên mời thầu tiến hành làm các công việc thông báo mời thầu phát hành HSMT, tiếp nhận HSDT của các nhà thầu đóng thầu tổ chức mở thầu đánh giá HSDT, làm rõ HSDT, thương thảo với nhà thầu được lựa chọn và cuối cùng là phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu Kết quả cần đạt được của bước này là bên mời thầu lựa chọn được nhà thầu phù hợp nhất để chuẩn bị ký kết hợp đồng.
– Kết thúc giai đoạn chuẩn bị đấu thầu bên mời thầu phải tiến hành thông báo mời thầu rộng rãi đến các nhà thầu để họ biết và tham gia Thông báo mời thầu có vai trò đặc biệt quan trọng đối với các nhà thầu bởi đây là nguồn thông tin chính thống công khai đề nhà thầu quyết đình có tham gia đấu thầu hay không. Theo quy định của pháp luật hiện hành, thông báo mời thầu phải được đăng tải công khai trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia và các phương tiện thông tin đại chúng để nhà thầu dễ dàng tiếp cận Riêng đối với hình thức chào hàng cạnh tranh theo quy trình rút gọn hình thức chỉ định thầu thông báo mời thầu không cần đăng tải công khai mà được gửi trực tiếp cho nhà thầu được lựa chọn nội dung của thông báo mời thầu bao gồm: tên của gói thầu thuộc dự án dự toán mua sắm, tên chủ đầu tư bên mời thầu, gá gói thầu, thời gian, địa điểm và gá phát hành HSMT, giá trị và thời gan bảo đảm dự thầu và các thông tin cần thiết khác.
– Việc phát hành HSMT được thực hiện sau khi bên mời thầu đăng tải thông báo mời thầu Thời gian phát hành HSMT theo quy định của pháp luật, đảm bảo đi thời gian để nhà thầu nhận được HSMT. Trong quá trình phát hành HSMT, nếu phát hiện HSMT có những nội dung cần làm rõ, nhà thầu có thể gửi yêu cầu làm rõ HSMT bằng văn bản đến bên mời thầu để được xem xét, giải quyết. Trong trường hợp cần thiết, bên mời thầu có thể tổ chức hội nghị tiến đấu thầu để trao đổi về những nội dung trong HSMT mà các nhà thầu chưa rõ. Trường hợp sau khi phát hành HSMT có những nội dung cần sửa đổi, làm rõ, bên mời thầu phải gửi quyết định sửa đổi kèm theo những nội dung sửa đổi HSMT đến các nhà thầu đã mua hoặc nhận HSMT.
– Đối với gói thầu áp dụng phương thức một giai đoạn hai túi hồ sơ, sau khi mở đề xuất về kỹ thuật, bên mời thầu sẽ tiến hành đánh giá theo phương pháp đánh gá được quy định trong HSMT Nhà thầu nào không đáp ứng các yêu cầu nêu trên HSMT sẽ bị bên mời thầu loại và trả lại đề xuất tài chính còn nguyên niêm phong cho các nhà thầu này. Tiếp đó, bên mời thầu thực hiện mở thầu lần thứ hai để mở đề xuất về tài chính của các nhà thầu đã vượt qua bước đánh giá về kỹ thuật. Việc đánh gá về tài chính cũng được tiến hành theo phương pháp được quy định trong HSMT.
– Bước 3: Ký kết hợp đồng
Sau khi đã có kết quả lựa chọn nhà thầu được phê duyệt, bên mời thầu tiến hành hoàn thiện hợp đồng và ký kết hợp đồng ở giai đoạn này, nhà thầu phải thực hiện công việc bảo đảm thực hiện hợp đồng trước khi hợp đồng có hiệu lực. Việc lựa chọn nhà thầu được coi là thành công khi hợp đồng giữa chủ đầu tư và nhà thầu có hiệu lực pháp luật Các bước trong quy trình đấu thầu đều có mối quan hệ chặt chẽ với nhau kết quả của công việc này là cơ sở, tiền đề của công việc tiếp theo. Bất kỳ tình huống nào xảy ra ở giai đoạn trước đều có thể ảnh hưởng tác động đến gai đoạn sau đó, thậm chí ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả lựa chọn nhà thầu của gói thầu đó. Do vậy, trong quy trình đấu thầu mỗi một công việc đều cần phải được tiến hành một cách cẩn trọng đúng pháp luật, có sự kiểm tra, giám sát của các bên có liên quan và của cơ quan quản lý nhà nước về hoạt động đấu thầu
Việc hoàn thiện hợp đồng là công việc bắt buộc đối với tất cả các gói thầu Nhà thầu được lựa chọn để ký kết hợp đồng là nhà thầu có HSDT hợp lệ, có đủ năng lực và kinh nghiệm để triển khai thực hiện gói thầu có giải pháp thực hiện gói thầu khả thi và có giá dự thầu cạnh tranh nhất. Bản chất của hợp đồng được ký kết thông qua đấu thầu là loại hợp đồng dân sự Do đó, việc hoàn thiện hợp đồng là bước thoả thuận giữa các bên về những nội dung chi tiết, cụ thể của hợp đồng mà HSMT, HSDT chưa thể hiện rõ. Tuy nhiên, nội dung của hợp đồng không được trái với nội dungHSMT và HSDT..
Sau khi đạt được thoả thuận với nhà thầu thông qua việc hoàn thiện hợp động bên mời thầu thông báo kết quả lựa chọn nhà thầu công khai theo quy định của pháp luật với những thông tin chính bao gồm: tên nhà thầu trúng thầu giá trung thầu loại hợp đồng thời gian thực hiện hợp đồng và những thông tin cần thiết khác.
Việc công khai kết quả lựa chọn nhà thầu trước khi ký hợp đồng đóng vai trò quan trọng. Cộng đồng hoặc các nhà thầu khác tham gia đấu thầu có thể cung cấp thêm thông tin về nhà thầu trúng thầu cho bên mời thầu chủ đầu tư để xem xét lại.
3. Ưu điểm và hạn chế phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ:
3.1. Ưu điểm:
– Mở thầu theo phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ là việc bên mời thầu thông báo công khai những thông tin cơ bản trong HSDT của các nhà thầu tham gia đấu thầu trước khi tiến hành đánh giá HSDT. Mở thầu là một sự kiện quan trọng trong quá trình tổ chức đấu thầu được tổ chức công khai với sự tham gia của các nhà thầu đại diện chủ đầu tư bên mời thầu Việc mở thầu được tiến hành trong thời gian một gở, tính từ thời điểm đóng thầu Việc mở thầu được thực hiện đối với từng HSDT theo thứ tự chữ cái tên của nha thầu Những thông tin cơ bản của HSDT được đọc rõ, công khai tại thời điểm mở thầu và được đưa vào biên bản mở thầu Biên bản mở thầu được kỷ xác nhận bởi đại của bên mời thầu nhà thầu và được gì cho các nhà thầu tham dự.
– Phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ có ưu điểm là bên mời thầu được công khai giá dự thầu của các nhà thầu ngay tại buổi mở thầu. Chính nhờ vào sự kiện này mà bên mời thầu có thể đánh giá được mức độ cạnh tranh của các nhà thầu tham gia.
3.2. Hạn chế:
– Thời gian chuẩn bị HSDT phụ thuộc vào mức độ phức tạp của gói thầu và hình thức lựa chọn nhà thầu Các gói thầu có yêu cầu về kỹ thuật phức tạp sẽ có thời gan chuẩn bị HSDT dài hơn những gói thầu khác. Thời điểm cuối cùng mà thầu được phép nộp HSDT là trước thời điểm đóng thầu Những HSDT được nộp sau thời điểm đóng thầu được coi là không hợp lệ và không được xem xét, đánh giá. Sau khi nhà thầu nộp HSDT mà trước thời điểm đóng thầu nhà thầu vẫn có thể rút lại HSDT hoặc bổ sung điều chỉnh HSDT Bên mời thầu có trách nhiệm tiếp nhận HSDT và bảo quản an toàn, nguyên vẹn các HSDT cho đến thời điểm mở thầu
– Đánh giá HSDT là công việc phức tạp và chiếm nhiều thời gian nhất trong quy trình tổ chức đấu thầu Phương pháp đánh giá HSDT do bên mời thầu lựa chọn và quy định trong HSMT phụ thuộc vào đặc điểm, tính chất của gói thầu Trường hợp không có nhà thầu nào đáp ứng yêu cầu của HSMT, cuộc đấu thầu có thể bị hủy. Khi đó, bên mời thầu phải xem xét lại toàn bộ nội dung HSMT và quá trình đánh giá HSDT để tìm ra nguyên nhân và có giải pháp khắc phục khi tổ chức thực hiện lại việc lựa chọn nhà thầu
– Bên cạnh đó, việc công khai giá dự thầu trước khi đánh giá hồ sơ dự thầu là một trong những hạn chế, điều này ảnh hưởng không nhỏ đến tâm lý của người đánh giá hồ sơ dự thầu.
