Phương sai hiệu quả là gì? Đặc điểm và tầm quan trọng của phương sai hiệu quả

1. Phương sai hiệu quả là gì?

Phương sai hiệu quả là sự khác biệt giữa việc sử dụng đơn vị thực tế của một thứ và lượng dự kiến của nó. Số lượng dự kiến thường là số lượng tiêu chuẩn của nguyên vật liệu trực tiếp, lao động trực tiếp, thời gian sử dụng máy móc, v.v. được ấn định cho một sản phẩm. Tuy nhiên, phương sai hiệu quả cũng có thể được áp dụng cho các dịch vụ. Ví dụ, một phương sai hiệu quả có thể được tính cho số giờ cần thiết để hoàn thành một cuộc đánh giá so với số tiền được lập ngân sách.

Ví dụ:

Hãy sử dụng giờ lao động trực tiếp làm ví dụ. Trước khi quá trình sản xuất bắt đầu, ban giám đốc có thể đã ước tính rằng sẽ cần 100 giờ lao động để sản xuất một sản phẩm cụ thể. Sau khi sản phẩm được hoàn thành, hồ sơ lao động cho thấy rằng 110 giờ thực sự đã được sử dụng. Phương sai hiệu quả về giờ lao động của quá trình sản xuất này là -10. Điều này có nghĩa là 10 giờ lao động đã bị lãng phí trong quá trình sản xuất. Điều đó cũng có nghĩa là quá trình này không hiệu quả hoặc hiệu quả về chi phí như ban quản lý mong đợi.

Các loại phương sai hiệu quả:

– Phương sai hiệu quả có thể được áp dụng cho các vật liệu trực tiếp. Đây được gọi là phương sai năng suất nguyên liệu và được tính như sau:

(Sử dụng đơn vị thực tế – Sử dụng đơn vị tiêu chuẩn) x Chi phí tiêu chuẩn cho mỗi đơn vị

– Phương sai hiệu quả có thể được áp dụng cho lao động trực tiếp. Đây được gọi là phương sai hiệu quả lao động và về mặt kỹ thuật liên quan nhiều đến việc sử dụng nguyên vật liệu hơn là hiệu quả. Nó được tính như sau:

(Giờ thực tế – Giờ tiêu chuẩn) x Tỷ lệ tiêu chuẩn

– Phương sai hiệu quả có thể được áp dụng cho tổng chi phí. Đây được gọi là phương sai hiệu quả chi phí và được tính như sau:

(Giờ thực tế – Giờ tiêu chuẩn) x Tỷ lệ chi phí tiêu chuẩn

Làm thế nào để phát triển một phương sai hiệu quả?

Một thành phần quan trọng khác của bất kỳ phương sai hiệu quả nào là cơ sở mà tiêu chuẩn được thiết lập. Ví dụ, số lượng đơn vị nguyên liệu trực tiếp có thể giả định là không có phế liệu, trong khi trên thực tế, một lượng phế liệu tiêu chuẩn thường được nhận ra, gây ra phương sai hiệu suất âm liên tục. Đây sẽ là một tiêu chuẩn lý thuyết, chỉ có thể được đáp ứng nếu các trường hợp là tối ưu. Hoặc, một tiêu chuẩn thực tế có thể được sử dụng kết hợp mức độ kém hiệu quả hợp lý và gần với kết quả thực tế. Nói chung, cách tiếp cận thứ hai là thích hợp hơn, nếu chỉ để tránh một loạt các phương sai hiệu quả tiêu cực gây thất vọng.

2. Đặc điểm của phương sai hiệu quả:

Phương sai hiệu quả là một con số biểu thị sự khác biệt giữa lượng đầu vào lý thuyết cần thiết để tạo ra một đơn vị đầu ra và con số thực tế được sử dụng trong thực tế. Sự khác biệt trong hai số liệu này có thể là do lao động kém hiệu quả, hoặc có thể do sai sót trong các giả định được sử dụng cho các kỳ vọng đầu vào của dự án.Trong sản xuất, phương sai hiệu quả có thể giúp các nhà quản lý phân tích hiệu quả của các hoạt động, liên quan đến lao động, nguyên vật liệu, thời gian máy móc và các yếu tố khác.

Phương sai hiệu quả dương có nghĩa là bạn sử dụng nhiều đầu vào hơn so với dự toán ban đầu để tạo ra đầu ra. Một phương sai âm cho thấy rằng ít đầu vào được sử dụng hơn để tạo ra đầu ra. Giá trị của phép tính có thể là số dương hoặc số âm và có giá trị dương khi bạn hoàn thành phép tính không có nghĩa là hiệu quả thuận lợi. Đôi khi, các giá trị âm phản ánh sự vượt quá so với ngân sách mà bạn đã lập, có nghĩa là một phương sai thuận lợi hoặc dương.

Trong trường hợp phương sai lao động, phương sai bất lợi (hoặc âm) có nghĩa là bạn đã trả lương cho nhân viên của mình ít giờ hơn bạn mong đợi, điều này được phản ánh bằng một giá trị dương khi bạn giải phép tính.

Phương sai thuận lợi (hoặc dương) có nghĩa là họ đã làm việc nhiều giờ hơn so với ngân sách, được thể hiện bằng giá trị âm khi bạn giải phương trình. Nhiều nhà phân tích xác định kết quả mong đợi dựa trên các trường hợp tối ưu, có nghĩa là họ thường dự đoán phương sai hiệu quả âm.

Cách tính phương sai hiệu quả:

Các bước để tính phương sai hiệu quả.

(1) Xác định số lượng ngân sách của bạn: Bạn có thể tìm thấy số lượng ngân sách của mình bằng cách sử dụng các kiểu máy tính hoặc kinh nghiệm trước đó. Ví dụ: nếu bạn đang tính toán ngân sách chi phí của mình, bạn có thể ước tính số tiền bạn sẽ chi cho các tiện ích, nhiên liệu và bảo trì, sau đó thêm bất kỳ đăng ký phần mềm nào, tiền thuê và ngân sách quảng cáo của bạn. Bạn có thể ước tính số giờ nhân viên của bạn sẽ làm việc dựa trên số lượng nhân viên bạn có và họ là toàn thời gian hay bán thời gian.

(2) Tính tỷ lệ tiêu chuẩn: Bạn có thể tìm thấy tỷ lệ chuẩn bằng cách tìm số tiền trung bình bạn chi cho lao động hoặc nguyên liệu. Để tính trung bình, bạn cộng tất cả các chi phí vật liệu hoặc tiền lương sẽ được trả trong kỳ bạn đang đo lường và chia cho số lượng vật liệu hoặc tiền lương.

(3) Tìm số tiền thực tế: Số giờ thực tế mà nhân viên của bạn đã làm việc, chi phí bạn đã trả hoặc sản phẩm bạn làm ra sẽ có sẵn vào cuối kỳ báo cáo. Bạn có thể sử dụng số tiền mà bạn đã theo dõi thông qua bảng lương, hàng tồn kho hoặc sổ sách kế toán, tùy thuộc vào phương sai bạn đang tính. Bạn nên đảm bảo rằng số lượng thực tế bạn đang sử dụng dựa trên cùng khung thời gian với ngân sách của bạn. Ví dụ: nếu bạn đang tính toán phương sai trong một quý tài chính, bạn muốn kiểm tra xem số tiền được lập ngân sách và số tiền thực tế có từ cùng một quý hay không.

(4) Sử dụng công thức

Công thức phương sai hiệu quả là: (Số lượng thực tế – Số lượng dự trù) × (giá hoặc tỷ lệ tiêu chuẩn)

Trừ khi bạn đang tính toán phương sai chi phí, hãy sử dụng công thức này. Phương sai tổng chi phí đã được tính bằng đơn vị tiền tệ, vì vậy bạn trừ chi phí chung đã lập ngân sách của mình từ tổng chi phí thực tế mà bạn đã trả.

3. Tầm quan trọng của phương sai hiệu quả:

Bạn có thể sử dụng phương sai hiệu quả để xác định xem bạn có đang sử dụng tài nguyên của mình một cách hiệu quả hay không. Mặc dù bạn có thể mong đợi một số phương sai, nhưng bạn có thể sử dụng công thức này để đặt kỳ vọng cho nhân viên và phân tích chi phí của mình. Có một mô hình chính xác có thể giúp bạn lập ngân sách lao động và chi phí của mình cũng như xác định xem thiết bị của bạn có đang hoạt động ở mức tối ưu hay không.

Phân tích phương sai hiệu quả có thể giúp một công ty phát hiện ra các xu hướng, vấn đề, cơ hội và mối đe dọa đối với thành công ngắn hạn hoặc dài hạn.

Nếu phân tích phương sai hiệu quả đưa ra một tập hợp các kết quả tạo ra sự khác biệt lớn trong toàn bộ báo cáo, thì đó có thể là dấu hiệu cho thấy có vấn đề nghiêm trọng với cách chuẩn bị ngân sách. Các vấn đề có thể liên quan đến việc sử dụng dữ liệu hoặc dữ liệu đầu vào không hợp lệ hoặc có thể có lỗi công thức trong bảng tính đang được sử dụng để chuẩn bị ngân sách hoặc phân tích phương sai thực tế. Về bản chất, phân tích phương sai hiệu quả trở thành một phương pháp tốt để đánh giá quy trình lập ngân sách của công ty. Bằng cách dành thời gian để cải thiện quy trình lập ngân sách, công ty sẽ trở nên hiệu quả hơn.

Vì các phương sai hiệu quả liên quan đến chi phí, kết quả có thể là dấu hiệu của việc chi tiêu bất cẩn. Nó có thể yêu cầu nhân viên kế toán làm việc chặt chẽ với những người đang đưa ra quyết định mua hàng để tìm cách đảm bảo chiết khấu khối lượng tốt hơn hoặc cải thiện quy trình đấu thầu để đảm bảo giá tốt nhất trên thị trường.

Phân tích phương sai hiệu quả có thể cung cấp thông tin chi tiết về mức độ quản lý của công ty tốt hay kém. Trong ví dụ mua hàng được đề cập ở trên, việc không thể chốt chiết khấu số lượng hợp lý hoặc đảm bảo giá thầu cạnh tranh có thể cho thấy vấn đề về nhân sự trong bộ phận mua hàng. Hơn nữa, doanh số bán hàng yếu kém có thể là dấu hiệu của việc nhân viên bán hàng được đào tạo hoặc động viên không đúng cách. Bằng cách giải quyết các vấn đề loại này, các phương sai hiệu quả có thể biến mất khi công ty đi đúng hướng.