Phương pháp tiếp cận hệ thống trong quản trị chất lượng là gì? Nội dung

1. Phương pháp tiếp cận hệ thống trong quản trị chất lượng là gì?

Phương pháp tiếp cận hệ thống trong quản trị chất lượng ( Systematic approach) đề cập đến một phương pháp phân tích; một cách để xử lý một hệ thống phức tạp với quan điểm toàn cầu mà không tập trung vào chi tiết. Nó nhằm mục đích hiểu rõ hơn về sự phức tạp mà không đơn giản hóa thực tế quá nhiều. Ví dụ, nó tránh chia hệ thống thành các tập con độc lập hoặc cô lập một yếu tố vì nó thường được thực hiện với cách tiếp cận phân tích nhiều hơn. Đó là một cách để xác định các thuộc tính mới nổi cụ thể cho một cấp tổ chức. Nhìn chung, nó ủng hộ quan niệm và truyền đạt sự phức tạp thông qua các mô hình hơn là với một phân tích toàn diện đầy đủ. Để đạt được điều này đòi hỏi phải thực dụng khi xác định các giới hạn và các thang đo không gian – thời gian của hệ thống được nghiên cứu.

– Cách tiếp cận này thường được sử dụng để nghiên cứu các hệ thống lý sinh (ví dụ: chu trình nitơ). Nó mô tả sự tương tác giữa các thành phần của hệ thống, đặc biệt là hiệp đồng (ví dụ: đa cây trồng – vật nuôi) và đối kháng (ví dụ, chất hỗ trợ chống lại dịch hại) làm giảm hoặc khuếch đại tác động của các yếu tố. Đó là một cách để tìm hiểu cách thức hoạt động của các hệ thống. Cách tiếp cận hệ thống cũng được sử dụng với các hệ thống công nghệ xã hội. Các tác nhân (chính trị gia, nông dân, cư dân địa phương) là một phần của hệ thống, các mục tiêu và tương tác của họ được xem xét. Do đó, ưu tiên được dành cho tính rõ ràng về hành vi của hệ thống để hướng dẫn các hoạt động của hệ thống. Hệ thống được thể hiện dưới dạng sự khớp nối giữa hệ thống lý sinh, hệ thống vận hành (ví dụ: tương tác giữa đất và thực vật trên đồng ruộng), hệ thống thông tin (ví dụ: trạng thái của các chỉ số lưu vực) và hệ thống quyết định (ví dụ: các quy tắc quyết định áp dụng trong điều phối của một dự án). Ngoài việc ưu tiên các hoạt động, cách tiếp cận hệ thống còn góp phần vào sự hiểu biết của các tác nhân.

2. Nội dung phương pháp tiếp cận trong hệ thống quản trị chất lượng:

– Lịch sử hình thành: Cuộc phiêu lưu trí tuệ vĩ đại vào cuối thế kỷ 20 là sự khám phá ra sự phức tạp phi thường của thế giới xung quanh chúng ta. Sự phức tạp liên quan đến vũ trụ, các sinh vật sống, xã hội loài người, nhưng cũng là tất cả các hệ thống nhân tạo do con người hình thành và thiết kế. Các hệ thống thứ hai này, cũng như một doanh nghiệp kinh tế, có trình độ kỹ thuật, tổ chức, kinh tế và xã hội. Hiện tượng toàn cầu hóa thương mại, dù là thương mại, tài chính hay văn hóa, chỉ làm tăng tốc độ nhận thức về sự phức tạp này và làm nổi bật những tác động của nó.

– Chắc chắn, sự phức tạp luôn tồn tại mặc dù nhận thức của nó là gần đây. Trong một thời gian dài, trong hành trình tìm kiếm kiến ​​thức và trí tuệ, loài người chỉ tìm kiếm những lời giải thích đơn giản và hợp lý cho sự xa hoa của thế giới. Đầu tiên đây là chương trình nghị sự của triết học, sau đó trong thời hiện đại là chương trình khoa học tích cực dựa trên phương pháp Descartes và được đặc trưng bởi nỗ lực giảm bớt sự phức tạp xuống các thành phần cơ bản của nó. Nhân tiện, một phương pháp tuyệt vời vì nó là nguồn gốc của những tiến bộ vượt bậc của khoa học trong thế kỷ 19 và 20.

– Phương pháp Descartes này hoàn toàn phù hợp để nghiên cứu các hệ thống ổn định bao gồm một số phần tử giới hạn có tương tác tuyến tính (nghĩa là có thể được mô tả bằng các định luật toán học liên tục và cộng tính) nhưng nó không còn phù hợp khi xem xét sự phức tạp có tổ chức như gặp phải trong sinh học lớn. , hệ thống kinh tế và xã hội. Do đó, cần phải có một cách tiếp cận khác, dựa trên những biểu diễn mới của thực tế có tính đến các sự kiện bất ổn, cởi mở, dao động, hỗn loạn, rối loạn, mơ hồ, sáng tạo, mâu thuẫn, mơ hồ, nghịch lý. Tất cả những khía cạnh này từng bị chủ nghĩa thực chứng thịnh hành coi là phi khoa học, nay được coi là điều kiện tiên quyết để hiểu được sự phức tạp của thế giới thực. Albert Einstein nói: “Nếu chúng ta không thay đổi cách nghĩ, chúng ta sẽ không thể giải quyết những vấn đề mà chúng ta tạo ra với cách suy nghĩ hiện tại của chúng ta”. Cách suy nghĩ mới này có một cái tên: cách tiếp cận hệ thống.

–  Cách tiếp cận của nó đã tạo ra nhiều ứng dụng trong các lĩnh vực khác nhau: sinh học, sinh thái học, kinh tế học, liệu pháp gia đình, quản lý tổ chức kinh doanh, quy hoạch thị trấn, quy hoạch sử dụng đất, v.v. Nó dựa trên sự hiểu biết cụ thể về một số khái niệm như: hệ thống, tương tác, phản hồi, quy định, tổ chức, mục đích, tầm nhìn toàn cầu, sự tiến hóa, v.v. Nó hình thành trong quá trình mô hình hóa, sử dụng rộng rãi ngôn ngữ đồ họa và đi từ phát triển mô hình định tính, dưới dạng “bản đồ”, để xây dựng các mô hình động và định lượng, có thể hoạt động trên máy tính và dẫn đến mô phỏng.

– Đây là lý do tại sao việc thực hiện cách tiếp cận này đòi hỏi một nỗ lực học tập về khái niệm và thực tiễn phải được sự đồng thuận của tất cả (các nhà nghiên cứu, những người ra quyết định, các chuyên gia và chính trị gia, những người hành động nhưng cũng như những công dân đơn giản muốn hiểu thời đại của họ) và những người khao khát để thực hiện một cách vui vẻ khi đi sâu vào sự phức tạp, để lần đầu tiên tự định hướng và sau đó là lần thứ hai để có thể hành động theo nó.

– Cách tiếp cận hệ thống Đánh giá, thiết kế và quản lý hệ thống nông nghiệp dựa trên các nguyên tắc nông học (ví dụ: phát triển chuỗi lương thực mới để đa dạng hóa cây trồng và thực phẩm; định hướng lãnh thổ nông nghiệp để ràng buộc người tiêu dùng và nông dân) đòi hỏi một cách tiếp cận có hệ thống.

– Cách tiếp cận hệ thống không chỉ là kiến ​​thức, mà còn là thực hành, một cách để thâm nhập vào sự phức tạp. Phương pháp sư phạm được thực hiện phải đổi mới cả về phương pháp tiếp cận chung và các công cụ được sử dụng.

– Cách tiếp cận chung:  Phương pháp tiếp cận diễn ra theo các giai đoạn: quan sát hệ thống bởi nhiều người quan sát khác nhau và từ nhiều góc độ hoặc khía cạnh khác nhau; phân tích các tương tác và chuỗi quy định; mô hình hóa có tính đến các bài học kinh nghiệm từ sự phát triển của hệ thống; mô phỏng và đối đầu với thực tế (thử nghiệm) để đạt được sự đồng thuận. Một cách tiếp cận như vậy phải vừa thận trọng vừa đầy tham vọng:

– Thận trọng ở chỗ nó không bắt đầu từ những ý tưởng được thiết lập trước mà từ những thực tế quan sát được mà chúng ta phải tính đến,

– Tham vọng ở chỗ nó tìm kiếm cách hiểu tốt nhất có thể về các tình huống, không bị thỏa mãn bởi các phép tính gần đúng hay tổng hợp nhanh chóng, nhưng nhằm mục đích hiểu và làm phong phú thêm kiến ​​thức.

3. Các công cụ hệ thống quản trị chất lượng: 

Hệ thống tam giác: Đặc biệt thích nghi với giai đoạn khảo sát của một hệ thống phức tạp, phép tam giác sẽ quan sát hệ thống từ ba khía cạnh khác nhau nhưng bổ sung cho nhau, mỗi khía cạnh liên kết với một quan điểm cụ thể của người quan sát.

+  Khía cạnh chức năng được đặc biệt chú trọng vào mục đích hoặc các mục tiêu của hệ thống. Một cách tự phát, chúng tôi cố gắng trả lời các câu hỏi: hệ thống làm gì trong môi trường của nó? Cái này được dùng để làm gì?

+  Khía cạnh cấu trúc nhằm mô tả cấu trúc của hệ thống, sự sắp xếp các thành phần khác nhau của nó. Tuy nhiên, ở đây chúng tôi nhận thấy cách tiếp cận phân tích mang một sắc thái quan trọng: sự nhấn mạnh nhiều hơn vào mối quan hệ giữa các thành phần hơn là vào bản thân các thành phần, vào cấu trúc hơn là vào thành phần.

+ Khía cạnh lịch sử (hoặc di truyền hoặc động) liên quan đến bản chất tiến hóa của hệ thống, với một bộ nhớ và một dự án, có khả năng tự tổ chức. Một mình, lịch sử của hệ thống thường sẽ phản ánh một số khía cạnh của cách nó hoạt động. Đối với các hệ thống xã hội, thông qua cách thức hoạt động của chúng, cách tốt nhất là bắt đầu quan sát.

— Đương nhiên, tam giác hệ thống phát triển bằng cách kết hợp ba góc độ hoặc khía cạnh này. Chính xác hơn, chúng ta di chuyển từ khía cạnh này sang khía cạnh khác trong một quá trình xoắn ốc cho phép mỗi đoạn văn, đạt được cả chiều sâu và sự hiểu biết, nhưng không bao giờ để người ta tin rằng người ta đã đạt đến điểm cuối cho sự hiểu biết này.

– Câu hỏi về sự đổ vỡ luôn đi kèm với sự tùy tiện nhất định và không thể đưa ra một câu trả lời dứt khoát. Tuy nhiên, để đạt được sự phân tích theo cách thích hợp nhất có thể, chúng ta có thể dựa vào một số tiêu chí, được đề xuất bởi chính phương pháp hệ thống, hai tiêu chí đầu tiên được lấy từ phương pháp tam giác:

+ Tiêu chí về mục đích: chức năng của mô-đun trong mối quan hệ với tổng thể là gì?

+ Tiêu chí về lịch sử: các thành phần của mô-đun có lịch sử chung của riêng chúng không?

+ Tiêu chí về cấp độ tổ chức: liên quan đến thứ bậc của các cấp độ tổ chức của hệ thống, mô-đun được nghiên cứu nằm ở đâu?

+ Tiêu chí về cấu trúc: một số cấu trúc lặp đi lặp lại và có thể được tìm thấy ở nhiều cấp độ tổ chức. Trong trường hợp này, chúng ta nói đến cấu trúc fractal hoặc hình ảnh ba chiều. Vì vậy, để phân tích các cấu trúc này, chỉ cần tập trung vào một trong những hình ảnh ba chiều này là đủ và đưa nó vào chế độ phóng đại được gọi là hiệu ứng thu phóng hoặc phóng đại.

– Hiệu ứng phóng đại này có thể được sử dụng rộng rãi. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải nhận thức được giới hạn của nó. Cách tiếp cận giả định sự tồn tại, trong hệ thống, của sự dư thừa hoặc quy luật liên quan đến Tổng thể thông qua mối quan hệ tuần hoàn. Và không chắc rằng những điều kiện này luôn tồn tại và chúng tồn tại trong toàn bộ hệ thống.