Phương pháp Six Sigma là gì? Công thức tính 6 Sigma?

Một trong những phương pháp có ảnh hưởng nhất trong số đó là Six Sigma. Bắt đầu như một giải pháp hình thành trong sản xuất, phương pháp này nhanh chóng phát huy hiệu quả và hiện đang được áp dụng trong rất nhiều lĩnh vực như chăm sóc sức khỏe, tài chính,… bao gồm các công ty thuộc bảng xếp hạng Fortune 500 trên toàn thế giới.

1. Phương pháp Six Sigma là gì?

Six Sigma là một hệ phương pháp cải tiến quy trình dựa trên thống kê nhằm giảm thiểu tỷ lệ sai sót hay khuyết tật đến mức 3,4 lỗi trên mỗi triệu khả năng gây lỗi bằng cách xác định và loại trừ các nguồn tạo nên dao động (bất ổn) trong các quy trình kinh doanh. Trong việc định nghĩa khuyết tật, Six Sigma tập trung vào việc thiết lập sự thông hiểu tường tận các yêu cầu của khách hàng và vì thế có tính định hướng khách hàng rất cao.

Hệ phương pháp Six Sigma dựa trên tiến trình mang tên DMAIC: Define (Xác Định), Measure (Đo Lường), Analyze (Phân Tích), Improve (Cải Tiến) và Control (Kiểm Soát). Để tìm hiểu thêm về tiến trình này, vui lòng tham khảo mục số 3 của tài liệu này về DMAIC. Six Sigma không phải là một hệ thống quản lý chất lượng, như ISO 9001, hay là một hệ thống chứng nhận chất lượng. Thay vào đó, đây là một hệ phương pháp giúp giảm thiểu khuyết tật dựa trên việc cải tiến quy trình. Đối với đa số các doanh nghiệp Việt Nam, điều này có nghĩa là thay vì tập trung vào các đề xướng chất lượng vốn ưu tiên vào việc kiểm tra lỗi trên sản phẩm, hướng tập trung được chuyển sang cải thiện quy trình sản xuất để các khuyết tật không xảy ra.

2.  Những công cụ 6 Sigma quan trọng:

Giai đoạn 2

Trong giai đoạn Đo lường (Measure) nên sử dụng các công cụ 6 Sigma như: Process Flowchart, Cause & Effect Matrix, FMEA, Data Collection Plan/Example, Benchmarking, Measurement System Analysis, Gage R&R, Voice of the Customer Gathering, Process Sigma Calculation…

Giai đoạn 3

Ở giai đoạn Phân tích (Analyze) các thông số, dữ liệu để đánh giá tại sao vấn đề lại xảy ra và cái nào là nguyên nhân gốc gây ra sản phẩm khuyết tật. Ở giai đoạn này nên sử dụng các công cụ 6 Sigma như  Histogram, Pareto Chart, Time Series/Run Chart, Scatter Plot, Cause and Effect/Fishbone Diagram, 5 Whys, Process Map Review and Analysis, Statistical Analysis,… để thu hẹp các yếu tố X (nguyên nhân)

Giai đoạn 4

Các công cụ 6 Sigma trong giai đoạn Cải tiến (Improve) gồm Brainstorming, Mistake Proofing, Design of Experiments, House of Quality, Failure Modes and Effects Analysis (FMEA), Simulation Software… nhằm mục đích thử nghiệm các thiết kế, các giải pháp mới và loại bỏ triệt để những nguyên nhân gốc.

Giai đoạn 5

Cuối cùng tại giai đoạn Kiểm soát (Control), sử dụng các công cụ 6 Sigma như Process Sigma Calculation, Biểu đồ kiểm soát – Control Charts (Variable and Attribute), Cost Savings Calculations, Control Plan để tính toán chi phí tiết kiệm được trong dự án, lập kế hoạch bàn giao quy trình…Và cuối cùng là để đóng dự án!

3. Công thức tính 6 Sigma:

Cơ sở của 6 Sigma trình này:

+ y là kết quả cuối cùng. Y là biến phụ thuộc và nó phụ thuộc vào biến x

+ x đề cập đến các đầu vào ban đầu của bạn, mà bạn chuyển đổi hoặc thao tác khác để biến thành sản phẩm hoàn chỉnh. (có thể có nhiều hơn một x trong quy trình của mình.)

+ Hàm f () là quá trình biến đổi.

Sau đây là các đặc điểm của cả hai loại biến:

Điều quan trọng cần biết là biến hoặc yếu tố mà bạn muốn cải thiện là Y hoặc X. Nếu biến được kiểm soát là biến Y thì chúng ta nên xác định các biến X hoặc các biến độc lập ảnh hưởng đến biến Y và chúng ta nên tập trung vào cải thiện các biến X và kéo theo cải thiện được biến Y. Có thể có thêm một biến X ảnh hưởng đến Y và chúng ta nên cố gắng xác định càng nhiều biến X càng tốt và sau đó thực hiện phân tích qua biểu đồ Pareto hoặc các công cụ ưu tiên khác để xác định các biến X tác động đến biến Y như thế nào.

4.  Lợi ích của hệ phương pháp Six Sigma:

Six Sigma giúp nhiều doanh nghiệp tiết kiệm được khoản chi phí đáng kể. Ví dụ, Motorola – đơn vị khởi xướng và phát triển hệ phương pháp này năm 1985 đã tiết kiệm 17 tỷ đô la. Trong khoảng 5 năm (từ năm 1995 đến 2000), Six Sigma được cho là đã tiết kiệm cho tập đoàn General Electric (GE) 12 tỷ đô la. Theo con số thống kê trong hai thập kỷ gần đây, hơn 50 phần trăm các công ty Fortune 500 cũng tin dùng phương pháp này với khoản tiết kiệm hơn 400 tỷ đô la.

Hai câu chuyện cụ thể về thành công của Samsung và Ford Việt Nam khi áp dụng Six Sigma sẽ được trình bày ở phần cuối. Một số người nhận định Six Sigma là một thông lệ mà các tập đoàn lớn ưa chuộng, một số người khác lại cho rằng phương pháp này chỉ dành cho các tổ chức nhỏ mới bắt đầu xây dựng quy trình kinh doanh. Tuy nhiên, các chuyên gia khẳng định Six Sigma mang lại lợi ích cho tất cả các tổ chức. Các lợi cish như sau:

Giữ lòng trung thành của khách hàng

Khi định nghĩa khuyết tật của quy trình, Six Sigma tập trung vào sự thông hiểu tường tận các yêu cầu của khách hàng nên có được tính định hướng khách hàng rất cao. Sản phẩm của bạn không những không mắc lỗi mà còn đáp ứng được kỳ vọng của người sử dụng – nguyên nhân giúp giữ lòng trung thành. Để đạt được điều này, bạn có thể thực hiện khảo sát khách hàng hoặc nghiên cứu hành vi để hiểu được khách hàng yêu cầu gì và bạn có thể cải thiện điều đó bằng cách nào.

Giảm chi phí, tăng lợi nhuận

Nhờ vào tỷ lệ khuyết tật giảm đáng kể và không tái diễn trong tương lai, doanh nghiệp của bạn có thể loại bỏ những sự lãng phí không cần thiết vào nhân công hoặc công đoạn sản xuất kém hiệu quả, bao gồm cả nguyên vật liệu và thời gian. Cộng thêm những thứ bạn tạo ra chỉ bao gồm sản phẩm bán được, chi phí hàng bán trên từng đơn vị sản phẩm sẽ giảm và lợi nhuận sẽ tăng lên.

Cải thiện văn hoá doanh nghiệp

Một “kênh” gắn kết hiệu quả giữa doanh nghiệp và nhân viên không gì khác ngoài quy trình làm việc hoàn hảo. Trong hệ phương pháp Six Sigma, yếu tố con người quan trọng không thua kém gì kỹ thuật, thậm chí còn được đề cao hơn. Hơn nữa, Six Sigma giải quyết được các mâu thuẫn phát sinh trong quy trình kinh doanh nhờ vào phương pháp đo lường minh bạch và thái độ chủ động trong công việc, giúp nhà quản lý dễ dàng định hướng nhân viên hơn, cho dù bạn có theo loại hình văn hoá doanh nghiệp đặc trưng nào. Thử đặt một so sánh đơn giản: Giữa một dây chuyền sản xuất trơn tru và một nhóm người thường không phân định rõ ràng trách nhiệm, nhân viên của bạn sẽ muốn đầu quân vào đâu?

Lập kế hoạch chiến lược

Six Sigma đóng vai trò quan trọng trong bất kỳ tầm nhìn chiến lược nào. Khi doanh nghiệp của bạn đã tuyên bố sứ mệnh, mục tiêu và tiến hành phân tích SWOT, thì Six Sigma giúp bạn tập trung vào các lĩnh vực cần cải thiện. Chẳng hạn, nếu chiến lược kinh doanh của bạn hướng tới dẫn đầu về chi phí trên thị trường, thì Six Sigma có thể được sử dụng để loại bỏ sự phức tạp không cần thiết trong quy trình nội bộ và đạt được thỏa thuận mức giá thấp với nhà cung cấp nguyên liệu.

Mở rộng quy mô kinh doanh

Một khi bạn đã loại trừ thành công các nguồn gây khuyết tật và tạo lập được quy trình đạt chuẩn Six Sigma, sẽ chẳng còn khó khăn trong các dự án mở rộng quy mô sản xuất cũng như những hệ thống đo lường đi kèm nữa.