Phương pháp kiểm kê thường xuyên hàng tồn kho là gì? Đặc điểm và ví dụ.

1. Phương pháp kiểm kê thường xuyên hàng tồn kho là gì?

1.1. Khái niệm:

Kiểm kê hàng tồn kho là một hoạt động được thực hiện ổn định trong doanh nghiệp. Trong đó, kiểm kê thường xuyên là một phương pháp được nhiều doan nghiệp lựa chọn.

Phương pháp kiểm kê thường xuyên trong tiếng Anh là Perpetual Inventory.

Phương pháp kiểm kê thường xuyên hàng tồn kho là một phương pháp kế toán hàng tồn kho được sử dụng trong kế toán doanh nghiệp. Mục đích kiểm kê nhằm ghi lại việc bán hoặc mua hàng tồn kho với tân suất thường xuyên liên tục. Kiểm kê được sử dụng bằng phần mềm hệ thống quản lí tài sản doanh nghiệp. Phương pháp kiểm kê thường xuyên sẽ thiết lập một hệ thống kiểm soát sự thay đổi về mức tồn kho khi hàng tồn kho giảm và chi phí bán hàng tăng.

Quản lý hàng tồn kho theo phương pháp này giúp theo dõi thường xuyên, liên tục, có hệ thống các thông tin về hàng hóa. Phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn của hàng tồn kho. Giá trị hàng xuất có thể tính được ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ phụ thuộc vào nhu cầu thống kê của doanh nghiệp. Hoặc ngay khi có yêu cầu báo cáo từ ban lãnh đạo. Do vậy các hoạt động kiểm kê được diễn ra không theo kế hoạch cụ thể được đặt ra từ trước. Công việc kế toán yêu cầu thường xuyên thu thập báo cáo về hàng nhập, hàng xuất và các hóa đơn liên quan.

1.2. Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ kế toán được xác định bằng công thức:

Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ = Giá trị hàng tồn kho đầu kỳ + Trị giá hàng tồn kho nhập trong kỳ – Trị giá hàng tồn kho xuất trong kỳ.

Các thay đổi về giá trị hàng tồn kho được cập nhật liên tục trong kỳ kế toán. Phương pháp kiểm kê thường xuyên hàng tồn kho cung cấp chi tiết những thay đổi trong hàng tồn kho. Với tính chất được thực hiện là các báo cáo ngay lập tức về số lượng hàng tồn trong kho. Và cũng phản ánh chính xác mức độ hàng hóa trong doanh nghiệp. Các biến động được kế toán viên ghi nhận liên tục khi có những thay đổi diễn ra.

Trong hoạt động kế toán, xác định các đại lượng xuất và nhập kho giúp kế toán được lượng thực tế còn lại cuối kỳ kế toán. Các giá trị này phản ánh mức độ hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp một cách thường xuyên. Các điều chỉnh cũng từ đó mà kịp thời và hiệu quả hơn.

Áp dụng đối với các doanh nghiệp sản xuất chủ yếu. Ví dụ như các doanh nghiệp xây lắp hoặc các doanh nghiệp công nghiệp. Những doanh nghiệp chuyên kinh doanh các mặt hàng, thiết bị có giá trị cao như máy móc, hàng chất lượng và kỹ thuật cao. Do giá tri của các doanh nghiệp này liên tục thay đổi, nên cần nắm bắt tình hình tài chính ở mọi thời điểm. Đặc biệt là sau mỗi giao dịch được thực hiện.

Chứng từ sử dụng là tài liệu cho kiểm kê bao gồm:

– Phiếu nhập kho và phiếu xuất kho.

– Biên bản kiểm kê hàng hóa tồn kho.

1.3. Các ưu điểm, nhược điểm của phương pháp kiểm kê thường xuyên:

Phương pháp này có nhiều ưu điểm đối với hoạt động của các doanh nghiệp lớn. Nhờ vào tính thường xuyên mà có thể xác định như sau:

Ưu điểm

– Có thể xác định được giá trị hàng tồn kho vào bất cứ thời điểm nào. Bởi vì thông tin sẽ được cập nhật một cách liên tục, thường xuyên. Các thông tin được cập nhật liên tục nên hạn chế được tối đa các sai sót trong quản lý và kê khai hàng tồn kho.

– Báo cáo hàng tồn kho được truy cập trực tuyến và liên tục cập nhật trong hệ thống cơ sở dữ liệu của công ty. Việc theo dõi, quản lý, đánh giá hoạt động nhanh chóng, hiệu quả. Giúp doanh nghiệp nắm được tình hình hiện tại và có những bước đi đúng đắn.

– Phục vụ cho các doanh nghiệp luôn quan tâm đến sự biến động của giá trị hàng hóa. Trong hoạt động phải thường xuyên đếm và kiểm kê hàng tồn kho. Bao gồm các doanh nghiệp bán các mặt hàng giá trị lớn, chẳng hạn như đại lí xe hơi và cửa hàng trang sức,… Đặt ra hệ thống kiểm kê thường xuyên, chuyên nghiệp là nhu cầu cần thiết của doanh nghiệp.

Nhược điểm

Vì chất thường xuyên của hoạt động nên phải ghi chép thông tin liên tục. Các phiếu xuất và nhập kho phải được thống kê đầy đủ. Hoạt động phải tiến hành nhanh chóng nhằm phục vụ công tác cung cấp thông tin mới nhất. Điều nay có thể tạo nên áp lực cho kế toán viên. Áp lực khi tính chất công việc diễn ra liên tục, làm việc với cường độ nhanh chóng.

2. Đặc điểm của phương pháp:

– Phương pháp kê khai thường xuyên có tính linh hoạt cao.

Giúp bộ phận kho và các bộ phận liên quan có thể kiểm soát, đánh giá về số lượng và giá trị hàng tồn kho trong mọi thời điểm, và trong cả trường hợp đột xuất. Tính linh hoạt được xác định bởi sự nhanh chóng đưa ra các hoạt động phù hợp. Luôn thay đổi để tìm các hướng hoạt động phù hợp, điều chỉnh kịp thời.

Việc theo dõi chặt chẽ sẽ giúp điều chỉnh, đưa ra các kế hoạch chiến lược mới nhanh chóng, hiệu quả và kịp thời với tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đặc biệt phù hợp trong các doanh nghiệp sử dụng vốn xoay vòng. Các giá trị cuối kỳ giúp doanh nghiệp xác định được giá trị tạo ra, Từ đó có hoạt động sử dụng vốn hiệu quả trong tương lai.

Giảm thiểu các sai sót trong quá trình ghi chép và quản lý. Công tác lưu trữ không gặp trở ngại do các giấy tờ liên quan được đem ra xem xét, đánh giá ngay sau khi hoạt động xuất, nhập kho diễn ra.

– Phương pháp kê khai này phù hợp với các đơn vị có giá trị hàng tồn kho lớn.

Sử dụng thường xuyên như nguyên vật liệu, vật tư; máy móc, thiết bị hàng kỹ thuật công nghệ chất lượng cao,… Hoạt động của doanh nghiệp tạo ra các giá trị lớn trong khoảng thời gian ngắn. Hoặc khi doanh nghiệp vừa thực hiện được giao dịch có giá trị lớn. Khi đó, giá trị chênh lệch tạo ra cuối kỳ so với đầu kỳ khiến doanh nghiệp quan tâm.

Hoạt động được thực hiện bằng các công cụ hỗ trợ phân tích, đánh giá. Thông qua các số liệu được cung cấp, Các phân tích, đánh giá được hình thành với các căn cứ xác định. Từ đó giúp doanh nghiệp so sánh giữa các kỳ kế toán với nhau. Ngoại trừ các trường hợp cần điều chỉnh số lượng hàng tồn kho do mất mát, vỡ hoặc trộm cắp phải cần đến kiểm kê của kế toán viên.

– Phương pháp kiểm kê thường xuyên hàng tồn kho mang đến những vượt trội nhất định so với phương pháp kiểm kê định kì.

Bởi phương pháp kiểm kê thường xuyên theo dõi ngay lập tức mức bán hàng và hàng tồn kho cho các mặt hàng riêng lẻ. Giúp đảm bảo hàng tồn kho luôn có sẵn để bán. Các hoạt động được thực hiện thường xuyên giúp phản ánh những giai đoạn gần nhất của doanh nghiệp. Do đó mà các điều chỉnh cũng kịp thời và hiệu quả hơn.

3. Ví dụ:

Giá vốn hàng bán là một tài khoản trong bản báo cáo thu nhập cơ bản. Thể hiện giá trị hàng xuất kho trong kỳ. Với một công ty sử dụng phương pháp kiểm kê thường xuyên sẽ biết được chính xác giá vốn hàng bán nhanh chóng, kịp thời.

Tình huống

Giả sử một công ty thực hiện hoạt động kiểm kê thường xuyên hàng tồn kho trong thời gian hai tuần hoạt động đầu quý 1. Trong thời gian này, công ty có các thực hiện liên quan đến nhập các lô hàng mới vào kho. Đồng thời cũng có hoạt động xuất các lô hàng ra khỏi kho.

– Giá trị hàng tồn kho đầu kì (chính là giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trước) là 500.000 USD.

– Trong quá trình hoạt động, công ty nhiều lần thực hiện các hoạt động nhập kho trong kỳ. Tới cuối kỳ, thông qua các phiếu nhập kho xác định được công ty đã mua 250.000 USD giá trị hàng. Đây được xác định là tổng giá trị hàng nhập kho trong kỳ.

– Với các đợt xuất kho trong kỳ, thông qua phiếu xuất kho và các báo cáo xác định được công ty đã xuất 300.000 USD giá trị hàng. Đây được xem là tổng trị giá hàng tồn kho xuất trong kỳ.

Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ cũng chính là giá trị hàng tồn kho đầu kì cho quý tiếp theo.

Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ = Giá trị hàng tồn kho đầu kỳ + Trị giá hàng tồn kho nhập trong kỳ – Trị giá hàng tồn kho xuất trong kỳ.

Như vậy dựa trên công thức đưa ra, có thể xác định được giá trị hàng tồn kho cuối kỳ là:

$500.000 + $250.000 – $300.000 = $450.000

Giá trị này phản ánh lượng hàng tồn kho cuối kỳ đã giảm. Tức là doanh nghiệp có lượng bán ra nhiều, từ đó mà thực hiện các chiến lược kinh doanh phù hợp.

Giá trị thu được cũng chính là giá trị hàng tồn kho đầu kỳ cho các kỳ kế toán tiếp theo. Như vậy các kỳ kế toán luôn có liên quan và ảnh hưởng lẫn nhau. Nếu kỳ trước hoạt động hiệu quả sẽ giúp kỳ sau có được lượng giá trị ban đầu lớn. Nhờ đó mà các hoạt động tạo lợi nhuận được diễn ra với tính đa dạng và quy mô hơn.

Như vậy thông qua kiểm kê, doanh nghiệp hoàn toàn xác định được giá trị chung cho các hoạt động được thực hiện trong kỳ. Với tính chất của hoạt động kiểm kê thường xuyên, các giá trị này luôn phản ánh tình hình tài chính kịp thời nhất.