Phương pháp hướng tiếp cận từ trên xuống trong hoạch định ngân sách là gì?

1. Phương pháp hướng tiếp cận từ trên xuống trong hoạch định ngân sách:

Phương pháp hướng tiếp cận từ trên xuống trong tiếng Anh được gọi là Top-down Budgeting.

Chắc hẳn chúng ta đã nghe qua về phương pháp hướng tiếp cận từ trên xuống đây được hiểu đó là một trong các phương pháp xác định ngân sách cho hoạt động của công ty. Theo đó nên với hướng tiếp cận từ trên xuống là phương pháp phân bổ ngân sách được thiết lập từ cấp trên và sau đó số tỉền này được chuyển xuống cho bộ phần cấp dưới và các ngân sách này cơ bản là được quyết định trước và phận sự không dựa trên nền tảng lí thuyết nào cả.

2. Phân loại phương pháp tiếp cận:

Phương pháp từ trên xuống dưới bao gồm: phương pháp theo khả năng, phương pháp phần trăm dân số, phương pháp cạnh tranh ngang bằng, phương pháp theo thị phần quảng cáo, phương pháp như ban đầu và phương pháp lợi nhuận trên đầu tư.

– Phương pháp theo khả năng (Affordable method)

Phương pháp này không hề dựa vào công thức theo qui luật nào cả nhưng lại được áp dụng một cách phổ biến.

Với phương pháp này doanh nghiệp chỉ đơn thuần chi cho chiêu thị bao nhiêu theo khả năng mà họ chi được.

Phương pháp này còn được gọi là phương pháp sử dụng ngân sách dư thừa, nghĩa là sau khi doanh nghiệp đã chi trả các khoản sản xuất, điều hành: lương bổng, chi phí sản xuất, thuê mướn nhà xưởng, số tiền còn dư lại bao nhiêu sẽ được cấp phối cho siêu thị xem đây là một số tiền mà nó có thể đầu tư cho chiêu thị.

Họ không xem xét đến nhiệm vụ, chức năng chiêu thị, không có mức giới hạn nào được thiết lập để đo lường hiệu quả ngân sách.

Phương pháp này thường được sử dụng trong những doanh nghiệp nhỏ.

– Phương pháp phần trăm

Phương pháp này dựa theo tỉ lệ phần trăm dân số bán dự kiến.

Phương pháp này thường được sử dụng để thiết lập ngân sách của các doanh nghiệp có tình trạng kinh doanh ổn định nhu cầu thị trường ổn định, đặc biệt là các doanh nghiệp lớn, trong đó ngân sách cho chiêu thị được dựa trên doanh số bán dự kiến của sản phẩm.

Nhà quản trị quyết định số tiền phải chi bằng một trong hai cách:

+ Lấy theo tỉ lệ của doanh số

+ Hoặc ấn định một lượng tiền nhất định trên mỗi đơn vị sản phẩm dùng cho chiêu thị rồi đem nhân với số đơn vị sản phẩm được bán

– Phương pháp cạnh tranh tương đương

Phương pháp này trên cơ sở xem vai trò của chiêu thị như công cụ cạnh tranh. Việc xác lập ngân sách chiêu thị dựa trên theo dõi và thu thập thông tin về các đối thủ cạnh tranh chi bao nhiêu cho chiêu thị và lập ngân sách tương đương như họ.

Phương pháp này thích hợp cho những doanh nghiệp có sản phẩm không khác biệt lắm, có vị trí tương đương trên thị trường.

– Phương pháp thị phần quảng cáo

Phương pháp này cho rằng để có thể giữ thị phần về doanh số của công ty cần chi một khoản tiền thích hợp để giữ thị phần tương ứng trong lĩnh vực quảng cáo. Dựa trên tổng chi phí quảng cáo sản phẩm trên một thị trường cụ thể nào đó để lập ngân sách quảng cáo theo tỉ lệ phần trăm tương ứng.

– Phương pháp như ban đầu

Phương pháp này đề nghị mức chi như lần trước nếu như tình hình không có gì thay đổi, có nghĩa là nếu doanh số năm trước đạt kết quả mong muốn và doanh nghiệp đã chi bao nhiêu thì năm nay vẫn dành ra ngân sách như cũ.

Phương pháp này rất dễ áp dụng, theo kinh nghiệm và thích hợp cho doanh nghiệp hoạt động trong môi trường ổn định.

Hạn chế của phương pháp này là không tính đến mục tiêu marketing, chiến lược marketing, tác động của sự thay đổi thị trường, người tiêu dùng và các chi phí về truyền thông.

– Phương pháp lợi nhuận trên đầu tư (R.O.I)

Ở phương pháp phần trăng doanh số, doanh số mang tính quyết định đối với ngân sách quảng cáo, nhưng quảng cáo lại là nguyên nhân dẫn đến kết quả doanh số.

Trong phương pháp phân tích biên tế và phương pháp đường cong hình chữ S, việc gia tăng đầu tư vào chiêu thị dẫn đến sự gia tăng doanh số. Ở đây muốn nhấn mạnh vào “sự đầu tư”.

Trong phương pháp ROI, chiêu thị được xem là một sự “đầu tư” giống như nhà máy và thiết bị.

Điều này nói lên rằng sự đầu tư sẽ đem đến một lợi nhuận nào đó, giống như các khía cạnh khác của một nỗ lực của doanh nghiệp, chiêu thị được mong đợi thi được một lợi nhuận nào đó.

3. Những lợi ích đối với việc hoạch định ngân sách:

Nếu hoạch định và kiểm soát ngân sách tốt thì doanh nghiệp có thể được hưởng lợi như sau:

Phối hợp hoạt động và nâng cao tinh thần làm việc nhóm trong doanh nghiệp.

Quá trình hoạch định và kiểm soát ngân sách có nghĩa là nhà quản lý ở mọi cấp độ và ở các bộ phận khác nhau có dịp gặp gỡ, trao đổi, thảo luận và liên kết các mục tiêu của họ lại với nhau. Doanh nghiệp sẽ đạt những thành công to lớn nếu như tất cả mọi thành viên đều hợp sức lại cho những mục đích chung thay vì mỗi trưởng bộ phận hoạt động một cách cục bộ.

Sự phối hợp này giúp cho các trưởng bộ phận hiểu được mỗi hoạt động của đơn vị mình tác động tới tổng thể như thế nào, điều này rất cần thiết cho chính họ cũng như cho cả doanh nghiệp. Ví dụ, sẽ bất hợp lý nếu trưởng phòng kinh doanh lập kế hoạch tăng lượng hàng bán ra thêm 15% nhưng giám đốc nhà máy đang định giảm 10% sản lượng.

Trao đổi thông tin tốt hơn trong doanh nghiệp

Để có thể thực hiện một ngân sách, mọi người cần phải biết việc gì có thể và không thể thực hiện được đối với bộ phận của mình. Hoạch định ngân sách sẽ thúc đẩy các cấp quản lý trao đổi với nhau về các chính sách và mục tiêu của doanh nghiệp. Điều này giúp củng cố tính tập thể, mọi người làm việc vì nhau và vì doanh nghiệp.

Thống nhất mục tiêu và cùng nhau phấn đấu

Như đã trình bày, lập kế hoạch là khâu then chốt trong toàn bộ quá trình hoạch định ngân sách. Sử dụng hệ thống ngân sách đòi hỏi các nhà quản lý phải đề ra mục tiêu phấn đấu trong tương lai nhất quán thay vì thay đổi mỗi ngày. Nó cũng có nghĩa là các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp hải cùng nghĩ đến một mục tiêu thống nhất khi hoạch định ngân sách.

Kiểm soát thực hiện kế hoạch hiệu quả

Kiểm soát thông qua ngân sách là một dạng ủy thác trách nhiệm. Nhìn tổng thể mà nói, ngân sách sẽ gây ảnh hưởng đến chiến lược của một doanh nghiệp. Để phát huy hết tác dụng của các ngân sách, những kết quả thực tế phải luôn được so sánh với kết quả dự báo.

Nếu như hai kết quả này không khớp với nhau thì cần phải có sự can thiệp để đưa ra những biện pháp phù hợp. Nếu không có kế hoạch thì không có tiêu chuẩn nào để đánh giá những gì đang xảy ra và vì vậy bất kỳ sự quản lý nào cũng chỉ mang tính ngẫu nhiên và tùy tiện.

Ý đồ xây dựng hệ thống ngân sách là để có được bức tranh toàn cảnh rõ nét hơn về những sự việc sẽ xảy ra và làm cho các bộ phận cũng như từng cá nhân có trách nhiệm trong việc quản lý chi tiêu trong đơn vị mình. Chính vì thế mà sức mạnh của mỗi phòng ban, mỗi bộ phận có thể được cụ thể hóa và cả tập thể sẽ biết cách để vượt qua bất cứ khó khăn nào.

Động viên mọi nguồn lực trong doanh nghiệp

Nếu như mọi người ở mọi cấp độ trong doanh nghiệp tham gia càng nhiều vào việc hoạch định và kiểm soát ngân sách, họ càng hiểu rõ và ủng hộ các mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp. Được tham dự vào việc hoạch định và kiểm soát là một sự động viên quan trọng đối với mọi người.

Tất cả các nhân tố được đề cập ở trên đều quan trọng, nhưng mục đích chủ yếu của ngân sách là thống nhất mục tiêu và kiểm soát thực hiện kế hoạch. Quá trình lập kế hoạch tốt sẽ giúp cho bạn có thể kiểm soát được công ty. Bạn chỉ có thể kết luận doanh nghiệp hoặc nhân viên có làm tốt hay không nếu có thể so sánh được kết quả thực tế của họ với số liệu dự báo đưa ra.