Như chúng ta đã biết với một doanh nghiệp thì quản lý ngân sách như thế nào là có hiệu quả và hợp lí là vấn đề tất cả các doanh nghiệp đều quan tâm. Cùng bài viết dưới đây tìm hiểu về phương pháp hướng tiếp cận từ dưới lên trong hoạch định ngân sách là gì?
Mục lục bài viết
1. Phương pháp hướng tiếp cận từ dưới lên trong hoạch định ngân sách:
Phương pháp hướng tiếp cận từ dưới lên trong tiếng Anh được gọi là Bottom-up Budgeting.
Đầu tiên chúng ta hiểu về hướng tiếp cận từ dưới lên đây chính là phương pháp lập ngân sách mà trong đó cố gắng xác định chi phí cơ bản cho từng bộ phận hoặc phân khúc của một tổ chức và sau đó tổng cộng từng bộ phận.
Như vậ
2. Phân loại các phương pháp tiếp cận từ dưới lên:
– Phương pháp mục tiêu và nhiệm vụ
Có thể nói hiện nay ứng dụng phương pháp này rất logic xuất phát từ mục tiêu chiêu thị và xác định các công việc cần làm để thực hiện được các mục tiêu này, tính toán chi phí cho từng công việc và việc lập ngân sách chiêu thị dựa trên tổng số chi phí đã tính toán.
Phương pháp này có các ưu điểm vượt trội và bên cạnh đó no thể hiện mối liên hệ chặt chẽ với mục tiêu quảng cáo, tất cả các tính toán để lập ngân sách chiêu thị đều xuất phát từ việc hoàn thành các mục tiêu chiêu thị. Đặc biệt hơn nữa đó chính là việc thiết lập mục tiêu và thiết lập ngân sách mà không có các mục tiêu rõ ràng trong đầu, và việc thiết lập các mục tiêu mà không chú đến cần bao nhiêu tiền là việc làm vô nghĩa. Phương pháp thiết lập ngân sách theo mục tiêu và nhiệm vụ được hoạch định từ dưới lên trên bao gồm các bước cụ thể như sau:
+ Định rõ các mục tiêu truyền thông cần được hoàn thành
+ Xác định các chiến lược và công việc cần thiết để đạt được mục tiêu
+ Lượng định chi phí thực hiện cho các chiến lược và các công việt này. Tổng ngân sách được dựa trên sự tích lũy của các chi phí này
+ Kiểm tra, giám sát
+ Đánh giá lại các mục tiêu
3. Đặc điểm của phương pháp tiếp cận từ dưới lên:
+ Ưu điểm chủ yếu của phương pháp mục tiêu và nhiệm vụ là ngân sách chiêu thị xuất phát từ các mục tiêu cần phải đạt được.
Các nhà quản trị gắn bó chặt chẽ với nỗ lực marketing sẽ có được các thông tin đầu vào và chiến lược cụ thể để xem xét trong tiến trình thiết lập ngân sách.
+ Nhược điểm chủ yếu của phương pháp này là khó xác định công việc cần thiết và chi phí từng công việc đó.
+ Bằng việc đưa ra các khuyết điểm này, nhiều nhà quản trị đã quay lại với các phương pháp từ trên xuống để thiết lập ngân sách cho chương trình.
– Phương pháp kế hoạch trả trước
Thời gian đầu của việc giới thiệu sản phẩm mới đòi hỏi xem trọng hoạt động chiêu thị để kích thích mức độ nhận thức và khuyến khích dùng thức sản phẩm. Để xác định lượng chi bao nhiêu, các nhà marketing luôn triển khai kế hoạch trả trước để xác định giá trị đầu tư cảu hoạt động chiêu thị.
Điểm cơ bản của ý tưởng nàu là để lập dự án doanh thu cho sản phẩm trong hai hoặc ba năm, cũng như là các chi phí mà nó sẽ phát sinh.
Dựa vào tỉ lệ lợi nhuận mong đợi, kế hoặc trả trước sẽ trợ giúp trong việc xác định chi phí chiêu thị cần thiết bao nhiêu để đạt lợi nhuận mong muốn.
4. Lợi ích của việc lập ngân sách:
Đây là hành động lên kế hoạch tài chính, bao gồm nghiên cứu, thu thập dữ liệu nhằm báo trước khả năng chi tiêu, giúp doanh nghiệp chủ động dự trù tài chính tương đương. Kế hoạch này có thể được thiết lập dựa trên mục tiêu ngắn hạn hoặc chiến lược dài hạn. Trong đó, liệt kê rõ ràng từng mục tiêu với chi phí tương ứng đi kèm kế hoạch hành động cụ thể. Hoạch định ngân sách vận hành là phương án cân đối nhu cầu thu chi, tối ưu lợi nhuận một cách chủ động.
Như chúng ta đã biết thì vấn đề hoạch định ngân sách không chỉ là bản kế hoạch thông thưởng, đây là phương án giúp doanh nghiệp dự đoán ước lượng hiệu quả kinh doanh dựa trên nguồn lực hiện có. Bên cạnh đó ta thấy với các kế hoạch này giúp nhà lãnh đạo có một cái nhìn tổng quan nhằm phân bổ nguồn lực một cách hợp lý nhất. Mỗi doanh nghiệp đều có những nguồn lực tài sản, vốn, nhân sự khác biệt…. Vì vậy, hoạch định ngân sách cũng là giải pháp để doanh nghiệp phân bổ nguồn lực phù hợp
Việc chúng ta tiến hành hoạch định ngân sách đem lại những lợi ích như giúp doanh nghiệp sở hữu thước đo chính xác cho mọi hoạt động kinh doanh. Bên cạnh đó, từ ngân sách mà xác định các mục tiêu phù hợp, xem xét phương án kinh doanh và dự đoán kết quả cụ thể. Ngoài ra, hoạch định ngân sách là công cụ giúp quyết định phương án, tạo nền tảng phối hợp cho các bộ phận. Lãnh đạo dựa vào đây để giám sát tiến độ thực hiện và đánh giá kết quả hoạt động.
Không những vậy việc chúng ta hoạch định ngân sách giúp doanh nghiệp sở hữu thước đo hiệu quả. Nhà lãnh đạo có thể so sánh kết quả kinh doanh thực tế so với kỳ vọng ban đầu không những vậy mà với bảng kế hoạch này cũng chính là mục tiêu mà cả đội ngũ cần hướng đến, bao gồm tất cả mục tiêu kinh doanh, tài chính, nguồn lực, lợi nhuận,…
Một số nhân viên cho rằng ngân sách là một rào cản đối với những gì họ muốn hoặc cần thực hiện. Họ cảm thấy khó chịu do việc tính toán ngân sách được thực hiện bởi bộ phận kế toán, bộ phận mà theo các nhân viên này là không hiểu gì về những khó khăn của họ.
Như vậy ta thấy việc lập kế hoạch luôn là việc cần làm, đặc biệt đối với việc hoạch định ngân sách. Ngân sách chỉ là một bảng kế hoạch đưa ra hướng dẫn. Chúng ta sẽ không nên quản lý cứng nhắc và có thái độ xem ngân sách là cái cớ để không thực hiện công tác quản lý. Bên cạnh đó thì thỉnh thoảng bạn cần phải điều chỉnh để kế hoạch này có ý nghĩa hơn. Trong trường hợp cần thiết thì cấp quản lý cao nhất có thể quyết định phớt lờ một ngân sách nào đó nếu như họ thấy rằng như vậy sẽ kinh tế hơn.
Ngân sách được xây dựng với mục đích là đem lại lợi ích cho công việc quản lý. Một khi ngân sách không được hoạch định và kiểm soát tốt, nó sẽ dẫn đến những hậu quả không mong muốn. Ngược lại, nếu hoạch định và kiểm soát ngân sách tốt thì doanh nghiệp có thể được hưởng lợi như sau:
+ Phối hợp hoạt động và đề cao tinh thần làm việc nhóm trong doanh nghiệp
+ Trao đổi thông tin tốt hơn trong doanh nghiệp
+ Thống nhất mục tiêu và cùng nhau phấn đấu
+ Kiểm soát thực hiện kế hoạch hiệu quả hơn
+ Động viên mọi nguồn lực trong doanh nghiệp
5. Kiểm soát thực hiện ngân sách:
Kiểm soát thực hiện ngân sách là một công cụ quản lý hữu ích. Nó giúp các nhà quản lý làm việc hiệu quả hơn mà không làm mất đi kỹ năng cá nhân hay sự linh hoạt.
Kiểm soát phải là một quá trình chủ động. Bạn có thể đặt ra nhiều câu hỏi để thấy sự cần thiết của việc kiểm soát thực hiện ngân sách của doanh nghiệp mình. Một số câu hỏi có thể nên đặt ra, như việc có thể chúng ta đã đạt được mục tiêu đề ra chưa? Nếu không thực hiện được hạn mức chi tiêu hay mục tiêu đã đề ra thì tình hình sẽ đi đến đâu và nguyên nhân là gì? Tôi có thể làm gì để nâng cao hiệu quả hoạt động ở bộ phận tôi đang làm việc? Có nên điều chỉnh ngân sách do những phát sinh mới không?
Việc kiểm soát sẽ được tăng cường nếu kết quả thực tế được theo dõi và đối chiếu với các số liệu dự báo trong ngân sách. Từ đó, bạn sẽ có khả năng phát hiện những khó khăn mới nảy sinh và đưa ra biện pháp đối phó kịp thời. Không có bảng ngân sách nào là hoàn hảo cả. Những tình huống ngoài dự tính luôn xảy ra. Ví dụ như đối thủ cạnh tranh bất ngờ tung ra thị trường một sản phẩm mới, thị trường sản phẩm bị thu hẹp. Bất cứ một tình huống nào cũng có thể làm các số liệu dự báo không còn chính xác. Một số tình huống nằm trong khả năng kiểm soát của nhà quản lý, một số thì không.
