Phòng nhân sự là gì? Chức năng và cách thức hoạt động?

– Phòng nhân sự tên tiếng Anh: ” Human Resources Department”

2. Chức năng và cách thức hoạt động:

* Chức năng: Bộ phận nhân sự có liên quan đến việc đảm bảo công ty có một danh sách nhân viên vững chắc, những người được đào tạo để hoàn thành vai trò của họ và được đền bù xứng đáng khi làm như vậy.

– Bộ phận nhân sự cung cấp các chính sách, thủ tục, hướng dẫn và hỗ trợ thân thiện với mọi người một cách hiệu quả . Ngoài ra, chức năng nhân sự phục vụ để đảm bảo rằng sứ mệnh , tầm nhìn và giá trị của công ty là một phần của văn hóa công ty.

– Đôi khi, một số trách nhiệm của bộ phận nhân sự có thể được thuê bên ngoài, chẳng hạn như quản lý biên chế. Điều này giúp bộ phận có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các chức năng cấp cao hơn, chẳng hạn như phát triển tổ chức hoặc chiến lược tuyển dụng.

– Tuyển dụng: Định vị và tuyển dụng các ứng viên có triển vọng là một trong những mục tiêu của bộ phận nhân sự, bộ phận này sử dụng các mục tiêu kinh doanh của công ty để hướng dẫn quy trình tuyển dụng. Họ thường đánh giá công việc mà họ đang tuyển dụng để xác định các trách nhiệm chính và trình độ mong muốn trước khi viết mô tả công việc và đăng tuyển dụng. Họ tìm kiếm các ứng viên đủ tiêu chuẩn cho công ty và hướng dẫn các ứng viên đó trong quá trình tuyển dụng, hoàn thiện hồ sơ và thực hiện các cuộc phỏng vấn.

Bộ phận nhân sự mở rộng chào hàng cho các ứng viên đủ điều kiện và thương lượng trả lương và phúc lợi. Tuyển dụng phù hợp là một trách nhiệm quan trọng của bộ phận nhân sự vì nhân viên của công ty đóng vai trò quan trọng như thế nào đối với sự thành công của công ty. Việc tuyển dụng tốt sẽ cải thiện kết quả và hiệu quả kinh doanh, vì vậy việc xem xét kỹ lưỡng từng ứng viên công việc, bao gồm cả kiểm tra lý lịch, là điều cần thiết.

– Sự quản lý: 

+ Sau khi được tuyển dụng, một nhân viên có thể phải giải quyết tất cả các công việc hành chính với bộ phận nhân sự, từ điền các thủ tục giấy tờ cần thiết (chẳng hạn như Mẫu I-9 ) đến điều hướng lịch trình làm việc của nhân viên .

– Bộ phận nhân sự cũng thường chịu trách nhiệm giám sát các khoản bồi thường, bao gồm tiền lương hoặc tiền công và các phúc lợi như kỳ nghỉ được trả lương hoặc bảo hiểm y tế. Đảm bảo bồi thường thỏa đáng và kịp thời là điều quan trọng để giữ cho nhân viên hài lòng.

– Bộ phận nhân sự ở đó để trả lời các câu hỏi mà nhân viên có thể có về quyền lợi sức khỏe, thời gian nghỉ phép, khấu trừ thuế, hoặc các mối quan tâm khác của họ.

– Tập huấn:  Để tối đa hóa năng suất của nhân viên, việc đào tạo thường được thực hiện theo trình tự, do bộ phận nhân sự tổ chức. Bộ có thể thực hiện đào tạo tại chỗ hoặc có thể được thuê cho các chuyên gia. Bộ cũng sẽ làm việc để đảm bảo rằng các chứng chỉ hoặc giấy phép của nhân viên được cập nhật và thậm chí có thể sắp xếp cho việc học cao hơn hoặc hoàn trả khóa học.

– Sự phát triển: Bộ phận nhân sự cũng phụ trách phát triển nhân viên, có thể liên quan đến đào tạo nhưng cũng có thể tập trung vào lập kế hoạch kế thừa và phát triển nghề nghiệp. Chuẩn bị cho một số nhân viên nhất định để thăng chức và nâng cao vai trò là một phần trách nhiệm của bộ phận nhân sự.

– Bắn súng: Cuối cùng, trong những trường hợp nhân viên không làm việc hiệu quả, bộ phận nhân sự sẽ chịu trách nhiệm quản lý các sai phạm. Là một phần của việc này, họ có thể thực hiện các cuộc phỏng vấn xin xuất cảnh và sắp xếp để chuyển phát tiền lương cuối cùng của nhân viên.

3. Cách thức hoạt động của phòng nhân sự: 

Các loại công việc của Bộ phận Nhân sự: 

– Có nhiều công việc khác nhau có thể là một phần của bộ phận nhân sự. Những vai trò này bao gồm từ công việc chung đến vai trò lãnh đạo hoặc quản lý, và có thể bao gồm:

+ Trợ lý nhân sự

+ Chuyên gia về nguồn nhân lực

+ Giám đốc nhân sự

+ Giám đốc nhân sự

+ Phó giám đốc nhân sự

– Ngoài ra, các bộ phận nhân sự trong các tổ chức lớn hơn có các nhân viên được tổ chức xung quanh việc cung cấp một bộ phận cụ thể của các dịch vụ nguồn nhân lực , chẳng hạn như phát triển tổ chức hoặc an toàn. Họ có các chức danh như quản lý đào tạo, cố vấn phát triển tổ chức, hoặc điều phối viên an toàn.

–  Cơ cấu bên trong của bộ phận nhân sự có thể được xác định với các đơn vị hoặc bộ phận tương ứng với các chức năng chính của nó :
+ Sự quản lý

+ Tuyển dụng và nhân sự

+ Sức khỏe va sự an toan

+ Đào tạo và phát triển

+ Bồi thường và phúc lợi

+ Quan hệ lao động và nhân viên

+ Kỷ luật

+ Tuyển dụng mới giới thiệu

+ Chính sách công ty

+ Đa dạng và bao hàm

– Sự quản lý : Vai trò của quản trị nhân sự rất rộng vì nó là tất cả về việc phát triển và quản lý lực lượng lao động. Các nhà quản trị xử lý việc bồi thường, đào tạo nhân viên, tuân thủ chính sách của công ty và nhiều hơn nữa. Mỗi chuyên ngành yêu cầu một bộ kỹ năng khác nhau để hoàn thành các nhiệm vụ cần thiết.
– Tuyển dụng và nhân sự: Bộ phận nhân sự quản lý việc tuyển dụng và bố trí nhân sự. Họ đảm bảo công ty có đủ nhân viên để điều hành công việc kinh doanh, đồng thời họ phát triển và thực hiện các quy trình tuyển dụng để đảm bảo thuê đúng người. Nhân viên nhân sự thường tạo bản mô tả công việc , quảng cáo việc làm và thực hiện các cuộc phỏng vấn và kiểm tra lý lịch. Mục tiêu của họ là tìm kiếm những người có các kỹ năng cần thiết để hoàn thành công việc và những người cũng bổ sung vào văn hóa của công ty .

Chức năng này rất quan trọng vì việc thuê đúng thành viên trong nhóm góp phần mang lại hiệu quả hoạt động tốt hơn và giảm doanh thu. Bộ phận tuyển dụng và nhân sự quản lý việc giới thiệu, chào đón nhân viên mới và cung cấp cho họ tất cả các công cụ hoặc thông tin cần thiết.
– HR coi sức khỏe và sự an toàn của nhân viên là ưu tiên hàng đầu. Bộ phận này nghiên cứu và phát triển các quy trình về sức khỏe và an toàn phù hợp với luật pháp và các quy định. Bộ có thể cung cấp các khóa đào tạo về sức khỏe và an toàn cho nhân viên hoặc giới thiệu quần áo và thiết bị thích hợp.
– Đào tạo và phát triển:  Đơn vị đào tạo nhân sự phát triển một chương trình đào tạo liên tục cho nhân viên của công ty để đảm bảo trình độ học vấn và kỹ năng của họ là hiện tại. Cho dù đó là cung cấp một khóa học về công nghệ mới hoặc tạo điều kiện đào tạo lãnh đạo cho các giám sát viên, bộ phận đào tạo và phát triển cung cấp quyền truy cập vào tài liệu cho tất cả nhân viên. Nó phối hợp với đơn vị bồi thường và phúc lợi để hoàn trả các chi phí đào tạo bên ngoài mà đôi khi nhân viên phải trả. Các nhà quản lý đào tạo và phát triển nhân sự cũng tổ chức định hướng tuyển dụng mới bằng cách giới thiệu nhân viên mới với đồng nghiệp của họ và đưa ra lời khuyên.
– Bồi thường và phúc lợi:  Đơn vị này quản lý biên chế, quản lý thuế trả lương và quản lý quyền lợi. Một gói lương thưởng và phúc lợi tốt có thể tạo ra sự khác biệt khi một công ty cố gắng thuê đúng ứng viên. Họ tổ chức tiền lương, bảo hiểm, ngày nghỉ và các đặc quyền khác cho nhân viên. Nhân sự nguồn nhân lực nhằm đáp ứng nhu cầu của nhân viên trong khi duy trì sự công bằng và nhất quán trong tổ chức. Với mục tiêu này, bộ phận bồi thường và phúc lợi sẽ tìm hiểu, đề xuất và quản lý các lựa chọn phúc lợi mới cho nhân viên.
– Quan hệ lao động và nhân viên:  Nhân viên có thể chuyển đến bộ phận lao động và quan hệ nhân viên khi họ có mối quan tâm, và bộ phận nhân sự sẽ thực hiện các hành động cần thiết. Ví dụ, nếu một nhân viên gặp vấn đề trong giao tiếp với quản lý hoặc xung đột với một nhân viên khác, bộ phận nhân sự sẽ hòa giải tình huống và tìm ra giải pháp.
– Kỷ luật: Trong trường hợp nhân viên có hành vi sai trái, HR phải thực hiện một số hành động nhất định để sửa chữa hoặc khiển trách hành vi hoặc hiệu suất không mong muốn. Các giải pháp có thể bao gồm cảnh báo bằng lời nói hoặc bằng văn bản, quản chế, đình chỉ hoặc chấm dứt hợp đồng. Mỗi trường hợp được xét xử theo từng trường hợp cụ thể và mức độ nghiêm trọng của vi phạm sẽ quyết định phản ứng của cơ quan hành chính.
– Chính sách công ty:  Các chính sách nhân sự là đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều được tôn trọng và có sẵn các lợi ích thích hợp. Nhân viên nhân sự cập nhật và thay đổi các chính sách của công ty và sổ tay nhân viên khi cần thiết, và họ đảm bảo rằng nhân viên được biết về tất cả các chính sách của công ty.
– Đa dạng và bao hàm: Các bộ phận nhân sự làm việc để giúp tạo ra và trao quyền cho một nền văn hóa nơi làm việc đa dạng và hòa nhập bằng cách theo dõi dữ liệu và xu hướng đa dạng (trong cả lực lượng lao động hiện tại và phương thức tuyển dụng) và phát triển các sáng kiến ​​về chương trình đa dạng nhằm khuyến khích người lao động tôn trọng và chấp nhận sự khác biệt tại nơi làm việc.
– Đây là cách nó tiếp cận các lĩnh vực việc làm khác nhau :
+ Tuyển dụng : Họ đánh dấu vào các hộp và đối sánh sơ yếu lý lịch.

+ Định hướng cho nhân viên mới : Họ điền vào các thủ tục giấy tờ, phát sổ tay và chỉ nơi làm việc.+

+ Chế độ đãi ngộ và phúc lợi : Bộ phận nhân sự tạo ra các quy tắc trả lương nghiêm ngặt, duy trì sự nhất quán về tiền lương và hạn chế việc tăng lương.

– Tuyển dụng : Phải được thực hiện bởi các chuyên gia để đảm bảo tuyển dụng tuyệt vời sẽ phù hợp với văn hóa công ty và có các kỹ năng cần thiết

– Định hướng cho nhân viên mới : Điều này bao gồm việc điền vào các thủ tục giấy tờ và chuẩn bị những người mới thuê để thành công bằng cách giới thiệu họ với đồng nghiệp và giúp họ cảm thấy được chào đón.

– Lương thưởng và phúc lợi : Công bằng và nhất quán là yếu tố quan trọng và tổ chức phải đáp ứng nhu cầu của nhân viên. Nếu một số nhân viên có các kỹ năng chuyên biệt và yêu cầu nhiều lợi ích hơn để tiếp tục tham gia vào vị trí của họ, HR sẽ cung cấp cho họ. Vì lợi ích tốt nhất của doanh nghiệp là có được những nhân viên hài lòng làm việc cho công ty.