Phân tích lực lượng lao động là gì? Các bước phân tích lực lượng lao động

Đối với sự hoạt động của một công ty thì không thể nào không kể đến một yếu tố rất quan trọng đã góp phần vào sự hình thành và phát triển của công ty trong quá trình hoạt động đó chính là lực lượng lao động. Cũng chính vì là một trong những yếu tố rất quan trọng nên các công ty rất trú trọng và quan tâm đến việc phân tích số liệu thống kê về nghỉ hưu và tỉ lệ nghỉ việc của nhân viên trong đội ngũ lực lượng lao động của mình.

1. Phân tích lực lượng lao động là gì?

Trong tiếng Anh thì phân tích lực lượng lao động được biết đến với tên gọi đó chính là Workforce Analysis.

Phân tích lực lượng lao động là một kỹ thuật, trong mọi tổ chức, quản lý cấp cao nhất sẽ có nhu cầu đánh giá lực lượng lao động của họ và những điều gì đang ảnh hưởng đến nó. Theo phân tích lực lượng lao động, những câu hỏi sau nảy sinh như, “tại sao doanh thu lại cao như vậy?” “Tại sao mức độ tuyển dụng cao như vậy trong giai đoạn này?” “Tất cả những lý do khiến nhân viên rời bỏ tổ chức của chúng tôi là gì?

Phân tích lực lượng lao động là sự kết hợp của các số liệu liên quan đến nhân viên, cho phép các công ty đo lường mức độ hoạt động của lực lượng lao động của họ.

Nghiên cứu của Harvard Business chứng nhận việc sử dụng các phân tích tiên tiến có liên quan trực tiếp đến khả năng quản lý lực lượng lao động hiệu quả hơn. Bằng cách thực hiện phân tích lực lượng lao động đầy đủ, có thể đo lường dữ liệu để có bức tranh rõ ràng về tình hình hiện tại và thực hiện các cải tiến hơn nữa liên quan đến chiến lược nhân sự. Điều này sẽ dẫn đến việc tối ưu hóa kết quả kinh doanh.

Để tối đa hóa việc quản lý hiệu suất và tối ưu hóa kết quả của công ty, có thể rút ra các phương pháp hay nhất sau đây từ nghiên cứu:

– Xác định nhân viên tiềm năng cao. Điều rất quan trọng là phải có các đội hiệu suất cao bao gồm các nhân viên phù hợp ở từng vị trí tùy theo tài năng của họ.

– Cung cấp đào tạo nhân viên để phát triển tất cả năng lực của họ. Các công ty rất hiệu quả trong việc tận dụng lực lượng lao động của họ tập trung nhiều nhất vào việc phát triển kỹ năng của nhân viên trong các lĩnh vực chiến lược.

– Thu hút nhân viên và trao quyền để họ thực hiện ở mức cao nhất có thể. Nhân viên phải cảm thấy thực sự được kết nối với công ty, chia sẻ văn hóa và tầm nhìn của công ty. Có một lực lượng lao động cảm thấy là một phần của tổ chức và có động lực sẽ dẫn các công ty đến thành công.

Không ngừng đầu tư và phát triển nhân tài. Các công ty có hoạt động quản lý hiệu quả thường có lợi thế cạnh tranh hơn về chất lượng, sự hài lòng của khách hàng, lợi nhuận hoặc thị phần. Lồng ghép nhân sự vào chiến lược của công ty. Việc tích hợp phân tích lực lượng lao động vào các hệ thống kinh doanh sẽ giúp có thể so sánh hiệu suất của từng nhân viên với các quy trình hoạt động và hiệu suất của công ty, giúp dễ dàng phát hiện và quản lý cả điểm yếu và điểm mạnh của họ.

Phân tích lực lượng lao động có thể được sử dụng vì nhiều lý do.  Ví dụ, nó có thể được sử dụng để đánh giá xem đội ngũ nhân viên có thể phát triển và điều chỉnh như thế nào khi ra mắt dòng sản phẩm mới. Nó có thể xác định xem chi phí thuê nhân viên là sinh lời hay quá mức. Nó có thể dự báo các vấn đề về nhân sự trong tương lai do sự thiếu hụt về cơ thể, kỹ năng và kinh nghiệm xảy ra khi nhân viên nghỉ việc hoặc nghỉ hưu hoặc do thừa nhân viên sau khi công nghệ mới thay đổi cách thức thực hiện công việc. Nói cách khác, phân tích lực lượng lao động là một công cụ để xác định khoảng cách về kỹ năng và năng lực giữa nhu cầu lực lượng lao động hiện tại và tương lai. Đó là cơ sở để đưa ra các kế hoạch hành động thu hẹp các khoảng cách đó.

Một chiến lược thành công là một chiến lược tuân theo ba nguyên tắc cơ bản của việc thiết kế lực lượng lao động tốt. Phải có: Một kế hoạch dài hạn (5-10 năm) có tổ chức, phù hợp với sứ mệnh và mục tiêu của công ty. Tập trung vào các vai trò quan trọng và chức năng chính đóng góp trực tiếp và đáng kể vào kết quả mong muốn của công ty. Các chiến thuật có thể đạt được và tiết kiệm để đạt được kết quả tối ưu.

2. Các bước phân tích lực lượng lao động:

Để tiến hành phân tích lực lượng lao động một cách đúng đắn, có năm giai đoạn chung của quá trình lập kế hoạch lực lượng lao động. Hãy làm theo họ và bạn sẽ nhận được phân tích toàn diện, hữu ích để đưa ra kết luận và đưa ra quyết định thông minh về lực lượng lao động.

Bước 1: Phân loại số lượng lực lượng lao động hiện tại bằng cách sử dụng hồ sơ lực lượng lao động.

Là một nhà quản lý, bạn nên tiến hành cả đánh giá tài năng bên trong và bên ngoài. Bạn có thể hỏi những câu hỏi như:

“Nhóm của tôi có bao gồm những tài năng lâu năm có thể sớm nghỉ hưu và để lại cho đội những khoảng trống đáng kể không?”

“Nhóm hiện tại của tôi có điểm mạnh gì và làm cách nào để họ phù hợp với nhu cầu hiện tại của chúng tôi?”

“Làm thế nào có sẵn tài năng mà tôi cần trong thị trường hiện tại?”

“Chi phí để có được tài năng mới là gì?”

Sự thật: Đánh giá nhân tài không chỉ tiết kiệm thời gian và tiền bạc mà còn rất quan trọng đối với sự thành công của một tổ chức. Theo một nghiên cứu của nhóm hiểu biết quản lý nhân tài CEB, khi khả năng lãnh đạo không được đánh giá đúng mức, tổ chức sẽ bị coi là “một băng ghế dự bị yếu”. Hiệu suất thực hiện các mục tiêu chính giảm trung bình 34 phần trăm, các vai trò lãnh đạo cấp cao được lấp đầy bởi các ứng viên bên ngoài, những người đắt tiền hơn và chậm hơn trong việc tiếp cận, và tổ chức có nguy cơ thất bại cao hơn 21 phần trăm.

Bước 2: Đánh giá chất lượng của lực lượng lao động hiện tại bằng cách đánh giá cả hiệu suất và tiềm năng của họ, cả hiện tại và trong tương lai gần.

Tiếp theo, hoàn thành việc xem xét các kế hoạch và mục tiêu kinh doanh trong tương lai của bạn. Thu thập thông tin về những gì nhóm của bạn cần hoàn thành, những thay đổi về khối lượng công việc dự kiến ​​và cấp độ nhân sự. Những năng lực quan trọng để đạt được mục tiêu của bạn là gì?

Điều này giúp tổ chức dự đoán nhu cầu trong tương lai hoặc thay đổi trong cơ sở nhân viên hiện tại của họ. Phân tích cung bao gồm đánh giá số lượng người thực hiện các chức năng công việc, các vai trò công việc và vị trí của từng vai trò, mức lương trung bình và tỉ lệ nghỉ việc của nhân viên.

Việc phân tích thậm chí có thể bao gồm lí do nhân viên rời khỏi công ty hoặc nguyên nhân nhân viên chuyển sang các vai trò khác trong tổ chức. Tỉ lệ nghỉ hưu và khả năng nghỉ hưu mỗi năm là một phần khác cần được xem xét trong quá trình phân tích cung.

Bước 3: Dự đoán và vẽ các kịch bản tiềm năng.

Bây giờ, nhu cầu của bạn là gì? So sánh sự khác biệt giữa đánh giá cung và cầu của bạn. Xác định những điểm thừa và thiếu kỹ năng có liên quan đến công việc chiến lược mà bạn phải hoàn thành. Ví dụ: bạn có cần đảm nhiệm một vai trò cụ thể — quản lý dự án hoặc nhà phát triển hoặc nhà nghiên cứu – hay bạn cần các bộ kỹ năng khác nhau hoàn toàn, với các dự án mới sẽ đến với nhóm trong năm tới? Mẹo: Có nhiều công cụ năng lực có sẵn để giúp bạn và nhóm của bạn tận dụng điểm mạnh của cá nhân và xác định các lĩnh vực để phát triển. Hãy theo dõi phần còn lại của loạt bài của chúng tôi, sẽ đi sâu hơn vào bước này của quy trình.

Bước 4: Phân tích các kịch bản trong tương lai sẽ ảnh hưởng như thế nào đến việc hình thành lực lượng lao động.

Giờ đây, bạn có thể giải quyết những khoảng trống trong nhu cầu nhân sự hiện tại và tương lai của mình. Với tư cách là người quản lý, bạn nên đánh giá các cơ hội để đào tạo và phát triển nhân viên hiện tại của mình, đồng thời cân nhắc việc thuê bên ngoài để bổ sung các kỹ năng cho nhóm hiện tại của bạn. Nếu bạn tuyển dụng bên ngoài tổ chức, bạn sẽ đi đâu, và bạn cần bao nhiêu nhân viên mới? Khi bạn đã giải quyết được những khoảng trống, bạn sẽ cần quản lý việc tích hợp tài năng mới vào nhóm hiện tại của mình.

Bước 5: Quyết định cách thức lập kế hoạch và giải quyết các vấn đề về lực lượng lao động