Việc thiết lập các mục tiêu cho các nhà quản lý, các đơn vị và bộ phận là cần thiết để cung cấp cho họ sự rõ ràng về những mong đợi từ họ. Trên cơ sở các mục tiêu, tiêu chuẩn hoặc điểm chuẩn được xác định trong quá trình lập kế hoạch. Vậy phân tích chênh lệch trong kiểm soát là gì? Đặc điểm và phân loại chênh lệnh?
Mục lục bài viết
1. Phân tích chênh lệch trong kiểm soát là gì?
Phân tích chênh lệch trong kiểm soát hay còn được sử dụng với thuật ngữ phân tích độ lệch được hiểu chính là một giai đoạn của quá trình kiểm soát. Giai đoạn này được thực hiện sau giai đoạn đối chiếu, so sánh kết quả thực hiện trên thực tế với tiêu chuẩn đã đặt ra.
Mục tiêu chính của phân tích chênh lệch trong kiểm soát đó chính là trong khi so sánh giữa thực tế với tiêu chuẩn, cần tìm ra mức độ, tính chất và nguyên nhân cơ bản dẫn đến sai lệch. Để tìm ra nguyên nhân của sai lệch người ta phải phụ thuộc vào thông tin thích hợp, chính xác và kịp thời. Người quản lý sau khi nhận được thông tin từ các bộ phận khác nhau có thể dễ dàng tìm ra nguyên nhân của những sai lệch và những người chịu trách nhiệm cho những sai sót đó.
Bước đấu tranh của quá trình kiểm soát liên quan đến việc tìm ra: “tại sao hiệu suất lại đi chệch khỏi tiêu chuẩn?” Nguyên nhân của sự sai lệch có thể bao gồm từ việc đạt được các mục tiêu của tổ chức đã chọn. Đặc biệt, tổ chức cần hỏi xem những sai lệch đó là do thiếu sót bên trong hay do những thay đổi bên ngoài nằm ngoài tầm kiểm soát của tổ chức.
Một danh sách kiểm tra chung như sau có thể hữu ích:
– Các tiêu chuẩn có phù hợp với mục tiêu và chiến lược đã nêu không?
– Các mục tiêu và tương ứng có còn phù hợp với tình hình môi trường hiện tại không?
– Các chiến lược để đạt được các mục tiêu có còn phù hợp với tình hình môi trường hiện tại không?
– Cơ cấu tổ chức, hệ thống (ví dụ: thông tin) và hỗ trợ nguồn lực của công ty có đủ để thực hiện thành công các chiến lược và do đó đạt được các mục tiêu không?
– Các hoạt động đang được thực hiện có phù hợp để đạt được tiêu chuẩn không?
Cơ sở của nguyên nhân, bên trong hoặc bên ngoài, có những ý nghĩa khác nhau đối với các loại hành động khắc phục.
Việc đo lường hiệu suất, phân tích các sai lệch và nguyên nhân của chúng có thể không có ích lợi gì trừ khi chúng được thông báo cho người có thể thực hiện hành động khắc phục. Thông tin liên lạc như vậy thường được trình bày dưới dạng một báo cáo thể hiện tiêu chuẩn hoạt động, hiệu suất thực tế, sai lệch giữa hai giới hạn dung sai đó và nguyên nhân dẫn đến sai lệch. Càng sớm càng tốt, các báo cáo chứa thông tin kiểm soát phải được gửi đến người có hiệu suất được đo lường và kiểm soát.
2. Nội dung của phân tích chênh lệch trong kiểm soát:
Khi các tiêu chuẩn đầy đủ được phát triển và hiệu suất thực tế được đo lường chính xác, bất kỳ sự thay đổi nào sẽ được tiết lộ rõ ràng. Ban Giám đốc có thể có thông tin liên quan đến hiệu suất công việc, dữ liệu, biểu đồ, đồ thị và các báo cáo bằng văn bản, bên cạnh việc quan sát cá nhân để tự nắm bắt thông tin về hiệu suất trong các bộ phận khác nhau của tổ chức. Hiệu suất như vậy được so sánh với tiêu chuẩn để tìm hiểu xem các bộ phận và cá nhân khác nhau của tổ chức có đang tiến triển đúng hướng hay không.
Đối với mục đích kiểm soát và lập kế hoạch, việc xác định nguyên nhân của các biến thể cùng với tính toán các biến thể là rất quan trọng vì việc phân tích như vậy sẽ giúp ban giám đốc thực hiện các hành động kiểm soát thích hợp. Việc phân tích sẽ xác định nguyên nhân, do người chịu trách nhiệm có thể kiểm soát được. Trong trường hợp như vậy, người có liên quan sẽ thực hiện hành động khắc phục cần thiết. Tuy nhiên, nếu sự thay đổi được gây ra bởi các yếu tố không kiểm soát được thì đương sự không thể chịu trách nhiệm và anh ta không thể thực hiện bất kỳ hành động nào.
Ở giai đoạn này, các sai lệch được phân tích.
Trong phân tích độ lệch, những điều sau đây được nghiên cứu:
(i) Có đạt tiêu chuẩn không?
Nếu có, không cần phải làm gì. Công việc sẽ tiếp tục như bình thường, hiệu suất thực tế sẽ được đo lường và quá trình còn lại sẽ được hoàn thành. Ngược lại với điều này, nếu không thể đạt được tiêu chuẩn thì sẽ phải tìm câu trả lời cho câu hỏi tiếp theo.
(ii) Độ lệch có được chấp nhận không?
Nếu hiệu suất thực tế thấp hơn tiêu chuẩn, nhưng độ lệch có thể chấp nhận được (nghĩa là độ lệch đó không nghiêm trọng đến mức cần hành động sửa chữa) thì không cần phải làm gì và công việc sẽ tiếp tục như bình thường. Ngược lại với điều này, nếu độ lệch không thể chấp nhận được, bạn sẽ phải tìm câu trả lời cho câu hỏi tiếp theo.
(iii) Tiêu chuẩn có được chấp nhận không?
Nếu tiêu chuẩn có thể chấp nhận được có nghĩa là không có gì sai với nó, thì nguyên nhân của sự sai lệch sẽ được xác định. Sau đó, hành động khắc phục sẽ được thực hiện và công việc sẽ tiến triển. Ngược lại với điều này, nếu tiêu chuẩn đã được sửa bị phát hiện là sai, thì câu trả lời cho câu hỏi tiếp theo sẽ phải được tìm ra.
(iv) Sửa đổi Tiêu chuẩn:
Nếu tiêu chuẩn bị phát hiện là sai, nó sẽ phải được sửa lại. Do đó, một tiêu chuẩn mới sẽ được thiết lập, hiệu suất thực tế sẽ được đo lường và quá trình sẽ tiếp tục.
(v) Giới hạn dung sai độ lệch:
Sai lệch được kiểm tra dựa trên các Giới hạn Dung sai Sai lệch được xác định trước. Nếu sai lệch nằm trong giới hạn thì chúng có thể tránh được. Nhưng nếu chúng vượt quá giới hạn, chúng phải được báo cáo lên quản lý cấp cao hơn mà không chậm trễ.
Sau đây là những nguyên nhân có thể gây ra sai lệch:
(i) Nguyên nhân của con người – Hiệu quả của nhân viên là nguyên nhân chính trong số các nguyên nhân của con người.
(ii) Các sự kiện không chắc chắn – Nó bao gồm đình công, bãi khóa, thiếu nguyên liệu thô, sự gia nhập của nhiều đối thủ cạnh tranh trên thị trường, v.v.
(iii) Các rào cản khác nhau – Nó có thể bao gồm việc phá vỡ máy móc, rào cản trong việc cung cấp điện, v.v.
(iv) Các tiêu chuẩn sai – Nó có thể là hình thức ước tính sai về doanh thu, lợi nhuận, chi phí, v.v.
Bằng cách này, các sai lệch và nguyên nhân của chúng được tìm ra và sau đó được báo cáo cho các cán bộ liên quan để thực hiện hành động khắc phục.
3. Phân loại phân tích chênh lệch trong kiểm soát:
Phân tích chênh lệch trong kiểm soát chia làm hai dạng tương ứng với hai nguyên tắc:
(i) Kiểm soát điểm tới hạn:
Theo nguyên tắc này, ngay từ đầu những điểm hoặc hoạt động đó cần được xác định có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tiến độ công việc thực tế theo đúng kế hoạch. Chúng được gọi là Khu vực Kết quả Chính – KRAs. Có nghĩa là các nhà quản lý không nên tham gia vào các hoạt động nhỏ không đáng kể mà cần quan tâm hơn đến những hoạt động mà kết quả không thuận lợi có thể gây ra tổn thất nặng nề cho doanh nghiệp.
Kiểm soát điểm tới hạn đề cập đến việc kiểm soát các lĩnh vực chính quan trọng đối với hoạt động tổng thể của tổ chức. Vì rất khó để một tổ chức quy mô lớn có thể kiểm tra mọi thời điểm của hành động, nên ban quản lý đặt ra các điểm trọng yếu. Bất cứ khi nào có bất kỳ sai lệch nào trong hiệu suất thực tế, hiệu suất tại các điểm quan trọng sẽ được phân tích.
Ví dụ – Trung tâm sản xuất là một điểm trọng yếu trong tổ chức sản xuất. Nguyên nhân làm tăng chi phí trước tiên sẽ được phân tích tại điểm sản xuất.
(ii) Kiểm soát ngoại lệ:
Theo nguyên tắc này, sự kiểm soát sẽ có hiệu quả tương ứng với nỗ lực tập trung sự chú ý của người quản lý vào những trường hợp ngoại lệ quan trọng hơn. Ở đây, các ngoại lệ quan trọng có nghĩa là độ lệch đặc biệt tốt hoặc đặc biệt xấu. Có nghĩa là các nhà quản lý nên thực hiện hành động sửa chữa, từ quan điểm của kiểm soát, đối với những sai lệch đó, chỉ sau khi nghiên cứu sâu, quá tốt hoặc quá xấu.
Nguyên tắc này đã đặt ra rằng hành động không chỉ được thực hiện đối với những sai lệch xấu hoặc tiêu cực mà còn trong trường hợp sai lệch tốt hoặc tích cực sau khi xác định rõ nguyên nhân của chúng để có thể nỗ lực mang lại nhiều tiến bộ hơn. Ví dụ – nếu doanh số bán hàng vượt quá mong đợi của chúng tôi, nó sẽ được gọi là độ lệch dương và trong trường hợp nguyên nhân của nó có thể là quảng cáo tốt, thì việc quét bán hàng sẽ được thúc đẩy bằng cách chú ý nhiều hơn đến quảng cáo.
Điều quan trọng là phải làm rõ sự khác biệt giữa nguyên tắc kiểm soát điểm tới hạn và nguyên tắc ngoại lệ. Theo nguyên tắc kiểm soát điểm tới hạn, cần tìm hiểu về việc kiểm soát các điểm hoặc hoạt động nào sẽ mang lại lợi nhuận, trong khi theo nguyên tắc sai lệch ngoại lệ được quan tâm đối với các điểm tới hạn được xác định trước và trong trường hợp có nhiều sai lệch hơn. đối với một số hành động khắc phục điểm quan trọng cụ thể được thực hiện.
Quản lý theo ngoại lệ còn được gọi là kiểm soát theo ngoại lệ đề cập đến việc kiểm soát các sai lệch đáng kể vượt quá giới hạn chấp nhận được hoặc cho phép. Ban quản lý theo ngoại lệ tuyên bố rằng trong nỗ lực kiểm soát tất cả các hoạt động, việc quản lý có thể không hiệu quả và có thể dẫn đến không kiểm soát được gì. Sau khi quản lý theo ngoại lệ, ban giám đốc xác định các sai lệch vượt quá giới hạn cho phép và phân tích nguyên nhân của chúng.
Các nguyên nhân có thể bao gồm các tiêu chuẩn không thực tế, quy trình bị lỗi, và nguồn lực không đủ, những hạn chế về cơ cấu, các hạn chế của tổ chức và các yếu tố môi trường nằm ngoài tầm kiểm soát của tổ chức. Vì vậy, điều quan trọng là phải phân tích nguyên nhân của các sai lệch để có các hành động khắc phục ở mức độ phù hợp.
