Nhân viên xuất nhập khẩu là gì? Nhiệm vụ, công việc cụ thể?

1. Nhân viên xuất nhập khẩu là gì?

Nhân viên xuất nhập khẩu được sử dụng để chỉ về một vị trí việc làm tại công ty kinh doanh dịch vụ xuất nhập khẩu, ở đó, cá nhân trực tiếp thực hiện hoàn thiện hồ sơ, thủ tục hải quan cho doanh nghiệp khách hàng để xuất nhập khẩu hàng hóa theo đúng quy định của pháp luật. Nhân viên xuất nhập khẩu được hưởng lương từ quỹ lương công ty và chịu sự quản lý, giám sát và thực hiện công việc theo sự điều hành của công ty.

Công việc này là lý tưởng cho một người có định hướng chi tiết, người có thể làm việc trong một môi trường có nhịp độ nhanh và thích tương tác với mọi người trên khắp thế giới. Đây cũng là một lựa chọn lý tưởng cho những người đang tìm kiếm một vị trí trong ngành xuất nhập khẩu đòi hỏi nhiều kinh nghiệm hơn là một vị trí đầu vào.

Nhân viên xuất nhập khẩu thường làm việc theo giờ hành chính nhưng có thể phải làm thêm giờ trong thời gian bận rộn. Bởi, bất kỳ tổ chức nào mua sản phẩm từ nước ngoài, hoặc muốn bán hàng hóa ở thị trường nước ngoài, đều cần sự trợ giúp của nhân viên xuất nhập khẩu để điều phối quá trình vận chuyển và giao hàng.

Nhân viên xuất nhập khẩu không phải là công chức, viên chức, vì vậy, họ sẽ thực hiện theo hợp đồng lao động do nhân viên và công ty ký kết, đảm bảo quyền lợi của cả hai bên. Vì thực hiện hoạt động chuyên môn, do đó, nhân viên xuất nhập khẩu khi được tuyển dụng thường phải đáp ứng những điều kiện nhất định, tuy nhiên, điều kiện giữa các công ty là khác nhau và việc tác giả đưa ra các điều kiện dưới đây chỉ mang tính điển hình nhất:

– Tốt nghiệp đại học với bằng cử nhân kinh tế hoặc các lĩnh vực liên quan.

– Ưu tiên có kinh nghiệm làm thủ tục hải quan xuất nhập khẩu.

– Am hiểu luật nội địa Việt Nam và quy tắc giao dịch quốc tế.

– Kỹ năng giao tiếp, phân tích và đàm phán tốt.

– Trình độ tiếng Anh và tin học tốt. (Kinh nghiệm thương mại quốc tế và thông thạo ngoại ngữ thường được các nhà tuyển dụng ưu tiên).

– Trung thực, trách nhiệm, chăm chỉ và hợp tác, có tinh thần làm việc nhóm.

– Thích nghi nhanh, có khả năng làm việc dưới áp lực cao.

Chìa khóa cho vai trò của nhân viên xuất nhập khẩu là kỹ năng tổ chức tốt, giao dịch khéo léo với khách hàng, kỹ năng nói chuyện tốt, tự tin với các số liệu, quan tâm đến kinh tế, kinh doanh và tài khoản và biết một số hoặc nhiều ngoại ngữ.

Những thách thức đối với nhân viên xuất nhập khẩu:

Với vai trò chủ yếu là thủ tục hành chính, vì vậy, công việc đòi hỏi phải ngồi và làm việc với máy tính trong thời gian dài.

Ngoài ra, các nhân viên xuất nhập khẩu thường bị thúc ép phải giải quyết các vấn đề phát sinh trong khi đàm phán về luồng hàng hóa qua biên giới – chẳng hạn như sự chậm trễ trong việc giao hàng hoặc các vấn đề với hải quan.

Bạn cần có khả năng quản lý căng thẳng, giao tiếp tốt và làm việc trong thời hạn chặt chẽ để thành công ở vị trí này.

Đa nhiệm hiệu quả cũng là một yêu cầu quan trọng. Nhân viên xuất nhập khẩu tham gia vào các đơn đặt hàng khác nhau tại các điểm khác nhau dọc theo chuỗi cung ứng, sắp xếp tài khoản cho nhiều khách hàng cùng một lúc.

2. Nhiệm vụ của nhân viên xuất nhập khẩu:

Nhân viên xuất nhập khẩu quản lý dữ liệu cho các chuyến hàng quốc tế và hỗ trợ cho nhiều bước của quy trình vận chuyển. Họ làm việc với các đại lý hải quan, nhân viên kho hàng, công ty vận chuyển và khách hàng. Nhân viên giúp việc vận chuyển, nhận hàng và lưu trữ hồ sơ cho các giao dịch quốc tế. Hầu hết ngày làm việc của họ được dành trong văn phòng vì họ xác minh rằng tất cả các tài liệu đều tuân thủ các chính sách và luật xuất nhập khẩu. Các vị trí đầu vào dành cho những người có bằng tốt nghiệp trung học phổ thông, mặc dù các ứng viên có kinh nghiệm thương mại quốc tế thường được các nhà tuyển dụng ưa thích.

Nhiệm vụ của nhân viên xuất nhập khẩu: 

Nhân viên xuất nhập khẩu có nhiều nhiệm vụ liên quan đến từng bước của quy trình vận chuyển. Họ theo dõi các lô hàng và trao đổi với khách hàng về tiến độ của gói hàng. Họ phối hợp vận chuyển với các đại lý hải quan để làm thủ tục giao hàng ở nước ngoài. Thư ký cũng giải quyết các báo giá từ các chủ hàng tiềm năng và xử lý các yêu cầu bồi thường với các công ty bảo hiểm nếu có bất kỳ sự cố lô hàng nào xảy ra.

Nhiệm vụ chính của nhân viên xuất nhập khẩu là cung cấp dịch vụ hậu cần giao hàng hiệu quả thông qua quản lý dữ liệu. Họ điền vào tài liệu xuất nhập khẩu, biên soạn các chỉ định về hãng vận chuyển và tuyến đường, tính phí quốc tế cho mỗi chuyến hàng, và theo dõi các khoản thanh toán và hạn ngạch của lô hàng. Phần lớn công việc này được thực hiện bằng cách sử dụng các hệ thống tự động có thể xác định lô hàng, thu thập dữ liệu và đăng ký gói hàng với các cơ quan chính phủ.

Nhân viên xuất nhập khẩu có thể tham gia nghiên cứu và tìm kiếm đối tác phù hợp để giao dịch, nói chuyện với khách hàng, thường là ngoại ngữ. Họ chịu trách nhiệm xin phép và thanh toán tiền hàng, sắp xếp công việc kiểm tra hàng hóa, thu xếp tài liệu và thỏa thuận các đồng hợp tác cùng nhau và tính toán thực hiện của hàng hóa.

Nhân viên xuất nhập khẩu có thể làm việc cho nhiều tổ chức bao gồm các công ty giao nhận hàng hóa, các công ty bán lẻ lớn, các tổ chức chức năng lớn, các công ty xuất nhập khẩu hàng hóa chuyên dụng hoặc các tổ chức năng cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài.

Có nhiều cách khác nhau để tham gia vai trò của nhân viên xuất nhập khẩu bao gồm tham gia ngay từ trường với các GCSE / S phù hợp điểm, thông qua học tập, bằng cách tham gia một khóa học với viện xuất khẩu hoặc tự học. Họ có thể đăng ký các khóa học nâng cao khác nhau với một số cơ quan chuyên môn, chẳng hạn như Viện Xuất khẩu của Anh. Có thể thăng chức năng từ các vị trí hành chính lên vị trí giám sát và sau đó là quản lý.

3. Công việc cụ thể của nhân viên xuất nhập khẩu:

– Phụ trách tất cả các hoạt động liên quan đến xuất nhập khẩu.

– Chi phí khai báo hải quan và giải quyết các thắc mắc hải quan.

– Kiểm soát thời gian dẫn nhập – xuất.

– Nhập và kiểm soát chi phí xuất nhập khẩu trên SAP.

– Quản lý dữ liệu xuất nhập và lập báo cáo theo yêu cầu.

– Tiếp tục theo dõi và duy trì KPI Logistics.

– Nghiên cứu và đề xuất các ý tưởng, cải tiến nhằm tiết kiệm chi phí.

– Các nhiệm vụ khác do Quản lý giao.

Tìm hiểu về yêu cầu đối với nhân viên xuất nhập khẩu tại Hoa Kỳ:

Các nhân viên xuất nhập khẩu có nguyện vọng với bằng tốt nghiệp trung học có thể nhận được các vị trí đầu vào, nhưng nhiều nhà tuyển dụng thích các ứng viên có bằng cao đẳng hoặc bằng cử nhân trong lĩnh vực liên quan đến kinh doanh. Ứng viên có thể nói hai ngôn ngữ trở lên cũng được ưu tiên. Các chương trình chứng chỉ thương mại quốc tế cung cấp thêm sự chuẩn bị cho công việc với các khóa học tập trung vào các quy định về xuất nhập khẩu và thương mại quốc tế. Kinh nghiệm trong ngành thương mại quốc tế là một yêu cầu chính đối với các vị trí cấp cao hơn trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.

Nhân viên xuất nhập khẩu phải có kỹ năng đàm phán và dịch vụ khách hàng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong và ngoài nước. Họ phải nắm rõ các yêu cầu pháp lý liên quan đến việc nhập và xuất lô hàng, cũng như các thủ tục nội bộ của công ty họ. Các nhân viên cũng nên tự tin với các số liệu, vì họ sẽ phải quy đổi trọng lượng, khối lượng và đơn vị tiền tệ cho các chuyến hàng quốc tế. Theo Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ năm 2012, các nhà tuyển dụng ưu tiên những nhân viên có kinh nghiệm sử dụng máy tính, vì nhiều công ty đang sử dụng các hệ thống ngày càng tự động.

BLS đã báo cáo vào tháng 5 năm 2020 rằng mức lương trung bình hàng năm mà tất cả các nhân viên vận chuyển, tiếp nhận và giao thông kiếm được là 35.260 đô la. Cục cũng chỉ ra rằng việc làm của nhân viên ghi chép tài liệu, bao gồm cả nhân viên xuất nhập khẩu, có khả năng giảm 1% trong thập kỷ 2019-2029.

Nhân viên xuất nhập khẩu thường chỉ yêu cầu bằng tốt nghiệp trung học hoặc GED. Việc thăng tiến lên các vị trí cấp cao hơn thường yêu cầu hoàn thành bằng cao đẳng hoặc cử nhân. Mức lương trung bình hàng năm trong lĩnh vực này là khoảng $ 35,000.